Det er fremdeles usikkerhet rundt åpenhetsloven, hvordan man skal gjennomføre en aktsomhetsvurdering etter åpenhetsloven og hva som er virksomheters plikt. I denne artikkelen ønsker vi å illustrere hvordan du enkelt kan gjennomføre, behandle og bearbeide aktsomhetsvurderinger av leverandørene dine.
Hva er en aktsomhetsvurdering?
En aktsomhetsvurdering er en arbeidsmetode for å kartlegge, forebygge, gjøre rede for og følge opp virksomheter etter åpenhetsloven. Hovedformålet er å gjøre rede for og følge opp faktiske og potensielle negative konsekvenser på menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår. Aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres både hos leverandørene og hos underleverandører. Det er viktig å huske på at aktsomhetsvurderingene skal fokusere på brudd både i egen virksomhet, hos dine leverandører og eksternt (miljø, lokalsamfunn m.m).
Før man starter arbeidet med aktsomhetsvurderinger, er det viktig å ha en god forståelse av prinsippene i åpenhetsloven og i aktsomhetsvurderingene. Vi anbefaler derfor at du også leser vår artikkel om maler i åpenhetsloven for å få en grunnleggende forståelse av de viktigste stegene lovverket.
Etter åpenehtsloven §4, skal virksomheter gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper.
Du kan lese OECDs retningslinjene her.
OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper
Aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven bygger på OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Disse retningslinjene er svært omfattende, men dekker de viktigste punktene for å sikre et ansvarlig næringsliv.
Et av retningslinjene som har kommet gjennom OECD er OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper.
«Retningslinjene har som mål å sikre at virksomheten til disse selskapene er i samsvar med den offentlige politikk, å styrke grunnlaget for gjensidig tillit mellom selskapene og samfunnet der de driver virksomhet, å søke å forbedre klimaet for utenlandske investeringer og å styrke de flernasjonale selskapenes bidrag til en bærekraftig utvikling.»
OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper
OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper tar utgangspunkt i at aktsomhetsvurderingene skal minimere potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter, samfunn og miljø knyttet til virksomheters forretningsaktiviteter. Punktene har tydelige forventninger til næringslivets aktsomhet på flere områder som: menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø, antikorrupsjon og åpenhet. Retningslinjene forventer videre at man gjennomfører aktsomhetsvurderinger for å unngå disse negative konsekvensene.
Trinnene i en aktsomhetsvurdering
Aktsomhetsvurderinger kan deles opp etter 6 punkter, hvor formålet er å kartlegge, forebygge, gjøre rede for og følge opp virksomheter etter negative konsekvenser for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er Forbrukertilsynet som fører tilsyn og veileder virksomheter etter åpenhetsloven, vi har derfor tatt utgangspunkt i deres fremgangsmåte:
1. Forankring ansvarlighet
Det første steget i aktsomhetsvurderinger starter med at virksomheten setter interne retningslinjer. Dette betyr at man setter overordnede mål for hvordan negative konsekvenser skal unngås og hvordan dere skal forebygge eventuelle skader.
Det er viktig at målene blir utdypt, slik at det er enkelt å følge opp sine egne retningslinjer. Konkrete handlinger virksomheten forplikter seg til å gjøre ved ulike funn bør også følge med i dokumentet.
Virksomhetens retningslinjer skal være i tråd med åpenhetsloven og OECDs retningslinjer. Dette betyr at du kan oppdatere eksisterende retningslinjer, eller utvikle nye med hensyn til åpenhetsloven. Retningslinjene skal omfatte hele virksomheten, leverandører og andre forretningspartnere. Retningslinjene må minimum inneholde:
- Hvordan virksomheten skal opptre ansvarlig
- Forventninger til ansvarlighet hos leverandører og andre forretningspartnere, og
- deres planer for aktsomhetsvurderinger
Forankre ansvarlighet står skrevet i åpenhetsloven §4, bokstav a.
2. Kartlegge negative konsekvenser
Etter åpenhetsloven §4, bokstav b. skal virksomheter kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden.
Under dette punktet skal virksomheten selv gjennomføre analyser av egen virksomhet, leverandørkjeden og forretningspartnere. Målet med å gjennomføre aktsomhetsvurderinger er å identifisere hvilke områder som utgjør høyest risiko for negativ påvirkning av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Videre skal det vurderes om skaden allerede har skjedd, eller om det er en reel mulighet for skade.
