I et stadig mer dynamisk og konkurransepreget forretningsmiljø er effektiv kontraktshåndtering avgjørende for suksess og bærekraft i virksomheter. Kontrakter utgjør ryggraden i forretningsrelasjoner, regulerer rettigheter og forpliktelser, og sikrer overholdelse av juridiske og regulatoriske krav. I 2024 vil viktigheten av kontraktshåndtering fortsette å øke, drevet av flere sentrale faktorer.
Organisasjoner kan spare 2 % av årlige kostnader på grunn av kontraktsstyring.
Hvorfor er effektiv kontraktshåndtering viktig i 2024?
Effektiv kontraktshåndtering blir stadig mer viktig fordi kompleksiteten i forretningsavtaler øker. Med globale markeder, komplekse forsyningskjeder og flere interessenter, blir kontrakter mer omfattende og detaljerte. Dette krever systematisk administrasjon for å unngå feil, misforståelser og juridiske konflikter. Effektiv kontraktshåndtering sikrer at alle parter har klarhet i sine rettigheter og plikter, noe som minimerer risikoen for tvister.
For det andre gir teknologiske fremskritt nye muligheter og utfordringer innen kontrakthåndtering. Verktøy som ShareControl Contract, bygget på Microsoft 365 og SharePoint, muliggjør automatisering og forbedring av mange aspekter av kontrakthåndteringen. Dette inkluderer alt fra oppbevaring og organisering av kontrakter til automatiserte varsler og analyser med Power BI. Slike teknologier forbedrer ikke bare effektiviteten, men sikrer også at virksomheter overholder gjeldende regelverk og beste praksis.
Hva er kontraktsstyring?
Kontraktadministrasjon eller oppfølging av kontrakter inngått med kunder, leverandører, partnere eller ansatte. Innen kontraktsstyring er prosessen med å administrere kontraktskaping, utførelse og analyse for å maksimere operasjonell og økonomisk ytelse i en organisasjon, alt samtidig som finansiell risiko reduseres.
Utfordringer med kontraktshåndtering
Kontraktshåndtering er en kompleks prosess som kan by på flere utfordringer, og disse utfordringene kan påvirke virksomheters effektivitet og suksess.
Manglende oversikt over kontrakter
En av de største utfordringene med kontraktshåndtering er mangelen på oversikt og organisering av kontrakter. Når kontrakter lagres på forskjellige steder og i ulike formater, blir det vanskelig å finne nødvendig informasjon raskt. Dette kan føre til tapte avtaler og misforståelser. Med ShareControl Contract kan du systematisk oppbevare og administrere alle kontrakter på ett sted, og sikre enkel tilgang og oversikt for alle relevante parter i Microsoft 365.
Viktige kontraktsfrister
Å holde oversikt over alle kontrakter, viktige frister og forpliktelser kan være utfordrende, spesielt når et selskap håndterer mange kontrakter samtidig. Glemte frister kan resultere i økonomiske tap og juridiske problemer. For å forhindre at kontrakter blir glemt, har Share Controls kontraktsløsning integrerte varsler og påminnelser med Power Automate. Sett opp varsler via e-post eller andre meldingssystemer, slik at du alltid er oppdatert på kommende frister og forpliktelser.
Les også: Hva er de totale kostnadene og forpliktelsene til kontraktene dine?
I ShareControl Contract, sendes første varsel til personen som er ansvarlig for kontrakten. Skulle varselet ikke bli fulgt opp, sendes et nytt varsel til neste person på listen. På denne måten sørger du for å aldri miste kontraktsfornyelser, selv med ansatte som har sluttet.
Manglende samsvar med regelverk
Samsvar med juridiske og regulatoriske krav er kritisk i håndteringen av kontrakter. Manglende samsvar kan føre til juridiske sanksjoner og skade selskapets omdømme. I Norge og EU har vi de siste årene sett flere lovkrav som stiller høyere krav til kontroll over datalagring fra leverandører, slik som åpenhetsloven og GDPR. Et kontraktshåndteringssystem kan derfor være med å forebygge brudd ved å hele tiden beholde kontrollen på inngåtte kontrakter og gjeldende retningslinjer.
