I en alltmer dynamisk och konkurrensutsatt affärsmiljö är effektiv avtalshantering avgörande för organisationers framgång och hållbarhet. Avtal utgör ryggraden i affärsrelationer, reglerar rättigheter och skyldigheter och säkerställer efterlevnad av lagar och regler. Under 2024 kommer betydelsen av avtalshantering att fortsätta öka, drivet av flera nyckelfaktorer.
Organisationer kan spara 2% av sina årliga kostnader tack vare avtalshantering.
Varför är det viktigt med effektiv avtalshantering år 2024?
Effektiv avtalshantering blir allt viktigare i takt med att komplexiteten i affärsavtalen ökar. Med globala marknader, komplexa leveranskedjor och många intressenter blir avtalen allt mer omfattande och detaljerade. Detta kräver systematisk hantering för att undvika fel, missförstånd och juridiska konflikter. En effektiv avtalshantering säkerställer att alla parter har klart för sig vilka rättigheter och skyldigheter de har, vilket minimerar risken för tvister.
För det andra innebär den tekniska utvecklingen nya möjligheter och utmaningar för avtalshanteringen. Verktyg som ShareControl Contract, som bygger på Microsoft 365 och SharePoint, gör det möjligt att automatisera och förbättra många aspekter av avtalshanteringen. Det handlar om allt från att lagra och organisera avtal till automatiserade varningar och analyser med Power BI. Sådana tekniker förbättrar inte bara effektiviteten, utan säkerställer också att organisationer följer regler och bästa praxis.
Vad är avtalsförvaltning?
Avtalsadministration eller uppföljning av avtal som slutits med kunder, leverantörer, partners eller anställda. Inom avtalshantering är processen att hantera skapande, genomförande och analys av avtal för att maximera en organisations operativa och finansiella resultat, samtidigt som den finansiella risken minskas.
Utmaningar med avtalshantering
Avtalshantering är en komplex process som kan innebära ett antal utmaningar, och dessa utmaningar kan påverka organisationers effektivitet och framgång.
Bristande överblick över avtal
En av de största utmaningarna med avtalshantering är bristen på överblick och organisation av avtal.
När avtalen lagras på olika ställen och i olika format blir det svårt att snabbt hitta den information som behövs.
Detta kan leda till förlorade avtal och missförstånd.
Med ShareControl Contract kan du systematiskt lagra och hantera alla avtal på ett ställe, vilket säkerställer enkel åtkomst och översikt för alla relevanta parter i Microsoft 365.
Viktiga tidsfrister för avtal
Att hålla reda på alla avtal, viktiga tidsfrister och skyldigheter kan vara en utmaning, särskilt när ett företag hanterar många avtal samtidigt. Missade deadlines kan leda till ekonomiska förluster och juridiska problem. För att förhindra att avtal glöms bort har Share Controls avtalslösning integrerat aviseringar och påminnelser med Power Automate. Ställ in varningar via e-post eller andra meddelandesystem så att du alltid är medveten om kommande tidsfrister och skyldigheter.
Läs också: Vilka är de totala kostnaderna och skulderna för dina kontrakt?
I ShareControl Contract skickas det första meddelandet till den person som är ansvarig för avtalet.
Om aviseringen inte följs upp skickas en ny avisering till nästa person på listan.
Detta säkerställer att du aldrig förlorar avtalsförnyelser, även med anställda som har slutat.
Bristande efterlevnad av regelverk
Att följa lagar och regler är avgörande när man hanterar avtal. Bristande efterlevnad kan leda till rättsliga sanktioner och skada företagets rykte. I Norge och EU har det under senare år tillkommit fler lagkrav som ställer högre krav på kontroll över datalagring hos leverantörer, t.ex. transparenslagen och GDPR. Ett system för avtalshantering kan därför bidra till att förhindra överträdelser genom att hela tiden ha kontroll över undertecknade avtal och gällande riktlinjer.