Et viktig aspekter ved åpenhetsloven er å vurdere sin egen relasjon til eventuelle skader/negative konsekvenser for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Hent informasjon fra leverandørkjeden
Vi anbefaler å starte med å få en oversikt og sortere virksomhetens egne operasjoner, leverandørkjeden og forretningspartnere etter kategorier som bransje, geografi og type forretningspartner. Der det er mulig, kartlegg også underleverandører, her holder det ofte med overordnet kartlegging basert på tilgjengelig informasjon.
Start med å lage en risikoanalyse, hvor dere ser på historisk risiko etter bransje, geografi eller konkrete selskaper. Dykk deretter dypere ved å innhente informasjon fra leverandørene dine, f.eks. gjennom spørreundersøkelse, dybdeintervju eller signering av egenerklæringsskjema.
Markeder og samfunnet er stadig i endringer, derfor bør virksomhetens risikoanalyser gjennomgås regelmessig. Det er viktig å endre risikoanalysene dersom dere ser klare endringer i risikobilde. Husk også å endre den offentlige redegjørelsen med den nye informasjonen for å unngå sanksjoner fra Forbrukertilsynet.
Risikomatrise
Når du har kartlagt leverandørene dine, er neste steg å sette sammen risiko med forventninger i en risikomatrise. Her skal virksomheten vurdere leverandørene og følge opp selskapene med høyest risiko eller forventninger.
Risiko baserer seg som oftest på land, bransjer eller konkrete selskaper med høy risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Forventninger baserer seg på leverandørens størrelse, for eksempel total omsetning eller kontraktstørrelse.
Basert på modellen over, anbefaler vi å alltid undersøke leverandørene for å etterleve kravene i loven.
Eksempler: grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
Grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold betyder foreksempel retten til:
- Liv
- Utdannelse
- Ytringsfrihet
- Personvern/privatliv
- Likestilling og ikke-diskriminering
Eksempler: potensielle negative konsekvenser du bør undersøke
Når virksomheter undersøker leverandørene sine, kan det av og til være vanskelig å vite hva man skal se etter. Dersom du ikke har noen klare meninger om hva du bør undersøke og hva som inneholder potensiell negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø, anbefaler vi disse punktene:
- Overdreven bruk av overtid
- Lave lønninger som ikke dekker grunnleggende menneskelige behov
- Forurensning eller ulykker
- Diskriminering
- Tvangsarbeid
- Brudd på rett til privatliv
3. Iverksette tiltak
Etter gjennomførte risikoanalyser og kartlegging av negative konsekvenser i leverandørkjeden, er det på tide å iverksette tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser. Hvilke tiltak dere bør iverksette, avhenger av blant annet hvilken relasjon dere har til de negative konsekvensene som ble oppdaget i steg 2 og alvorlighetsgrad. Jo nærmere skaden virksomheten er, desto mer ansvarlig vil dere være for å rydde opp. Vi har tre grader av tiltak som kan settes. I live basert på vurderingene: forebyggende tiltak, begrensede tiltak og stansende tiltak. Stansende tiltak som å avbryte kontrakter bør derfor være siste utvei.
Tiltak du kan sette i gang:
- Tilpasse aktiviteter (fjerne farlige stoffer o.l)
- Oppgradere anlegg (fjerne risikoelementer)
- Opplæring
- Forhåndskvalifisere leverandører
- Konsolidere leverandører
- Samarbeide på tvers av bransjen
- Engasjere lokale myndigheter
Der det oppdages brudd på menneskerettighetene skal det stanses før man starter andre forebyggende tiltak. Det er toppleder i selskapet som er ansvarlig for at bruddene stoppes og det forventes at ledelsen setter fremtidige tiltak for å forebygge.
Tiltaksplan
Aktsomhetsvurderingene bør resultere i en tiltaksplan som beskriver hvilke tiltak som settes i gang og hvilke som planlegges i fremtiden. Tiltaksplanen bør inneholde:
- Tiltak dere vil iverksette
- Hvilke identifiserte risikoområder har dere prioritert og hvorfor
- Hvilken relasjon har virksomheten til konsekvensene det rettes tiltak mot?
