Öppenhetslagen har tre huvuduppgifter, varav den första är att genomföra due diligence-bedömningar av leverantörerna. Nästa är uppgiftsskyldigheten om någon begär information och slutligen redovisningskyldigheten. I den här artikeln kan du ta reda på mer om förklaringen av öppenhetslagen.

Innhold

Redovisning enligt öppenhetslagen

Redovisning enligt öppenhetslagen

Vad är ett redovisning?

Syftet med öppenhetslagen är att verksamheter ska genomföra due diligence-bedömningar av sina leverantörer, innan resultaten görs tillgängliga för ”vem som helst”. På så sätt får allmänheten inblick i företagets nyckelrön i due diligence-bedömningarna och se vilka åtgärder som har genomförts.

Redovisning enligt öppenhetslagen är en anmälan som ska göras tillgänglig för allmänheten via företagets hemsida. Redovisning till öppenhetslagen utgår från steg 5 (kommunikation) i OECD:s riktlinjer. Redovisningskyldigheten är ett av stegen i due diligence-bedömningarna, och kan beskrivas som det sista som händer i öppenhetslagens process. öppenhetslagen kräver dock mer än vad som framgår av OECD:s riktlinjer, eftersom en redovisning ska göras varje år.

Redovisningskyldigheten enligt insynslagen är satt till 30. juni varje år.

Verksamheterna ska offentliggöra en redogörelse för aktsamhetsbedömningarna enligt §4.
Öppenhetslagen §5

Minimikrav i redovisningen

För att uppfylla kraven i öppenhetslagen är det flera punkter som ska finnas med i redovisningen. Eftersom det är företagens sätt att presentera resultatet av due diligence-bedömningarna baseras rapporteringsskyldigheten på riktlinjerna från OECD. Det innebär att det finns några minimikrav som måste följas. I öppenhetslagen §5 bokstav a, b och c framgår de krav som krävs.

Efter bokstav a ska verksamheten beskriva:
- Organisationen av företaget (övergripande)
- Produkter och tjänster som erbjuds
- Marknader där de verkar
- Interna riktlinjer och rutiner kring negativa konsekvenser
Enligt bokstav b ska företag lämna ut:
- Utförde due diligence-bedömningar
- Faktiska och potentiella negativa konsekvenser
Efter bokstav c ska följande upplysas:
- Åtgärder som är eller kommer att initieras
- Resultaten av åtgärderna

Så länge minimikravet i rapporterna är uppfyllt står det företagen fritt att utforma rapporterna efter eget gottfinnande. Det kommer dock alltid att vara fördelaktigt att beskriva och täcka mer än vad minimikravet omfattar.

Vad definieras som negativa konsekvenser?

Enligt öppenhetslagen ska företag bedöma om de är direkt kopplade till negativa konsekvenser genom leverantörskedjan och affärspartners. De negativa konsekvenserna definieras i öppenhetslagen som brott eller riskmoment som rör mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor.

Exempel: Du får reda på att din leverantör har vägrat de anställda att organisera sig i fackföreningar. När man fördjupar sig i ämnet finner man att detta är för att hålla de anställdas löner på ett minimum för att prissätta sig under konkurrenterna. I det här fallet kan ditt företag vara direkt eller indirekt kopplat till de negativa konsekvenserna (kränkning av mänskliga rättigheter: organisationsfrihet, och potentiellt ”levnadslöner”) om du har hjälpt till att pressa priserna hos leverantören.

Vilka åtgärder eller utredningar skulle du initiera här?

Information om personuppgifter och affärshemligheter

I enlighet med lagens §5 andra stycket framgår att personuppgifter och uppgifter såsom konkurrensförfaranden eller uppgifter kan hållas utanför anmälan. Detsamma gäller uppgifter som är sekretessbelagda enligt säkerhetslagen eller skyddas av upphovsrättslagen. Undantaget är om det finns faktiska eller potentiella negativa konsekvenser i personliga relationer eller affärshemligheter.

