{"id":8090,"date":"2022-10-28T16:15:16","date_gmt":"2022-10-28T16:15:16","guid":{"rendered":"https:\/\/sharecontrol.io\/uncategorized-da\/hvad-er-kontraktstyring-og-kontraktstyringssystem\/"},"modified":"2024-09-09T11:50:11","modified_gmt":"2024-09-09T11:50:11","slug":"hvad-er-kontraktstyring-og-kontraktstyringssystem","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sharecontrol.io\/da\/kontraktstyring\/hvad-er-kontraktstyring-og-kontraktstyringssystem\/","title":{"rendered":"Hvad er kontraktstyring og kontraktstyringssystem?"},"content":{"rendered":"\n

Kontraktstyring har vist sig at v\u00e6re et meget tidskr\u00e6vende element i virksomheden, hvilket letter behovet for et effektivt og automatiseret kontraktstyringssystem.<\/p>\n

\n

Hvad er kontraktstyring?<\/mark><\/h2>\n\n\n

Kontraktadministration eller opf\u00f8lgning af kontrakter indg\u00e5et med kunder, leverand\u00f8rer, samarbejdspartnere eller medarbejdere. I kontraktstyring, processen med styring af kontraktoprettelse, -udf\u00f8relse og -analyse for at maksimere den operationelle og \u00f8konomiske ydeevne i en organisation, alt imens den \u00f8konomiske risiko reduceres.<\/p>\n\n<\/div><\/div>

Hvorfor er kontraktstyring vigtig?<\/h2>
\n\n
\n

71 % af alle virksomheder kan ikke finde 10 % eller mere af deres kontrakter hvert \u00e5r<\/p>\n– Journal of Contract Management<\/cite><\/blockquote>\n\n<\/div><\/div>\n

Kontrakter styres og f\u00f8lges op p\u00e5 mange forskellige m\u00e5der, men typisk ser vi, at kontrakter styres med flere regneark, i forskellige afdelinger, uden angivelse af, hvor kontrakterne kan findes. Dette udg\u00f8r en liste over forskellige udfordringer for proaktiv kontraktstyring og sikring af indt\u00e6gter, manglende opf\u00f8lgning p\u00e5 virksomhedens forpligtelser og\/eller muligheder og f\u00f8rer til svag intern kontrol og ineffektiv brug af tid.<\/p>\n

\n\n
\n

9 % af en virksomheds samlede \u00e5rlige oms\u00e6tning g\u00e5r tabt hvert \u00e5r<\/p>\n– World Commerce & Contracting<\/a><\/cite><\/blockquote>\n\n<\/div><\/div>\n

Forestil dig, at du har \u00e6ndret produkt- eller tjenestetilbuddet og priserne. Du bruger mange timer p\u00e5 at kigge excel-filer, arkivmapper og ringbind igennem for kontrakter, der skal gennemg\u00e5s inden fornyelsesdatoen. N\u00e5r du manuelt kigger hundredvis af kontrakter igennem, finder du endelig kontrakten, men uden underskrifter. Du ringer til kunden eller leverand\u00f8ren for at f\u00e5 den endelige kontrakt, men de fort\u00e6ller, at allerede i sidste uge blev kontrakten forl\u00e6nget med yderligere tre \u00e5r p\u00e5 samme betingelser. Det betyder, at du mister flere hundredetusinde i oms\u00e6tning eller \u00f8gede omkostninger<\/a>.<\/p>\n\n

Find ud af mere<\/strong>: Effektiv kontraktstyring i 2024<\/a><\/p>\n\n

God kontraktstyring og -ledelse er en n\u00f8glefaktor. Har overblik og styring af virksomhedens kontrakter, har samtidig kontrol over virksomhedens forpligtelser og kan proaktivt p\u00e5virke virksomhedens leverand\u00f8rer, kunder og forretningsforbindelser til gavn for virksomheden og dens ejere.<\/p>\n

\n
\n
\n

Download ShareControl Contract Guide<\/mark><\/h3>\n\n\n

F\u00e5 indsigt i alle de funktioner, der hj\u00e6lper dig med professionel kontraktstyring.<\/p>\n\n\n

