Gennemsigtighedsloven har tre hovedopgaver, den første er at gennemføre due diligence-vurderinger af leverandører for at fremme virksomhedernes respekt for grundlæggende menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold samt sikre offentlighedens adgang til information. Det næste er oplysningspligten, hvis nogen efterspørger oplysninger og endelig indberetningspligten. I denne artikel kan du få mere at vide om indberetning under gennemsigtighedsloven.
Indberetning efter gennemsigtighedsloven
Hvad er en indberetning?
Formålet med gennemsigtighedsloven er, at virksomheder skal foretage due diligence-vurderinger af deres leverandører, før resultaterne gøres tilgængelige for “enhver”. På den måde får offentligheden indsigt i virksomhedens centrale resultater i due diligence-vurderingerne og se, hvilke tiltag der er iværksat.
En indberetning efter gennemsigtighedsloven er en indberetning, der skal gøres tilgængelig for offentligheden gennem virksomhedens hjemmeside. Indberetning efter gennemsigtighedsloven er baseret på trin 5 (kommunikation) i OECD’s retningslinjer.
Indberetningspligten er et af trinene i due diligence-vurderingerne, og kan betegnes som det sidste, der sker i processen med gennemsigtighedsloven. Gennemsigtighedsloven kræver dog mere, end hvad der fremgår af OECD’s retningslinjer, fordi man skal indberette senest den 30. juni hvert år.
Pligten til at “Indberette efter gennemsigtighedsloven” er fastsat til 30 juni hvert år.
Virksomhederne skal offentliggøre en redegørelse for forsvarlighedsvurderingerne efter §4.
Åpenhetsloven §5
Minimumskrav i indberetningen
For at overholde kravene i gennemsigtighedsloven er der flere punkter, der skal indgå i redegjørelsen. Da det er virksomhedernes måde at præsentere resultaterne af due diligence-vurderingerne på, er indberetningspligten baseret på retningslinjerne fra OECD. Det betyder, at der er nogle minimumskrav, som skal overholdes. I gennemsigtighedslovens § 5 litra a, b og c fremgår de krævede krav.
- Efter litra a skal virksomheden beskrive:
- Generel beskrivelse af virksomhedens organisation (overordnet)
- Varer og tjenester, der tilbydes af virksomheden.
- Markeder, hvor virksomheden opererer.
- Interne retningslinjer og rutiner omkring negative konsekvenser (Fastgøring af ansvarlighed)
- I henhold til litra b skal virksomheder oplyse:
- Foretog due diligence vurderinger
- Faktiske og potentielle negative konsekvenser, som organisationen har identificeret gennem sin due diligence.
- Efter litra c skal følgende oplyses:
- Tiltag, der er eller vil blive iværksat
- Resultaterne af tiltagene
Så længe minimumskravet i rapporterne er opfyldt, kan virksomhederne frit udforme rapporterne efter eget skøn. Det vil dog altid være en fordel at beskrive og dække mere end minimumskravet dækker.
Hvad defineres som negative konsekvenser?
Ifølge gennemsigtighedsloven skal virksomheder vurdere, om de er direkte forbundet med faktiske negative konsekvenser gennem forsyningskæden og samarbejdspartnere. De negative konsekvenser defineres i gennemsigtighedsloven som brud på eller risikoelementer knyttet til grundlæggende menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold. Du kan læse mere om menneskerettigheder og ordentlige arbejdsforhold her.
Eksempel – krænkelse af grundlæggende menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold
Eksempel: Du finder ud af, at din leverandør har nægtet medarbejderne at organisere sig i fagforeninger. Når man fordyber sig i emnet, oplever man, at det er for at holde medarbejdernes løn på et minimum for at prissætte sig under konkurrenterne. I dette tilfælde kan din virksomhed være direkte eller indirekte forbundet med de negative konsekvenser vedrørende krænkelser af grundlæggende menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold (menneskerettighedskrænkelser: foreningsfrihed, og potentielt “levelønnen”), hvis du har været med til at presse priserne på leverandøren.
