Avtalshantering är en viktig del av alla företag som arbetar med avtal. Effektiv avtalshantering kan bidra till att förbättra efterlevnaden, minska riskerna och maximera värdet av dina avtal. I den här artikeln går vi djupare in på vad avtalshantering innebär, undersöker fördelarna, tar itu med utmaningarna och tittar på hur teknik för avtalshantering kan förbättra hela processen.
Vad är kontraktshantering?
Avtalshantering är en systematisk process för att skapa, lagra, hantera och övervaka avtal under hela deras livscykel. Processen säkerställer att alla avtalsenliga skyldigheter och rättigheter följs och att avtalen uppfyller juridiska och organisatoriska krav. Effektiv avtalshantering bidrar till att minimera risker, förbättra efterlevnaden och öka effektiviteten i verksamheten.
Genom att följa en strukturerad process för att skapa, lagra, hantera och övervaka avtal kan organisationer dra nytta av bättre kontroll och synlighet av sina skyldigheter och rättigheter.
Upprättande av avtal
Att skapa avtal innebär att upprätta avtalsdokument som tydligt anger villkor, rättigheter och skyldigheter för alla inblandade parter. I detta steg ingår förhandlingar och revideringar för att säkerställa att avtalet uppfyller båda parters behov och krav. Genom att använda mallar och standardklausuler kan organisationer säkerställa konsekvens och minska risken för fel.
Förvaring av avtal
När avtalet har skapats och undertecknats börjar den utmanande processen med att lagra det på ett säkert och tillgängligt sätt. Moderna och digitala avtalshanteringssystem erbjuder digital lagring som gör det enklare att söka, hämta och dela avtal när det behövs. Detta säkerställer också att avtalen är skyddade mot förlust, stöld eller andra typer av skador.
Läs också: 4 skäl att digitalisera avtalshanteringen
Teknik för avtalshantering kan bidra till att säkra uppgifterna. Ett exempel är ShareControl Contract, som använder SharePoint för att lagra dokument så att uppgifterna alltid ägs och hanteras av organisationen själv.
Administration av avtal
Avtalsadministration omfattar uppföljning och fullgörande av avtalsenliga skyldigheter och villkor. Här ingår uppgifter som fakturering, leveransuppföljning, kvalitetskontroll samt hantering av eventuella avvikelser eller tvister. En effektiv avtalshantering säkerställer att alla parter följer avtalet och att eventuella ändringar eller tillägg hanteras på ett korrekt sätt.
Uppföljning av avtal
Avtalsuppföljning innebär att man kontinuerligt följer upp avtalets status och resultat under hela dess livscykel. Detta inkluderar att hålla reda på viktiga datum som förnyelser, utgång och andra milstolpar. Automatiserade varningar och rapporter kan hjälpa organisationer att hålla sig informerade och proaktivt hantera sina avtal så att de kan undvika standardvärden och säkerställa optimal prestanda.
Avtalstyper
Organisationer hanterar en mängd olika avtal som styr deras relationer med kunder, leverantörer, anställda och andra intressenter. Varje typ av avtal har sina egna specifikationer och krav, och det är viktigt att hantera dem på rätt sätt för att säkerställa efterlevnad och optimal prestanda. Här är några av de vanligaste typerna av avtal:
Avtal med leverantörer
Leverantörsavtal är ett avtal mellan ett företag och dess leverantörer. I dessa avtal specificeras villkoren för inköp av varor eller tjänster, bland annat priser, leveransvillkor, kvalitet, betalningsvillkor och garantier. En effektiv hantering av leverantörsavtal säkerställer att verksamheten får de avtalade produkterna eller tjänsterna i tid och till rätt pris samt att eventuella avvikelser hanteras snabbt.
Kundkontrakt
Kundavtal, även kända som försäljnings- eller serviceavtal, reglerar förhållandet mellan företaget och dess kunder. I dessa avtal definieras leveranser, tidsramar, betalningsvillkor och ansvarsområden. En god hantering av kundavtal bidrar till att upprätthålla kundnöjdheten, säkerställa betalning i rätt tid och hantera eventuella tvister eller ändringar.
Anställningsavtal
Anställningsavtal är avtal mellan arbetsgivare och arbetstagare som beskriver anställningsvillkoren, inklusive arbetsuppgifter, lön, arbetstider, förmåner och uppsägningsvillkor. En effektiv hantering av anställningsavtal är viktig för att säkerställa att anställningsvillkoren är tydliga och rättvisa och att både arbetsgivare och arbetstagare följer tillämpliga lagar och regler.
Hyresavtal
Hyresavtal är avtal som reglerar hyresförhållandet mellan en hyresvärd och en hyresgäst för användning av egendom eller utrustning. Avtalen specificerar hyresbelopp, hyresperiod, underhållsansvar och andra villkor. Korrekt administration av hyresavtal säkerställer att båda parter följer avtalsvillkoren och att eventuella förnyelser eller uppsägningar hanteras korrekt.
För bolag som omfattas av IFRS 16 erbjuder Share Control egna lösningar för lagring och redovisning av leasingavtal.
Fördelar med avtalshantering
Det finns ett antal fördelar med en bra och effektiv avtalsförvaltning, bland annat ökad effektivitet, minskad risk och ekonomiska fördelar.
