Med en bestyrelse bestående af folk, der ofte har travle hverdage og fyldte kalendere, er der flere fordele ved en god bestyrelsesportal. Ikke alene kan du strømline og sikre interaktion, du vil også automatisere og optimere processerne. I denne artikel kan du læse, hvorfor du bør optimere dit bestyrelsesarbejde i dag.
Fordele ved bestyrelsesportalen
I en stadig mere kompleks forretningsverden, hvor effektivitet, sikkerhed og struktur er nøglekomponenter, bliver et pålideligt ledelsesværktøj en uundværlig ressource for enhver organisation. Her er nogle vigtige grunde til, hvorfor du bør investere i et dedikeret administrationsværktøj:
Sikkerhed i bestyrelsesarbejdet
I de senere år har der været flere kritiske hændelser inden for cybersikkerhed, der illustrerer vigtigheden af sikker dokumenthåndtering. En af sagerne opstod for Østre Toten kommune i januar 2021, som blev ramt af en løsesumsvirus som følge af dårlig it-sikkerhed. Kripos skrev også, at omfanget af trusselsbilledet og kriminaliteten er konstant stigende, set i sammenhæng med, at antallet af phishing-anmeldelser steg fra 2021 til 2022.
Hvis bestyrelsesdokumenter deles via e-mail, fildelingstjenester eller pr. post, er der risiko for at miste kontrollen over de mest følsomme dokumenter i virksomheden. Det er her et ledelsesværktøj kommer ind. Et styringsværktøj fungerer som en sikker boks til de mest fortrolige dokumenter i virksomheden og giver dig samtidig fuld kontrol over distributionsprocessen. På den måde sikrer du effektiv deling på tværs af organisationen, samtidig med at sikkerheden bevares.
ShareControl Board er bygget på Microsoft 365-teknologi, så dokumenter er nemme at finde og dele på tværs af virksomheden. Med state-of-the-art sikkerhedssystemer og integration med platforme som Microsoft lejer og cloud-tjenester giver det en sikker opbevaringsplads til bestyrelsesdokumenter og sikrer kontrolleret adgang.
Læs også: På vej til børsen, nye investorer eller salg af virksomheden?
Fleksibilitet i dokumenthåndtering
Som leverandør af dokument- og aftalestyring er vi ofte i dialog med virksomheder omkring deres ønsker. Selvom virksomheder tilsyneladende ser ens ud i struktur og branche, ønsker virksomhederne ofte forskellige strukturer på deres bestyrelsesportaler. Dette omfatter forskellige biblioteker til forskellige typer dokumenter og med forskellige adgangsniveauer, der sikrer, at alle dokumenter kan ligge på den samme portal. Vores bestyrelsesportalløsning, ShareControl Board, er derfor udviklet til at give brugerne fleksibilitet til selv at vælge struktur og adgangsniveauer for dataene.
Tilgængelighed
Før online bestyrelsesportaler blev tilgængelige, skulle organisationerne skrive mødereferater i papirformat. Dokumenterne blev derefter lagt i ringbind, som støvede væk på hylden. I nyere tid kan dokumentet blive scannet og uploadet til en mappestruktur, enten på en harddisk eller på en cloud storage-platform.
En af de vigtigste ting ved bestyrelsesportalen er adgangen til relevante dokumenter, når og hvor man har brug for dem. For at eliminere sikkerhedsbrud bruger de fleste board-portaler en sikker cloud storage-tjeneste til at uploade dokumenter, i stedet for f.eks. e-mail. Det betyder også, at nye bestyrelsesmedlemmer nemt kan læse sig til den nødvendige historik for at kunne fungere effektivt i deres nye roller.
I ShareControl Board vil dataene blive gemt på kundens egen Microsoft 365-konto, hvilket sikrer tilgængelighed til enhver tid. Dette sikrer også dataene mod sikkerhedsbrud.
Interaktion i bestyrelsens platform
Sikker interaktion er et af de største sikkerhedshuller for små og mellemstore virksomheder i dag. Med dokumenter og vigtig information, der deles via e-mail, fildelingstjenester eller i posten, går kontrollen over, hvem og hvor informationen er tabt. Med en tavleportal får du fuld kontrol ved at se, hvem der til enhver tid har adgang til informationerne.
Tavleportalen er bygget i Microsoft 365, hvilket giver rigtig gode muligheder for samspil mellem dokumenter og information. Med en selvdefineret struktur kan bestyrelsen have egne biblioteker for dokumenter i gang, inden de sendes til et nyt bibliotek, når dokumenterne er klar. Adgangskontrol er således sikret ved, at bestyrelsen kan give adgang til de rigtige personer undervejs i processen.
Meddelelser
De fleste kender til problemet med at glemme opgaver til tiden i en hektisk hverdag. Med meddelelsesfunktioner i bestyrelsesportalen kan meddelelser sendes til rette person forud for deadlines. På den måde sikrer bestyrelsen, at alle opgaver er løst inden bestyrelsesmødet, så bestyrelsen opnår en optimal bestyrelsesproces.
Der er flere fordele ved ledelsesportalen fra Share Control, herunder funktionen med notifikationer. Administrationsportalen sikrer brugerne en effektiv og optimeret notifikationsfunktion gennem Power Automate. Dette er også fordelen ved en Microsoft 365-baseret applikation, da integrationer til de fleste Microsoft-applikationer er mulige.
Skabeloner i bestyrelsesarbejde
Som de fleste andre udfører bestyrelsen flere gentagne opgaver. For at gøre dette mere effektivt bruges skabeloner til mødereferater, udfyldte ansættelseskontrakter med mere. Dette sikrer en optimal bestyrelsesproces, også i bestyrelsesportalen.
ShareControl Board sikrer brugerne mulighed for at definere skabeloner i systemet, så det er nemt at oprette nye filer med udfyldte oplysninger. Hav færdige skabeloner til alle arrangementer og alle tilbagevendende opgaver, udfyld referater under mødet med muligheder for input fra andre og få det hele gjort på en effektiv måde med god interaktion.
Elektronisk underskrift i bestyrelsen
Elektronisk underskrift er en effektiv og juridisk gyldig måde at underskrive elektroniske dokumenter på. I bestyrelsesarbejde kan dette bruges til at underskrive referater og alle andre relevante bestyrelsesdokumenter.
Vores bestyrelsesportal giver brugerne adgang til flere muligheder for elektronisk underskrift. Adobe Sign er en af verdens mest brugte signeringsløsninger og er betroet i de fleste lande. DocuSign er en anden løsning, der er tilgængelig, og anses for at være den mest brugte i Norge. Hvilken signeringsløsning du vælger er helt op til dig, alt efter hvilke kvalifikationer du har brug for i systemet.
Læs mere om love for elektronisk signering i Norge
Optimer bestyrelsesarbejdet med Share Control
Der er mange fordele ved en bestyrelsesportal, både hvad angår sikkerhed, struktur og effektiv interaktion. Med ShareControl Board sikrer du en optimeret tavleproces fra oprettelse og interaktion til opbevaring og signering. Med løsningen bygget på Microsoft 365 bliver det væsentligt nemmere at integrere systemet i andre Microsoft-applikationer (Dynamics 365, Power BI, Microsoft Forms med mere).