\n\nDownload<\/span> <\/path> <\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n<\/div><\/div><\/div>\n\n
\n\n
\"Share<\/figure>\n\n<\/div><\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div><\/div>\n
<\/div>\n

Typiske kontakter, som de fleste virksomheder har<\/h2>\n

N\u00e5r vi dykker ned i de typiske kontrakter, som en virksomhed h\u00e5ndterer, afsl\u00f8rer det et v\u00e6ld af aftaler, der udg\u00f8r rygraden i virksomhedens drift og succes. Her er et glimt af de forskellige typer kontrakter, der ofte findes i enhver organisation:<\/p>\n\n

<\/div>\n\n
\"\"<\/figure><\/div>\n\n
<\/div>\n\n

IT-udstyr og licenser<\/strong>: Fra cloud-baserede servere til softwarelicenser og computere, IT-udstyr og licenskontrakter sikrer, at organisationen har adgang til den n\u00f8dvendige teknologi til at underst\u00f8tte driften.<\/p>\n\n

Serviceaftaler<\/strong>: Aftaler om serviceleverancer, der er v\u00e6sentlige for at opfylde virksomhedens forpligtelser over for kunder, herunder vicev\u00e6rtsydelser og anl\u00e6gsvedligeholdelse, sikrer fleksibel driftsst\u00f8tte.<\/p>\n\n

Udlejning\/udlejning af udstyr<\/strong>: Fra sikkerhedssystemer til parkeringstjenester d\u00e6kker udstyrsleasing en bred vifte af behov, herunder str\u00f8m- og internettjenester, der er afg\u00f8rende for moderne virksomheder.<\/p>\n\n

Leasingaftaler:<\/strong>Uanset om det er firmabiler eller produktionsudstyr, giver leasingaftaler en fleksibel tilgang til at skaffe n\u00f8dvendige ressourcer uden store kapitalinvesteringer. Til leasing tilbyder Share Control ogs\u00e5leasingregnskabssystemer i henhold til IFR 16<\/a>.<\/p>\n\n

Leverand\u00f8rkontrakter<\/strong>: Fra forsikring og regnskab til juridisk bistand og markedsf\u00f8ringsydelser sikrer leverand\u00f8rkontrakter kontinuitet og kvalitet i supportydelser, der er afg\u00f8rende for virksomhedens drift.<\/p>\n\n

Ansettelses- og konsulentkontrakter<\/strong>: Fra ansattavtaler til pensjonsordninger og helseforsikringer, kontrakter knyttet til ansatte og konsulenter sikrer at selskapet oppfyller sine forpliktelser overfor arbeidsstyrken.<\/p>\n\n

Kontorudstyr<\/strong>: Fra kontorm\u00f8bler til kaffemaskiner sikrer kontorudstyrskontrakter, at arbejdspladsen er udstyret til produktivitet og komfort.<\/p>\n\n

Lokaleaftaler<\/strong>: Lejem\u00e5l til kontorlokaler og lager sikrer, at virksomheden har egnede faciliteter til at drive forretningen.<\/p>\n\n

Disse kontrakter repr\u00e6senterer grundl\u00e6ggende aftaler, der er afg\u00f8rende for at opretholde en effektiv og b\u00e6redygtig drift i enhver organisation. Ved at h\u00e5ndtere dem varsomt og strategisk kan virksomheder sikre stabilitet, kontinuitet og fremskridt.<\/p>\n\n

<\/div>\n

Hvordan opn\u00e5r og faciliterer man en vellykket kontraktstyring?<\/h2>\n

Hvordan forbedres kontraktstyring med succes?<\/strong><\/p>\n\n

Der skal ikke en stor forretning til, f\u00f8r du har mange kontrakter og aftaler, du skal f\u00f8lge op. Efterh\u00e5nden som virksomheden vokser, kommer der yderligere kompleksitet ved, at forskellige forretningsenheder, lokationer og medarbejdere p\u00e5 forskellige niveauer har ansvaret for opf\u00f8lgning og kontrol.<\/p>\n\n

