Avtalshantering i Microsoft 365
ShareControl Contract ger ekonomi, inköp och ledning insikt i kontrakt, leverantörer och åtaganden, så att verksamheten kan säkerställa avtalsefterlevnad, förbättra beslut och få mer värde ut av sina avtal.
Insikt
Se kontrakt, leverantörer och finansiella åtaganden tvärs över verksamheten.
Kontroll
Säkerställ avtalsefterlevnad, minska kostnadsläckage och förbättra leverantörsstyrningen.
Ekonomiskt värde
Realisera volymfördelar, förbättra forecasting och få mer värde ut av era avtal.
Komplett CLM-system
GDPR & DORA-efterlevnad
Data i EU/Norden/Sverige
AES-256-kryptering
Utmaningen
Verksamheter förlorar avtalsvärde utan att veta om det
Många verksamheter lägger betydande tid på leverantörsval, produktkvalificering, kontraktsförhandlingar och ramavtal. Ändå försvinner ofta delar av det ekonomiska värdet efter att kontraktet är signerat.
Orsaken är sällan själva kontraktet. Problemet är att verksamheten saknar samlad insikt, uppföljning och kontroll över hur kontrakten faktiskt används.
Fragmenterade leverantörer
Volym sprids på flera leverantörer i samma kategori, och avtalade prisfördelar uteblir.
Kontrakt följs inte
Inköp sker utanför ramavtal, och verksamheten förlorar effekten av framförhandlade villkor.
Bristande ekonomisk översikt
Framtida kostnader, åtaganden och förnyelser är oklara för ekonomi och ledning.
Glömda tidsfrister
Avtal förnyas automatiskt utan utvärdering, omförhandling eller ett aktivt beslut.
Kontrakt skapar bara värde när de faktiskt följs, analyseras och används som styrinformation.
RAMVERK
Från kontraktarkiv till ekonomisk kontroll
ShareControl Contract byggs upp i tre nivåer som hänger samman. Först samlar ni kontrakten som strukturerade data, därefter använder ni strukturen för kontroll, och till sist skapar dataunderlaget reellt ekonomiskt värde.
1. Insikt
Samla kontrakt, leverantörer, kategorier, värden, förfallodatum och åtaganden i en struktur som kan analyseras.
2. Kontroll
Använd insikten för att säkra ramavtal, minska inköp utanför avtal, konsolidera leverantörer och följa upp ansvar.
3. Ekonomiskt värde
Förbättra forecasting, realisera volymfördelar, minska kostnadsläckage och stärk beslutsunderlaget.
KUNDER
Företag som använder ShareControl Contract
Ett urval av kunderna som har valt ShareControl Contract. Gemensamt för portföljen är att den omfattar både börsnoterade koncerner och stora privata företag, med kontrakt över flera leverantörer, valutor och jurisdiktioner.
PROSESSEN
Full kontroll genom hela avtalets livscykel
Ett modernt avtalshanteringssystem måste först och främst stödja det verksamheten förväntar sig av en komplett CLM-process. ShareControl Contract täcker hela avtalets livscykel i Microsoft 365 — från registrering och godkännande till uppföljning, rapportering och förnyelse.
1
Skapande och registrering
2
Godkännande och dokumentation
3
Signering och aktivering
4
Uppföljning, förnyelse och avtalsefterlevnad
5
Rapportering och insikt
Steg 1
Skapande och registrering
Första steget i CLM-processen är att registrera kontraktet i ett strukturerat system med rätt metadata. Oavsett om det är nya avtal eller en befintlig portfölj som ska importeras, måste avtalsägare, kategorisering och ansvariga personer fastställas från dag ett.
Detta hanterar ShareControl Contract
- Registrering av nya kontrakt via guidat formulär med standardiserade metadatafält
- Import av befintliga avtal från Excel och andra system
- Kategorisering efter typ, kategori, avdelning, kostnadsställe och projekt
- Definition av avtalsägare och ansvariga personer
- Uppslag mot Brønnøysundregistret för automatisk hämtning av motpartens bolagsdata (PRO)
- Auto-ID för automatiskt genererat unikt avtalsnummer (PRO)
SÅ GÖR DET SKILLNAD
Konsekvens: samma datafält och kategorisering tvärs över alla kontrakt
Spårbarhet: avtalsägare och ansvar dokumenterat från dag ett
Översikt: en central avtalsdatabas, inte avtal spridda i mappar
Effektivitet: befintliga kontrakt kan importeras i bulk vid uppstart
Steg 2
Godkjenning og dokumentasjon
Innan ett kontrakt aktiveras måste det gå genom ett strukturerat godkännande. Vem som har befogenhet att godkänna vilka kontraktstyper, och vilken dokumentation som måste följa med, är regler som måste följas konsekvent för att säkerställa internkontroll och revisionsklarhet.