Hvilke foranstaltninger eller undersøgelser vil du indlede her?
Oplysninger om personoplysninger og forretningshemmeligheder
I overensstemmelse med lovens § 5, andre afsnit, fremgår det, at personoplysninger og oplysninger såsom konkurrenceprocedurer eller oplysninger kan holdes uden for indberetningen. Det samme gælder oplysninger, der er klassificeret efter sikkerhedsloven eller beskyttet af ophavsretsloven. Undtagelsen er, hvis der er faktiske eller potentielle negative konsekvenser i personlige forhold eller forretningshemmeligheder.
Henvisning til andre virksomheders due diligence vurderinger
I mange tilfælde kan det være svært at finde oplysninger om underleverandører, det kan skyldes forretningshemmeligheder eller få tilgængelige oplysninger. I disse tilfælde kan du henvise til andres due diligence-vurderinger for at danne dig et billede af underleverandørernes risiko. Dette kan være fra andre forhandlere, der bruger samme leverandør, eller gå direkte til leverandøren og henvise til deres erklæring. Den virksomhed, der henvises til, skal være omfattet af gennemsigtighedsloven, for at henvisninger er gyldige, foruden at forklaringen skal dække mindstekravene i indberetningspligten.
Forbrugertilsynet, som selv skal føre tilsyn og vejledning, siger, at henvisning til andres due diligence-vurderinger er lovlige, så længe virksomheden selv er omfattet af gennemsigtighedsloven. Ansvaret for gyldigheden ligger altid hos virksomheden selv , og ikke den rapport, der henvises til.
I mange tilfælde vil en koncern kunne henvise til de forskellige due diligence-vurderinger, frem for at udføre due diligence-vurderinger af samme virksomhed mange gange. Dette bør dog overvejes i hvert enkelt tilfælde, da nogle virksomheder har mere indflydelse på leverandører end andre. Det er også virksomheden selv, der er ansvarlig for resultatet af due diligence-vurderingen og rapporten, så vær helt sikker på, at andres indberetninger er gyldige og korrekte, før du henviser til dem.
Ved henvisning til andre due diligence-vurderinger anbefaler vi altid at linke direkte til kilden, og beskrive hvorfor oplysningerne er tilstrækkelige til din virksomheds vurdering.
Udgivelse af indberetning efter gennemsigtighedsloven
I henhold til gennemsigtighedslovens §5 skal virksomheder offentliggøre rapporten én gang årligt, den 30. Juni. Det skal herefter gøres “let tilgængeligt” på virksomhedens hjemmeside, fx i “footeren” nederst på siden eller, som vi anbefaler, indenfor max 4 klik.
Hvis forklaringen efter gennemsigtighedsloven indgår i årsrapporten eller anden redegørelse om bæredygtighed, skal det fremgå, hvilke dele der vedrører gennemsigtighedsloven. Dette ligger i at gøre rapporten “let tilgængelig”.
Der er dog undtagelser til, hvor ofte rapporten skal offentliggøres. Hvis virksomheden opdager, at der er væsentlige ændringer i risikoniveauet hos visse leverandører, skal der hurtigst muligt offentliggøres en ny opgørelse. For at vurdere den betydelige risiko for negative konsekvenser hos dine leverandører, kan en lande- eller brancherisikovurdering give et godt fingerpeg. Tidligere rapporter bør være tilgængelige, selv efter en ny vurdering, for at sikre sporbarhed.
Leder du efter et system til håndtering af gennemsigtighedsloven? Udforsk ShareControl Transparency her!
“…erklæringen gøres let tilgængelig på selskabets hjemmeside… Pligten til at offentliggøre redegørelsen på hjemmesiden gælder, uanset om virksomheden også vælger at medtage rapporten i årsrapporten som en del af redegørelsen om samfundsansvar efter bogføringslovens § 3-3 c. “
-“Indberetningspligten”, Forbrukertilsynet
