4 grunde til at digitalisere kontraktstyring

4 grunde til at digitalisere kontraktstyring

I en stadig mere digital verden er der stadig virksomheder, der mener, at lagring af kontrakter på forskellige platforme og på deres egne maskiner giver den bedste kontrol. Det er en påstand, vi ønsker at afkræfte i denne artikel ved at vise nogle af de fordele, du får ved at digitalisere kontraktstyring.

Hvorfor digitalisere kontraktstyring?

Har du nogensinde afsluttet en kontrakt lige inden deadline, for så at finde ud af, at kontrakten mangler en lille detalje, der betyder, at du skal starte forfra? Måske mangler kontrakten nogle vigtige detaljer, en underskrift eller måske er det lykkedes dig at slette mappen ved en fejl. Vi ved, at sådanne ting kan ske. Derfor har vi i Share Control skabt løsninger til at optimere og digitalisere kontraktstyring i et digitalt kontraktsystem.

Centralt kontraktsystem

Nogle afdelinger og enheder kan have brug for deres egne områder til at opbevare deres kontrakter. Andre skal have adgang til kontrakter på tværs af virksomheden. Med flere decentrale butikker for kontrakter kan det hurtigt blive svært for centrale funktioner at finde kontrakter og processerne bliver derfor ineffektive.

Effektiv kontraktstyring

Med struktureret og central kontraktstyring kan virksomhedens struktur og organisation splittes op med adgangskontrol, der sikrer adgang til de rigtige personer. Da dataene er gemt i skyen i et kontraktstyringssystem, vil du have adgang til kontrakterne hvor som helst med internetforbindelse. Dette er især nyttigt i en tid, hvor flere og flere organisationer har distribuerede arbejdsmiljøer og globale operationer.

Uanset om du er i en stor, mellemstor eller lille virksomhed, er der altid behov for overblik og styr på kontrakterne. For de største virksomheder kan antallet af kontrakter være en uendelig opgave at vedligeholde og søge. I mindre virksomheder er lagring af kontrakter på lokale maskiner eller i en dårligt struktureret cloud-lagringstjeneste de mest almindelige udfordringer. Et centralt kontraktarkiv kan således være med til at spare tid, reducere omkostninger og reducere fejl i entreprisearbejdet.

Meddelelser i kontraktstyring

Kontrakter er noget af det vigtigste i en virksomhed. Faktisk kommer de fleste omkostninger i en virksomhed fra en eller anden form for kontrakt. Vi ser også, at der bliver lagt mange ressourcer i at forhandle kontrakter på alt fra indkøb til salg og medarbejdere.

Kontrakterne føjes derefter til lageret, enten i en cloud-løsning eller på harddiske. I mange tilfælde bliver disse ikke fulgt op, før nogen tilfældigt undrer sig over nogle af detaljerne i kontrakten. Sandsynligheden for, at kontrakten er udløbet eller har mangler, er da meget stor.

Med et kontraktstyringssystem kan du igen få orden og struktur i kontrakterne. Med meddelelsesfunktioner i systemet kan du nemt opsætte meddelelser, når en kontrakt indgås, så du får besked forud for næste kontraktfrist.

Mann I dress signerer kontrakt for hånd

Hvorfor er meddelelser i kontraktstyring vigtige?

Kontrakter og aftaler er juridiske dokumenter, der definerer forpligtelser og rettigheder mellem parterne. Disse aftaler kan være meget varierede og kan omfatte alt fra simple købskontrakter til komplekse forretningsaftaler eller juridiske aftaler. Aftalerne kan indeholde forskellige indbyggede begivenheder, der skal huskes, lige fra regulatoriske begivenheder til muligheder for genforhandling og opsigelser.

Et vigtigt aspekt ved håndtering af kontrakter og aftaler er at være opmærksom på de indbyggede hændelser, der kan opstå i løbet af aftalens løbetid. Dette kan omfatte:

Regulatoriske begivenheder: Mange aftaler er underlagt regulatoriske krav, som kan påvirke, hvordan de skal implementeres. Dette kan omfatte ændringer i love og regler, der påvirker aftalens gyldighed eller rapporterings- og overholdelseskrav.
Muligheder for genforhandling: Nogle aftaler giver parterne mulighed for at genforhandle vilkårene under visse omstændigheder. Dette kan være vigtigt for at tilpasse aftalen til ændrede forhold eller behov.
Opsigelser: Kontrakter og aftaler vil ofte angive betingelser, hvorunder de kan opsiges. Dette kan omfatte misligholdelse af aftalen, manglende opfyldelse af forpligtelser eller andre specifikke forhold.

At være opmærksom på sådanne hændelser er afgørende for at sikre, at en aftale følges og vedligeholdes som aftalt. Det kan også hjælpe parterne med at undgå tvister og juridiske problemer. Derfor er grundig kontraktstyring og -overvågning vigtig for at sikre, at kontrakter og aftaler forbliver relevante og effektive i hele deres levetid.

Hvis ingen i organisationen får besked om kontraktfrister, er det næsten uundgåeligt, at der opstår fejl. Og fejl i kontrakter kan resultere i tabt omsætning, øgede omkostninger, juridiske tvister og ineffektive processer. Gode ​​processer omkring notifikationer hjælper derfor med risikostyring, compliance og sikrer dig mod økonomiske konsekvenser.

Aftaler til en værdi af over 200 mio. udløbet

Jeg kan ikke komme i tanke om lignende sager med så stort et omfang og så store beløb.