Hänvisning till andras due diligence-bedömningar

I många fall kan det vara svårt att hitta information om underleverantörer, det kan bero på företagshemligheter eller lite tillgänglig information. I dessa fall kan man hänvisa till andras due diligence-bedömningar för att bilda sig en bild av underleverantörernas risk. Detta kan vara från andra återförsäljare som använder samma leverantör, eller gå direkt till leverantören och hänvisa till deras uttalande. Den verksamhet som avses måste omfattas av insynslagen för att hänvisningar ska vara giltiga, utöver att uppgiften omfattar minimikraven i redovisningskyldigheten.

Konsumentverket i Norge, som själva ska utföra tillsyn och vägledning, säger att hänvisning till andras due diligence-bedömningar är laglig, så länge verksamheten i sig omfattas av insynslagen. Ansvaret för giltigheten ligger alltid på verksamheten själv, och inte rapporten som det hänvisas till.

I många fall kommer en grupp att kunna hänvisa till de olika due diligence-bedömningarna, snarare än att utföra due diligence-bedömningar av samma företag många gånger. Detta bör dock övervägas i varje enskilt fall, eftersom vissa företag har större inflytande på leverantörer än andra. Det är också verksamheten själv som ansvarar för resultatet av due diligence-bedömningen och rapporten, så var helt säker på att andras rapporter är giltiga och korrekta innan du hänvisar till dem.

Vid hänvisningar till andra due diligence-bedömningar rekommenderar vi att du alltid länkar direkt till källan, och beskriver varför informationen är tillräcklig för ditt företags utlåtande.

Publicering av redovisning

Enligt §5 öppenhetslagen ska verksamheter publicera rapporten en gång per år, den 30. juni. Den ska då göras ”lätttillgänglig” på företagets hemsida, till exempel i ”sidfoten” längst ner på sidan eller, som vi rekommenderar, inom max 4 klick. Om redovisning enligt öppenhetslagen finns med i årsredovisningen eller annan hållbarhetsredovisning ska det anges vilka delar som avser öppenhetslagen. Detta ligger i att göra rapporten ”lätttillgänglig”.

Det finns dock undantag från hur ofta rapporten ska publiceras. Om verksamheten upptäcker att risknivån hos vissa leverantörer förändras drastiskt ska ett nytt uttalande publiceras så snart som möjligt. Tidigare rapporter bör finnas tillgängliga, även efter en ny bedömning, detta säkerställer spårbarhet.

Letar du efter ett system för att hantera öppenhetslagen? Utforska ShareControl Transparency här!

”…utlåtandet görs lätt tillgängligt på bolagets hemsida… Skyldigheten att publicera rapporten på webbplatsen gäller oavsett om verksamheten även väljer att ta upp rapporten i årsredovisningen som en del av redogörelsen om socialt ansvar enligt 3-3 c § bokföringslagen. ”
– ”Redovisningskyldigheten”, Forbrukertilsynet

Vanliga frågor

Måste du ange företagsnamnet i uttalandet?

I de flesta fall räcker det att beskriva vilka faktiska och potentiella negativa konsekvenser som har identifierats och vilka åtgärder som vidtagits utan att namnge leverantören. Det förväntas dock av lagen och det norska konsumenttilsynet att detaljnivån är tillräcklig, nedanför finns information om bransch, region med mera.

Företagen måste därför själva bedöma om detta är nödvändigt i varje enskilt fall.

Bör rapporten publiceras på norska?

Huvudregeln i lagen är att denna ska publiceras på norska, men det finns inget som hindrar att redovisningen publiceras även på andra språk.

Måste rapporten publiceras på hemsidan?

Det framgår av 5 § insynslagen att ”Redogörelsen ska göras lätt tillgänglig på företagets hemsida, …”. Konsumentverket förklarar också på sina sidor med följande citat: ”Alternativt kan verksamheten skapa en enkel webbplats endast för att publicera uttalandet”.

Skulle det inte vara möjligt för verksamheten att publicera på en webbplats ska uttalandet göras lättillgängligt på annat sätt. Det är en förutsättning för att detta ska göras lättillgängligt, och gärna sökbart på internet. Vi rekommenderar därför att göra detta tillgängligt på till exempel moderbolagets hemsidor eller att skapa en enkel hemsida för publicering av rapporten.