Vi får stadig spørsmål fra selskaper vi er i kontakt med, om det finnes maler for åpenhetsloven samt guider for håndteringen av åpenhetsloven. Vi i Share Control har derfor brukt mye tid på å utvikle materiell som maler og guider, for å gjøre det enklere for kundene våre å håndheve åpenhetsloven.
Stegene for å etterleve åpenhetsloven
Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (heretter kalt åpenhetsloven), kan være en krevende å sette seg inn i. De konkrete punktene i loven kan oppfattes relativt enkle, men det komplekse starter når du skal begynne å dykke ned i de ulike stegene.
Vi har derfor prøvd på enklest mulig måte, å forklare stegene du må følge etter Forbrukertilsynets veiledning. Listen kan brukes som en fremgangsmåte, men gir ingen garanti for at dere alltid vil oppfylle kravene i loven. Vi anser det viktigste elementet i loven som tid og anbefaler derfor å starte så tidlig som mulig, og kontinuerlig ha åpenhetsloven i baktankene.
1. Forankre ansvarlighet i styret
For å starte med åpenhetsloven, er det viktig at virksomheten selv har sine retningslinjer og ansvarlighet på plass. Prosessen starter derfor med at styret vedtar retningslinjer for ansvar i forbindelse med menneskerettigheter og arbeidsforhold. Dokumentet for etiske retningslinjer (Code of conduct), danner grunnlaget for forpliktelser og krav til hvordan selskapet skal opptre og håndtere ulike dilemmaer som måtte inntreffe. Dokumentet skal signeres av styret, slik at det er de som er ansvarlige for utfallet i åpenhetsloven.
Retningslinjene i dokumentet bør fokusere på de faktiske risikoområdene som har høyest sannsynlighet for å forekomme, men skal også inneholde de andre og mindre sannsynlige risikoene. Dokumentet Code of conduct, vil så beskrive hvordan virksomheten i ulike situasjoner skal opptre ansvarlig, samtidig som dette danner grunnlaget for forventninger til ansvarlighet hos leverandører og andre forretningsforbindelser.
Les mer om forankring av ansvar i styret her.
2. Lag leverandørlister
Hovedpunktene i åpenhetsloven er å kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten har forårsaket eller bidratt til. Virksomheter som er omfattet av lovverket skal derfor kartlegge og vurdere gjennom leverandørkjeder og forretningspartnere, slik det fremkommer i §4, bokstav b.
Etter §3, bokstav d. fremkommer det at en leverandørkjede menes som enhver leverandør og underleverandør, som leverer eller produserer varer, tjenester eller andre innsatsfaktorer.
Begynn derfor med å få full oversikt over selskapets leverandører og forretningspartnere. Få også med viktige parameter som hvilke type varer, løsninger eller tjenester leverandørene leverer, slik at du enklere kan selektere risiko fordelt på land, bransjer, kontraktsstørrelse og lignende. Forbrukerområdet anbefaler også virksomheter å gjøre en innsats i å finne underleverandører, slik at disse også kan vurderes.
Les også: Hva er åpenhetsloven og hva er din plikt?
Vurdering av menneskerettigheter og arbeidsforhold
Et viktig punkt i åpenhetsloven er kravene til menneskerettigheter og arbeidsforhold i egen virksomhet. Dette kan by på utfordringer dersom produksjonen eller andre aktiviteter foregår i utlandet. Vi anbefaler virksomheter å sørge for å ha systemer hvor de ansatte kan sende inn anonyme klager til verneombud eller ledelsen i selskapet.
Last ned guide for åpenhetsloven
Få innblikk i alle funksjonene og prosessene som kan hjelper deg med håndteringen av åpenhetsloven. Vi har laget maler for åpenhetsloven som tar deg fra forankring i styret til aktsomhetsvurderinger, risikovurdering og redegjørelse.
Få veiledningen i innboksen din
3. Gjennomfør aktsomhetsvurderinger
Etter åpenhetsloven §4, plikter virksomheter å utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper.
Aktsomhetsvurderingen kan defineres som summen av risikoanalyser, kartlegging og vurdering av negative konsekvenser, tiltak for å forhindre overtredelse, oppfølging, kommunikasjon og gjenoppretting. Aktsomhetsvurderingene skal utføres regelmessig. Aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven har 6 steg:
Risikovurdering av leverandører
Hvert år skal virksomheter redegjøre for aktsomhetsvurderingene sine. Det finnes imidlertid et unntak etter lovens §5. Har det fremkommet vesentlige endringer i risikovurderingene, skal redegjørelsen oppdateres snarest. Men hva er egentlig en risikovurdering?
Som vi har nevnt i de tidligere stegene, er risiko en sannsynlighet for at negative konsekvenser for menneskerettigheter og arbeidsforhold kan oppstå. Det skal også i en risikovurdering fremkomme om virksomheten har forårsaket eller bidratt til de negative konsekvensene.
Les vår oversikt over landsrisiko: Landsrisiko for brudd på menneskerettigheter
I risikovurderinger er det viktig å legge ekstra fokus på leverandørene med stor betydning, leverandører fra land og bransjer som har kjente utfordringer knyttet til menneskerettigheter og arbeidsforhold. Det bør også vurderes om det skal gjennomføres grundigere risikovurderinger hos underleverandører med komplekse produkter. Det finnes flere maler for åpenhetsloven som kan brukes i å vurdere risiko, se eksempelet under.
Se eksempel av risikovurdering
Tenk deg at et selskap skal kjøpe inn 100 nye bærbare datamaskiner til sine ansatte. I mange tilfeller er det pris, leveringstid og programvare som bestemmer valg av leverandør og produsent.
