Åpenhetsloven har tre hoved plikter, den første er å gjennomføre aktsomhetsvurderinger av leverandørene. Den neste er informasjonsplikten dersom noen etterspør informasjon og til slutt redegjørelsesplikten. I denne artikkelen kan du finne ut mer om redegjørelse av åpenhetsloven.
Innhold
Redegjørelse etter åpenhetsloven
Hva er en redegjørelse?
Formålet med åpenhetsloven er at virksomheter skal gjennomføre aktsomhetsvurderinger av leverandørene sine, før resultatet skal gjøres tilgjengelig for «enhver». På denne måten skal allmennheten få innsikt i virksomhetens nøkkelfunn i aktsomhetsvurderingene og se hvilke tiltak som er iverksatt.
Redegjørelse etter åpenhetsloven er en rapport som skal gjøres tilgjengelig for allmennheten gjennom virksomhetens nettside. Redegjørelse av åpenhetsloven bygger på trinn 5 (kommunikasjon) i OECDs retningslinjer. Redegjørelsesplikten er et av stegene i aktsomhetsvurderingene, og kan beskrives som det siste som skjer i prosessen med åpenhetsloven. Åpenhetsloven krever imidlertid mer enn det som fremkommer i OECDs retningslinjer, fordi man skal redegjøre hvert år.
Redegjørelsesplikten av åpenhetsloven er satt til 30. juni hvert år.
Virksomhetene skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene etter § 4.
Åpenhetsloven §5
Minstekrav i redegjørelsen
For å etterkomme kravene i åpenhetsloven, er det flere punkter som må med i redegjørelsen. Da dette er selskapenes måte å presentere resultatene av aktsomhetsvurderingene, bygger redegjørelsesplikten videre på retningslinjene fra OECD. Dette betyr at det finnes noen minstekrav som må følges. I åpenhetsloven § 5 bokstav a,b og c, fremkommer kravene som kreves.
- Etter bokstav a, skal virksomheten beskrive:
- Organiseringen av selskapet (overordnet)
- Produkter og tjenester som tilbys
- Markeder de opererer i
- Interne retningslinjer og rutiner rundt negative konsekvenser
- Etter bokstav b, skal virksomheter opplyse om:
- Gjennomførte aktsomhetsvurderinger
- Faktiske og potensielle negative konsekvenser
- Etter bokstav c, skal følgende opplyses om:
- Tiltak som er eller kommer til å bli satt i gang
- Resultatene av tiltakene
Så lenge minstekravet i redegjørelsene er oppfylt, står selskapene fritt i å utforme redegjørelsene etter skjønn. Det vil imidlertid alltid være fordelaktig å beskrive og dekke mer enn det minstekravet dekker.
Informasjon om personlig opplysninger og forretningshemmeligheter
I henhold til lovens paragraf 5, andre ledd, fremkommer det at personlige opplysninger og informasjon som konkurransemessige fremgangsmåter eller informasjon kan holdes utenfor redegjørelsen. Det samme gjelder med informasjon som er gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttet av åndsverkloven. Unntaket er om det finnes faktiske eller potensielle negative konsekvenser i personlige forhold eller forretningshemmeligheter.
Henvisning til andres aktsomhetsvurderinger
I mange tilfeller kan det være vanskelig å finne informasjon om underleverandører, dette kan skyldes forretningshemmeligheter eller lite tilgjengelig informasjon. I disse tilfellene kan man henvise til andres aktsomhetsvurderinger for å danne et bilde av risiko hos underleverandørene. Dette kan være fra andre forhandlere som bruker samme leverandør, eller gå direkte til leverandøren og henvise til deres redegjørelse. Virksomheten det henvises til, skal være omfattet av åpenhetsloven for at henvisninger skal være gyldige, i tillegg til at redegjørelsen skal dekke minimumskravene i redegjørelsesplikten.
Forbrukertilsynet, som selv skal gjennomføre tilsyn og veiledning, sier at henvising til andres aktsomhetsvurderinger er lov, så lenge virksomheten selv er omhandlet av åpenhetsloven Ansvaret for gyldigheten ligger alltid hos virksomheten selv, og ikke redegjørelsen det henvises til.
Et konsern vil i mange tilfeller kunne henvise til de forskjellige aktsomhetsvurderingene, fremfor å gjennomføre aktsomhetsvurderinger av samme selskap mange ganger. Dette bør imidlertid vurderes i hvert enkelt tilfelle, da noen selskaper har større innflytelse på leverandørene enn andre. Det er også virksomheten selv, som er ansvarlig for resultatet i aktsomhetsvurderingen og redegjørelsen, vær derfor helt sikker på at andres redegjørelser er gyldige og korrekte før den henvises til.
Ved henvisninger til andre aktsomhetsvurderinger anbefaler vi å alltid linke direkte til kilden, og beskrive hvorfor informasjonen er dekkende for din virksomhets redegjørelse.
Publisering av redegjørelse
I henhold til åpenhetsloven §5, skal virksomheter publisere redegjørelsen en gang hvert år, den 30. juni. Den skal så gjøres «lett tilgjengelig» på virksomhetens nettsider, for eksempel i «footer» nederst på siden eller som vi anbefaler, innenfor maks 4 klikk. Dersom redegjørelsen etter åpenhetsloven er inkludert i årsberetningen eller annen rapport om bærekraft, skal det fremgå hvilke deler som angår åpenhetsloven. Dette ligger i å gjøre rapporten «lett tilgjengelig».
Det finnes imidlertid unntak i hvor ofte redegjørelsen skal publiseres. Oppdager virksomheten at risikonivået hos enkelte leverandører endrer seg drastisk, skal ny redegjørelse publiseres så fort som mulig. Tidligere redegjørelser bør ligge tilgjengelige, selv etter ny vurdering, dette sikrer sporbarheten.
På jakt etter et system for håndtering av åpenhetsloven? Utforsk ShareControl Transparency her!
«…redegjørelsen gjøres lett tilgjengelig på virksomhetens nettsider… Plikten til å publisere redegjørelsen på nettsiden gjelder uavhengig av om virksomheten i tillegg velger å innta redegjørelsen i årsberetningen som en del av redegjørelsen om samfunnsansvar etter regnskapsloven § 3-3 c. «
-«Redegjørelsesplikt», Forbrukertilsynet
