Offentlighetslagen har tre huvuduppgifter, den första är att genomföra due diligence-bedömningar av leverantörer i syfte att främja företagens respekt för grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor, samt säkerställa allmänhetens tillgång till information. Nästa är uppgiftsskyldigheten om någon begär information och slutligen redovisningskyldigheten. I den här artikeln kan du ta reda på mer om rapportering enligt öppenhetslagen.
Redovisning enligt öppenhetslagen
Vad är ett redovisning?
Syftet med öppenhetslagen är att verksamheter ska genomföra due diligence-bedömningar av sina leverantörer, innan resultaten görs tillgängliga för ”vem som helst”. På så sätt får allmänheten inblick i företagets nyckelrön i due diligence-bedömningarna och se vilka åtgärder som har genomförts
Redovisning enligt öppenhetslagen är en anmälan som ska göras tillgänglig för allmänheten via företagets hemsida. Rapportering enligt öppenhetslagen baseras på steg 5 (kommunikation) i OECD:s riktlinjer.
Redovisningskyldigheten är ett av stegen i due diligence-bedömningarna, och kan beskrivas som det sista som händer i öppenhetslagens process. Insynslagen kräver dock mer än vad som framgår av OECD:s riktlinjer, eftersom man ska rapportera senast den 30 juni varje år.
Skyldigheten att ”redovise enligt öppenhetslagen” är satt till 30 juni varje år.
Verksamheterna ska offentliggöra en redogörelse för aktsamhetsbedömningarna enligt §4.
Åpenhetsloven §5
Minimikrav i redovisningen
För att uppfylla kraven i öppenhetslagen är det flera punkter som ska finnas med i redovisningen. Eftersom det är företagens sätt att presentera resultatet av due diligence-bedömningarna baseras rapporteringsskyldigheten på riktlinjerna från OECD. Det innebär att det finns några minimikrav som måste följas. I öppenhetslagen §5 bokstav a, b och c framgår de krav som krävs.
- Efter bokstav a ska verksamheten beskriva:
- Allmän beskrivning av företagets organisation (övergripande)
- Varor och tjänster som erbjuds av verksamheten.
- Marknader där verksamheten verkar.
- Interna riktlinjer och rutiner kring negativa konsekvenser (Enshrining accountability)
- Enligt bokstav b ska företag lämna ut:
- Utförde due diligence-bedömningar
- Faktiska och potentiella negativa konsekvenser som organisationen har identifierat genom sin due diligence.
- Efter bokstav c ska följande upplysas:
- Åtgärder som är eller kommer att initieras
- Resultaten av åtgärderna
Så länge minimikravet i rapporterna är uppfyllt står det företagen fritt att utforma rapporterna efter eget gottfinnande. Det kommer dock alltid att vara fördelaktigt att beskriva och täcka mer än vad minimikravet omfattar.
Vad definieras som negativa konsekvenser?
Enligt öppenhetslagen ska företag bedöma om de är direkt kopplade till faktiska negativa konsekvenser genom leverantörskedjan och affärspartners. De negativa konsekvenserna definieras i öppenhetslagen som brott eller riskmoment kopplade till grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor. Du kan läsa mer om mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor här.
Exempel – brott mot grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor
Exempel: Du får reda på att din leverantör har vägrat de anställda att organisera sig i fackföreningar. När man fördjupar sig i ämnet finner man att detta är för att hålla de anställdas löner på ett minimum för att prissätta sig under konkurrenterna. I det här fallet kan ditt företag vara direkt eller indirekt kopplat till de negativa konsekvenserna gällande kränkningar av grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor (kränkningar av mänskliga rättigheter: föreningsfrihet, och eventuellt ”levnadslöner”) om du har bidragit till att pressa priserna på leverantören.
Vilka åtgärder eller utredningar skulle du initiera här?
Information om personuppgifter och affärshemligheter
I enlighet med lagens §5 andra stycket framgår att personuppgifter och uppgifter såsom konkurrensförfaranden eller uppgifter kan hållas utanför anmälan. Detsamma gäller uppgifter som är sekretessbelagda enligt säkerhetslagen eller skyddas av upphovsrättslagen. Undantaget är om det finns faktiska eller potentiella negativa konsekvenser i personliga relationer eller affärshemligheter.
Hänvisning till andra verksamheters due diligence-bedömningar
I många fall kan det vara svårt att hitta information om underleverantörer, det kan bero på företagshemligheter eller lite tillgänglig information. I dessa fall kan man hänvisa till andras due diligence-bedömningar för att bilda sig en bild av underleverantörernas risk. Detta kan vara från andra återförsäljare som använder samma leverantör, eller gå direkt till leverantören och hänvisa till deras uttalande. Den verksamhet som det hänvisas till ska omfattas av insynslagen för att hänvisningar ska vara giltiga, utöver att förklaringen ska omfatta minimikraven i anmälningsskyldigheten.
Det norska konsumenttilsynet, som själva ska utföra tillsyn och vägledning, säger att hänvisning till andras due diligence-bedömningar är laglig, så länge verksamheten i sig omfattas av insynslagen. Ansvaret för giltigheten ligger alltid på verksamheten själv och inte den rapport som det hänvisas till.
I många fall kommer en grupp att kunna hänvisa till de olika due diligence-bedömningarna, snarare än att utföra due diligence-bedömningar av samma företag många gånger. Detta bör dock övervägas i varje enskilt fall, eftersom vissa företag har större inflytande på leverantörer än andra. Det är också verksamheten själv som ansvarar för resultatet av due diligence-bedömningen och rapporten, så var helt säker på att andras rapporter är giltiga och korrekta innan du hänvisar till dem.
Vid hänvisning till andra företags due diligence-bedömningar rekommenderar vi att du alltid länkar direkt till källan, och beskriver varför informationen räcker för ditt företags konto.
Publicering av redovisning
Enligt §5 öppenhetslagen ska verksamheter publicera rapporten en gång per år, den 30. juni. Den ska då göras ”lätttillgänglig” på företagets hemsida, till exempel i ”sidfoten” längst ner på sidan eller, som vi rekommenderar, inom max 4 klick.
Om redovisning enligt öppenhetslagen finns med i årsredovisningen eller annan hållbarhetsredovisning ska det anges vilka delar som avser öppenhetslagen. Detta ligger i att göra rapporten ”lätttillgänglig”.
Det finns dock undantag från hur ofta rapporten ska publiceras. Om verksamheten upptäcker att det sker betydande förändringar i risknivån hos vissa leverantörer ska ett nytt uttalande publiceras så snabbt som möjligt. För att bedöma den betydande risken för negativa konsekvenser med dina leverantörer kan en riskbedömning av ett land eller en bransch ge en bra ledtråd. Tidigare rapporter bör finnas tillgängliga, även efter en ny bedömning, för att säkerställa spårbarhet.
Letar du efter ett system för att hantera öppenhetslagen? Utforska ShareControl Transparency här!
”…utlåtandet görs lätt tillgängligt på bolagets hemsida… Skyldigheten att publicera rapporten på webbplatsen gäller oavsett om verksamheten även väljer att ta upp rapporten i årsredovisningen som en del av redogörelsen om socialt ansvar enligt 3-3 c § bokföringslagen. ”
– ”Redovisningskyldigheten”, Forbrukertilsynet
