I en stadig mer digital verden, er det fremdeles bedrifter som mener lagring av kontrakter på forskjellige plattformer og på egne maskiner, gir best kontroll. Dette er en påstand vi i denne artikkelen ønsker å avkrefte ved å vise noen av fordelene du får av å digitalisere kontraktshåndteringen.
Hvorfor digitalisere kontraktshåndteringen?
Har du noen gang ferdigstilt en kontrakt rett før fristen, for så å finne ut at kontrakten mangler en liten detalj som gjør at du må starte helt på nytt? Kanskje mangler kontrakten noen viktige detaljer, en signatur eller kanskje du har klart å slette mappen ved en feil. Vi vet at slike ting kan skje. Derfor har vi i Share Control laget løsninger for å optimalisere og digitalisere kontraktshåndteringen i et digitalt kontraktsystem.
Sentralt kontraktsystem
Noen avdelinger og enheter kan ha behov for egne områder for å lagre sine kontrakter. Andre har behov for å ha tilgang til kontrakter på tvers av bedriften. Med flere desentrale lagre for kontrakter, kan det fort bli vanskelig for sentrale funksjoner å finne kontrakter og prosessene blir derfor ineffektive.
Effektiv kontraktshåndtering
Med en strukturert og sentralt kontraktstyring, kan bedriftens struktur og organisering deles opp med tilgangskontroll som sikrer tilgang til riktig personer. Ettersom dataen lagres i skyen i et kontraktshåndteringssystem, vil du ha tilgang til kontraktene fra hvor som helst med internettforbindelse. Dette er spesielt nyttig i en tid hvor stadig flere organisasjoner har distribuerte arbeidsmiljøer og globale operasjoner.
Enten du er i en stor, mellomstor eller liten bedrift, er det alltid behov for oversikt og kontroll på kontraktene. For de største selskapene, kan antallet kontrakter være en endeløs oppgave å vedlikeholde og søke i. Hos mindre selskaper er lagring av kontrakter på lokale maskiner eller i et dårlig strukturert skylagringstjeneste de vanligste utfordringene. Et sentralt kontraktsarkiv kan dermed bidra til å spare tid, kutte kostnader og redusere feil i kontraktsarbeidet.
Varslinger i kontraktshåndteringen
Kontrakter er noe av det viktigste som finnes i et selskap. Faktisk kommer de fleste kostnader hos en bedrift fra en eller annen type kontrakt. Vi ser også at det legges ned mye ressurser for å forhandle frem kontrakter på alt fra innkjøp til salg og ansatte.
Kontraktene blir så lagt til lagring, enten i en skyløsning eller på hardisker. I mange tilfeller følges ikke disse opp før noen ved en tilfeldighet lurer på noen av detaljene i kontrakten. Sannsynligheten for at kontrakten da er utgått eller har mangler er da svært stor.
Med et kontraktshåndteringssystem kan du igjen få orden og struktur på kontraktene. Med varslingsfunksjoner i systemet, kan du enkelt sette opp varslinger ved kontraktsinngåelse, slik at du varsles i forkant av neste kontraktsfrist.
Hvorfor er varslinger i kontraktshåndteringen viktig?
Kontrakter og avtaler er juridiske dokumenter som definerer forpliktelser og rettigheter mellom parter. Disse avtalene kan være svært varierte og kan omfatte alt fra enkle kjøpskontrakter til komplekse forretningsavtaler eller juridiske avtaler. Avtalene kan inneholde forskjellige innebygde hendelser som må huskes, alt fra regulatoriske hendelser, til muligheter for reforhandling og oppsigelser.
En viktig aspekt ved å administrere kontrakter og avtaler er å være klar over de innebygde hendelsene som kan oppstå i løpet av avtaleperioden. Dette kan inkludere:
Det å være oppmerksom på slike hendelser er avgjørende for å sikre at en avtale blir fulgt og opprettholdt som avtalt. Det kan også hjelpe partene med å unngå tvister og juridiske problemer. Derfor er grundig kontraktsadministrasjon og overvåking viktig for å sikre at kontrakter og avtaler forblir relevante og effektive gjennom hele levetiden.
Dersom ingen i organisasjonen varsles om kontraktsfrister, er det nærmest uungåelig at feil skjer. Og feil i kontrakter kan resultere i tapte inntekter, økte kostnader, juridiske tvister og ineffektive prosesser. Gode prosesser rundt varslinger hjelper derfor for risikostyring, compliance og sikrer deg mot økonomiske konsekvenser.
Avtaler verdt over 200 mill. gått ut på dato
Jeg kommer ikke på lignende saker med så stort omfang og så store beløp.
– Marianne Dragsten til E24
iTromsø avdekket i et innsyn i 2021 at Tromsø kommune har latt 24 rammeavtaler om innkjøp gå ut på dato, uten å fornye disse. Kommunen har latt være å utlyse kontraktene på nytt. I stedet har de fortsatt å kjøpe varer og tjenester fra selskaper.
