Gennemsigtighedsloven har tre hovedopgaver, hvoraf den første er at gennemføre due diligence-vurderinger af leverandørerne. Det næste er oplysningspligten, hvis nogen efterspørger oplysninger og endelig indberetningspligten. I denne artikkelen kan du finne ut mer om indberetning efter gennemsigtighedsloven.

Indhold

Indberetning efter gennemsigtighedsloven

Indberetning efter gennemsigtighedsloven

Hvad er en indberetning?

Formålet med gennemsigtighedsloven er, at virksomheder skal foretage due diligence-vurderinger af deres leverandører, før resultaterne gøres tilgængelige for “enhver”. På den måde vil offentligheden få indsigt i virksomhedens centrale fund i due diligence-vurderingerne og se, hvilke tiltag der er iværksat.

En indberetning efter gennemsigtighedsloven er en indberetning, der skal gøres tilgængelig for offentligheden gennem virksomhedens hjemmeside. Indberetning til gennemsigtighedsloven er baseret på trin 5 (kommunikation) i OECD’s retningslinjer. Indberetningspligten er et af trinene i due diligence-vurderingerne, og kan betegnes som det sidste, der sker i processen med gennemsigtighedsloven. Gennemsigtighedsloven kræver dog mere, end hvad der fremgår af OECD’s retningslinjer, fordi der skal redegøres hvert år.

Indberetningspligten efter gennemsigtighedsloven er fastsat til 30. juni hvert år.

Virksomhederne skal offentliggøre en redegørelse for forsvarlighedsvurderingerne efter §4.
Gennemsigtighedsloven §5

Minstekravet i redegjørelse av åpenhetsloven

Minimumskrav i indberetningen

For at overholde kravene i gennemsigtighedsloven er der flere punkter, der skal indgå i redegjørelsen. Da det er virksomhedernes måde at præsentere resultaterne af due diligence-vurderingerne på, er indberetningspligten baseret på retningslinjerne fra OECD. Det betyder, at der er nogle minimumskrav, som skal overholdes. I gennemsigtighedslovens § 5 litra a, b og c fremgår de krævede krav.

Efter litra a skal virksomheden beskrive:
- Organisationen af virksomheden (overordnet)
- Udbudte produkter og tjenester
- Markeder, hvor de opererer
- Interne retningslinjer og rutiner omkring negative konsekvenser
I henhold til litra b skal virksomheder oplyse:
- Foretog due diligence vurderinger
- Faktiske og potentielle negative konsekvenser
Efter litra c skal følgende oplyses:
- Tiltag, der er eller vil blive iværksat
- Resultaterne af tiltagene

Så længe minimumskravet i rapporterne er opfyldt, kan virksomhederne frit udforme rapporterne efter eget skøn. Det vil dog altid være en fordel at beskrive og dække mere end minimumskravet dækker.

Hvad defineres som negative konsekvenser?

Ifølge gennemsigtighedsloven skal virksomheder vurdere, om de er direkte forbundet med negative konsekvenser gennem forsyningskæden og samarbejdspartnere. De negative konsekvenser defineres i gennemsigtighedsloven som brud på eller risikoelementer vedrørende menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold.

Eksempel: Du finder ud af, at din leverandør har nægtet medarbejderne at organisere sig i fagforeninger. Når man fordyber sig i emnet, oplever man, at det er for at holde medarbejdernes løn på et minimum for at prissætte sig under konkurrenterne. I dette tilfælde kan din virksomhed være direkte eller indirekte forbundet med de negative konsekvenser (krænkelse af menneskerettigheder: organisationsfrihed, og potentielt “levelønnen”), hvis du har været med til at presse priserne hos leverandøren.

Hvilke foranstaltninger eller undersøgelser vil du indlede her?

Oplysninger om personoplysninger og forretningshemmeligheder

I overensstemmelse med lovens § 5, andre afsnit, fremgår det, at personoplysninger og oplysninger såsom konkurrenceprocedurer eller oplysninger kan holdes uden for indberetningen. Det samme gælder oplysninger, der er klassificeret efter sikkerhedsloven eller beskyttet af ophavsretsloven. Undtagelsen er, hvis der er faktiske eller potentielle negative konsekvenser i personlige forhold eller forretningshemmeligheder.