Det er derfor klogt allerede p\u00e5 et tidligt tidspunkt at sikre, at man har gode systemer, som virksomheden ogs\u00e5 kan vokse yderligere med for p\u00e5 en effektiv m\u00e5de at styre opf\u00f8lgningen af kontrakter .<\/p>\n\n

Nedenfor har vi opsat 7 trin for at facilitere god kontraktstyring<\/a>.<\/p>\n\n

<\/div>\n

Fordele ved kontraktstyring<\/h2>\n

God kontraktstyring er en n\u00f8glefaktor i god forretningsdrift. Dette sikrer, at forretningen f\u00e5r overblik og styring af virksomhedens kontrakter. Med kontrol over virksomhedens forpligtelser kan man udover god kontrol p\u00e5virke virksomhedens leverand\u00f8rer, kunder og forretningsforbindelser til virksomhedens og dens ejeres bedste.<\/p>\n\n

<\/div>\n

7 kontraktstyringsudfordringer og hvordan man l\u00f8ser dem<\/h2>\n

At navigere i landskabet af kontrakter inden for enhver organisation kan v\u00e6re en skr\u00e6mmende opgave, ofte fyldt med udfordringer, der kr\u00e6ver strategiske l\u00f8sninger. Her dykker vi ned i syv vigtige forhindringer for kontraktstyring og udforsker effektive m\u00e5der at overvinde dem p\u00e5:<\/p>\n

1 F\u00e5 et overblik over omfanget<\/h4>\n

F\u00e5 et overblik over virksomhedens aftaler og antallet af kontrakter. Inddel dem i typer\/kategorier og vurder om hver aftalekategori har nogle f\u00e6lles krav til opf\u00f8lgning Et eksempel kunne v\u00e6re lejeaftaler, hvor lejebel\u00f8bet skal opdateres efter kpi den 1. oktober hvert \u00e5r. Det kan ogs\u00e5 v\u00e6re nyttigt at angive, om aftalen er kritisk for virksomhedens v\u00e6rdiskabelse med h\u00f8j prioritet, eller om aftalen har en lav indflydelse p\u00e5 virksomhedens drift. P\u00e5 den m\u00e5de kan du ops\u00e6tte metadata relateret til aftalen, der kan generere forskellige fokus og opf\u00f8lgning.<\/p>\n

2 Tydeligg\u00f8r ansvar og fuldmagter<\/h4>\n

Det, vi oplever som svigtende, er manglende ejerskab og ansvar for at f\u00f8lge op p\u00e5 aftalen og aftaleportef\u00f8ljen. Dette kommer i till\u00e6g til, at medarbejdere er g\u00e5et og startet, uden at ansvaret for tidligere indg\u00e5ede overenskomster er afklaret. Med ansvar f\u00f8lger ogs\u00e5 bef\u00f8jelser og rettigheder, s\u00e5som bel\u00f8bsgr\u00e6nser, godkendelsesprocesser tilpasset en organisationsstruktur, samt afklaring om opf\u00f8lgning og opdatering af aftaler og kontrakter.<\/p>\n

3 F\u00e5 kontrakter og aftaler samlet p\u00e5 et f\u00e6lles sted<\/h4>\n

Virksomhedens aftaler og kontrakter opbevares ofte forskellige steder. Det f\u00f8rste man derfor b\u00f8r g\u00f8re er at igangs\u00e6tte en proces for at “fange” alle kontrakterne og hvor de er arkiveret eller opbevaret. Det er herefter hensigtsm\u00e6ssigt at samle og opbevare alle kontrakter p\u00e5 plads, p\u00e5 en s\u00e5dan m\u00e5de, at man f\u00e5r et godt overblik over aftaletypen, og at aftalerne nemt kan findes igen.<\/p>\n

