Med en styrelse bestående av personer som ofta har fullspäckade vardagar och fulla kalendrar finns det flera fördelar med en bra styrelseportal. Du kan inte bara effektivisera och säkra interaktion, du vill också automatisera och optimera processerna. I den här artikeln kan du läsa varför du bör optimera ditt styrelsearbete idag.
Fördelar med styrelseportalen
I en allt mer komplex affärsvärld där effektivitet, säkerhet och struktur är nyckelkomponenter, blir ett pålitligt ledningsverktyg en oumbärlig resurs för alla organisationer. Här är några viktiga skäl till varför du bör investera i ett dedikerat hanteringsverktyg:
Trygghet i styrelsearbetet
Under de senaste åren har det inträffat flera kritiska incidenter inom cybersäkerhet som illustrerar vikten av säker dokumenthantering. Ett av fallen inträffade för Østre Totens kommun (i Norge) i januari 2021, som drabbades av ett lösensummavirus till följd av dålig IT-säkerhet. Kripos skrev också att omfattningen av hotbilden och brottsligheten ökar hela tiden, sett i samband med att antalet nätfiskeanmälningar ökade från 2021 till 2022.
Om styrelsehandlingar delas via e-post, fildelningstjänster eller per post finns det risk att tappa kontrollen över verksamhetens känsligaste dokument. Det är här ett ledningsverktyg kommer in. Ett hanteringsverktyg fungerar som ett säkert valv för de mest konfidentiella dokumenten i företaget samtidigt som det ger dig fullständig kontroll över distributionsprocessen. På så sätt säkerställer du effektiv delning över organisationen, samtidigt som säkerheten bibehålls.
ShareControl Board är byggt på Microsoft 365-teknik, så att dokument är lätta att hitta och dela i hela verksamheten. Med toppmoderna säkerhetssystem och integration med plattformar som Microsofts hyresgäster och molntjänster ger det ett säkert lagringsutrymme för styrelsedokument och säkerställer kontrollerad åtkomst.
Läs också: På väg till börsen, nya investerare eller sälja verksamheten?
Flexibilitet i dokumenthantering
Som leverantör av dokument- och avtalshantering är vi ofta i dialog med företag kring deras önskemål. Även om företagen tydligen ser likadana ut i struktur och bransch vill företagen ofta ha olika strukturer på sina styrelseportaler. Detta inkluderar olika bibliotek för olika typer av dokument och med olika åtkomstnivåer som säkerställer att alla dokument kan finnas på samma portal. Vår styrelseportallösning, ShareControl Board, har därför utvecklats för att ge användare flexibilitet att själva välja struktur och åtkomstnivåer för data.
Tillgänglighet
Innan styrelseportaler online blev tillgängliga var organisationer tvungna att skriva mötesprotokoll i pappersformat. Handlingarna lades sedan i pärmar som dammade bort på hyllan. På senare tid kunde man skanna dokumentet och ladda upp det i en mappstruktur, antingen på en hårddisk eller på en molnlagringsplattform.
En av de viktigaste sakerna med styrelseportalen är tillgång till relevanta dokument när och var du behöver dem. För att eliminera säkerhetsintrång använder de flesta styrelseportaler en säker molnlagringstjänst för att ladda upp dokument, istället för att t.ex. e-post. Det innebär också att nya styrelseledamöter enkelt kan läsa på sig nödvändig historik för att kunna fungera effektivt i sina nya roller.
I ShareControl Board kommer data att lagras på kundens eget Microsoft 365-konto, vilket säkerställer tillgänglighet hela tiden. Detta säkrar även data mot säkerhetsintrång.
Interaktion i styrelseplattformen
Säker interaktion är ett av de största säkerhetshålen för små och medelstora företag idag. Med dokument och viktig information som delas via e-post, fildelningstjänster eller i posten går kontrollen över vem och var informationen går förlorad. Med en styrelseportal får du fullständig kontroll genom att se vem som har tillgång till informationen hela tiden.
Styrelseportalen är byggd i Microsoft 365, vilket ger mycket goda möjligheter till interaktion mellan dokument och information. Med en självdefinierad struktur kan styrelsen ha egna bibliotek för pågående dokument, innan de skickas till ett nytt bibliotek när dokumenten är klara. Passeringskontrollen säkerställs alltså genom att styrelsen kan ge tillgång till rätt personer under processen.
Aviseringar
De flesta känner till problemet med att glömma uppgifter i tid i en hektisk vardag. Med aviseringsfunktioner i styrelseportalen kan aviseringar skickas till rätt person innan deadlines. På så sätt säkerställer styrelsen att alla uppgifter är klara inför styrelsemötet, så att styrelsen uppnår en optimal styrelseprocess.
Det finns flera fördelar med förvaltningsportalen från Share Control, bland annat funktionen med aviseringar. Förvaltningsportalen säkerställer användarna en effektiv och optimerad aviseringsfunktion genom Power Automate. Detta är också fördelen med en Microsoft 365-baserad applikation, eftersom integrationer med de flesta Microsoft-applikationer är möjliga.
Målare i styrelsearbete
Som de flesta andra gör styrelsen flera repetitiva uppgifter. För att göra detta mer effektivt används mallar för mötesprotokoll, avslutade anställningsavtal med mera. Detta säkerställer en optimal styrelseprocess, även i styrelseportalen.
ShareControl Board säkerställer användarna möjligheten att definiera mallar inom systemet, så att det är enkelt att skapa nya filer med ifylld information. Ha färdiga mallar för alla event och alla återkommande uppgifter, fyll i protokoll under mötet med möjligheter till input från andra och få allt gjort på ett effektivt sätt med god interaktion.
Elektronisk signering i styrelsen
Elektronisk signering är ett effektivt och juridiskt giltigt sätt att signera elektroniska dokument. I styrelsearbete kan detta användas för att skriva under protokoll och alla andra relevanta styrande dokument.
Vår styrelseportal ger användarna tillgång till flera alternativ för elektronisk signering. Adobe Sign är en av världens mest använda signeringslösningar och är betrodd i de flesta länder. DocuSign är en annan lösning som är tillgänglig, och anses vara den mest använda i Norge. Vilken signeringslösning du väljer är helt upp till dig, beroende på vilka kvalifikationer du behöver i systemet.
Läs mer om lagar för elektronisk signering i Norge
Optimera styrelsearbetet med Share Control
Det finns många fördelar med en styrelseportal, både vad gäller säkerhet, struktur och effektiv interaktion. Med ShareControl Board säkerställer du en optimerad styrelseprocess från skapande och interaktion till lagring och signering. Med lösningen byggd på Microsoft 365 blir det betydligt enklare att integrera systemet i andra Microsoft-applikationer (Dynamics 365, Power BI, Microsoft Forms med flera).