DETTE HÅNDTERER SHARECONTROL CONTRACT
- Strukturerat godkännandeflöde innan kontrakt aktiveras
- Versionshistorik på alla ändringar i kontraktsutkast
- Bilagor och stöddokumentation lagrad på avtalet
- Tilldelad godkännare per kontraktstyp eller beloppsgräns
- Komplett revisionsspår från skapande till signering
SÅ GÖR DET SKILLNAD
Kontroll: inget kontrakt aktiveras utan dokumenterat godkännande
Efterlevnad: godkännanderegler följs automatiskt per kontraktstyp
Revisionsklart: alla beslut och ändringar dokumenterade i SharePoint
Riskreduktion: färre kontrakt signerade utan rätt befogenhet
Steg 3
Signering och aktivering av kontrakt
Digital signering är standard för modern kontraktsadministration, men signaturen ensam räcker inte — kontraktet måste arkiveras, status uppdateras och ansvariga aviseras, allt som ett automatiserat flöde efter att signaturen har inhämtats.
DETTE HÅNDTERER SHARECONTROL Contract
- Integration med DocuSign för digital signering
- Automatisk arkivering av signerade kontrakt i kundens Microsoft 365-miljö
- Statusuppdatering från utkast till aktiverat vid signering
- Lagring av signerad PDF med signaturlogg
- Automatisk avisering till avtalsägare och ansvariga vid aktivering
SÅ GÖR DET SKILLNAD
Hastighet: digital signering minskar tiden från förhandling till aktivering
Spårbarhet: signaturlogg och signerat dokument lagrade tillsammans
Datasuveränitet: signerade kontrakt lagras i din egen M365-tenant, inte hos tredjepart
Standardisering: samma aktiveringsflöde för alla kontraktstyper
Steg 4
Uppföljning, förnyelse och avtalsefterlevnad
Efter aktivering börjar den fas av avtalets livscykel där mest värde går förlorat — milstolpar glöms, åtaganden följs inte upp och ramavtal kringgås. Aktiv uppföljning med aviseringar och spårning är skillnaden mellan passiv kontraktslagring och aktiv styrning.
DETTE HÅNDTERER SHARECONTROL Contract
- Aviseringar före viktiga milstolpar — uppsägningsfrister, förnyelsedatum, prisjusteringar
- Uppföljning av avtalsåtaganden och leveranskrav
- Påminnelser till ansvariga personer via Outlook och Teams
- Spårning av avtalsefterlevnad — används avtalet som avsett?
- Identifiering av kontrakt som inte följs (inköp utanför ramavtal)
SÅ GÖR DET SKILLNAD
Färre glömda tidsfrister: inga kontrakt förnyas automatiskt utan utvärdering
Bättre efterlevnad: ramavtal används som avsett, kringgås inte
Tidig avisering: ansvariga får påminnelser innan beslut måste tas
Aktiv styrning: kontrakt blir styrinformation, inte passiva dokument
Steg 5
Rapportering och insikt
Avtalsdata ger bara värde när det kan analyseras tvärs över portfölj, leverantörer och kategorier. Bra rapportering förvandlar en avtalsdatabas till strategisk insikt — om kostnadsutveckling, leverantörsstruktur och framtida åtaganden.
DETTE HÅNDTERER SHARECONTROL Contract
- Strukturerade avtalsdata tillgängliga för rapportering
- Segmentering efter leverantör, kategori, region, avdelning, kostnadsställe eller ansvarig person
- Kassaflödes- och kostnadsprognoser baserade på befintliga kontrakt
- Leverantörsanalys — överlappande leverantörer, fragmenterad volym, konsolideringsmöjligheter
- Power BI-dashboards för visualisering (PRO)
- Prognosmodul för framtida åtaganden (PRO)
SÅ GÖR DET SKILLNAD
Beslutsunderlag: ledningen får faktabaserad insikt om leverantörer och kostnader
Forecasting: framtida avtalsåtaganden synliga innan de inträffar
Konsolideringsmöjligheter: överlapp och fragmentering identifieras
Anpassning: rapporteringen utvecklas i takt med att verksamheten lär sig var utmaningarna ligger
RAPPORTERING
Rapportering som knyter samman avtalshantering med ekonomi och inköp
För många verksamheter är rapportering den största svagheten i avtalshanteringen. Kontrakten finns, men insikten är för begränsad, för statisk eller för svår att anpassa. ShareControl Contract gör kontrakt till strukturerade data som kan användas av ekonomi, inköp och ledning.
Kassaflödes- och kostnadsprognoser
Se framtida finansiella åtaganden tvärs över bestämda eller alla kontrakt. Använd avtalsdata som underlag för forecasting, budgetering och likviditetsplanering.
