4 skäl att digitalisera avtalshanteringen

4 skäl att digitalisera avtalshanteringen

I en allt mer digital värld finns det fortfarande företag som tror att lagring av kontrakt på olika plattformar och på egna maskiner ger den bästa kontrollen. Detta är ett påstående vi vill motbevisa i den här artikeln genom att visa några av fördelarna du får av att digitalisera avtalshanteringen.

Varför digitalisera avtalshanteringen?

Har du någonsin slutfört ett kontrakt precis innan deadline, bara för att få reda på att kontraktet saknar en liten detalj som gör att du måste börja om från början? Kanske saknar kontraktet några viktiga detaljer, en signatur eller så har du lyckats radera mappen av misstag. Vi vet att sådana saker kan hända. Därför har vi på Share Control skapat lösningar för att optimera och digitalisera avtalshanteringen i ett digitalt avtalssystem.

Centralt avtalssystem

Vissa avdelningar och enheter kan behöva sina egna områden för att lagra sina kontrakt. Andra måste ha tillgång till kontrakt över hela företaget. Med flera decentraliserade butiker för kontrakt kan det snabbt bli svårt för centrala funktioner att hitta kontrakt och processerna blir därför ineffektiva.

Effektiv avtalshantering

Med strukturerad och central avtalshantering kan företagets struktur och organisation delas upp med passerkontroll som säkerställer tillgång till rätt personer. Eftersom data lagras i molnet i ett avtalshanteringssystem har du tillgång till kontraktet var som helst med internetuppkoppling. Detta är särskilt användbart i en tid då fler och fler organisationer har distribuerade arbetsmiljöer och global verksamhet.

Oavsett om du är i ett stort, medelstort eller litet företag finns det alltid behov av överblick och kontroll över entreprenaderna. För de största företagen kan antalet kontrakt vara en oändlig uppgift att underhålla och söka. I mindre företag är lagring av kontrakt på lokala maskiner eller i en dåligt strukturerad molnlagringstjänst de vanligaste utmaningarna. Ett centralt avtalsarkiv kan därmed bidra till att spara tid, sänka kostnader och minska fel i entreprenadarbetet.

Aviseringar i avtalshantering

Kontrakt är en av de viktigaste sakerna i ett företag. Faktum är att de flesta kostnaderna i ett företag kommer från någon typ av kontrakt. Vi ser också att det läggs mycket resurser på att förhandla kontrakt för allt från inköp till försäljning och anställda.

Kontrakten läggs sedan till lagring, antingen i en molnlösning eller på hårddiskar. I många fall följs dessa inte upp förrän någon av en slump undrar över några av detaljerna i kontraktet. Sannolikheten att kontraktet har löpt ut eller har brister är då mycket stor.

Med ett avtalshanteringssystem kan man återigen få ordning och reda i kontrakten. Med aviseringsfunktioner i systemet kan du enkelt sätta upp aviseringar när ett avtal ingås, så att du får besked inför nästa avtalsdeadline.

Mann I dress signerer kontrakt for hånd

Varför är aviseringar i kontraktshanteringen viktiga?

Kontrakt och avtal är juridiska dokument som definierar skyldigheter och rättigheter mellan parter. Dessa avtal kan vara mycket varierande och kan innehålla allt från enkla köpekontrakt till komplexa affärsavtal eller juridiska avtal. Avtalen kan innehålla olika inbyggda händelser som måste komma ihåg, allt från regulatoriska händelser till möjligheter till omförhandling och uppsägningar.

En viktig aspekt av att hantera kontrakt och avtal är att vara medveten om de inbyggda händelser som kan inträffa under avtalsperioden. Detta kan inkludera:

Regulatoriska händelser: Många avtal är föremål för regulatoriska krav som kan påverka hur de ska implementeras. Detta kan innefatta ändringar i lagar och förordningar som påverkar avtalets giltighet eller rapporterings- och efterlevnadskrav.
Möjligheter till omförhandling: Vissa avtal ger parterna möjlighet att under vissa omständigheter omförhandla villkoren. Detta kan vara viktigt för att anpassa avtalet till ändrade förutsättningar eller behov.
Uppsägningar: Kontrakt och avtal kommer ofta att ange villkor under vilka de kan sägas upp. Detta kan innefatta avtalsbrott, bristande fullgörande av förpliktelser eller andra särskilda omständigheter.

Att vara medveten om sådana händelser är avgörande för att säkerställa att ett avtal följs och upprätthålls enligt överenskommelse. Det kan också hjälpa parterna att undvika tvister och juridiska problem. Därför är en noggrann avtalsadministration och övervakning viktig för att säkerställa att kontrakt och avtal förblir relevanta och effektiva under hela deras livstid.

Om ingen i organisationen får besked om avtalstider är det nästan oundvikligt att fel uppstår. Och misstag i kontrakt kan resultera i förlorade intäkter, ökade kostnader, juridiska tvister och ineffektiva processer. Bra processer kring aviseringar hjälper därför till med riskhantering, efterlevnad och säkrar dig mot ekonomiska konsekvenser.

Avtal värda över 200 miljoner NOK. utgånget

Jag kan inte komma på liknande fall med så stor omfattning och så stora belopp.