4 Opret rutiner og dokumenter processen for opf\u00f8lgning<\/h4>\n

Skab derefter rutiner og aktiviteter for, hvordan virksomheden vil f\u00f8lge op p\u00e5 forskellige typer aftaler. Nogle aftaler fornyes automatisk, andre opsiges efter kontraktperiodens udl\u00f8b. Andre kontrakter indeholder muligheder, der skal vurderes og\/eller aktiviteter og opgaver, der skal f\u00f8lges op. Manglende opf\u00f8lgning kan resultere i store omkostninger og tab af forretning for en virksomhed. Det er derfor vigtigt at have et godt system p\u00e5 plads, s\u00e5 den kontraktansvarlige f\u00e5r besked i god tid inden kontrakten fornyes, udl\u00f8ber, prisen skal justeres, at option skal vurderes eller andre kontraktlige forpligtelser skal ud\u00f8ves.<\/p>\n\n

Meddelelsen skal g\u00e5 til medarbejderen og rollen som kontraktansvarlig, samt dennes overordnede, hvis der mangler opf\u00f8lgning. Man b\u00f8r ogs\u00e5 have systemer, der giver overblik over alle kontraktlige forpligtelser og hvorn\u00e5r de forfalder. P\u00e5 den m\u00e5de kan du f\u00e5 en effektiv direkte opf\u00f8lgning, men samtidig v\u00e6re uafh\u00e6ngig af personalet ved sygdom, midlertidigt frav\u00e6r eller \u00e6ndringer i organisationen eller personalet.<\/p>\n

5 Godt input af kontraktlige forpligtelser giver god omkostningskontrol<\/h4>\n

Der etableres et godt overblik over de kontraktlige forpligtelser og kontrol over omkostningerne med god input og datafangst. Det er derfor vigtigt at indtaste data, der kan give et overblik over de fremtidige forpligtelser (pr. m\u00e5ned, kvartal eller \u00e5r) og omkostningstype, s\u00e5 der kan opn\u00e5s gode forecasts og data til budgettering og regnskab.<\/p>\n

6 God planl\u00e6gning og brug af data<\/h4>\n

Det er vigtigt, at et overenskomstsystem er nemt at opdatere, n\u00e5r medarbejdere g\u00e5r, starter, holder orlov eller har andre midlertidige frav\u00e6rsperioder. Systemet b\u00f8r v\u00e6re s\u00e5dan, at man tilfredsstiller l\u00f8bende \u00e6ndringer i en organisation, uden at der opst\u00e5r situationer, hvor visse kontrakter falder mellem “to stole”<\/p>\n\n

Et andet element er, at systemet skal give gode muligheder for at f\u00e5 et overblik over, hvor meget man k\u00f8ber fra forskellige kategorier og fra hvilke leverand\u00f8rer. P\u00e5 den m\u00e5de kan systemet levere data, der kan give nyttige oplysninger i en fremtidig forhandlingssituation, f.eks. ved at udnytte en stordriftsfordel ved samtidig at reducere antallet af leverand\u00f8rer.<\/p>\n

7 Digitaliser og automatiser kontraktstyring og opf\u00f8lgning<\/h4>\n

En digitalisering af kontraktstyring og opf\u00f8lgning<\/a> vil give virksomheden en besparelse i tid, samt omkostningskontrol og bedre varetagelse af virksomhedens interesser. N\u00f8gleord er her effektiv udarbejdelse af nye aftaler, nem adgang til tilh\u00f8rende information, mulighed for nem deling af indhold som led i f\u00e6rdigg\u00f8relse af en kontrakt, mulighed for elektronisk underskrift, god underretning af kritiske kontraktdatoer og ikke mindst mulighed for hurtigt at s\u00f8ge efter og finde kontrakter og aftaler.<\/p>\n

\n

F\u00e5 en demo af ShareControl Contract<\/mark><\/h4>\n\n
\n\nBook en demo<\/span> <\/path> <\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n<\/div><\/div>\n
<\/div>\n

Kontraktstyrings livscyklus<\/h2>
\n
\"livscyklus
ShareControl Kontaktstyring<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>

