Kontraktshåndtering er en essensiell del av enhver virksomhet som opererer med kontrakter. Effektiv kontraktshåndtering kan bidra til å forbedre overholdelse, redusere risiko og maksimere verdien av avtalene dine. I denne artikkelen skal vi dykke dypere inn i hva kontraktshåndtering innebærer, utforske fordelene, adressere utfordringene, og se på hvordan teknologi for kontraktshåndtering kan forbedre hele prosessen.
Hva er kontraktshåndtering?
Kontraktshåndtering er en systematisk prosess for å opprette, lagre, administrere og overvåke kontrakter gjennom hele livssyklusen. Denne prosessen sikrer at alle kontraktsforpliktelser og rettigheter følges, og at kontraktene oppfyller juridiske og organisatoriske krav. Effektiv kontraktshåndtering bidrar til å minimere risiko, forbedre compliance, og øke virksomhetens effektivitet.
Ved å følge en strukturert prosess for opprettelse, lagring, administrasjon og overvåking av kontrakter, kan virksomheter dra nytte av bedre kontroll og oversikt over sine forpliktelser og rettigheter.
Opprettelse av kontrakter
Opprettelse av kontrakter innebærer å utforme kontraktsdokumenter som tydelig spesifiserer vilkår, betingelser, rettigheter og forpliktelser for alle involverte parter. Dette trinnet omfatter forhandlinger og revisjoner for å sikre at kontrakten oppfyller begge parters behov og krav. Ved bruk av maler og standardklausuler kan virksomheter sikre konsistens og redusere risiko for feil.
Lagring av kontrakter
Etter at kontrakten er opprettet og signert, starter den utfordrende prosessen, her er det viktig å lagre den på en sikker og tilgjengelig måte. Moderne og digitale avtalehåndteringssystemer tilbyr digital lagring som gjør det enklere å søke, hente og dele kontrakter ved behov. Dette sikrer også at kontraktene er beskyttet mot tap, tyveri eller annen type skade.
Les også: 4 grunner til å digitalisere kontraktshåndteringen
Teknologi for kontraktshåndtering kan her bidra til å sikre dataen. Et eksempel er ShareControl Contract som bruker SharePoint for lagring av dokumenter, slik at dataen alltid eies og håndteres av virksomheten selv.
Administrasjon av kontrakter
Administrasjon av kontrakter omfatter oppfølging og gjennomføring av kontraktsforpliktelser og betingelser. Dette inkluderer oppgaver som fakturering, leveranseoppfølging, kvalitetskontroll og håndtering av eventuelle avvik eller tvister. Effektiv kontraktadministrasjon sikrer at alle parter overholder avtalen, og at eventuelle endringer eller tillegg håndteres korrekt.
Overvåking av kontrakter
Overvåking av kontrakter innebærer kontinuerlig å følge opp kontraktens status og ytelse gjennom hele dens livssyklus. Dette inkluderer å holde oversikt over viktige datoer som fornyelser, utløp og andre milepæler. Automatiske varsler og rapporter kan hjelpe virksomheter med å holde seg informert og proaktivt håndtere kontraktene, slik at de kan unngå mislighold og sikre optimal ytelse.
Kontraktstyper
Virksomheter håndterer en rekke kontrakter som regulerer forholdet til kunder, leverandører, ansatte og andre interessenter. Hver type kontrakt har sine egne spesifikasjoner og krav, og det er viktig å administrere dem riktig for å sikre overholdelse og optimal ytelse. Her er noen av de vanligste typene kontrakter:
Leverandørkontrakter
Leverandørkontrakter er avtaler mellom en virksomhet og dens leverandører. Disse kontraktene spesifiserer vilkårene for innkjøp av varer eller tjenester, inkludert priser, leveringsbetingelser, kvalitet, betalingsvilkår og garantier. Effektiv håndtering av leverandørkontrakter sikrer at virksomheten mottar de avtalte produktene eller tjenestene til rett tid og pris, og at eventuelle avvik håndteres raskt.
Kundekontrakter
Kundekontrakter, også kjent som salgs- eller tjenestekontrakter, regulerer forholdet mellom virksomheten og dens kunder. Disse kontraktene definerer hva som skal leveres, tidsrammer, betalingsbetingelser og ansvarsområder. God administrasjon av kundekontrakter bidrar til å opprettholde kundetilfredshet, sikre rettidig betaling og håndtere eventuelle tvister eller endringer.
Ansettelseskontrakter
Ansettelseskontrakter er avtaler mellom arbeidsgiver og ansatt som beskriver vilkårene for ansettelsen, inkludert arbeidsoppgaver, lønn, arbeidstid, fordeler og oppsigelsesbetingelser. Effektiv håndtering av ansettelseskontrakter er viktig for å sikre at arbeidsforholdene er klare og rettferdige, og at både arbeidsgiver og ansatt overholder gjeldende lover og forskrifter.
Leieavtaler
Leieavtaler er kontrakter som regulerer leieforholdet mellom en utleier og leietaker for bruk av eiendom eller utstyr. Disse avtalene spesifiserer leiebeløp, leieperiode, vedlikeholdsansvar og andre vilkår. Riktig administrasjon av leieavtaler sikrer at begge parter overholder avtalens betingelser, og at eventuelle fornyelser eller oppsigelser håndteres korrekt.
For virksomheter som er omfattet av IFRS 16, tilbyr Share Control egne løsninger for lagring og regnskapskapsføring av leieavtaler.
Fordeler med kontraktshåndtering
Det finnes en rekke fordeler av god og effektiv kontraktshåndtering, blant annet med økt effektivitet, redusert risiko og økonomiske fordeler.
