Vad är öppenhetslagen och vad är ditt ansvar? Allt om offentlighetslagen

Vad är öppenhetslagen och vad är ditt ansvar? Allt om offentlighetslagen

Vad är öppenhetslagen?

Offentlighetslagen är en norsk lag som trädde i kraft den 1 juli 2022. Lagen ålägger medelstora och större företag att kartlägga risken för kränkningar av mänskliga rättigheter i hela sin leverantörskedja. Lagen kräver också att företagen rapporterar om fynden och åtgärdar eventuella skador. Syftet med lagen är att främja företagens respekt för grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor samt att säkerställa allmänhetens tillgång till information.

I linje med ökad konsumentmedvetenhet och krav har flera norska organisationer, inklusive Fremtiden i våre hender, och myndigheterna tillsammans skapat den norska öppenhetslagen. Planeringen av insynslagen startade redan 2016, då Stortinget bad regeringen att utreda och bedöma en lag om insyn kring produktionsplatser och etikinformation. År 2021 antogs lagen av Stortinget och trädde i kraft den 1. juli 2022. I den här artikeln kan du läsa vad som krävs enligt lagen om insyn i företag och arbete med grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor (Rättsdata: öppenhetslagen).

Vem omfattas av lagstiftningen?

Öppenhetslagen ålägger medelstora och större företag med hemvist i Norge att följa lagstiftningens krav. Utländska företag som erbjuder varor och tjänster i Norge och som är skattskyldiga i Norge enligt norsk intern lagstiftning är också skyldiga.

Verksamheter som omfattas av 1-5 § bokföringslagen, eller överskrider gränserna för två av följande tre villkor, omfattas av insynslagen:

  • Försäljningsintäkter: 70 miljoner kronor
  • Balansräkning: 35 miljoner kronor
  • Medelantal anställda under verksamhetsåret: 50 årsverken

Även om en verksamhet inte omfattas av lagen kan vissa av verksamhetens kunder eller leverantörer vara det. Verksamheten ska då vara beredd att lämna information om sin egen försörjningskedja om kunden begär det för att kunna fullgöra sina egna skyldigheter enligt lagen.

Företag som inte erbjuder varor eller tjänster

Det finns flera företag som är skattepliktiga i Norge, men som inte tillhandahåller varor eller tjänster och därför inte omfattas av lagen. Det kan till exempel vara holdingbolag som enligt punkterna ovan överstiger försäljningsintäkter på över 70 miljoner NOK och en balansomslutning på 35 miljoner NOK. I 2 § lagen anges att man ska erbjuda varor eller tjänster för att omfattas. Holdingbolaget i detta fall kommer därför inte att omfattas av lagen, eftersom de inte erbjuder varor eller tjänster.

Vad är din plikt?

Illustration av kraven i öppenhetslagen: due diligence-bedömning, information & tillsyn, rapporteringsskyldighet

Öppenhetslagen kräver att företag ska göra due diligence-bedömningar av sina leverantörer, publicera en årsredovisning och lämna information till alla som gör en skriftlig begäran om det. Deadline är inom 30 juni varje år. Allmänheten kan fortfarande höra av sig under hela året för att få information efter att anmälningstiden gått ut.

Varför är öppenhetslagen viktig?

Sammantaget bidrar öppenhetslagen till ökad transparens, ansvarighet och medvetenhet om grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor i näringslivet. Detta kan leda till mer hållbara och etiskt ansvarstagande företag och bättre skydd för arbetare och samhällen som påverkas av deras verksamhet. Några av fördelarna är:

Illustration av lagen om insyn i näringslivet och arbete med grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor

Främja grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor:

Syftet med lagen är att öka företagens respekt för grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor. Detta kan hjälpa till att stoppa, förebygga eller begränsa risken för negativa konsekvenser för mänskliga rättigheter och dåliga arbetsförhållanden i leverantörskedjor och företag.

Ökad information och insikt:

Offentlighetslagen säkerställer allmänhetens tillgång till information om hur företag hanterar faktiska och potentiella negativa konsekvenser relaterade till sin verksamhet. Detta kan bidra till ökad medvetenhet och engagemang från både kunder, investerare och andra intressenter.