Letar du efter lösningar för transparenslagstiftning? Share Control har utvecklat ShareControl Transparency, som hjälper dig att samla alla dina transparenslagrelaterade uppgifter från dina leverantörer på ett ställe.
Bästa praxis för avtalshantering 2024
Att hantera avtal på ett effektivt och säkert sätt är viktigt för alla företag.
Här är några bästa metoder och tips för att säkerställa att din avtalshantering är optimerad för framgång 2024.
Rapportering inom avtalsförvaltning
Noggrann rapportering i rätt tid är avgörande för att hålla koll på avtalen och se till att alla skyldigheter uppfylls. Här är några tips för att förbättra din rapportering:
Centraliserad förvaltning
Använd ett centraliserat system som ShareControl Contract för att lagra och hantera alla avtal på ett och samma ställe. Det ger en tydlig översikt över alla aktiva och utgångna avtal, vilket förenklar rapporteringen.
Anpassade rapporter
Använd verktyg som Microsoft Power BI för att skapa skräddarsydda rapporter som ger insikt i avtalsdata. Det kan handla om ekonomiska resultat, viktiga deadlines och avtalsförnyelser.
Automatiserade rapporter
Ställ in automatiska rapporteringsfunktioner som genererar och distribuerar rapporter regelbundet till relevanta intressenter. Detta säkerställer att alla har tillgång till aktuell information utan manuell ansträngning.
Finansiell rapportering
Finansiell rapportering är en viktig del av avtalshanteringen och ger organisationer insikt i deras finansiella status och framtida åtaganden. För att förbättra denna process med ShareControl Contract kan Excel VBA integreras, vilket ger mer exakta och detaljerade finansiella prognoser. Genom att kombinera Excel VBA med ShareControl Contract kan organisationer dra nytta av styrkorna i båda systemen.
Det är så här det fungerar:
- Automatisering av dataimport: Med hjälp av Excel VBA kan data från ShareControl Contract automatiskt importeras till Excel. Detta eliminerar behovet av manuell datainmatning och minimerar risken för fel.
- Skräddarsydda rapporter: Skapa anpassade rapporter och instrumentpaneler som visar viktig information om dina kontrakt. Detta inkluderar finansiella resultat, kostnadsprognoser, intäktsströmmar och riskbedömningar.
- Avancerade finansiella prognoser: Med VBA kan användarna skapa avancerade prognosmodeller som analyserar historiska data och uppskattar framtida finansiella skulder och intäkter. Detta ger en bättre förståelse för finansiella trender och hjälper ledningen att fatta välgrundade beslut.
- Riskhantering: Integrationen gör det möjligt att identifiera och övervaka riskfaktorer som är kopplade till kontrakten. Excel VBA kan användas för att skapa varningar och flagga högriskkontrakt, baserat på definierade parametrar som sena betalningar eller nära förestående utgångsdatum.
Automatisering av processer
Automatisering är nyckeln för företag som vill optimera sin avtalshantering 2024. Detta kan minska arbetsbelastningen, minimera antalet fel och säkerställa att inga kritiska uppgifter förbises. Här är några sätt att automatisera processer inom avtalshantering:
- Automatiska aviseringar och påminnelser: Använd funktioner som Power Automate för att ställa in aviseringar för viktiga deadlines och förnyelser. På så sätt säkerställer du att alla åtaganden följs upp i tid.
- Elektronisk signatur: Implementera elektroniska signaturer för snabb och säker signering av avtal. Detta minskar den tid det tar att ingå avtal och säkerställer dokumentens integritet. I ShareControl Contract kan du välja mellan integration med Adobe Sign eller DocuSign.
- Automatisering av arbetsflöden: Om du använder ShareControl Contract för att automatisera din avtalshantering är det första steget att automatisera godkännandeprocesser och dokumentflöden. På så sätt säkerställs att avtalen går igenom alla nödvändiga steg utan onödiga förseningar.
Säkerhet och integritet
I en tid när dataattacker och säkerhetsöverträdelser blir alltmer sofistikerade är det viktigt att organisationer tar säkerhet och integritet på allvar när det gäller avtalshantering. Att skydda känsliga uppgifter är inte bara en lagstadgad skyldighet, utan också en affärskritisk uppgift som kan skydda din organisations rykte och finansiella stabilitet. Läs mer om hur du kan skydda känsliga uppgifter genom att digitalisera din avtalshantering här.
Starka säkerhetsprotokoll bör implementeras för att skydda avtalsdata. Detta innebär användning av kryptering för att säkerställa att data förblir otillgängliga för obehöriga parter, både under överföring och lagring. I ShareControl Contract säkerställs detta med teknik från Microsoft. Åtkomstkontroller är också viktiga; endast behöriga användare ska ha tillgång till känsliga avtalsdata. Regelbundna säkerhetsuppdateringar och revisioner bör genomföras för att säkerställa att systemen alltid är skyddade mot de senaste hoten.
Dessutom bör alla anställda utbildas i bästa praxis för datasäkerhet. Medvetenhet om nätfiskeattacker, säker användning av lösenord och korrekt hantering av känslig information är avgörande för att upprätthålla en hög säkerhetsnivå.
ShareControl Contract
ShareControl Contract är en avancerad lösning för avtalshantering som är utformad för att effektivisera och säkra avtalsadministrationen. ShareControl Contract bygger på Microsoft 365 och SharePoint och utnyttjar de kraftfulla funktionerna i dessa plattformar för att tillhandahålla en integrerad lösning som gör det enkelt att lagra, hantera och följa upp avtal.
Läs också: Hur dra nytta av digital avtalshantering?
Genom att implementera ShareControl Contract får du tillgång till en rad funktioner och fördelar som förbättrar och säkerställer en effektiv avtalshantering:
Centraliserat bibliotek
Alla avtal lagras på samma plattform, vilket ger enkel åtkomst och en bättre överblick. Det gör det lättare att hitta och hantera avtal utan att behöva söka i olika arkiv.
Användarvänligt gränssnitt
Systemet är användarvänligt och intuitivt, vilket gör det lätt för medarbetarna att lära sig och använda. Detta minskar utbildningskostnaderna och ökar produktiviteten.
Säkerhet och efterlevnad
ShareControl Contract bygger på Microsofts säkra plattform och erbjuder robusta säkerhetsfunktioner som kryptering, åtkomstkontroll och efterlevnad av GDPR och andra relevanta bestämmelser. Detta skyddar känsliga uppgifter och säkerställer att din organisation uppfyller lagstadgade krav.
Integration med Microsoft-verktyg
ShareControl Contract integreras sömlöst med andra Microsoft 365-verktyg som Power BI och Excel. Detta gör det möjligt att skapa skräddarsydda rapporter, analysera avtalsdata och få djupare insikt i finansiella åtaganden och trender.
Automatiserade varningar och påminnelser
ShareControl Contract kan ställas in med automatiska varningar och påminnelser för viktiga datum som förnyelser och utgångsdatum. Detta säkerställer att du aldrig missar en kritisk deadline, vilket kan spara dig betydande kostnader och juridiska problem.
Ökat samarbete
Integrationen med Microsoft Teams och andra samarbetsverktyg gör det enkelt för teammedlemmar att arbeta tillsammans med avtal i realtid. Detta förbättrar kommunikationen och säkerställer att alla relevanta parter är informerade och involverade i avtalsprocessen.
Ladda ner vår guide om avtalshantering
Få insikt i alla funktioner som hjälper dig med professionell kontraktshantering.
Få guiden i din inkorg
Säker och effektiv avtalshantering i Microsoft 365
Användningen av Microsoft 365 och SharePoint ger en robust plattform för säker och effektiv avtalshantering. Dessa lösningar erbjuder inbyggda säkerhetsfunktioner som uppfyller strikta krav på efterlevnad och integritet, inklusive GDPR. Det innebär att företag kan vara säkra på att deras data hanteras i enlighet med de senaste säkerhetsstandarderna och lagbestämmelserna.
Läs mer om avtalshantering i Microsoft 365
