Hur drar man nytta av digital avtalshantering?

Hur drar man nytta av digital avtalshantering?

I en värld som drivs av teknisk innovation står företag inför ständigt ökande krav på effektivitet, produktivitet och kostnadsbesparingar. En nyckel för att uppfylla dessa krav ligger i digital avtalshantering. Med teknikens framsteg har övergången från traditionella, pappersbaserade avtal till digitala avtal blivit en avgörande strategi för att förbättra arbetsflödet, minska risker och öka konkurrenskraften.

Oavsett om du arbetar i ett etablerat företag som vill modernisera sina avtalsprocesser eller ett nystartat företag som vill etablera effektiva rutiner från start, kommer denna artikel att ge dig värdefull insikt i hur du kan dra nytta av digital avtalshantering för att främja framgång och tillväxt i den digitala tidsåldern.

Vem kan dra nytta av digital avtalshantering?

Ett digitalt tidsbokningssystem kan vara mycket användbart för ett antal jobbtyper och roller inom olika organisationer. Advokater, företagschefer och förvaltningen arbetar med stora mängder kontrakt både med kunder, men även med interna dokument. Det kan handla om kontrakt inom områdena: affärskontakter, anställningsavtal, hyresavtal, köp- och försäljningskontrakt, licensavtal m.m.

Allt fler företag kräver samtidigt god dokumentsäkerhet och i enlighet med detta implementerar de digitala avtalssystem som följer säkerhetsstandarder som GDPR, Säkerhetslagen och liknande regelverk. Du kan också läsa om vilka fördelar ett digitalt avtalshanteringssystem ger för olika roller i verksamheten.

Läs också: 4 skäl att digitalisera avtalshanteringen

Avtalshantering för känslig information

Advokater, företagschefer och förvaltningen arbetar med stora mängder kontrakt både med kunder, men även med interna dokument. Det kan handla om kontrakt inom områdena: affärskontakter, anställningsavtal, hyresavtal, köp- och försäljningskontrakt, licensavtal m.m.

Eftersom avtalen ofta innehåller känslig information som kräver en hög grad av säkerhet och efterlevnad av juridiska riktlinjer och föreskrifter kommer ett digitalt avtalssystem att innehålla flera användbara säkerhetsfunktioner. Dessa är ofta säkerhetsfunktioner som kryptering, åtkomstkontroll och autentisering för att säkerställa att konfidentialitet och efterlevnad upprätthålls.

Säkerhetsfunktioner i ShareControl Contract

ShareControl Contract bygger på Microsoft 365, vilket säkerställer säker dokumenthantering för användarna. Detta inkluderar kraftfulla verktyg för kryptering, åtkomstkontroll och autentisering, vilket ger en robust plattform för säker avtalshantering. På så sätt eliminerar du risken för att obehöriga får tillgång till företagets avtal och känslig information.

Läs också: Kontraktshantering i Microsoft 365

Effektiv avtalshantering med digital avtalshantering

Traditionell avtalshantering kräver ofta manuell hantering av dokument, inklusive skapande, signering, distribution och arkivering. Denna process kan vara både tidskrävande och ineffektiv och har i många fall lett till att företag tappat koll på sina kontrakt. Detta kan i sin tur leda till onödiga förseningar och frustration när det gäller att hitta viktiga detaljer relaterade till kontrakten. I värsta fall kan det leda till att viktiga avtal förbises eller ignoreras.

Ett avtalshanteringssystem löser effektivt de utmaningar som är förknippade med traditionell avtalshantering genom att erbjuda en sömlös och effektiv plattform för skapande, distribution, undertecknande och arkivering av kontrakt. Genom att använda ett digitalt avtalssystem kan företag enkelt lagra och organisera alla sina kontrakt och avtal på en centraliserad, molnbaserad plattform. Detta gör det också möjligt att snabbt hitta och komma åt nödvändiga dokument vid behov.

Dessutom erbjuder digitala avtalssystem funktioner som automatisering av signaturprocesser, deadline-påminnelser och bättre sökbarhet, vilket minskar behovet av manuella uppgifter och minskar risken för fel. Denna effektiva hantering av avtal ger företag bättre kontroll och överblick över sina juridiska dokument, samtidigt som det frigör tid och resurser som kan användas för mer värdeskapande aktiviteter och strategisk planering.

