Kontraktstyring har vist sig at være et meget tidskrævende element i virksomheden, hvilket letter behovet for et effektivt og automatiseret kontraktstyringssystem.

Hvorfor er kontraktstyring vigtig?

Kontrakter styres og følges op på mange forskellige måder, men typisk ser vi, at kontrakter styres med flere regneark, i forskellige afdelinger, uden angivelse af, hvor kontrakterne kan findes. Dette udgør en liste over forskellige udfordringer for proaktiv kontraktstyring og sikring af indtægter, manglende opfølgning på virksomhedens forpligtelser og/eller muligheder og fører til svag intern kontrol og ineffektiv brug af tid.

Forestil dig, at du har ændret produkt- eller tjenestetilbuddet og priserne. Du bruger mange timer på at kigge excel-filer, arkivmapper og ringbind igennem for kontrakter, der skal gennemgås inden fornyelsesdatoen. Når du manuelt kigger hundredvis af kontrakter igennem, finder du endelig kontrakten, men uden underskrifter. Du ringer til kunden eller leverandøren for at få den endelige kontrakt, men de fortæller, at allerede i sidste uge blev kontrakten forlænget med yderligere tre år på samme betingelser. Det betyder, at du mister flere hundredetusinde i omsætning eller øgede omkostninger.

God kontraktstyring og -ledelse er en nøglefaktor. Har overblik og styring af virksomhedens kontrakter, har samtidig kontrol over virksomhedens forpligtelser og kan proaktivt påvirke virksomhedens leverandører, kunder og forretningsforbindelser til gavn for virksomheden og dens ejere.

Typiske kontakter, som de fleste virksomheder har

Når vi dykker ned i de typiske kontrakter, som en virksomhed håndterer, afslører det et væld af aftaler, der udgør rygraden i virksomhedens drift og succes. Her er et glimt af de forskellige typer kontrakter, der ofte findes i enhver organisation:

IT-udstyr og licenser: Fra cloud-baserede servere til softwarelicenser og computere, IT-udstyr og licenskontrakter sikrer, at organisationen har adgang til den nødvendige teknologi til at understøtte driften.

Serviceaftaler: Aftaler om serviceleverancer, der er væsentlige for at opfylde virksomhedens forpligtelser over for kunder, herunder viceværtsydelser og anlægsvedligeholdelse, sikrer fleksibel driftsstøtte.

Udlejning/udlejning af udstyr: Fra sikkerhedssystemer til parkeringstjenester dækker udstyrsleasing en bred vifte af behov, herunder strøm- og internettjenester, der er afgørende for moderne virksomheder.

Leasingaftaler: Uanset om det drejer sig om firmabiler eller produktionsudstyr, giver leasingaftaler en fleksibel tilgang til at skaffe nødvendige ressourcer uden store anlægsinvesteringer.
For leasingaftaler tilbyder Share Control desuden et system til regnskabsføring af leasingaftaler efter IFR 16.

Leverandørkontrakter: Fra forsikring og regnskab til juridisk bistand og markedsføringsydelser sikrer leverandørkontrakter kontinuitet og kvalitet i supportydelser, der er afgørende for virksomhedens drift.

Ansettelses- og konsulentkontrakter: Fra ansattavtaler til pensjonsordninger og helseforsikringer, kontrakter knyttet til ansatte og konsulenter sikrer at selskapet oppfyller sine forpliktelser overfor arbeidsstyrken.

Kontorudstyr: Fra kontormøbler til kaffemaskiner sikrer kontorudstyrskontrakter, at arbejdspladsen er udstyret til produktivitet og komfort.

Lokaleaftaler: Lejemål til kontorlokaler og lager sikrer, at virksomheden har egnede faciliteter til at drive forretningen.

Disse kontrakter repræsenterer grundlæggende aftaler, der er afgørende for at opretholde en effektiv og bæredygtig drift i enhver organisation. Ved at håndtere dem varsomt og strategisk kan virksomheder sikre stabilitet, kontinuitet og fremskridt.

Hvordan opnår og faciliterer man en vellykket kontraktstyring?

Hvordan forbedres kontraktstyring med succes?