Oprettelse af kontrakt<\/h3>\n

Contract Life Cycle Management starter med kontraktdokumentet. Dette er normalt det f\u00f8rste trin i foresp\u00f8rgselsprocessen for Contract Life Cycle Management, hvor en part anmoder om eller indleder kontraktprocessen og derefter bruger disse oplysninger til at forberede eller skrive kontrakten. Dette er normalt det f\u00f8rste trin i Contract Life Cycle Management.<\/p>\n\n

<\/p>\n\n

Input<\/th>Output<\/th><\/tr><\/thead>
Oplysninger om, hvad kontrakten skal indeholde og kritiske datoer s\u00e5som kontraktens startdato, slutdato og eventuelle milep\u00e6le .<\/td>Oplysninger om kontraktanmodninger gemmes i CLM-softwaresystemet og er synlige i kontraktstyringsdashboardet for yderligere CLM-faser. Gennemgang og revisionsspor<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n

Kontraktforhandlinger og gennemgang<\/h3>\n

I kontraktsforfatter- eller utformingsstadiet opprettes eller genereres en kontrakt eller et avtaledokument ved \u00e5 bruke skape en ny eller gjenbruke en tidligere kontakt Share Control Contract Management som inkluderer metadata, vilk\u00e5r og betingelser. Det er normalt p\u00e5 dette stadium, at kontraktgodkendere og underskrivere bestemmes, og godkender- og underskriverdetaljer er indskrevet i kontraktdokumentet.<\/p>\n\n

Registreringsdata tilpasset behov:<\/strong><\/p>\n\n

Eksempel p\u00e5 oplysninger om kontraktpartner. Billedet viser et sk\u00e6rmbillede fra Share Controls kontraktstyring i Microsoft 365<\/a>.<\/p>\n\n

\"Eksempel<\/figure>\n\n

Relateret aftale og dokumenter:<\/strong><\/p>\n\n

Eksempler p\u00e5 dokumenter kan v\u00e6re kontrakter eller aftaledokumenter, plantegninger, e-mailudveksling med udlejer, andre dokumenter og beregninger normalt i Microsoft Word eller Adobe PDF-format gemt i dokumenth\u00e5ndteringsl\u00f8sningen.<\/p>\n\n

\"Tilhørende<\/figure>\n

Kontraktgodkendelse og underskrift<\/h3>\n

Aftaledokument udarbejdet i det foreg\u00e5ende trin sendes til interne eller eksterne godkendere, og s\u00e5 snart de godkender dokumentet for at forts\u00e6tte videre, flyttes kontraktdokumentet til n\u00e6ste trin i CLM-livscyklussen.<\/p>\n\n

Kontraktdokumentet sendes derefter til kontraktgodkendelser og til udpegede interessenter til gennemsyn og kommentar.<\/p>\n\n

Aftaledokument, der er godkendt, sendes til de respektive parter til underskrift.<\/p>\n\n

Eksempel p\u00e5 kontraktdokument, der skal sendes til underskrift ved hj\u00e6lp af Adobe Sign eller DocuSign:<\/p>\n\n

\"signering<\/figure>\n

Innhenting af kontrakt<\/h3>\n

N\u00e5r kontraktdokumentet er underskrevet, gemmes det permanent i kontraktsystemet<\/a>, hvor det er nemt at hente. B\u00e5de kontraktlige metadata og dokumenter indekseres og gemmes til fremtidig reference. Dette trin sikrer fuld kontrol over alle kritiske forretningsdokumenter gennem p\u00e5lidelig registreringslagring med sikkerhedskopier og politikker til h\u00e5ndh\u00e6velse af opbevaring, der giver tillid til, at dine kritiske optegnelser er sikre og i overensstemmelse med GDPR og kontraktstyringssystemleverand\u00f8rens databehandlingsaftaler.<\/p>\n

S\u00f8g og find kontrakter<\/h3>\n

Dette trin g\u00f8r det muligt for forretningsbrugere hurtigt at s\u00f8ge, anvende filtre og hente relevante dokumenter fra et kontraktsystem.<\/p>\n