– Marianne Dragsten til E24

iTromsø avslöjade vid en inspektion 2021 att Tromsö kommun har låtit 24 ramavtal om upphandling löpa ut, utan att förnya dem. Kommunen har avstått från att annonsera kontrakten igen. Istället har de fortsatt att köpa varor och tjänster från företag.

Les hele artikkelen fra E24 her

Säkerhet i avtalshantering

Säkerhet spelar en avgörande roll i avtalshanteringssystem, särskilt med tanke på den känsliga och ofta konfidentiella information som kontrakt innehåller. Med ständigt ökande hot relaterade till dataangrepp och integritetsintrång är det absolut nödvändigt att organisationer tar säkerheten på allvar när de implementerar digitala avtalshanteringssystem. Detta inkluderar robusta åtgärder för att skydda data mot obehörig åtkomst, manipulation eller läckage.

Systemet bör ha starka autentiserings- och auktoriseringsmekanismer för att säkerställa att endast auktoriserade användare har tillgång till kontraktsdata. Detta kan innefatta användning av autentisering på flera nivåer, rollbaserad åtkomstkontroll och användning av säkra inloggningsmetoder som tvåfaktorsautentisering.

System for effektiv kontraktshåndtering

Struktur och flexibilitet

En bra struktur för avtalshantering är en av de viktigaste aspekterna av avtalshantering. Med tusentals kontrakt över divisioner, avdelningar och geografiska platser kan ett centralt kontraktssystem orsaka förödelse om det är dåligt strukturerat. Bra avtalshantering ska förenkla vardagen, vilket innebär att strukturen måste anpassas efter organisationens behov och struktur, inte tvärtom.

Vid val av avtalshanteringssystem bör du alltid se till att ha en bra plan för vilka aktiviteter som säkerställer en god avtalshantering – för att på ett bättre sätt kunna fortsätta detta i avtalssystemet. Företag oavsett bransch och storlek har ett stort utbud av olika kontrakt såsom hyreskontrakt, köpekontrakt, licensavtal med mera. Variablerna i kontrakten bör därför återspeglas i ”metadata” i systemet, så att du enkelt kan lägga in de viktigaste parametrarna för de aktuella avtalen.

Export av kontrakt

Ett avtalshanteringssystem kommer att kunna hjälpa dig att sortera kontrakten, antingen direkt i systemet eller genom att extrahera exporter till exempelvis Excel. Ett välorganiserat och fungerande system fungerar inte optimalt om man inte kan extrahera uppgifterna i kontrakten och sedan jämföra uppgifterna.

Tänk dig att du har ett avtal med 50 olika leverantörer inom bygg och anläggning som du nu behöver assistans av. Leveranserna från leverantörerna är exakt desamma, men priserna varierar kraftigt. Genom att extrahera datan i ett Excel-dokument kan du med ett knapptryck se vilka timpriser de olika leverantörerna har, så att du enkelt kan välja vilken leverantör som ska göra jobbet.

Digitalisera kontraktshantering med Microsoft 365

Share Control har utvecklat ShareControl Contract, som är ett avtalshanteringssystem med funktionalitet som beskrivs i denna text och baserat på Microsoft 365 Sharepoint. Punkterna ovan har varit i åtanke när vi har utvecklat vårt system.

Syftet med systemet är att sätta den enskilda kunden i centrum för sitt eget system, snarare än att ha ett ”one size fits all”-tänk. Genom att digitalisera avtalshanteringen med ShareControl Contract får du även all data lagrad i Microsoft 365 Sharepoint även om du väljer att avsluta kundrelationen i framtiden.

Säkerheten för ShareControl Contract

Genom att digitalisera kontraktshanteringen med ShareControl Contract säkerställer du en heltäckande säkerhetsinfrastruktur baserad på Microsofts 365. Microsofts säkerhetsinfrastruktur uppfyller höga standarder för autentisering och auktorisering.

För autentisering använder systemet Microsofts robusta inloggningsmekanismer, som inkluderar moderna inloggningsprotokoll som OAuth 2.0 och OpenID Connect. Detta möjliggör säkra inloggningar med användarnamn och lösenord utöver ytterligare autentiseringsmetoder som tvåfaktorsautentisering (2FA) eller multifaktorautentisering (MFA). Detta säkerställer att endast auktoriserade användare med rätt behörighet får tillgång till kontraktshanteringssystemet.

När det gäller behörighet använder ShareControl-kontraktet SharePoints inbyggda rollbaserade åtkomstkontroll (RBAC) funktionalitet. Detta gör det möjligt att tilldela specifika behörigheter och rättigheter till olika användarroller utifrån deras ansvar och behov i organisationen. Detta gör det möjligt att tilldela specifika behörigheter och rättigheter till olika användarroller utifrån deras ansvar och behov i organisationen.

ShareControl Contract tillåter också detaljerad åtkomstkontroll på kontraktsnivå, vilket gör att administratörer kan definiera exakt vilka användare eller grupper som har tillgång till specifika kontrakt baserat på behovet av att känna till eller arbeta med dem. Detta bidrar till att säkerställa att känslig information förblir begränsad till endast de personer som behöver den för sina arbetsuppgifter.

Ladda ner ShareControl Contract guide

Få en inblick i alla funktioner som hjälper dig med effektiv avtalshantering.

Få guiden i din inkorg

Share Control Contract - Ett komplett avtalshanteringssystem

About The Author