– Marianne Dragsten til E24

iTromsø afslørede ved et tilsyn i 2021, at Tromsø kommune har ladet 24 rammeaftaler om indkøb udløbe, uden at forny dem. Kommunen har afholdt sig fra at offentliggøre kontrakterne igen. I stedet er de fortsat med at købe varer og tjenester fra virksomheder.

Læs hele artiklen fra E24 her

Sikkerhed i kontraktstyring

Sikkerhed spiller en afgørende rolle i kontraktstyringssystemer, især i betragtning af de følsomme og ofte fortrolige oplysninger, som kontrakter indeholder. Med stadigt stigende trusler relateret til dataangreb og brud på privatlivets fred er det bydende nødvendigt, at organisationer tager sikkerhed alvorligt, når de implementerer digitale kontraktstyringssystemer. Dette omfatter robuste foranstaltninger til at beskytte data mod uautoriseret adgang, manipulation eller lækage.

Systemet bør have stærke autentificerings- og autorisationsmekanismer for at sikre, at kun autoriserede brugere har adgang til kontraktdataene. Dette kan omfatte brug af multi-level authentication, rollebaseret adgangskontrol og brug af sikre login-metoder såsom to-faktor-autentificering.

System for effektiv kontraktshåndtering

Struktur og fleksibilitet

En god struktur for kontraktstyring er et af de vigtigste aspekter af kontraktstyring. Med tusindvis af kontrakter på tværs af divisioner, afdelinger og geografiske lokationer kan et centralt kontraktarkiv skabe kaos, hvis det er dårligt struktureret. God kontraktstyring skal forenkle hverdagen, hvilket betyder, at strukturen skal tilpasses organisationens behov og struktur, ikke omvendt.

Når du vælger et kontraktstyringssystem, bør du altid sikre dig, at du har en god plan for, hvilke aktiviteter der sikrer god kontraktstyring – for at videreføre dette på en bedre måde i kontraktsystemet. Virksomheder uanset branche og størrelse har en lang række forskellige kontrakter såsom lejekontrakter, købskontrakter, licensaftaler mm. Variablerne i kontrakterne bør derfor afspejles i “metadata” i systemet, så du nemt kan indtaste de vigtigste parametre for de nuværende aftaler.

Eksport af kontrakter

Et kontraktstyringssystem vil kunne hjælpe dig med at sortere kontrakterne, enten direkte i systemet eller ved at udtrække eksport til fx Excel. Et velorganiseret og fungerende system fungerer ikke optimalt, medmindre man kan udtrække de data, der er indeholdt i kontrakterne, og derefter sammenligne dataene.

Forestil dig, at du har en aftale med 50 forskellige leverandører indenfor byggeri og anlæg, som du nu har brug for assistance fra. Leveringerne fra leverandørerne er nøjagtig de samme, men priserne varierer meget. Ved at trække dataene ud i et Excel-dokument kan du med et klik på en knap se, hvilke timepriser de forskellige leverandører har, så du nemt kan vælge, hvilken leverandør der skal udføre arbejdet.

Digitaliser kontraktstyring med Microsoft 365

Share Control har udviklet ShareControl Contract, som er et kontraktstyringssystem med funktionalitet beskrevet i denne tekst og baseret på Microsoft 365 Sharepoint. Ovenstående punkter har været i tankerne, da vi har udviklet vores system.

Formålet med systemet er at sætte den enkelte kunde i centrum for deres eget system, frem for at have en “one size fits all” tankegang. Ved at digitalisere kontraktstyring med ShareControl Contract vil du også have alle data gemt i Microsoft 365 Sharepoint, selvom du vælger at afslutte kundeforholdet i fremtiden.

Sikkerheden i ShareControl Contract

Ved at digitalisere kontraktstyring med ShareControl Contract sikrer du en omfattende sikkerhedsinfrastruktur baseret på Microsofts 365. Microsofts sikkerhedsinfrastruktur opfylder høje standarder for godkendelse og autorisation.

Til autentificering bruger systemet Microsofts robuste login-mekanismer, som omfatter moderne login-protokoller som OAuth 2.0 og OpenID Connect. Dette muliggør sikre logins ved hjælp af brugernavn og adgangskode ud over yderligere autentificeringsmetoder såsom to-faktor-godkendelse (2FA) eller multi-faktor-godkendelse (MFA). Dette sikrer, at kun autoriserede brugere med de korrekte legitimationsoplysninger får adgang til kontraktstyringssystemet.

Med hensyn til autorisation bruger ShareControl Kontrakten SharePoints indbyggede rollebaserede adgangskontrol (RBAC) funktionalitet. Dette gør det muligt at tildele specifikke tilladelser og rettigheder til forskellige brugerroller baseret på deres ansvar og behov i organisationen. For eksempel kan administratorer have fuld adgang til alle kontrakter og systemindstillinger, mens almindelige brugere kan have begrænsede rettigheder til at se, redigere eller slette kontrakter afhængigt af deres rolle i organisationen.

ShareControl Contract tillader også granulær adgangskontrol på kontraktniveau, hvilket giver administratorer mulighed for at definere præcis, hvilke brugere eller grupper der har adgang til specifikke kontrakter baseret på behovet for at kende eller arbejde med dem. Dette er med til at sikre, at følsomme oplysninger forbliver begrænset til kun de personer, der har brug for dem til deres arbejdsopgaver.

Download ShareControl Contract guide

Få et indblik i alle de funktioner, der hjælper dig med effektiv kontraktstyring.

Få guiden i din indbakke

Share Control Contract - Et komplet kontraktstyringssystem

About The Author