Samtidigt kräver lagen att verksamheterna ska offentliggöra information om due diligence-bedömningar och åtgärder som vidtagits för att minska de faktiska eller potentiella negativa konsekvenserna. På så sätt bidrar öppenhetslagen till ökad ansvarsskyldighet och förtroende i förhållande till deras affärsmetoder.

Ladda ner guide för öppenhetsloven

Få inblick i alla funktioner och processer som kan hjälpa dig med hanteringen av öppenhetsloven. Vi har skapat en komplett guide som tar dig från förankring i styrelsen till due diligence-bedömningar, riskbedömning och rapportering.

Få guiden i din inkorg

Vägledning för hantering av insynslagen

Beslutsunderlag

I takt med att information om företags ansvarsfulla praxis görs tillgänglig kan både kunder och investerare fatta välgrundade beslut om vilka företag de vill stödja eller investera i.

Stegen i öppenhetslagen

Offentlighetslagen ger företag 3 huvudsakliga skyldigheter som vi nämnde tidigare i artikeln. Arbetsuppgifterna är återigen uppdelade i flera uppgifter som kräver mycket tid av företagen. Vi rekommenderar därför att lägga ner mycket tid på att hantera due diligence-bedömningar och förbereda sig för eventuella informationskrav. Lagen kan delas upp i följande steg:

Stegene i åpenhetsloven

Ankare ansvar

Det första steget i öppenhetslagen (ursprungligen i due diligence-bedömningarna) börjar med att verksamheten definierar interna riktlinjer. I insynslagen innebär det att övergripande mål sätts upp för hur negativa konsekvenser ska undvikas och hur eventuella skador ska förebyggas. Konkreta åtgärder verksamheten åtar sig att vidta vid olika fynd bör också framgå av dokumentet.

Läs mer om hur du förankrar ansvarighet här.

Företagets riktlinjer ska vara i linje med öppenhetslagen och OECD:s riktlinjer. Det innebär att du kan uppdatera befintliga riktlinjer, eller ta fram nya med hänsyn till öppenhetslagen. Riktlinjerna ska omfatta hela verksamheten, leverantörskedjan och affärspartners.

Riktlinjerna måste innehålla minst:

  • Hur verksamheten ska agera ansvarsfullt
  • Förväntningar på ansvar från leverantörer och affärspartners, och
    sina planer för due diligence

Förankring av ansvarighet skrivs i §4, bokstav a i öppenhetslagen.

Due diligence-bedömning

Due diligence-bedömningar är en metod som hjälper till att kartlägga, förebygga och följa upp företags potentiella och faktiska negativa påverkan på mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor. Dessa bedömningar, som ska göras både internt och externt, fokuserar på att identifiera brott mot både vår egen och våra leverantörers praxis, samt externa faktorer som påverkar mänskliga rättigheter och arbetsvillkor.

Verksamheten ansvarar själv för de rön och förklaringar av due diligence-bedömningar som publiceras på verksamhetens hemsida.

OECD:s riktlinjer för multinationella företag ligger till grund för dessa bedömningar som syftar till att säkerställa ansvarsfulla affärer och hantera negativa konsekvenser för grundläggande mänskliga rättigheter. Det praktiska genomförandet av due diligence-bedömningar omfattar sex steg:

  • Förankring ansvarighet: Definiera ansvarighet i företagets riktlinjer i linje med lagstiftning och OECD:s riktlinjer.
  • Kartläggning av negativa konsekvenser: Analys av företagets och leverantörers praxis för att identifiera risker och stoppa, förebygga eller begränsa negativa konsekvenser för grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor.
  • Vidta åtgärder: Genomför åtgärder för att stoppa, förebygga och hantera identifierade risker, med fokus på förebyggande snarare än reaktion.
  • Följ upp åtgärderna: Utvärdera effektiviteten av genomförda åtgärder och gör eventuella justeringar.
  • Kommunicera med berörda intressenter: Informera berörda parter om åtgärder och resultat av due diligence-bedömningarna.
  • Återställ: Om verksamheten är direkt inblandad i negativa konsekvenser, genomför återställande åtgärder som kompensation, ersättning eller sanktioner.