- Begrunnelse for hvilket tiltaksnivå dere velger å legge dere på i møte med konsekvensene
- Hvem som har ansvar for å iverksette og gjennomføre tiltak
- Hvilke endringer dere vil gjøre i egne retningslinjer
- Hvilke planer dere har for opplæring av relevante ansatte og ledere på risikoområdet det skal utføres tiltak mot
- Informasjon om dialogen dere har hatt/ skal ha med berørte parter
- Forventninger til leverandører og andre forretningspartnere.
Har virksomheten liten innflytelse på virksomheten som bryter med menneskerettighetene og anstendige arbeidsforhold, anbefaler vi dere å lese Forbrukertilsynets hjemmesider.
4. Følge opp tiltakene
Etter å ha satt i gang tiltak, bør virksomheten se hvilken effekt disse tiltakene har hatt. Hensikten med oppfølgingen er å vurdere tiltakene og eventuelt gjøre endringer i fremtiden.
Det er anbefalt å undersøke punktene:
- Hvor mange av tiltakene som faktisk ble gjennomført til planlagt tid.
- Hvor godt tiltakene har fungert
- Har skade på individer eller grupper faktisk blitt avverget eller håndtert
Avhengig av konsekvensens alvorlighetsgrad og virksomhetens ansvarlighet, bør virksomheten aktivt følge opp tiltakene som er satt i gang. Undersøk forskjellige kilder for å vurdere effekten av tiltakene, gjerne fra interne- eller tredjepartsvurderinger.
Husk i midlertidig å begrens direkte kommunikasjon med berørte parter som kan få konsekvenser fra arbeidsgiver eller lokalsamfunn. Dette gjelder typisk urbefolkningen.
5. Kommuniser med berørte interessenter
OECDs retningslinjer omhandler i hovedsak kommunikasjon med allmennheten og berørte interessenter. Åpenhetsloven krever derimot at virksomhetene kun skal kommunisere med berørte interessenter og rettighetshaver, i tillegg til den offentlige redegjørelsen.
Du kan lese mer om den offentlige redegjørelsen her.
Her skal virksomheten kommunisere resultatene av tiltakene fra de utførte aktsomhetsvurderingene. Dette innebærer å formidle både tiltakene og resultatene av dem til berørte parter og interessenter.
Mens OECDs retningslinjer her omhandler kommunikasjon både med allmennheten óg berørte parter, krever åpenhetsloven altså kun kommunikasjon med berørte interessenter og rettighetshavere – med egne minimumskrav til hva slags informasjon som skal offentliggjøres i en årlig redegjørelse.
6. Gjenopprett
Dessverre finner virksomheter av og til ut at de har vært med å presse virksomheter til å bryte menneskerettighetene. Dette gjøres som oftest ikke bevist, men skjer som følge av valg man tar i utvelgelse av leverandør. I punkt 3, 4 og 5, gjorde virksomheten noen valg for å rette på sin påvirkning av de negative konsekvensene. Vi har laget et eksempel på involvering under.
Det er viktig å spesifisere at gjenoppretting av skader, kun er nødvendig når virksomheten er direkte involvert til de negative konsekvensene. Forbrukertilsynet anbefaler allikevel at virksomheter bruker innflytelsen sin på å presse større aktører til å følge opp dette steget i åpenhetsloven.
Du kan les mer om gjenoppretting her: Forbrukertilsynet.no
Share Controls system for åpenhetsloven
Vi hjelper selskaper med å håndtere samsvarskravene i «Åpenhetsloven» i ett system, slik at du kan unngå risiko for manglende overholdelse og ha full tillit til at deres virksomhet overholder dem. Med ShareControl Transparency kan du enkelt få tilbake kontrollen over leverandørkjeden.
Samle informasjon fra alle virksomhetens leverandørkjeder og legg inn data og dokumentasjon, slik at du enklere kan utføre aktsomhetsvurderinger, risikoanalyser og iverksette tiltak. Send ut spørreundersøkelser med spørsmål rundt leverandørens håndtering av menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår. På denne måten sikrer du overholdelse av åpenhetsloven, samtidig som du effektiviserer flere av prosessene.
Se flere artikler om aktsomhetsvurdering, åpenhetsloven mm:
