Visste du at i gjennomsnitt blir 9,2% av årlige inntekter tapt på grunn av feilstyring i kontrakter?1 God kontroll og styring er derfor essensielt for å sikre en effektiv og sikker kontraktshåndtering. Rapporter fra Journal of Contract Management viser samtidig at 71% av virksomheter ikke finner hver niende kontrakt som et resultat av dårlig kontraktshåndtering2. I denne artikkelen kan du lese hvilke fordeler kontraktshåndtering i Microsoft 365 har for virksomheter.
Fordeler med Microsoft 365 for kontraktshåndteringen
I dagens dynamiske forretningsmiljø er effektiv kontraktshåndtering avgjørende for å sikre at avtaler blir oppfylt og risikoer blir minimert. Ved å implementere kontraktshåndtering på Microsoft 365 kan organisasjoner dra nytte av en rekke avanserte funksjoner og integrasjoner som forbedrer både sikkerheten og effektiviteten i administrasjonen av kontrakter.
Med mulighet for sømløs integrasjon til en rekke verktøy gir ikke dette bare bedre funksjonalitet, du får også en intuitiv brukeropplevelse i håndteringen av kontraktene dine. Ansatte kan arbeide i velkjente miljøer, noe som reduserer behovet for opplæring og øker produktiviteten. Samlet sett gir Microsoft 365 en omfattende og sikker plattform for kontraktshåndtering som kan hjelpe organisasjoner med å oppnå bedre kontroll, oversikt og effektivitet i sin kontraktsadministrasjon.
Datalagring
Datalagring i ShareControl Contract er designet for å være både sikker og brukervennlig ved å utnytte kraften i Microsoft 365 og SharePoint. All kontraktsdata lagres sentralt i SharePoint noe som gir en strukturert og lett tilgjengelig database for alle dine avtaler. Dette sentraliserte lagringssystemet sørger for at alle dokumenter er organisert på en logisk måte, og fører til forebedret søkbarhet og reduserer tiden brukt på å finne spesifikke kontrakter.
Bedrifter med 1 000 ansatte bruker rundt 2,5-3,5 millioner dollar på å søke etter eller gjenskape tapte dokumenter.
Procurement Tactics «Contract Management Statistics 2024 – 55 Key Figures»
Sikkerhet fra Microsoft
Ved å ta i bruk Microsoft 365 for digital kontraktshåndtering, kan organisasjoner få en rekke fordeler som kan forbedre effektiviteten og sikkerheten i enhver virksomhet. Plattformen tilbyr avanserte sikkerhetsfunksjoner som tofaktorautentisering, datakryptering og regelmessige sikkerhetsoppdateringer som beskytter sensitive kontraktsdata mot uautorisert tilgang og potensielle cybertrusler. Microsoft 365 er i tillegg designet for å være i samsvar med globale personvern- og sikkerhetsstandarder, inkludert GDPR, som sikrer at din organisasjons datahåndtering er juridisk trygg.
Sikkerhet er en grunnstein i Microsoft 365, og dette gjelder spesielt for kontrakthåndtering. Med ShareControl Contract integrert i Microsoft 365, kan du være trygg på at dine kontrakter ikke vil forsvinne. Plattformen tilbyr omfattende databeskyttelsesmekanismer som regelmessig sikkerhetskopiering og datakryptering. Disse funksjonene sikrer at kontraktene alltid er tilgjengelige og beskyttet, enten det skyldes tekniske feil eller cybertrusler.
Sikkerhet fra Microsoft
Sikkerhet er en kritisk faktor i kontraktshåndtering fordi kontrakter ofte inneholder sensitiv og konfidensiell informasjon som kan ha betydelige økonomiske og juridiske konsekvenser dersom de blir kompromittert. Uautorisert tilgang til kontrakter kan føre til datalekkasjer, økonomiske tap og skade på selskapets omdømme.
Videre kan manglende overholdelse av personvern- og sikkerhetsstandarder, som GDPR, resultere i strenge bøter og juridiske sanksjoner. Å sikre at kontraktsdata er beskyttet mot cyberangrep og uautorisert tilgang er derfor essensielt for å opprettholde integriteten og påliteligheten til virksomhetens avtaler.
Last ned guide for kontraktshåndtering
Få innblikk i alle funksjonene og prosessene som kan hjelpe deg med håndteringen av kontrakter. Vi har laget en guide for hvordan du kan dra nytte av et dedikert kontraktshåndteringssystem.
Få veiledningen i innboksen din
Integrasjonsmuligheter i Microsoft 365
Integrasjonen med andre Microsoft-verktøy er en annen betydelig fordel av Microsoft 365-miljøet. Plattformen inkluderer applikasjoner som SharePoint, Power Automate, Power BI og Excel, som alle kan integreres sømløst med kontraktshåndteringssystemet. Dette gjør det mulig å automatisere arbeidsflyter, sette opp varslinger og lage detaljerte rapporter uten behov for manuell intervensjon. For eksempel kan du enkelt opprette automatiserte varsler for viktige kontraktsfrister ved hjelp av Power Automate, eller generere skreddersydde rapporter og visualiseringer i Power BI for å få bedre innsikt i kontraktsporteføljen din.
Den sømløse integrasjonen med disse verktøyene gir ikke bare bedre funksjonalitet, men også en mer intuitiv brukeropplevelse. Ansatte kan arbeide i velkjente miljøer, noe som reduserer behovet for opplæring og øker produktiviteten. Samlet sett gir Microsoft 365 en omfattende og sikker plattform for kontraktshåndtering som kan hjelpe organisasjoner med å oppnå bedre kontroll, oversikt og effektivitet i sin kontraktsadministrasjon.
Les også: Hvordan dra nytte av digital avtalehåndtering?
Effektiv organisering og tilgang til kontrakter
Effektiv organisering og enkel tilgang til kontrakter er avgjørende for å sikre at virksomheten kan håndtere sine avtaler på en strukturert og proaktiv måte. Ved å bruke ShareControl Contract for kontraktshåndtering i Microsoft 365, kan organisasjoner dra nytte av en rekke funksjoner som forbedrer både organiseringen og tilgjengeligheten av kontraktsdata.
Opprett automatiserte varslinger
Med automatiserte varslinger kan du alltid være forberedt på viktige frister og milepæler i kontraktene dine. Ved hjelp av Power Automate kan du sette opp varslinger som sender e-post eller meldinger når kontrakter nærmer seg fornyelsesdatoer, betalingsfrister eller andre kritiske tidspunkter. Dette reduserer risikoen for å miste viktige tidsfrister og sikrer at nødvendige tiltak blir tatt i tide.
Skreddersydde rapporter
En annen nøkkelfunksjon i ShareControl Contract er muligheten til å lage skreddersydde rapporter ved hjelp av Power BI. Denne integrasjonen gir brukerne tilgang til ikke bare standardrapporter, men også muligheten til å tilpasse og visualisere kontraktsdata etter spesifikke behov.
Med skreddersydde rapporter kan du enkelt analysere data på tvers av ulike dimensjoner, identifisere trender og mønstre, og få dypere innsikt i kontraktsporteføljen din. Et eksempel på rapportering og innsikt er «hva er de totale kostnadene og forpliktelsene til kontraktene dine?«. Dette gjør det mulig å ta informerte beslutninger basert på nøyaktige og oppdaterte data, noe som styrker den strategiske styringen av virksomheten.
ShareControl Contract for Microsoft 365
ShareControl Contract er en programvareløsning for administrasjon av kontrakter, designet for å gi virksomheter full kontroll og oversikt over sine avtaler. Applikasjonen er bygget på Microsoft 365 og integrert med SharePoint. Dette gir brukere av ShareControl Contract en brukervennlig plattform for effektiv lagring, administrasjon og signering av kontraktsdata. Med sitt robuste sikkerhetsrammeverk basert på Microsoft 365, beskytter løsningen sensitiv informasjon mot uautorisert tilgang og sikrer at alle data håndteres i samsvar med GDPR og andre personvernlover.
Ved å bruke Microsoft 365 for kontraktshåndtering får virksomheter muligheten til å opprette og administrere et sentralt kontraktsbibliotek. Dette gjør det enkelt å organisere kontraktene på en strukturert måte, noe som forbedrer søkbarhet og tilgjengelighet. Integrasjonen med Microsoft Power Automate gjør det samtidig mulig å sette opp automatiske varslinger for viktige frister, som fornyelser og betalingsdatoer, slik at ingen kritiske tidsfrister blir oversett.
Løsningen lar brukerne lage skreddersydde rapporter og visualiseringer med Power BI, som gir dypere innsikt i kontraktsporteføljen og hjelper til med strategiske beslutninger. Slik sikrer og forbedrer du økonomisk rapportering ved å sikre nøyaktig oversikt over kontantstrømmer, kostnadsprognoser, risiko og samsvar.
Med sitt robuste sikkerhetsrammeverk basert på Microsoft 365, beskytter ShareControl Contract sensitiv informasjon mot uautorisert tilgang og sikrer at alle data håndteres i samsvar med GDPR og andre personvernlover.
- World Commerce & Contracting. «Poor Contract Management Continues To Costs Companies 9% Of Their Bottom Line». ↩︎
- Entrepreneur, 2008. «Do You Know Where Your Contracts Are?». ↩︎