Leverantörs- och avtalsanalys
Identifiera överlappande leverantörer, fragmenterad inköpsvolym, kontrakt som inte används optimalt och möjligheter till konsolidering.
Metadatabaserad rapportering
Segmentera rapportering efter leverantör, kategori, region, avdelning, kostnadsställe, kontraktstyp, projekt eller ansvarig person.
Power BI-dashboards
Visualisera avtalsvärden, åtaganden, förnyelser, leverantörsfördelning och kostnadsutveckling i rapporter som ger ledningen ett bättre beslutsunderlag.
Rapporteringen kan utvecklas i takt med verksamhetens behov och mognad. När ni lär er mer om var utmaningarna ligger kan lösningen anpassas vidare.
PRO-tillägg
Utökad funktionalitet för komplexa avtalsportföljer
ShareControl Contract PRO är en tilläggsprodukt som utökar standardlösningen med fyra avancerade funktioner. Varje funktion kan väljas enskilt efter behov, eller beställas samlat som ett paket.
PRO
Prognosemodul
En prognosmodul som beräknar framtida avtalskostnader och finansiella åtaganden baserat på befintliga avtal, så att ekonomiavdelningen får ett solitt underlag för budgetering och likviditetsplanering.
PRO
Auto-ID för kontrakt
Automatisk generering av unikt avtals-ID för varje kontrakt, spårbart genom hela livscykeln — från registrering till förnyelse eller avslut.
PRO
Brønnøysund-uppslag
Uppslag mot Brønnøysundregistret hämtar organisationsnummer, namn och adress automatiskt vid registrering av nytt kontrakt — så att metadata hålls konsekvent och uppdaterat.
PRO
Power BI-integration
Direkt integration med Power BI för visualisering av avtalsdata, leverantörsfördelning, kostnadsutveckling och förnyelser i interaktiva dashboards.
Alla fyra funktioner ingår i ShareControl Contract PRO-tillägget, eller kan väljas enskilt efter behov.
JÄMFÖRELSE
Varför traditionell avtalshantering ofta inte räcker
En avtalsdatabas med sökning, dokumentlagring och aviseringar är viktig. Men för verksamheter med många kontrakt, flera leverantörer och en mogen ekonomi- och inköpsfunktion räcker inte detta ensamt.
Det reella värdet kommer när avtalsdata används för att förstå kostnader, leverantörsstruktur, framtida åtaganden och avtalsefterlevnad. ShareControl Contract hjälper verksamheten att gå från passiv kontraktslagring till aktiv ekonomisk och kommersiell styrning. Tabellen nedan visar hur detta skapar Insikt, Kontroll och Ekonomiskt värde i praktiken.
ShareControl Contract jämfört med traditionell avtalshantering
| Område | Traditionell avtalshantering | ShareControl Contract |
|---|---|---|
| Insikt | ||
| Översikt över avtalsportföljen | Avtal spridda på flera system, mappar och personer | En strukturerad portfölj med metadata tvärs över bolag |
| Ledningens insikt i åtaganden | Ad hoc-sammanställning i Excel tar dagar när frågan kommer | Power BI-dashboard som visar åtaganden, leverantörsfördelning och kostnadsutveckling |
| Insyn i leverantörsstrukturen | Överlapp och fragmentering upptäcks av en slump | Identifieras systematiskt — konsolideringsmöjligheter är synliga |
| Kontroll | ||
| Efterlevnad och ansvar | Någon borde följa upp — det sker ofta inte | Ansvarig per kontrakt är definierad, aviseringar kommer automatiskt |
| Tidsfrister och förnyelser | Avtal förnyas automatiskt eller löper ut utan utvärdering | Tidig avisering i god tid före förfall, med beslutsunderlag |
| Inköp utanför ramavtal | Sker för att ramavtalet inte är synligt där inköpet görs | Identifieras — framförhandlade villkor används som avsett |
| Ekonomiskt värde | ||
| Forecasting och likviditetsplanering | Framtida åtaganden är oklara — gissningar i budgetarbetet | Kassaflödes- och kostnadsprognoser baserade på faktiska avtalsdata |
| Förhandlingsposition vid omförhandling | Baserad på utgångsdatum och intuition | Baserad på faktisk användning vs avtalad volym — starkare förhandlingsunderlag |
| Strategiskt värde för ekonomi och inköp | Ett arkiv — en passiv kostnad | En datakälla för leverantörsstrategi och kostnadsplanering |
Säkerhet
Data stannar i ditt eget Microsoft 365
ShareControl Contract är inte en extern SaaS-tjänst. Lösningen installeras på kundens egen Microsoft 365-plattform och ärver det säkerhets- och behörighetsregim som företaget redan har på plats.
Var lagras våra kontrakt?
I er egen Microsoft 365-tenant. Inte hos ShareControl, inte hos en tredjepart.