Genom att följa dessa steg uppfyller företagen kraven i öppenhetslagen och bidrar till ett ansvarsfullt och hållbart näringsliv.

Inled åtgärd

Att vidta åtgärder är en del av due diligence-bedömningarna (steg 4) och ett av syftena med öppenhetslagen. Att vidta åtgärder när företag bryter mot mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor är avgörande för att säkerställa att individer och samhällen skyddas från skada. Detta bidrar till att skapa kultur och främja företagens respekt för mänskliga rättigheter och uppmuntrar företagens öppenhet och arbete samt förankrar ansvar i företagets ledning.

Tiltak etter åpenhetsloven

Den norska konsumenttilsynet ger grunden för tre nivåer av åtgärder enligt öppenhetslagen:

  • Förebyggande åtgärder
  • Restriktiva åtgärder
  • Stoppa åtgärder

Årsredovisning

Offentlighetslagen ålägger verksamheter en årsredovisning, eller rapporteringsskyldighet som lagen definierar det som. En anmälan enligt öppenhetslagen är ett dokument som företag ska offentliggöra senast 30 juni varje år på sina hemsidor.

En redovisning av due diligence-bedömningarna ska ge insikt i de due diligence-bedömningar som verksamheten har genomfört och presentera de potentiella negativa konsekvenser som har konstaterats och de åtgärder som har inletts.

Minstekravet i redegjørelse etter åpenhetsloven

Rapportering av due diligence-bedömningar måste innehålla tre huvudelement:

  1. Allmän beskrivning av verksamheten inklusive organisation, verksamhetsområde, produkter/tjänster, marknader samt hur arbetet med mänskliga rättigheter och arbetsvillkor är förankrat i interna riktlinjer och rutiner.
  2. Information om faktiska negativa konsekvenser och betydande risk för sådana konsekvenser som finns i due diligence-bedömningarna. Här ingår beskrivningar av konkreta negativa konsekvenser och riskområden, samt bedömningar av svårighetsgrad och sannolikhet.
  3. Beskrivning av åtgärder som genomförts eller planeras för att stoppa faktiska negativa konsekvenser och begränsa risken. Det handlar om att rapportera om genomförda åtgärder och deras resultat.

Utlåtandet ska vara undertecknat i enlighet med bokföringslagen 3-5 § (Lagdata) om undertecknande av årsbokslut och årsredovisning.

Forbrukertilsynet, Redegjørelse

Rapporten ska vara undertecknad av berörda personer och vara lättillgänglig på företagets hemsida. Den ska uppdateras årligen och vid väsentliga förändringar i riskbedömningarna. Moderbolagen ska även innehålla bedömningar av dotterbolagens verksamhet. Företag i koncernen kan välja att upprätta ett gemensamt utlåtande, men kraven på innehåll och formkrav ska ändå uppfyllas för varje enskilt bolag i koncernen.

Informationskrav

Offentlighetslagen är en unik lag som ger allmänheten rätt att begära information från verksamheter om företagets hantering av mänskliga rättigheter och arbetsförhållanden i leverantörskedjan. Informationskravet ger alla rätt att begära sådan information genom skriftlig kontakt med verksamheten, antingen via e-post, brev eller onlineformulär. Företag är enligt lag skyldiga att svara på dessa förfrågningar inom tre veckor, med omfattande och begripliga svar.

Verksamheter ska svara på informationsförfrågningar så snart som möjligt, och senast 3 veckor från mottagandet av begäran.

I minimikraven för informationskravet ingår en förklaring av styrelsens ansvar och riktlinjer samt specifika åtgärder vid negativa konsekvenser för grundläggande mänskliga rättigheter och arbetsförhållanden. Informationen ska även innehålla resultaten av due diligence-bedömningar, utan att avslöja leverantörernas identitet. Verksamheterna kan avvisa påståenden som är obegripliga eller orimliga, men bör om möjligt hänvisa till allmänt tillgänglig information.

