Hvordan dra nytte av digital avtalehåndtering?

I en verden drevet av teknologisk innovasjon, står bedrifter overfor stadig økende krav om effektivitet, produktivitet og kostnadsbesparelser. Én nøkkel til å oppfylle disse kravene ligger i digital avtalehåndtering. Med teknologiens fremgang har overgangen fra tradisjonelle, papirbaserte avtaler til digitale avtaler blitt en avgjørende strategi for å forbedre arbeidsflyten, redusere risiko og øke konkurranseevnen.

Enten du jobber i en etablert bedrift som ønsker å modernisere sine avtaleprosesser eller en nystartet bedrift som søker å etablere effektive rutiner fra starten av, vil denne artikkelen gi deg et verdifullt innblikk i hvordan du kan dra nytte av digital avtalehåndtering for å fremme suksess og vekst i den digitale tidsalderen.

Hvem kan dra nytte av digital avtalehåndtering?

Et digitalt avtalesystem kan være svært nyttig for en rekke stillingstyper og roller innen ulike organisasjoner. Advokater, bedriftsledere og administrasjonen arbeider med store mengder kontrakter både mot kunder, men også med interne dokumenter. Dette kan være kontrakter innenfor feltene: forretningskontakter, arbeidskontrakter, leiekontrakter, kjøps- og salgskontrakter, lisensavtaler osv.

Stadig flere selskaper krever samtidig god dokumentsikkerhet, og i samsvar med dette implementerer de digitale avtalesystemer som samsvarer med sikkerhetsstandarder som GDPR, Sikkerhetsloven, og lignende reguleringer. Videre kan du lese om hvilke fordeler et digitalt avtalehåndteringssystem løser for ulike roller i virksomheten.

Les også: 4 grunner til å digitalisere kontraktshåndteringen

Avtalehåndtering for sensitiv informasjon

Advokater, bedriftsledere og administrasjonen arbeider med store mengder kontrakter både mot kunder, men også interne dokumenter. Dette kan være kontrakter innenfor feltene: forretningskontakter, arbeidskontrakter, leiekontrakter, kjøps- og salgskontrakter, lisensavtaler osv.

Ettersom avtalene ofte inneholder sensitiv informasjon som krever høy grad av sikkerhet og etterlevelse av juridiske retningslinjer og forskrifter, vil et digital avtalesystem inneholde flere nyttige sikkerhetsfunksjoner. Dette er ofte sikkerhetsfunksjoner som kryptering, tilgangskontroll og autentisering for å sikre at konfidensialitet og etterlevelse opprettholdes.

Sikkerhetsfunksjoner i ShareControl Contract

ShareControl Contract er bygget på Microsoft 365 som sikrer brukerne en sikker dokumenthåndtering. Dette inkluderer kraftige verktøy for kryptering, tilgangskontroll og autentisering, som gir en robust plattform for sikker avtalehåndtering. På denne måten eliminerer du risikoen for at uvelkomne får tilgang til virksomhetens kontrakter og sensitiv informasjon.

Les også: Kontraktshåndtering i Microsoft 365

Effektiv kontraktshåndtering med digital avtalehåndtering

Tradisjonell avtalehåndtering krever ofte manuell behandling av dokumenter, inkludert opprettelse, signering, distribusjon og arkivering. Denne prosessen kan være både tidkrevende og ineffektiv, og har i mange tilfeller ført til at virksomheter mistet oversikten over kontraktene sine. Dette kan igjen føre til unødvendige forsinkelser og frustrasjon når det kommer til å finne viktige detaljer knyttet til kontraktene. I verste fall kan det føre til at viktige avtaler blir oversett eller ignorert.

Et kontraktshåndteringssystem løser effektivt utfordringene knyttet til tradisjonell avtalehåndtering ved å tilby en sømløs og effektiv plattform for opprettelse, distribusjon, signering og arkivering av avtaler. Ved å bruke et digitalt avtalesystem kan virksomheter enkelt lagre og organisere alle sine kontrakter og avtaler på en sentralisert, skybasert plattform. Dette gjør det samtidig mulig å raskt finne og få tilgang til nødvendige dokumenter når det trengs.