Vem är ansvarig om något händer?
Företaget självt, genom det befintliga Microsoft-avtalet. Inget nytt personuppgiftsbiträdesavtal krävs.
Hur är det med GDPR och Schrems II?
All databehandling sker inom EU/EES, inom det ramverk företaget redan har för Microsoft 365.
Integrationer
Integrationer med verktygen ni redan använder
ShareControl Contract lever i Microsoft 365 och integrerar med de tjänster som ingår i avtalsarbetet — från digital signering till uppslag mot offentliga register.
Integrerat med Microsoft 365 och andra Microsoft-produkter
Integrationer till CRM, ERP och andra externa system
Anpassning och utveckling av integrationer efter behov
Varför ShareControl Contract
Varför verksamheter väljer ShareControl Contract
1. Det täcker CLM-processen verksamheten förväntar sig
Registrering, godkännande, signering, uppföljning, rapportering och förnyelse hanteras i en strukturerad lösning.
2. Det ger bättre ekonomisk och kommersiell insikt
Lösningen hjälper ekonomi och inköp att se kontrakt i sammanhang med kostnader, leverantörer och framtida åtaganden.
3. Det är byggt i Microsoft 365
Verksamheten kan bygga vidare på befintlig IT-miljö, säkerhetsmodell och Microsoft-kompetens.
4. Det kan anpassas när ni blir klokare
Rapportering och struktur kan utvecklas i takt med att ni identifierar nya problemområden och förbättringsmöjligheter.
5. Det minskar behovet av ett tungt externt system
För många medelstora verksamheter ger ShareControl en mer praktisk väg till avtalshantering än stora, komplexa SaaS-plattformar.
MÅLGRUPP
Vem passar ShareControl Contract för?
ShareControl Contract passar särskilt bra för medelstora verksamheter och dotterbolag med många kontrakt, flera leverantörer och behov av bättre ekonomisk kontroll, forecasting och avtalsefterlevnad. Lösningen passar bäst för verksamheter som har en viss mognad inom ekonomi, redovisning, inköp och IT — och som redan använder Microsoft 365 som en central del av sin digitala arbetsyta.
Ekonomi och redovisning
Få bättre översikt över framtida åtaganden, kostnadsutveckling och avtalsbaserad forecasting.
Inköp och procurement
Följ upp leverantörsavtal, ramavtal, avtalsefterlevnad och möjligheter till konsolidering.
Ledning
Få bättre beslutsunderlag om leverantörer, kostnader, risk och förbättringsmöjligheter.
IT
Bygg avtalshantering på Microsoft 365, med känd säkerhet, behörighetsstyrning och lägre plattformskomplexitet.
Komma igång
Så kommer ni igång
Eftersom ShareControl Contract installeras på befintlig Microsoft 365 krävs ingen ny infrastruktur, inga nya servrar eller en separat användardatabas. En typisk uppsättning genomförs inom några veckor och består av fyra steg där ShareControl-teamet arbetar tillsammans med företagets ekonomi-, inköps- och IT-funktion. Utbildning och dokumentation ingår i leveransen, och kunder får löpande support från fackteamet efter implementering.
Definiera
Konfigurera kontraktstyper, metadata, godkännanderegler och rapporteringskrav efter företagets behov.
Dataöverföring
Befintliga kontrakt importeras till ShareControl med metadata och kategorisering. Vi bistår med överföring och kvalitetssäkring.
Integration
Valfri integration mot DocuSign för digital signering, Brønnøysundregistret för motpartsuppslag och Power BI för rapportering.
Utbildning och support
Utbildning ingår i uppsättningen. Kunder får tillgång till kunskapsbas och löpande support från vårt fackteam.
Kontakta oss och få mer värde ut av era kontrakt
Kontrakt ska inte bara lagras. De ska bidra till bättre beslut, starkare kontroll och högre ekonomiskt värde.
Boka en demo och se hur ShareControl Contract kan ge verksamheten bättre insikt i kontrakt, leverantörer och framtida åtaganden.
Kontakta vår specialist
Få svar på hur ShareControl Contract löser dina behov inom kontraktsadministration.
Begär en demo
Boka en demo och se hur Share Control Contract kan lösa dina kontraktshanteringsbehov.
Vanliga frågor
Vanliga frågor om avtalshantering
Ladda ned ShareControl Contract Guide
Få insikt i alla funktioner som hjälper dig med professionell kontraktshantering.
Ladda ner din guide
Våra produkter
IFRS 16
Beräkning och rapportering på alla leasing- och hyresavtal.
Contract
Kontrakt- och avtalshantering för överblick och kontroll.
Åpenhetsloven
En plats att hantera all data och alla processer kring Åpenhetsloven.
Styrelseportal
Effektivt styrelsearbete på ett säkert och tryggt sätt