Der skal ikke en stor forretning til, før du har mange kontrakter og aftaler, du skal følge op. Efterhånden som virksomheden vokser, kommer der yderligere kompleksitet ved, at forskellige forretningsenheder, lokationer og medarbejdere på forskellige niveauer har ansvaret for opfølgning og kontrol.

Det er derfor klogt allerede på et tidligt tidspunkt at sikre, at man har gode systemer, som virksomheden også kan vokse yderligere med for på en effektiv måde at styre opfølgningen af kontrakter .

Nedenfor har vi opsat 7 trin for at facilitere god kontraktstyring.

Fordele ved kontraktstyring

God kontraktstyring er en nøglefaktor i god forretningsdrift. Dette sikrer, at forretningen får overblik og styring af virksomhedens kontrakter. Med kontrol over virksomhedens forpligtelser kan man udover god kontrol påvirke virksomhedens leverandører, kunder og forretningsforbindelser til virksomhedens og dens ejeres bedste.

7 kontraktstyringsudfordringer og hvordan man løser dem

At navigere i landskabet af kontrakter inden for enhver organisation kan være en skræmmende opgave, ofte fyldt med udfordringer, der kræver strategiske løsninger. Her dykker vi ned i syv vigtige forhindringer for kontraktstyring og udforsker effektive måder at overvinde dem på:

1 Få et overblik over omfanget

Få et overblik over virksomhedens aftaler og antallet af kontrakter. Inddel dem i typer/kategorier og vurder om hver aftalekategori har nogle fælles krav til opfølgning Et eksempel kunne være lejeaftaler, hvor lejebeløbet skal opdateres efter kpi den 1. oktober hvert år. Det kan også være nyttigt at angive, om aftalen er kritisk for virksomhedens værdiskabelse med høj prioritet, eller om aftalen har en lav indflydelse på virksomhedens drift. På den måde kan du opsætte metadata relateret til aftalen, der kan generere forskellige fokus og opfølgning.

2 Tydeliggør ansvar og fuldmagter

Det, vi oplever som svigtende, er manglende ejerskab og ansvar for at følge op på aftalen og aftaleporteføljen. Dette kommer i tillæg til, at medarbejdere er gået og startet, uden at ansvaret for tidligere indgåede overenskomster er afklaret. Med ansvar følger også beføjelser og rettigheder, såsom beløbsgrænser, godkendelsesprocesser tilpasset en organisationsstruktur, samt afklaring om opfølgning og opdatering af aftaler og kontrakter.

3 Få kontrakter og aftaler samlet på et fælles sted

Virksomhedens aftaler og kontrakter opbevares ofte forskellige steder. Det første man derfor bør gøre er at igangsætte en proces for at “fange” alle kontrakterne og hvor de er arkiveret eller opbevaret. Det er herefter hensigtsmæssigt at samle og opbevare alle kontrakter på plads, på en sådan måde, at man får et godt overblik over aftaletypen, og at aftalerne nemt kan findes igen.

4 Opret rutiner og dokumenter processen for opfølgning

Skab derefter rutiner og aktiviteter for, hvordan virksomheden vil følge op på forskellige typer aftaler. Nogle aftaler fornyes automatisk, andre opsiges efter kontraktperiodens udløb. Andre kontrakter indeholder muligheder, der skal vurderes og/eller aktiviteter og opgaver, der skal følges op. Manglende opfølgning kan resultere i store omkostninger og tab af forretning for en virksomhed. Det er derfor vigtigt at have et godt system på plads, så den kontraktansvarlige får besked i god tid inden kontrakten fornyes, udløber, prisen skal justeres, at option skal vurderes eller andre kontraktlige forpligtelser skal udøves.

Meddelelsen skal gå til medarbejderen og rollen som kontraktansvarlig, samt dennes overordnede, hvis der mangler opfølgning. Man bør også have systemer, der giver overblik over alle kontraktlige forpligtelser og hvornår de forfalder. På den måde kan du få en effektiv direkte opfølgning, men samtidig være uafhængig af personalet ved sygdom, midlertidigt fravær eller ændringer i organisationen eller personalet.

