Vidste du, at 9,2 % af den årlige omsætning i gennemsnit går tabt på grund af dårlig kontraktstyring?1 God kontrol og styring er derfor afgørende for at sikre en effektiv og sikker kontraktstyring. Samtidig viser rapporter fra Journal of Contract Management, at 71% af organisationerne ikke vinder en ud af ni kontrakter som følge af dårlig kontraktstyring.2. I denne artikel kan du læse om fordelene ved kontraktstyring i Microsoft 365 for organisationer.
Fordele ved Microsoft 365 til kontraktstyring
I nutidens dynamiske forretningsmiljø er effektiv kontraktstyring afgørende for at sikre, at aftaler overholdes og risici minimeres. Ved at implementere kontraktstyring på Microsoft 365 kan organisationer drage fordel af en række avancerede funktioner og integrationer, der forbedrer både sikkerheden og effektiviteten i kontraktstyringen.
Med mulighed for problemfri integration til en række værktøjer giver dette ikke kun bedre funktionalitet, du får også en intuitiv brugeroplevelse i håndteringen af dine kontrakter. Medarbejdere kan arbejde i vante miljøer, hvilket reducerer behovet for uddannelse og øger produktiviteten. Generelt giver Microsoft 365 en omfattende og sikker kontraktstyringsplatform, der kan hjælpe organisationer med at opnå bedre kontrol, synlighed og effektivitet i deres kontraktstyring.
Data opbevaring
Datalagring i ShareControl Contract er designet til at være både sikker og brugervenlig ved at udnytte kraften i Microsoft 365 og SharePoint. Alle kontraktdata gemmes centralt i SharePoint, som giver en struktureret og let tilgængelig database til alle dine aftaler. Dette centraliserede lagersystem sikrer, at alle dokumenter er organiseret på en logisk måde, hvilket fører til forbedret søgbarhed og reducerer tid brugt på at lokalisere specifikke kontrakter.
Virksomheder med 1.000 ansatte bruger omkring 2,5-3,5 millioner dollars på at søge efter eller genskabe tabte dokumenter.
Procurement Tactics “Contract Management Statistics 2024 – 55 Key Figures”
Sikkerhed fra Microsoft
Ved at anvende Microsoft 365 til digital kontraktstyring kan organisationer opnå en række fordele, der kan forbedre effektiviteten og sikkerheden for enhver virksomhed. Platformen tilbyder avancerede sikkerhedsfunktioner såsom to-faktor autentificering, datakryptering og regelmæssige sikkerhedsopdateringer, der beskytter følsomme kontraktdata mod uautoriseret adgang og potentielle cybertrusler. Microsoft 365 er også designet til at overholde globale privatlivs- og sikkerhedsstandarder, herunder GDPR, hvilket sikrer, at din organisations datahåndtering er juridisk sikker.
Sikkerhed er en grundstenen i Microsoft 365, og det gælder især for kontraktstyring. Med ShareControl Contract integreret i Microsoft 365 kan du være sikker på, at dine kontrakter ikke forsvinder. Platformen tilbyder omfattende databeskyttelsesmekanismer såsom regelmæssig backup og datakryptering. Disse funktioner sikrer, at kontrakterne altid er tilgængelige og beskyttede, uanset om det skyldes tekniske fejl eller cybertrusler.
Sikkerhed fra Microsoft
Sikkerhed er en kritisk faktor i kontraktstyring, fordi kontrakter ofte indeholder følsomme og fortrolige oplysninger, der kan have betydelige økonomiske og juridiske konsekvenser, hvis de kompromitteres. Uautoriseret adgang til kontrakter kan føre til datalæk, økonomiske tab og skade på virksomhedens omdømme.
Ydermere kan manglende overholdelse af privatlivs- og sikkerhedsstandarder, såsom GDPR, resultere i alvorlige bøder og juridiske sanktioner. At sikre, at kontraktdata er beskyttet mod cyberangreb og uautoriseret adgang, er derfor afgørende for at opretholde integriteten og pålideligheden af forretningsaftaler.
Download guide til kontraktstyring
Få indblik i alle de funktioner og processer, der kan hjælpe dig med håndteringen af kontrakter. Vi har lavet en guide til, hvordan du kan drage fordel af et dedikeret kontraktstyringssystem.