Ökad effektivitet
Genom att automatisera och systematiskt hantera avtal kan man spara mycket tid och resurser. Genom att använda ett system för avtalshantering kan många manuella uppgifter automatiseras, t.ex. meddelanden om viktiga datum, generering av avtalsmallar och godkännandeprocesser. Detta minskar den administrativa bördan och frigör tid för mer strategiska uppgifter. Digital lagring och organisering av avtal gör det också enkelt för medarbetarna att snabbt hitta nödvändiga dokument.
Minskad risk
Korrekt hantering av avtal kan minska de juridiska riskerna och säkerställa att ditt företag följer tillämpliga lagar och förordningar. System för avtalshantering bidrar till att säkerställa att alla avtal granskas och godkänns enligt fastställda rutiner och att alla nödvändiga klausuler inkluderas. Detta minskar risken för rättsliga tvister och sanktioner för bristande efterlevnad.
Ekonomiska fördelar
Korrekt hantering av avtal kan förhindra förlorade intäkter och bidra till kostnadsbesparingar. En tydlig översikt över alla avtal hjälper till att undvika dubbla betalningar, översätta fakturering och säkerställa att alla fakturerbara tjänster eller produkter betalas i tid. En effektiv avtalshantering kan också bidra till att identifiera och eliminera onödiga kostnader, till exempel genom att säkerställa att avtal om rabatter och betalningsvillkor följs.
Kontraktshantering kan också bidra till att visa de totala kostnaderna och skyldigheterna för dina kontrakt. På så sätt kan du ta reda på de totala kostnaderna eller möjligheterna med att inte förnya ett kontrakt eller utnyttja en option.
Utmaningar inom avtalsförvaltning
Avtalshantering kan vara en komplex och utmanande process. Här är några av de vanligaste utmaningarna som företag ställs inför:
Bristande överblick
En av de största utmaningarna inom avtalshantering är bristen på överblick över befintliga avtal. Utan ett centraliserat lagrings- och hanteringssystem kan det vara svårt att hålla reda på alla avtal, deras villkor, utgångsdatum och skyldigheter. Detta kan leda till problem som förlorade förnyelsemöjligheter, missade betalningsfrister och bristande uppföljning av avtalsvillkor.
Risk för mänskliga fel
Mänskliga fel är en vanlig utmaning inom avtalshantering, särskilt när processerna är manuella. Fel kan uppstå i alla skeden, från utarbetande och granskning till godkännande och implementering. Dessa fel kan vara kostsamma och leda till rättsliga tvister, ekonomiska förluster och skada på organisationens rykte.
Teknik för avtalshantering kan eliminera ett antal fel som orsakas av den mänskliga faktorn. Till exempel genom att automatisera processer och använda standardiserade mallar.
Komplexitet i avtal
Avtal kan vara mycket komplexa, särskilt när de involverar flera parter, detaljerade villkor och rättsliga krav. Denna komplexitet gör det svårt att säkerställa att alla aspekter av avtalet följs på ett korrekt sätt. Felaktig förståelse eller hantering av komplexa avtalsvillkor kan leda till allvarliga konsekvenser, inklusive juridiska problem och ekonomiska förluster.
Behovet av att uppfylla rättsliga krav
Att säkerställa efterlevnad av alla relevanta lagar och förordningar är en viktig men utmanande del av kontraktshanteringen. Detta kräver kontinuerlig uppdatering och förståelse av tillämpliga regler, som kan variera mellan olika jurisdiktioner och över tid. Bristande efterlevnad kan leda till rättsliga påföljder, böter och minskat förtroende från kunder och partners. Därför är det viktigt att ha system och rutiner på plats för att säkerställa att alla avtal följer gällande lagar och förordningar.
Uppföljning och verkställighet
En annan utmaning är att övervaka och genomdriva avtalsförpliktelser. Det kan vara svårt att säkerställa att alla parter uppfyller sina skyldigheter enligt avtalet, särskilt när avtalen är komplexa och innehåller många detaljerade krav. Detta kräver ett systematiskt tillvägagångssätt för övervakning och rapportering samt en tydlig process för hantering av avvikelser och konflikter.
Teknik för avtalshantering
Ett särskilt system för avtalshantering kan hjälpa organisationer att automatisera processer, förbättra spårningen och säkerställa efterlevnad. Genom att använda dessa tekniker kan avtal hanteras effektivt under hela deras livscykel, från skapande till uppsägning.
Lösning för avtalshantering
ShareControl Contract ger organisationer full kontroll och överblick över sina avtal under hela deras livscykel. Genom att centralisera skapande, lagring, hantering och övervakning av avtal i Microsoft 365 minskar risken för att avtal inte förnyas och att uppföljning glöms bort. Lösningen möjliggör effektiv rapportering, säkerställer efterlevnad och optimerar de finansiella resultaten. Systemets integration med DocuSign säkerställer också en effektiv och säker signeringsprocess.
Läs också mer om detta: Så här kommer du igång med avtalshantering
Med dagens teknik för avtalshantering kan avtalshantering hjälpa organisationer av alla storlekar. Med ShareControl Contract kan organisationer hantera alla typer av avtal – från leverantörs- och kundavtal till anställningsavtal och hyreskontrakt – på en säker och lättanvänd plattform.