5 Godt input af kontraktlige forpligtelser giver god omkostningskontrol

Der etableres et godt overblik over de kontraktlige forpligtelser og kontrol over omkostningerne med god input og datafangst. Det er derfor vigtigt at indtaste data, der kan give et overblik over de fremtidige forpligtelser (pr. måned, kvartal eller år) og omkostningstype, så der kan opnås gode forecasts og data til budgettering og regnskab.

6 God planlægning og brug af data

Det er vigtigt, at et overenskomstsystem er nemt at opdatere, når medarbejdere går, starter, holder orlov eller har andre midlertidige fraværsperioder. Systemet bør være sådan, at man tilfredsstiller løbende ændringer i en organisation, uden at der opstår situationer, hvor visse kontrakter falder mellem “to stole”

Et andet element er, at systemet skal give gode muligheder for at få et overblik over, hvor meget man køber fra forskellige kategorier og fra hvilke leverandører. På den måde kan systemet levere data, der kan give nyttige oplysninger i en fremtidig forhandlingssituation, f.eks. ved at udnytte en stordriftsfordel ved samtidig at reducere antallet af leverandører.

7 Digitaliser og automatiser kontraktstyring og opfølgning

En digitalisering af kontraktstyring og opfølgning vil give virksomheden en besparelse i tid, samt omkostningskontrol og bedre varetagelse af virksomhedens interesser. Nøgleord er her effektiv udarbejdelse af nye aftaler, nem adgang til tilhørende information, mulighed for nem deling af indhold som led i færdiggørelse af en kontrakt, mulighed for elektronisk underskrift, god underretning af kritiske kontraktdatoer og ikke mindst mulighed for hurtigt at søge efter og finde kontrakter og aftaler.

Grundlæggende om kontraktstyring, og hvordan det fungerer

Oprettelse af kontrakt

Contract Life Cycle Management starter med kontraktdokumentet. Dette er normalt det første trin i forespørgselsprocessen for Contract Life Cycle Management, hvor en part anmoder om eller indleder kontraktprocessen og derefter bruger disse oplysninger til at forberede eller skrive kontrakten. Dette er normalt det første trin i Contract Life Cycle Management.

Input	Output
Oplysninger om, hvad kontrakten skal indeholde og kritiske datoer såsom kontraktens startdato, slutdato og eventuelle milepæle .	Kontraktanmodningsoplysninger gemmes i CLM-softwaresystemet og er synlige i kontraktstyringsdashboardet for yderligere CLM-stadier. Revisions- og revisionsspor

Kontraktforhandlinger og gennemgang

I kontraktsforfatter- eller utformingsstadiet opprettes eller genereres en kontrakt eller et avtaledokument ved å bruke skape en ny eller gjenbruke en tidligere kontakt Share Control Contract Management som inkluderer metadata, vilkår og betingelser. Det er normalt på dette stadium, at kontraktgodkendere og underskrivere bestemmes, og godkender- og underskriverdetaljer er indskrevet i kontraktdokumentet.

Registreringsdata tilpasset behov:

Eksempel på oplysninger om kontraktpartner.

Relateret aftale og dokumenter:

Eksempler på dokumenter kan være kontrakter eller aftaledokumenter, plantegninger, e-mailudveksling med udlejer, andre dokumenter og beregninger normalt i Microsoft Word eller Adobe PDF-format gemt i dokumenthåndteringsløsningen.

Kontraktgodkendelse og underskrift

Aftaledokument udarbejdet i det foregående trin sendes til interne eller eksterne godkendere, og så snart de godkender dokumentet for at fortsætte videre, flyttes kontraktdokumentet til næste trin i CLM-livscyklussen.

Kontraktdokumentet sendes derefter til kontraktgodkendelser og til udpegede interessenter til gennemsyn og kommentar.

Aftaledokument, der er godkendt, sendes til de respektive parter til underskrift.