På jakt etter løsninger for åpenhetsloven? Share Control har utviklet ShareControl Transparency, som hjelper deg å samle all data relatert til åpenhetsloven fra dine leverandører på ett sted.
Beste praksis for kontraktshåndtering i 2024
Effektiv og sikker håndtering av kontrakter er avgjørende for enhver virksomhet. Her er noen beste praksiser og tips for å sikre at din kontraktshåndtering er optimalisert for suksess i 2024.
Rapportering i kontraktshåndteringen
Nøyaktig og rettidig rapportering er essensielt for å holde oversikt over kontraktene og sikre at alle forpliktelser blir oppfylt. Her er noen tips for å forbedre rapporteringen:
Sentralisert håndtering
Bruk et sentralt system som ShareControl Contract for å lagre og administrere alle kontrakter på ett sted. Dette gir en klar oversikt over alle aktive og utløpte kontrakter, noe som forenkler rapporteringen.
Skreddersydde rapporter
Benytt verktøy som Microsoft Power BI for å lage tilpassede rapporter som gir innsikt i kontraktsdata. Dette kan inkludere økonomisk ytelse, nøkkelfrister og kontraktsfornyelser.
Automatiserte rapporter
Sett opp automatiske rapporteringsfunksjoner som genererer og distribuerer rapporter regelmessig til relevante interessenter. Dette sikrer at alle har tilgang til oppdatert informasjon uten manuell innsats.
Økonomisk rapportering
Økonomisk rapportering er en kritisk komponent i kontrakthåndteringen og gir virksomheter innsikt i deres økonomiske status og fremtidige forpliktelser. For å forbedre denne prosessen med ShareControl Contract, kan Excel VBA integreres, noe som gir mer nøyaktige og detaljerte økonomiske prognoser. Ved å kombinere Excel VBA med ShareControl Contract kan virksomheter dra nytte av begge systemenes styrker.
Slik fungerer det:
- Automatisering av dataimport: Ved hjelp av Excel VBA kan data fra ShareControl Contract importeres automatisk til Excel. Dette eliminerer behovet for manuell dataregistrering og minimerer risikoen for feil.
- Tilpassede rapporter: Lag skreddersydde rapporter og dashboards som viser nøkkelinformasjon om kontraktene. Dette inkluderer finansiell ytelse, kostnadsprognoser, inntektsstrømmer og risikovurderinger.
- Avanserte økonomiske prognoser: Med VBA kan brukere lage avanserte prognosemodeller som analyserer historiske data og estimerer fremtidige økonomiske forpliktelser og inntekter. Dette gir en bedre forståelse av økonomiske trender og hjelper ledelsen med å ta informerte beslutninger.
- Risikostyring: Integrasjonen gjør det mulig å identifisere og overvåke risikofaktorer knyttet til kontraktene. Excel VBA kan brukes til å sette opp varsler og flagge kontrakter som har høy risiko, basert på definerte parametere som forsinkelser i betalinger eller nært forestående utløpsdatoer.
Automatisering av prosesser
Automatisering er nøkkelen for virksomheter som ønsker å optimalisere sin kontraktshåndtering i 2024. Dette kan redusere arbeidsbelastningen, minimere feil og sikre at ingen kritiske oppgaver blir oversett. Her er noen måter å automatisere prosesser i kontraktshåndtering på:
- Automatiske varsler og påminnelser: Bruk funksjoner som Power Automate til å sette opp varsler for viktige frister og fornyelser. Dette sikrer at alle forpliktelser blir fulgt opp i tide.
- Elektronisk signatur: Implementer elektroniske signaturer for rask og sikker signering av kontrakter. Dette reduserer tiden det tar å inngå avtaler og sikrer dokumentenes integritet. I ShareControl Contract kan du velge mellom integrasjon til Adobe Sign eller DocuSign.
- Workflow-automatisering: Ved å bruke ShareControl Contract til å automatisere kontraktshåndteringen, er første steg å automatisere godkjenningsprosesser og dokumentflyt. Dette sikrer at kontrakter går gjennom alle nødvendige trinn uten unødvendige forsinkelser.