Som vi ser i tabellen over fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, er det svært høy risiko for overtredelse av menneskerettigheter i utvinningen av råvarer. Det fremkommer her at risikoen for blant annet barnearbeid, tvangsarbeid, dårlig fokus på HMS er svært høy. I komponent sammenstillingen og sammenstillingen av det ferdige produktet er utfordringer som tvungen overtid, mindreårig arbeidskraft og lave lønninger som er de største risikoene.
Kartlegging og vurdering av negative konsekvenser
Etter gjennomført risikoanalyse, er det på tide å se etter forhold hos hver enkelt leverandør. Her skal man finne ut om leverandørene har brutt eller bryter med menneskerettighetene og anstendige arbeidsvilkår. Dialog og observasjon av leverandørene er en sentral del av kartleggingen og vurderingen av negative konsekvenser.
Basert på risikovurderingene og kartlegging av leverandørene rundt menneskerettigheter og arbeidsvilkår, kan man sende ut spørreundersøkelser eller be om bekreftelse på at leverandøren ikke bryter med virksomhetens code of conducts.
Vi i Share Control har utviklet flere maler for åpenhetsloven under kartlegging av vurdering av leverandørene, som ligger integrert i ShareControl Transparency, et komplett system for administrasjon av åpenhetsloven.
Tiltak for å forhindre overtredelse
Etter §4, bokstav c. skal virksomheten iverksette tiltak for å stanse, forebygge eller begrense de negative konsekvensene basert på prioriteringer og vurderinger etter bokstav b. Bokstav b, tar for seg vurderingene fra risikovurderingen og de vurderingene av de faktiske og potensielle negative konsekvensene.
Det er da viktig å vurdere i hvor stor grad din virksomhet har forårsaket eller bidratt til de negative konsekvensene. Jo nærmere selskapet står skaden, jo større ansvar ligger hos selskapet.
Tiltak bør treffes avhengig av hvor store de negative konsekvensene er og ansvaret virksomheten selv har. Virksomheter bør i enhver form samarbeid vurderer om man skal videreføre samarbeidet, jobbe for en endringer mot et felles mål, trekke avtalen, eller gradvis finne nye leverandører.
Oppfølging av tiltak
I aktsomhetsvurderingene skal virskomehten også følge opp tiltakene som er satt i gang. Hensikten med oppfølgingen er å vurdere om tiltakene har fungert etter planen, eller om det trengs forbedringer.
Sentrale spørsmål virksomheten skal stille er:
- Hvor mange av tiltakene ble gjennomført til planlagt tid.
- Hvor godt fungerte tiltakene.
- Har skade på individer eller grupper faktisk blitt avverget eller håndtert.
Basert på resultatene av tiltakene, bør virksomheten sette nye tiltak i live, eller fortsette med tiltakene som fungerer.
4. Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger
Etter gjennomførte aktsomhetsvurderinger av leverandører, underleverandører, forretningspartnere og internt i virksomheten, er det på tide å publisere resultatene. Redegjørelse etter åpenhetsloven er skrevet i lovens paragraf 5, og viser hvilke minimumskrav som skal være med i rapporten.
Redegjørelse for åpenhetsloven skal minimum inneholde:
- Beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer (Code of conduct) og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser.
- Opplysninger om de faktiske negative konsekvensene som er funnet og der det er vesentlig risiko for negative konsekvenser
- Opplysninger om tiltak som er eller planlegges iverksatt, samt forventet eller opplevd resultater av tiltakene.
Les mer om redegjørelse etter åpenhetsloven her.
Redegjørelsen skal publiseres hvert år innen 30. juni eller ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger. I ShareControl Transparency finnes innebygde maler for åpenhetsloven, slik at du enkelt kan effektivisere deler av arbeidet.
Share Control har sammen med vår softwareløsning for åpenhetsloven, utviklet en mal som henter dataen fra systemet og legger dette i rapporten for deg. Dataen fra leverandører med tilnærmet null i risiko vil dermed legges inn i rapporten uten noe mer arbeid. Det eneste du trenger å gjøre – er å legge inn beskrivelse rundt organisasjonen din. Finner du derimot leverandører med økt risiko, må du påregne litt mer arbeid. For leverandører med risiko for brudd, er det derimot i henhold til lovverket, ditt ansvar å beskrive de faktiske og potensielle negative konsekvensene, samt hvilke tiltak som er satt i gang.
5. Gjenopprett
Gjenopprette kan ha mange betydninger, men etter åpenhetsloven betyr dette å “rette opp i“. Virksomheter som finner faktiske eller potensielle negative konsekvenser hos leverandørene sine skal sørge for samarbeid om gjenoppretting eller erstatning der det er påkrevd. Dette gjelder derimot ikke når virksomheten ikke er direkte knyttet til konsekvensene.
Forbrukertilsynet anbefaler likevel til bruke innflytelsen sin ved å påvirke den som har forårsaket skaden, eller bidra med opplysninger som kan være nyttige ved videre undersøkelser eller dialog.
Sørg for eller samarbeid om gjenoppretting
Der en virksomhet har forårsaket eller bidratt til negative konsekvenser, må man sørge for samarbeid om gjenoppretting eller erstatning. Dette betyr at man skal rette opp ved å samarbeide med de berørte partene for å finne løsninger, eller gjennom erstatningskrav til de berørte.
Noen eksempler på gjenopprettingstiltak:
- Erstatning eller kompensasjon
- En offentlig beklagelse
- Sanksjoner
- Tiltak for å hindre fremtidig skade
Ofte stilte spørsmål
Vi får ofte spørsmål angående åpenhetsloven og vi har her samlet noen av de vanligste:
ShareControl Transparency
Software for «Åpenhetsloven»
Et komplett system for håndtering av alle virksomhetens data og prosesser rundt åpenhetsloven.