Eksempel på kontraktdokument, der skal sendes til underskrift ved hjælp af Adobe Sign eller DocuSign:

Innhenting af kontrakt

Når kontraktdokumentet er underskrevet, gemmes det permanent i kontraktsystemet, hvor det er nemt at hente. Både kontraktlige metadata og dokumenter indekseres og gemmes til fremtidig reference. Dette trin sikrer fuld kontrol over alle kritiske forretningsdokumenter gennem pålidelig registreringslagring med sikkerhedskopier og politikker til håndhævelse af opbevaring, der giver tillid til, at dine kritiske optegnelser er sikre og i overensstemmelse med GDPR og kontraktstyringssystemleverandørens databehandlingsaftaler.

Søg og find kontrakter

Dette trin gør det muligt for forretningsbrugere hurtigt at søge, anvende filtre og hente relevante dokumenter fra et kontraktsystem.

Kontraktstyringsproces og rapportering

Hvert trin fanger brugeraktivitetslogfiler, og kontraktens metadata og dokumenter er korrekt indekseret for nem genfinding. Dette trin sikrer, at forretningsbrugere hurtigt og effektivt kan hente og mine kontraktdata og producere dybdegående rapporter.

Rapporter

Tilpassede rapporter bør anvendes løbende og kan være en god hjælp til at holde styr på virksomhedens kontraktlige forpligtelser. Ad hoc rapporter er også nyttige, hvor du kan foretage specifikke søgninger på kontrakter eller kontrakttyper og kunne bore ned til den konkrete kontrakt med tilhørende dokumentation.

Kontraktgennemgang og revision

Når kontrakten når sin slutdato, skal den fornys for at forblive i aktiv status. Hvis kontrakten ikke fornyes i tide, kan det medføre økonomisk risiko for de parter, der er involveret i kontrakten.

Varsling om fornyelser eller andre aktiviteter

Kontraktansvarlig skal kunne underrettes om eventuelle fornyelser eller aktiviteter, som kontrakten har beskrevet. Varsling kan enten sendes som en mail og/eller en opgave, som kontrakt- og aktivitetsansvarlig skal svare på og godkende, når aktiviteten er gennemført.

Fornyelse af en kontrakt eller opsigelse

Kontrakter er grundlæggende individuelle. Nogle fornyer automatisk, andre kræver en fornyelse og atter andre har indbyggede muligheder, som skal have besked om de skal bruges eller ej. Det er derfor vigtigt, at den kontraktansvarlige fastsætter opsigelsesfrister, så man har mulighed for eventuelt at genforhandle aftalen eller afsætte tilstrækkelig tid til at overveje en opsigelse eller forlængelse af kontrakten.

Eksempel på registreringsdata:

Aktiviteter, der sikrer god kontraktstyring

En aftale eller kontrakt mellem to eller flere parter er ofte for at sikre en erhvervelse eller service. God kontraktopfølgning er nødvendig for at sikre, at aftalen overholdes i henhold til det, der skal leveres, og at forretningen når de opstillede mål. God kontraktopfølgning bidrager også til et godt samarbejde med aftaleparterne og afværger mulige konflikter som følge af misforståelser.

Aktiviteter, der sikrer god kontraktstyring, kan opdeles i 3 dele:

1 Implementer aftalen i virksomheden

Medarbejdere, der er berørt af overenskomsten, bør have tilstrækkelig information om den indgåede aftale Ansvaret for opfølgning bør være klart for de berørte i virksomheden, herunder brugere af aftalen.

Anbefalede aktiviteter for at sikre god intern implementering:

• Opstartsmøde med leverandør
• Offentliggørelse af aftalen
• Giv medarbejderne adgang til oplysninger

2 Brug af aftalen

Særligt ved rammeaftaler eller større indkøbsaftaler er det vigtigt med gode rutiner for brug og opfølgning på aftalen. Det kan være vigtigt at sørge for gode bestillingsrutiner og feedback, hvis der skulle opstå afvigelser.

3 Forvalte aftalen

Administration af aftalen indebærer god opfølgning og interaktion med hovedleverandøren tilpasset aftalens indhold og omfang. En regelmæssig gennemgang og vurdering af leverancen i forhold til behovet anbefales. Med et godt kontraktsystem kan du forenkle arbejdet med at følge op på kontrakterne og sikre virksomhedens forretningsinteresser.

About The Author