Sikkerhet og personvern
I en tid der dataangrep og sikkerhetsbrudd blir stadig mer sofistikerte, er det avgjørende at virksomheter tar sikkerhet og personvern på alvor når det kommer til kontraktshåndtering. Sikring av sensitive data er ikke bare en juridisk forpliktelse, men også en forretningskritisk oppgave som kan beskytte virksomhetens omdømme og økonomiske stabilitet. Les mer om hvordan du kan sikre sensitive data ved å digitalisere kontraktshåndteringen her.
Sterke sikkerhetsprotokoller bør implementeres for å beskytte kontraktsdata. Dette innebærer bruk av kryptering for å sikre at data forblir utilgjengelig for uautoriserte parter, både under overføring og lagring. I ShareControl Contract sikres dette med teknologi fra Microsoft. Tilgangskontroller er også essensielle; kun autoriserte brukere bør ha tilgang til sensitive kontraktsopplysninger. Regelmessige sikkerhetsoppdateringer og revisjoner bør utføres for å sikre at systemene alltid er beskyttet mot de nyeste truslene.
Videre bør alle ansatte få opplæring i beste praksis for datasikkerhet. Bevissthet rundt phishing-angrep, sikker bruk av passord og korrekt håndtering av sensitive opplysninger er avgjørende for å opprettholde et høyt sikkerhetsnivå.
ShareControl Contract
ShareControl Contract er en avansert kontrakthåndteringsløsning designet for å effektivisere og sikre administrasjon av kontrakter. Bygget på Microsoft 365 og SharePoint, utnytter ShareControl Contract de kraftige funksjonene i disse plattformene for å tilby en integrert løsning som gjør det enkelt å oppbevare, administrere og følge opp kontrakter.
Les også: Hvordan dra nytte av digital avtalehåndtering?
Ved implementering av ShareControl Contract får du tilgang til en rekke funksjoner og fordeler som forbedrer og sikrer en effektiv kontraktshåndtering:
Sentralisert bibliotek
Alle kontrakter lagres på samme plattform, noe som gir enkel tilgang og bedre oversikt. Dette gjør det enklere å finne og administrere kontrakter uten å måtte lete gjennom forskjellige lagringsplasser.
Brukervennlig grensesnitt
Systemet er brukervennlig og intuitivt, noe som gjør det enkelt for ansatte å lære og bruke det. Dette reduserer opplæringskostnader og øker produktiviteten.
Sikkerhet og samsvar
Bygget på Microsofts sikre plattform, tilbyr ShareControl Contract robuste sikkerhetsfunksjoner som kryptering, tilgangskontroller og samsvar med GDPR og andre relevante regelverk. Dette beskytter sensitive data og sikrer at virksomheten overholder juridiske krav.
Integrasjon med Microsoft-verktøy
ShareControl Contract integreres sømløst med andre Microsoft 365-verktøy som Power BI og Excel. Dette gjør det mulig å lage skreddersydde rapporter, analysere kontraktsdata og få dypere innsikt i økonomiske forpliktelser og trender.
Automatiserte varsler og påminnelser
ShareControl Contract kan settes opp med automatiske varsler og påminnelser for viktige datoer som fornyelser og utløpsdatoer. Dette sikrer at du aldri går glipp av en kritisk frist, noe som kan spare deg for betydelige kostnader og juridiske problemer.
Økt samarbeid
Integrasjonen med Microsoft Teams og andre samarbeidsverktøy gjør det enkelt for teammedlemmer å jobbe sammen på kontrakter i sanntid. Dette forbedrer kommunikasjonen og sikrer at alle relevante parter er informert og involvert i kontraktsprosessen.
Last ned vår guide for kontraktshåndtering
Få innblikk i alle funksjonene som hjelper deg med profesjonell kontraktstyring.
Få veiledningen i innboksen din
Sikker og effektiv kontraktshåndtering i Microsoft 365
Bruken av Microsoft 365 og SharePoint gir en robust plattform for sikker og effektiv kontraktshåndtering. Disse løsningene tilbyr innebygde sikkerhetsfunksjoner som overholder strenge samsvars- og personvernkrav, inkludert GDPR. Dette betyr at virksomheter kan være sikre på at deres data håndteres i tråd med de nyeste sikkerhetsstandardene og juridiske forskriftene.
Finn ut mer om kontraktshåndtering i Microsoft 365