Økt effektivitet
Automatisering og systematisk håndtering av kontrakter kan spare betydelig tid og ressurser. Bruk av et kontraktsadministrasjonssystem kan automatisere mange manuelle oppgaver, som varsler om viktige datoer, generering av kontraktsmaler og godkjenningsprosesser. Dette reduserer administrativ byrde og frigjør tid til mer strategiske oppgaver. Digital lagring og organisering av kontrakter gjør det dessuten enkelt for ansatte å finne nødvendige dokumenter raskt.
Redusert risiko
Korrekt håndtering av kontrakter kan redusere juridisk risiko og sikre at virksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reguleringer. Systemer for kontraktshåndtering bidrar til å sikre at alle kontrakter blir gjennomgått og godkjent i henhold til fastsatte prosedyrer, og at alle nødvendige klausuler er inkludert. Dette reduserer risikoen for juridiske tvister og sanksjoner for manglende overholdelse.
Økonomiske fordeler
Riktig administrasjon av kontrakter kan forhindre tapte inntekter og bidra til kostnadsbesparelser. En klar oversikt over alle kontrakter bidrar til å unngå doble betalinger, oversette faktureringer og sikre at alle fakturerbare tjenester eller produkter blir betalt i tide. Effektiv kontraktshåndtering kan også bidra til å identifisere og eliminere unødvendige kostnader, som å sikre at avtaler om rabatter og betalingsbetingelser blir fulgt.
Kontraktshåndtering kan også bidra til å vise de totale kostnadene og forpliktelsene til kontraktene dine. På denne måten kann du finne ut de totale kostnadene eller mulighetene ved å ikke fornye en kontrakt eller utnytte en opsjon.
Utfordringer i kontraktshåndtering
Kontraktshåndtering kan være en kompleks og utfordrende prosess. Her er noen av de vanligste utfordringene virksomheter møter:
Manglende oversikt
En av de største utfordringene i kontraktshåndtering er manglende oversikt over eksisterende kontrakter. Uten et sentralisert system for lagring og administrasjon kan det være vanskelig å holde rede på alle kontraktene, deres vilkår, utløpsdatoer og forpliktelser. Dette kan føre til problemer som tapte fornyelsesmuligheter, glemte betalingsfrister og manglende oppfølging av kontraktsbetingelser.
Risiko for menneskelige feil
Menneskelige feil er en vanlig utfordring i kontraktshåndtering, spesielt når prosessene er manuelle. Feil kan oppstå i alle faser, fra utarbeidelse og gjennomgang til godkjenning og implementering. Disse feilene kan være kostbare og føre til juridiske tvister, økonomiske tap og skade på virksomhetens omdømme.
Teknologi for kontraktshåndtering kan eliminere en rekke feil forårsaket av menneskelige feil. Dette kan for eksempel være automatisering av prosesser og bruk av standardiserte maler.
Kompleksitet i kontrakter
Kontrakter kan være svært komplekse, spesielt når de involverer flere parter, detaljerte vilkår og betingelser, og juridiske krav. Denne kompleksiteten gjør det utfordrende å sikre at alle aspekter av kontrakten blir fulgt nøyaktig. Feilaktig forståelse eller håndtering av komplekse kontraktsvilkår kan føre til alvorlige konsekvenser, inkludert juridiske problemer og økonomiske tap.
Behovet for å overholde juridiske krav
Å sikre overholdelse av alle relevante lover og forskrifter er en kritisk, men utfordrende del av kontraktshåndtering. Dette krever kontinuerlig oppdatering og forståelse av gjeldende regelverk, som kan variere mellom jurisdiksjoner og over tid. Manglende compliance kan resultere i juridiske sanksjoner, bøter og tap av tillit fra kunder og partnere. Derfor er det viktig å ha systemer og prosedyrer på plass som sikrer at alle kontrakter er i samsvar med gjeldende lover og reguleringer.
Oppfølging og håndheving
En annen utfordring er oppfølging og håndheving av kontraktsforpliktelser. Det kan være vanskelig å sikre at alle parter oppfyller sine forpliktelser i henhold til kontrakten, spesielt når kontraktene er komplekse og involverer mange detaljerte krav. Dette krever en systematisk tilnærming til overvåking og rapportering, samt en klar prosess for å håndtere avvik og konflikter.
Teknologi for kontraktshåndtering
Et dedikert kontraktshåndteringssystem kan hjelpe virksomheter med å automatisere prosesser, forbedre sporing og sikre compliance. Ved å bruke disse teknologiene kan man effektivt administrere kontrakter gjennom hele deres livssyklus, fra opprettelse til avslutning.
Løsning for kontraktshåndtering
ShareControl Contract gir virksomheter full kontroll og oversikt over sine kontrakter gjennom hele livssyklusen. Ved å sentralisere opprettelse, lagring, administrasjon og overvåking av kontrakter i Microsoft 365, reduseres risikoen for manglende fornyelser og glemt oppfølging. Løsningen muliggjør effektiv rapportering, sikrer compliance, og optimaliserer økonomiske resultater. Med systemets integrasjon til DocuSign, sikres også en effektiv og sikker signeringsprosess.
Les også: Slik kommer du i gang med kontraktshåndtering
Med dagens teknologi for kontraktshåndtering kan kontraktshåndtering hjelpe virksomheter i alle størrelser. Med ShareControl Contract kan virksomheter administrere alle typer kontrakter – fra leverandør- og kundekontrakter til ansettelsesavtaler og leieavtaler – på en sikker og brukervennlig plattform.