Läs mer om informationskrav enligt öppenhetslagen här.

Vem kan begära information?

Företag måste vara beredda att svara på informationsförfrågningar från allmänheten, kunder, investerare eller andra intressenter som vill veta mer om hur verksamheten hanterar faktiska och potentiella negativa konsekvenser som identifierats genom due diligence-processen.

Brott mot öppenhetslagen

Det är det norska konsumenttilsynet som har fått i uppdrag att utöva tillsyn enligt öppenhetslagen. Insynslagens första år gav tillsynsmyndigheten vägledning och hjälp med lagstiftningen, men meddelade hösten 2023 att de skulle påbörja inspektioner.

Efter att det norska Konsumentverket i slutet av 2023 genomfört en kartläggning av norska företags hantering av lagstiftningen, framkom att var femte verksamhet saknade ett offentligt uttalande på sin hemsida. Vi rekommenderar därför alla att sätta sig ingående i lagstiftningens krav.

Även om det norska konsumenttilsynet främst har betonat vägledning under det första året sedan lagen trädde i kraft, är det ändå viktigt att betona att vi kommer att slå ner på omfattande och uppenbara brott mot lagens bestämmelser. Företag som inte har bevisat sitt ansvar, och inte följer lagen, riskerar sanktioner.

Trond Rønningen, direktör för det norska konsumenttilsynet

Utvecklingen i Europa

Införandet av öppenhetslagen kan ses i samband med vad som händer i övriga Europa. I Storbritannien implementerades ”UK Modern Slavery Act” 2015. 2017 fick Frankrike ”Plan of Vigilance”, medan Tyskland genomförde den lag som hittills mest liknar öppenhetslagen med namnet ”Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten”. De flesta länder som implementerat liknande lagstiftning har satt tullgränserna betydligt högre än i Norge, men det förväntas att dessa gradvis kommer att plana ut.

Vad du ska göra i ditt företag nu!

Konsumentverkets hemsida kan du läsa mer om hur du kommer igång med due diligence-bedömningar enligt insynslagen och vilka åtgärder du bör vidta nu.

Konsumentverket i Norge rekommenderar företag att börja med dessa punkter:

  1. Förankra ansvar i styrelsen: Det är avgörande att förankra ansvar i styrelsen, som ska anta en plan för due diligence-bedömningar och publicering av rapporter i enlighet med lagen.
  2. Riktlinjer och företagskultur: Upprätta riktlinjer som följer öppenhetslagen och kommunicera dessa internt för att integrera dem i företagskulturen.
  3. System för hantering av informationsskyldighet: Upprätta ett effektivt system för hantering av skriftliga förfrågningar om information och se till att verksamheten kan svara inom tre veckor.
  4. Kartläggning: Starta kartläggningen av både interna förhållanden och leveranskedjor utan att vänta, eftersom detta kan vara en tidskrävande process.
  5. Riskanalys: Genomför en grundlig riskanalys för att identifiera potentiella kränkningar av mänskliga rättigheter och anständiga arbetsförhållanden både internt och hos leverantörer.

ShareControl Transparency – System för öppenhetslagen

ShareControl Transparency erbjuder en lösning skräddarsydd för företag som vill uppfylla kraven i öppenhetslagen på ett effektivt och säkert sätt. ShareControl Transparency är baserat på Microsoft Power Apps och ger en intuitiv användarupplevelse och möjliggör sömlös integration med en mängd olika plattformar, inklusive Microsoft 365, Power BI och Dynamics 365.

Med systemet kan företag enkelt lagra data relaterade till grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsförhållanden i enlighet med kraven i den norska offentlighetslagen. Genom verktyg som Forms och Customer Voice ger ShareControl Transparency även möjlighet att skicka ut frågeformulär i samband med due diligence-bedömningar, samt generera automatiserade rapporter baserat på insamlad data. Med ShareControl Transparency blir efterlevnaden av lagstiftning och etisk praxis en sömlös del av företagets verksamhet.

ShareControl Transparency

Programvara för ”öppenhetslagen”

System för hantering av öppenhetslagen - Share Control Transparency

About The Author