Finn ut mer: Effektiv kontraktshåndtering i 2024

I tillegg tilbyr digitale avtalesystemer funksjoner som automatisering av signaturprosesser, påminnelser om frister og bedre søkbarhet, noe som reduserer behovet for manuelle oppgaver og reduserer risikoen for feil. Denne effektive håndteringen av avtaler gir bedrifter bedre kontroll og oversikt over sine juridiske dokumenter, samtidig som det frigjør tid og ressurser som kan brukes på mer verdiskapende aktiviteter og strategisk planlegging.

Rapportering med et system for avtaler

Digitale avtalesystemer kan generere analytiske rapporter og innsikt basert på dataene som samles inn i løpet av avtalehåndteringsprosessen. Vet du for eksempel de totale kostnadene og forpliktelsene på kontraktene dine? Rapporter og innsikt kan gi juridiske fagfolk og bedriftseiere verdifull data om avtaleytelse, risikostyring og kontraktsforvaltning som igjen kan brukes til å ta informere fremtidige beslutninger og strategier i fremtiden.

Når digitale avtalesystemer samler inn data gjennom hele avtalehåndteringsprosessen, genererer de et rikt datasett som kan utnyttes for å skape innsikt og informasjon av verdi for juridiske fagfolk og bedriftseiere. Her er noen aspekter ved hvordan denne datainnsamlingen kan gi verdifulle analytiske rapporter og innsikt:

1. Avtaleytelse: Ved å analysere dataene om avtaleytelse, kan juridiske fagfolk og bedriftseiere få innsikt i hvordan avtalene deres faktisk utfører seg i praksis. Dette kan omfatte informasjon om gjennomføringstider, oppfyllelsesrater, eventuelle avvik eller brudd på kontraktsvilkår, samt tilbakemeldinger fra parter involvert i avtalen. Denne innsikten kan bidra til å evaluere suksessen til eksisterende avtaler og informere fremtidige forhandlinger og avtalestrategier.
2. Risikostyring: Digitale avtalesystemer kan også bidra til å identifisere og vurdere risikoer knyttet til ulike avtaler og kontrakter. Ved å analysere data om risikofaktorer som for eksempel avtalevilkår, motparter, juridiske krav og markedssituasjon, kan juridiske fagfolk og bedriftseiere identifisere potensielle risikoer og implementere tiltak for å minimere dem. Dette kan inkludere revisjon av avtalevilkår, forsikringstiltak eller strategier for konfliktløsning.
3. Kontraktsforvaltning: Gjennom analyse av dataene som samles inn i løpet av avtalehåndteringsprosessen, kan juridiske fagfolk og bedriftseiere få innsikt i kontraktenes livssyklus og effektiviteten av forvaltningsprosessene. Dette kan omfatte informasjon om fornyelsesfrekvenser, endringshåndtering, avvikshåndtering og ressursallokering knyttet til kontraktsforvaltning. Denne innsikten kan bidra til å optimalisere kontraktsforvaltningsprosessen og sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles effektivt og i tråd med organisasjonens mål.

Digital avtalehåndtering med ShareControl Contract

ShareControl Contract er bygget på SharePoint i Microsoft 365 som sikrer en rekke fordeler innen funksjon og sikkerhet. Løsningen lar brukere lagre et ubegrenset antall kontrakter i løsningen. Du får i tillegg muligheten til å definere menyer, sorterings og filtreringsfunksjoner etter eget ønske.

Med et digitalt avtalehåndteringssystem på Microsoft 365 får du SharePoints funksjoner for samarbeid og deling på tvers av brukere og organisasjoner. Dette inkluderer muligheten for samarbeide og dele dokumenter og data på en effektiv måte gjennom SharePoint med Word, Excel og Power Point. Microsoft 365 sikrer også fleksibiliteten og tilpasning ved å administrere data og vise kontraktens informasjon enkelt og effektivt med Microsofts søkefunksjon.

ShareControl Contract bygger også på SharePoints avanserte kryptering for å sikre at all informasjon som lagres og overføres er beskyttet mot uautorisert tilgang og innsyn. SharePoint inneholder også omfattende tilgangskontrollfunksjoner som lar administratorer definere og håndheve hvem som har tilgang til hvilke dokumenter og data. All data lagres også på kundens egen bruker, slik at GDPR og personvern aldri blir noe spørsmål.

Les også: Programvare for kontraktshåndtering – slik kommer du i gang

For virksomheter som ønsker en ekstra sikkerhetsfunksjon støtter SharePoint flere autentiseringsmetoder, inkludert bruk av brukernavn og passord, flerfaktorautentisering og integrasjon med andre autentiseringsplattformer.

About The Author