Henvisning til andres due diligence vurderinger

I mange tilfælde kan det være svært at finde oplysninger om underleverandører, det kan skyldes forretningshemmeligheder eller få tilgængelige oplysninger. I disse tilfælde kan du henvise til andres due diligence-vurderinger for at danne dig et billede af underleverandørernes risiko. Dette kan være fra andre forhandlere, der bruger samme leverandør, eller gå direkte til leverandøren og henvise til deres erklæring. Den omhandlede virksomhed skal være omfattet af gennemsigtighedsloven, for at henvisninger er gyldige, udover at erklæringen dækker minimumskravene i indberetningspligten.

Forbrugertilsynet, som selv skal føre tilsyn og vejledning, siger, at henvisning til andres due diligence-vurderinger er lovlige, så længe virksomheden selv er omfattet af gennemsigtighedsloven. Ansvaret for gyldigheden påhviler altid virksomheden selv. og ikke den rapport, der henvises til.

I mange tilfælde vil en koncern kunne henvise til de forskellige due diligence-vurderinger, frem for at udføre due diligence-vurderinger af samme virksomhed mange gange. Dette bør dog overvejes i hvert enkelt tilfælde, da nogle virksomheder har mere indflydelse på leverandører end andre. Det er også virksomheden selv, der er ansvarlig for resultatet af due diligence-vurderingen og rapporten, så vær helt sikker på, at andres indberetninger er gyldige og korrekte, før du henviser til dem.

Ved henvisninger til andre due diligence-vurderinger anbefaler vi altid at linke direkte til kilden, og beskrive hvorfor oplysningerne er tilstrækkelige til din virksomheds opgørelse.

Udgivelse af indberetning efter gennemsigtighedsloven

I henhold til gennemsigtighedslovens §5 skal virksomheder offentliggøre rapporten én gang årligt, den 30. juni. Det skal herefter gøres “let tilgængeligt” på virksomhedens hjemmeside, fx i “footeren” nederst på siden eller, som vi anbefaler, indenfor max 4 klik. Hvis forklaringen efter gennemsigtighedsloven indgår i årsrapporten eller anden redegørelse om bæredygtighed, skal det fremgå, hvilke dele der vedrører gennemsigtighedsloven. Dette ligger i at gøre rapporten “let tilgængelig”.

Der er dog undtagelser til, hvor ofte rapporten skal offentliggøres. Hvis virksomheden opdager, at visse leverandørers risikoniveau ændrer sig drastisk, skal en ny opgørelse offentliggøres hurtigst muligt. Tidligere rapporter bør være tilgængelige, selv efter en ny vurdering, dette sikrer sporbarhed.

Leder du efter et system til håndtering af gennemsigtighedsloven? Udforsk ShareControl Transparency her!

“…erklæringen gøres let tilgængelig på selskabets hjemmeside… Pligten til at offentliggøre redegørelsen på hjemmesiden gælder, uanset om virksomheden også vælger at medtage rapporten i årsrapporten som en del af redegørelsen om samfundsansvar efter bogføringslovens § 3-3 c. “
-“Indberetningspligten”, Forbrukertilsynet

Ofte stillede spørgsmål

Skal du angive firmanavnet i rapporten?

I de fleste tilfælde vil det være tilstrækkeligt at beskrive, hvilke faktiske og potentielle negative konsekvenser, der er identificeret, og hvilke tiltag der er iværksat uden at nævne leverandøren. Det forventes dog af loven og det norske forbrugertilsyn, at detaljeringsgraden er tilstrækkelig, herunder er information om branche, region med mere.

Virksomheder skal derfor selv vurdere, om dette er nødvendigt i hvert enkelt tilfælde.

Skal rapporten udgives på norsk?

Hovedreglen i loven er, at denne skal offentliggøres på norsk, men der er intet til hinder for, at rapporten også offentliggøres på andre sprog.

Skal rapporten offentliggøres på hjemmesiden?

Det fremgår af gennemsigtighedslovens §5, at “Rapporten skal gøres let tilgængelig på virksomhedens hjemmeside, …”. Forbrugerstyrelsen forklarer også på sine sider med følgende citat: “Alternativt kan virksomheden oprette en simpel hjemmeside kun til offentliggørelse af redegørelsen”.

Skulle det ikke være muligt for virksomheden at offentliggøre på en hjemmeside, skal redegørelsen gøres let tilgængelig på anden måde. Det er en forudsætning for, at dette gøres let tilgængeligt, og gerne søgbart på internettet. Vi anbefaler derfor at gøre dette tilgængeligt på fx moderselskabets hjemmesider eller oprette en simpel hjemmeside til offentliggørelse af rapporten.