Les hele artikkelen fra E24 her
Sikkerhet i kontraktshåndteringen
Sikkerhet spiller en avgjørende rolle i kontraktshåndteringssystemer, spesielt med tanke på den sensitive og ofte konfidensielle informasjonen som kontrakter inneholder. Med stadig økende trusler knyttet til dataangrep og brudd på personvern, er det avgjørende at organisasjoner tar sikkerheten på alvor når de implementerer digitale kontraktshåndteringssystemer. Dette inkluderer robuste tiltak for å beskytte data mot uautorisert tilgang, manipulering eller lekkasje.
Systemet bør ha sterke autentiserings- og autorisasjonsmekanismer for å sikre at bare autoriserte brukere har tilgang til kontraktdataene. Dette kan inkludere bruk av flernivågodkjenning, rollebasert tilgangskontroll og bruk av sikre påloggingsmetoder som tofaktorautentisering.
Struktur og fleksibilitet
En god struktur på kontraktshåndteringen, er noe av det viktigste innen håndtering av kontrakter. Med tusenvis av kontrakter på tvers av divisjoner, avdelinger og geografiske steder, kan et sentralt kontraktsystem skape kaos ved dårlig struktur. God kontraktshåndtering skal forenkle hverdagen, noe som betyr at strukturen må tilpasses organisasjonens behov og struktur, ikke omvendt.
Ved utvelgelse av et kontraktshåndteringssystem, bør du alltid sørge for å ha en god plan på hvilke aktiviteter som sikrer god kontraktsstyring – for å videreføre dette på en bedre måte i kontraktsystemet. Selskaper uavhengig av bransje og størrelse har et stort spekter av forskjellige kontrakter som husleiekontrakter, innkjøpskontrakter, lisensavtaler med mer. Variablene i kontraktene bør derfor kunne gjenspeiles i «metadata» i systemet, slik at du enkelt kan legge inn de viktigste parametrene for gjeldene avtalene.
Eksport av kontrakter
Et kontraktshåndteringssystem vil kunne hjelpe deg med å sortere kontraktene, enten direkte i systemet eller ved å trekke ut eksporter til for eksempel Excel. Et godt organisert og fungerende system, fungerer ikke optimalt med mindre du kan trekke ut dataen som ligger inne i kontraktene, for så å sammenligne dataene.
Tenkt deg at du har en avtale med 50 forskjellige leverandører innenfor bygg og anlegg som du nå trenger bistand fra. Leveransene fra leverandørene er nøyaktig den samme, men prisene varierer stort. Ved å trekke ut dataen til et Excel dokument, kan du ved et tasteklikk se hvilke timepriser de ulike leverandørene har, slik at du enkelt kan velge hvilken leverandør som skal gjøre arbeidet.
Digitalisere kontraktshåndteringen med Microsoft 365
Share Control har utviklet ShareControl Contract som er et contract management system med funksjonalitet som er beskrevet gjennom denne teksten og basert på Microsoft 365 Sharepoint. Punktene over har vært i tankene når vi har utviklet vårt system.
Hensikten med systemet er å sette den enkelte kunde i sentrum for sitt eget system, fremfor å ha en «one size fits all» tanke. Ved å digitalisere kontraktshåndteringen med ShareControl Contract, vil du også ha all data lagret i Microsoft 365 Sharepoint, selv om du velger å avslutte kundeforholdet i fremtiden.
Sikkerheten i ShareControl Contract
Ved å digitalisere kontraktshåndteringen med ShareControl Contract, sikrer du en omfattende sikkerhetsinfrastruktur basert på Microsofts 365. Microsofts sikkerhetsinfrastruktur oppfyller høye standarder for autentisering og autorisasjon.
For autentisering benytter systemet Microsofts robuste påloggingsmekanismer, som inkluderer moderne påloggingsprotokoller som OAuth 2.0 og OpenID Connect. Dette muliggjør sikre pålogginger ved hjelp av brukernavn og passord i tillegg til ekstra autentiseringsmetoder som tofaktorautentisering (2FA) eller flerfaktorautentisering (MFA). Dette sikrer at bare autoriserte brukere med riktig legitimasjon får tilgang til kontraktshåndteringssystemet.
Når det gjelder autorisasjon, bruker ShareControl Contract SharePoint sin innebygde rollebaserte tilgangskontroll (RBAC)-funksjonalitet. Dette gjør det mulig å tildele spesifikke tillatelser og rettigheter til ulike brukerroller basert på deres ansvar og behov i organisasjonen. For eksempel kan administratorer ha full tilgang til alle kontrakter og systeminnstillinger, mens vanlige brukere kan ha begrensede rettigheter til å vise, redigere eller slette kontrakter avhengig av deres rolle i organisasjonen.
ShareControl Contract tillater også granulær tilgangskontroll på kontraktsnivå, slik at administratorer kan definere nøyaktig hvilke brukere eller grupper som har tilgang til spesifikke kontrakter basert på behovet for å kjenne til eller jobbe med dem. Dette bidrar til å sikre at sensitiv informasjon forblir begrenset til bare de personene som trenger det for sin arbeidsoppgaver.
Last ned ShareControl Contract guide
Få innblikk i alle funksjonene som hjelper deg med effektiv kontraktshåndtering.
Få veiledningen i innboksen din