Rapportering med system för möten

Digitala mötessystem kan generera analytiska rapporter och insikter baserat på data som samlas in under möteshanteringsprocessen. Känner du till exempel till de totala kostnaderna och skyldigheterna för dina kontrakt? Rapporter och insikter kan ge jurister och företagare värdefull information om kontraktsutförande, riskhantering och kontraktshantering som kan användas för att informera framtida beslut och strategier i framtiden.

När digitala avtalssystem samlar in data under hela avtalshanteringsprocessen genererar de en rik datauppsättning som kan utnyttjas för att skapa insikter och information av värde för jurister och företagare. Här är några aspekter av hur denna datainsamling kan ge värdefulla analytiska rapporter och insikter:

  1. Affärsprestanda: Genom att analysera affärens prestandadata kan jurister och företagsägare få insikt i hur deras affärer faktiskt fungerar i praktiken. Detta kan innehålla information om färdigställandetider, uppfyllnadsgrader, eventuella avvikelser eller brott mot avtalsvillkor, samt återkoppling från parter som är inblandade i avtalet. Denna insikt kan hjälpa till att utvärdera framgången för befintliga avtal och informera framtida förhandlingar och avtalsstrategier.
  2. Riskhantering: Digitala avtalssystem kan också hjälpa till att identifiera och bedöma risker kopplade till olika avtal och kontrakt. Genom att analysera data om riskfaktorer såsom avtalsvillkor, motparter, juridiska krav och marknadsförhållanden kan jurister och företagare identifiera potentiella risker och vidta åtgärder för att minimera dem. Detta kan innefatta revidering av avtalsvillkor, försäkringsåtgärder eller strategier för konfliktlösning.
  3. Kontraktshantering: Genom att analysera data som samlats in under kontraktshanteringsprocessen kan jurist och företagsägare få insikt i kontraktets livscykel och effektiviteten i förvaltningsprocesser. Detta kan innefatta information om förnyelsefrekvenser, förändringshantering, avvikelsehantering och resursallokering relaterad till kontraktshantering. Denna insikt kan hjälpa till att optimera kontraktshanteringsprocessen och säkerställa att kontraktsförpliktelser uppfylls effektivt och i linje med organisationens mål.

Digital avtalshantering med ShareControl Contract

ShareControl Contract bygger på SharePoint i Microsoft 365, vilket säkerställer en rad fördelar i funktion och säkerhet. Lösningen tillåter användare att lagra ett obegränsat antal kontrakt i lösningen. Du får även möjlighet att definiera menyer, sorterings- och filtreringsfunktioner som du vill.

Med ett digitalt avtalshanteringssystem på Microsoft 365 får du SharePoints funktioner för samarbete och delning mellan användare och organisationer. Detta inkluderar möjligheten att samarbeta och dela dokument och data på ett effektivt sätt genom SharePoint med Word, Excel och Power Point. Microsoft 365 säkerställer också flexibilitet och anpassning genom att hantera data och visa kontraktets information enkelt och effektivt med Microsofts sökfunktion.

ShareControl Contract bygger också på SharePoints avancerade kryptering för att säkerställa att all information som lagras och överförs skyddas mot obehörig åtkomst och inspektion. SharePoint innehåller också omfattande åtkomstkontrollfunktioner som gör att administratörer kan definiera och genomdriva vem som har åtkomst till vilka dokument och data. All data lagras även på kundens egen användare, så att GDPR och integritet aldrig blir ett problem.

För företag som vill ha en extra säkerhetsfunktion stöder SharePoint flera autentiseringsmetoder, inklusive användning av användarnamn och lösenord, multifaktorautentisering och integration med andra autentiseringsplattformar.

Ta reda på hur du kan effektivisera avtalshanteringen

Ladda ner Share Controls avtalshanteringsguide och ta reda på hur du kan dra nytta av ett dedikerat avtalshanteringssystem.

Ladda ner ShareControl-kontraktsguiden här:

Ta reda på hur du kan dra nytta av ett dedikerat avtalshanteringssystem.

Contract Life Cycle Management (CLM) Guide

About The Author