Åpenhetsloven har tre hoved plikter, den første er å gjennomføre aktsomhetsvurderinger av leverandørene for at fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt sikre allmenheten tilgang på informasjon. Den neste er informasjonsplikten dersom noen etterspør informasjon og til slutt redegjørelsesplikten. I denne artikkelen kan du finne ut mer om redegjørelse etter åpenhetsloven.
Redegjørelse etter åpenhetsloven
Hva er en redegjørelse?
Formålet med åpenhetsloven er at virksomheter skal gjennomføre aktsomhetsvurderinger av leverandørene sine, før resultatet skal gjøres tilgjengelig for «enhver». På denne måten skal allmennheten få innsikt i virksomhetens nøkkelfunn i aktsomhetsvurderingene og se hvilke tiltak som er iverksatt
Redegjørelse etter åpenhetsloven er en rapport som skal gjøres tilgjengelig for allmennheten gjennom virksomhetens nettside. Redegjørelse etter åpenhetsloven bygger på trinn 5 (kommunikasjon) i OECDs retningslinjer.
Redegjørelsesplikten er et av stegene i aktsomhetsvurderingene, og kan beskrives som det siste som skjer i prosessen med åpenhetsloven. Åpenhetsloven krever imidlertid mer enn det som fremkommer i OECDs retningslinjer, fordi man skal redegjøre innen 30 juni hvert hvert år.
Plikten til «redegjørelse etter åpenhetsloven» er satt til 30. juni hvert år.
Virksomhetene skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene etter § 4.
Åpenhetsloven §5
Minstekrav i redegjørelsen
For å etterkomme kravene i åpenhetsloven, er det flere punkter som må med i redegjørelsen. Da dette er selskapenes måte å presentere resultatene av aktsomhetsvurderingene, bygger redegjørelsesplikten videre på retningslinjene fra OECD. Dette betyr at det finnes noen minstekrav som må følges. I åpenhetsloven § 5 bokstav a,b og c, fremkommer kravene som kreves.
- Etter bokstav a, skal virksomheten beskrive:
- Generell beskrivelse av virksomhetens organisering (overordnet)
- Varer og tjenester som tilbys av virksomheten.
- Markeder som virksomheten opererer i.
- Interne retningslinjer og rutiner rundt negative konsekvenser (Forankring av ansvarlighet)
- Etter bokstav b, skal virksomheter opplyse om:
- Gjennomførte aktsomhetsvurderinger
- Faktiske og potensielle negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger.
- Etter bokstav c, skal følgende opplyses om:
- Tiltak som er eller kommer til å bli satt i gang
- Resultatene av tiltakene
Så lenge minstekravet i redegjørelsene er oppfylt, står selskapene fritt i å utforme redegjørelsene etter skjønn. Det vil imidlertid alltid være fordelaktig å beskrive og dekke mer enn det minstekravet dekker.
Hva defineres som negative konsekvenser?
Etter åpenhetsloven skal virksomheter vurdere om de er direkte knyttet til faktiske negative konsekvenser gjennom leverandørkjeden og forretningspartnere. De negative konsekvensene defineres i åpenhetsloven som brudd eller risikoelementer knyttet til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Du kan lese mer om menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår her.
Eksempel – brudd på grunleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
Eksempel: Du finner ut at leverandøren din har nektet de ansatte å organisere seg i fagforeninger. Når du dykker ned i temaet, finner du ut at dette er for å holde lønningene til de ansatte på et minimum for å prissette seg under konkurrentene. I dette tilfelle kan ditt selskap være direkte eller indirekte knyttet til de negative konsekvensene omkring brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (menneskerettighetsbrudd: Organisasjonsfrihet, og potensielt «lønn å leve av») dersom dere har vært med på å presse prisene hos leverandøren.
Hvilke tiltak eller undersøkelser ville du satt i gang her?
Informasjon om personlig opplysninger og forretningshemmeligheter
I henhold til lovens paragraf 5, andre ledd, fremkommer det at personlige opplysninger og informasjon som konkurransemessige fremgangsmåter eller informasjon kan holdes utenfor redegjørelsen. Det samme gjelder med informasjon som er gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttet av åndsverkloven. Unntaket er om det finnes faktiske eller potensielle negative konsekvenser i personlige forhold eller forretningshemmeligheter.
Henvisning til andre virksomheters aktsomhetsvurderinger
I mange tilfeller kan det være vanskelig å finne informasjon om underleverandører, dette kan skyldes forretningshemmeligheter eller lite tilgjengelig informasjon. I disse tilfellene kan man henvise til andres aktsomhetsvurderinger for å danne et bilde av risiko hos underleverandørene. Dette kan være fra andre forhandlere som bruker samme leverandør, eller gå direkte til leverandøren og henvise til deres redegjørelse. Virksomheten det henvises til, skal være omfattet av åpenhetsloven for at henvisninger skal være gyldige, i tillegg til at redegjørelsen skal dekke minimumskravene i redegjørelsesplikten.
Forbrukertilsynet, som selv skal gjennomføre tilsyn og veiledning, sier at henvising til andres aktsomhetsvurderinger er lov, så lenge virksomheten selv er omfattet av åpenhetsloven Ansvaret for gyldigheten ligger alltid hos virksomheten selv, og ikke redegjørelsen det henvises til.
Et konsern vil i mange tilfeller kunne henvise til de forskjellige aktsomhetsvurderingene, fremfor å gjennomføre aktsomhetsvurderinger av samme selskap mange ganger. Dette bør imidlertid vurderes i hvert enkelt tilfelle, da noen selskaper har større innflytelse på leverandørene enn andre. Det er også virksomheten selv, som er ansvarlig for resultatet i aktsomhetsvurderingen og redegjørelsen, vær derfor helt sikker på at andres redegjørelser er gyldige og korrekte før den henvises til.
Ved henvisninger til andre virksomheters aktsomhetsvurderinger anbefaler vi å alltid linke direkte til kilden, og beskrive hvorfor informasjonen er dekkende for din virksomhets redegjørelse.
Publisering av redegjørelse
I henhold til åpenhetsloven §5, skal virksomheter publisere redegjørelsen en gang hvert år, den 30. juni. Den skal så gjøres «lett tilgjengelig» på virksomhetens nettsider, for eksempel i «footer» nederst på siden eller som vi anbefaler, innenfor maks 4 klikk.
Dersom redegjørelsen etter åpenhetsloven er inkludert i årsberetningen eller annen rapport om bærekraft, skal det fremgå hvilke deler som angår åpenhetsloven. Dette ligger i å gjøre rapporten «lett tilgjengelig».
Det finnes imidlertid unntak i hvor ofte redegjørelsen skal publiseres. Oppdager virksomheten at det er vesentlige endringer i risikonivået hos enkelte leverandører, skal ny redegjørelse publiseres så raskt som mulig. For å vurdere vesentlig risiko for negative konsekvenser hos leverandørene dine, kan en risikovurdering for land eller bransje gi en god pekepinn. Tidligere redegjørelser bør ligge tilgjengelige, selv etter ny vurdering, for å sikre sporbarheten.
På jakt etter et system for håndtering av åpenhetsloven? Utforsk ShareControl Transparency her!
«…redegjørelsen gjøres lett tilgjengelig på virksomhetens nettsider… Plikten til å publisere redegjørelsen på nettsiden gjelder uavhengig av om virksomheten i tillegg velger å innta redegjørelsen i årsberetningen som en del av redegjørelsen om samfunnsansvar etter regnskapsloven § 3-3 c. «
-«Redegjørelsesplikt», Forbrukertilsynet