Få guiden i din indbakke
Integrationsmuligheder i Microsoft 365
Integrationen med andre Microsoft-værktøjer er en anden væsentlig fordel ved Microsoft 365-miljøet. Platformen omfatter applikationer som SharePoint, Power Automate, Power BI og Excel, som alle kan integreres problemfrit med kontraktstyringssystemet. Dette gør det muligt at automatisere arbejdsgange, opsætte alarmer og oprette detaljerede rapporter uden behov for manuel indgriben. For eksempel kan du nemt oprette automatiserede alarmer for vigtige kontraktfrister ved hjælp af Power Automate, eller generere skræddersyede rapporter og visualiseringer i Power BI for at få bedre indsigt i din kontraktportefølje.
Den sømløse integration med disse værktøjer giver ikke kun bedre funktionalitet, men også en mere intuitiv brugeroplevelse. Medarbejdere kan arbejde i vante miljøer, hvilket reducerer behovet for uddannelse og øger produktiviteten. Generelt giver Microsoft 365 en omfattende og sikker kontraktstyringsplatform, der kan hjælpe organisationer med at opnå bedre kontrol, synlighed og effektivitet i deres kontraktstyring.
Læs også: Hvordan får du gavn af digital kontraktstyring?
Effektiv organisation og adgang til kontrakter
Effektiv organisation og nem adgang til kontrakter er afgørende for at sikre, at virksomheden kan håndtere sine aftaler på en struktureret og proaktiv måde. Ved at bruge ShareControl Contract til kontraktstyring i Microsoft 365 kan organisationer drage fordel af en række funktioner, der forbedrer både organisationen og tilgængeligheden af kontraktdata.
Opret automatiske meddelelser
Med automatiserede notifikationer kan du altid være forberedt på vigtige deadlines og milepæle i dine kontrakter. Ved hjælp af Power Automate kan du opsætte advarsler, der sender e-mails eller beskeder, når kontrakter nærmer sig fornyelsesdatoer, betalingsfrister eller andre kritiske tidspunkter. Dette mindsker risikoen for at overse vigtige deadlines og sikrer, at nødvendige foranstaltninger træffes i tide.
Skræddersyede rapporter
En anden nøglefunktion i ShareControl-kontrakten er muligheden for at oprette tilpassede rapporter ved hjælp af Power BI. Denne integration giver brugerne adgang til ikke kun standardrapporter, men også muligheden for at tilpasse og visualisere kontraktdata efter specifikke behov.
Med skræddersyede rapporter kan du nemt analysere data på tværs af forskellige dimensioner, identificere trends og mønstre og få dybere indsigt i din kontraktportefølje. Et eksempel på rapportering og indsigt er “hvad er de samlede omkostninger og forpligtelser for dine kontrakter?“. Dette gør det muligt at træffe informerede beslutninger baseret på præcise og opdaterede data, hvilket styrker den strategiske ledelse af virksomheden.
ShareControl Contract for Microsoft 365
ShareControl Contract er en softwareløsning til administration af kontrakter, designet til at give virksomheder fuld kontrol og overblik over deres aftaler. Applikationen er bygget på Microsoft 365 og integreret med SharePoint. Dette giver brugere af ShareControl Contract en brugervenlig platform til effektiv opbevaring, administration og signering af kontraktdata. Med sin robuste sikkerhedsramme baseret på Microsoft 365 beskytter løsningen følsomme oplysninger mod uautoriseret adgang og sikrer, at alle data håndteres i overensstemmelse med GDPR og andre love om beskyttelse af personlige oplysninger.
Brug af Microsoft 365 til kontraktstyring giver virksomheder mulighed for at oprette og administrere et centralt kontraktbibliotek. Det gør det nemt at organisere kontrakterne på en struktureret måde, hvilket forbedrer søgbarheden og tilgængeligheden. Integrationen med Microsoft Power Automate gør det også muligt at opsætte automatiske notifikationer for vigtige deadlines, såsom fornyelser og betalingsdatoer, så ingen kritiske deadlines overses.
Løsningen giver brugerne mulighed for at skabe tilpassede rapporter og visualiseringer med Power BI, som giver dybere indsigt i kontraktporteføljen og hjælper med strategiske beslutninger. Sådan sikrer og forbedrer du den økonomiske rapportering ved at sikre et præcist overblik over pengestrømme, omkostningsprognoser, risiko og compliance.
Med sin robuste sikkerhedsramme baseret på Microsoft 365 beskytter ShareControl-kontrakten følsomme oplysninger mod uautoriseret adgang og sikrer, at alle data håndteres i overensstemmelse med GDPR og andre love om beskyttelse af personlige oplysninger.
World Commerce & Contracting. “Dårlig kontraktstyring fortsætter med at koste virksomheder 9 % af deres bundlinje” . ↩︎Iværksætter, 2008. “Ved du, hvor dine kontrakter er?”. ↩︎