Kontraktstyringsproces og rapportering<\/h3>\n

Hvert trin fanger brugeraktivitetslogfiler, og kontraktens metadata og dokumenter er korrekt indekseret for nem genfinding. Dette trin sikrer, at forretningsbrugere hurtigt og effektivt kan hente og mine kontraktdata og producere dybdeg\u00e5ende rapporter.<\/p>\n

Rapporter<\/h3>\n

Tilpassede rapporter b\u00f8r anvendes l\u00f8bende og kan v\u00e6re en god hj\u00e6lp til at holde styr p\u00e5 virksomhedens kontraktlige forpligtelser. Ad hoc rapporter er ogs\u00e5 nyttige, hvor du kan foretage specifikke s\u00f8gninger p\u00e5 kontrakter eller kontrakttyper og kunne bore ned til den konkrete kontrakt med tilh\u00f8rende dokumentation.<\/p>\n

Kontraktgennemgang og revision<\/h3>\n

N\u00e5r kontrakten n\u00e5r sin slutdato, skal den fornys for at forblive i aktiv status. Hvis kontrakten ikke fornyes i tide, kan det medf\u00f8re \u00f8konomisk risiko for de parter, der er involveret i kontrakten.<\/p>\n

Varsling om fornyelser eller andre aktiviteter<\/h3>\n

Kontraktansvarlig skal kunne underrettes om eventuelle fornyelser eller aktiviteter, som kontrakten har beskrevet. Varsling kan enten sendes som en mail og\/eller en opgave, som kontrakt- og aktivitetsansvarlig skal svare p\u00e5 og godkende, n\u00e5r aktiviteten er gennemf\u00f8rt.<\/p>\n\n

\"Varsling<\/figure>\n

Fornyelse af en kontrakt eller opsigelse<\/h3>\n

Kontrakter er grundl\u00e6ggende individuelle. Nogle fornyer automatisk, andre kr\u00e6ver en fornyelse og atter andre har indbyggede muligheder, som skal have besked om de skal bruges eller ej. Det er derfor vigtigt, at den kontraktansvarlige fasts\u00e6tter opsigelsesfrister, s\u00e5 man har mulighed for eventuelt at genforhandle aftalen eller afs\u00e6tte tilstr\u00e6kkelig tid til at overveje en opsigelse eller forl\u00e6ngelse af kontrakten.<\/p>\n\n

Eksempel p\u00e5 registreringsdata:<\/p>\n\n

\"Kontrakt<\/figure>\n
\n
\n
\n

ShareControl Contract<\/mark><\/h3>\n\n\n

System til aftaleh\u00e5ndtering og kontraktstyring<\/p>\n\n\n

\n\nOm ShareControl Contract<\/strong><\/span> <\/path> <\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n<\/div><\/div><\/div>\n\n
\n
\n
\"System<\/figure>\n<\/div>\n<\/div><\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div><\/div>\n
<\/div>\n

Aktiviteter, der sikrer god kontraktstyring<\/h2>\n

En aftale eller kontrakt mellem to eller flere parter er ofte for at sikre en erhvervelse eller service. God kontraktopf\u00f8lgning er n\u00f8dvendig for at sikre, at aftalen overholdes i henhold til det, der skal leveres, og at forretningen n\u00e5r de opstillede m\u00e5l. God kontraktopf\u00f8lgning bidrager ogs\u00e5 til et godt samarbejde med aftaleparterne og afv\u00e6rger mulige konflikter som f\u00f8lge af misforst\u00e5elser.<\/p>\n\n

L\u00e6s mere om implementering af kontraktstyring her<\/strong><\/a><\/p>\n\n

Aktiviteter, der sikrer god kontraktstyring, kan opdeles i 3 dele:<\/strong><\/p>\n

1 Implementer aftalen i virksomheden<\/h3>\n

Medarbejdere, der er ber\u00f8rt af overenskomsten, b\u00f8r have tilstr\u00e6kkelig information om den indg\u00e5ede aftale Ansvaret for opf\u00f8lgning b\u00f8r v\u00e6re klart for de ber\u00f8rte i virksomheden, herunder brugere af aftalen.<\/p>\n\n

Anbefalede aktiviteter for at sikre god intern implementering:<\/p>\n\n