Hvordan kan bedrifter forbedre håndteringen av sine kontrakter i 2025? Med stadig flere leverandører og ansatte, øker kompleksiteten og viktigheten av kontraktene i virksomheten. I denne artikkelen kan du lære mer om de viktige elementene for å komme i gang med programvare for kontraktshåndtering i Microsoft 365. Enten du er i gang med å oppgradere nåværende systemer og prosesser, eller er i startgropa, vil denne artikkelen gi deg inspirasjon og informasjon du trenger for å ta neste steg.
Hva er kontraktshåndtering?
Begrepet kontraktshåndtering handler om å ta kontroll over selskapets kontrakter i et system hvor du kan følge opp og administrere hver enkelt kontrakt gjennom hele livssyklusen. Et velfungerende system med gode prosesser sørger for bedre driftsresultater samtidig som juridiske og økonomiske risikoer reduseres.
Dagens teknologi har bidratt til at håndteringen av kontrakter aldri har vært enklere og mer optimalisert. Verktøy og programvare gjør behandlingen av kontrakter mer effektiv og sparer virksomheter for betydelig tid med salgsarbeidet, leting av kontrakter, analyser og reforhandlinger. Med en sikker programvare sikrer du også at kontraktene dine er lagret på en sikker måte.
Typiske kontraktstyper
Kontraktshåndtering og oppfølging av kontrakter, inngått med kunder, leverandører, partnere og ansatte er grunnsteinen i de fleste virksomheter. Vi kan derfor skille mellom tre typer essensielle kontrakter i en tradisjonell virksomhet, dette er kjøpskontrakter, innkjøpskontrakter og arbeidskontrakter. Kjøpskontrakter sørger for inntektskilder for bedriften, mens innkjøps- og arbeidskontrakter gir grunnlag for bedriftens daglige drift.
Fordelene med programvare for kontraktshåndtering
Effektiv håndtering av kontrakter blir stadig viktigere da kompleksiteten i forretningsavtaler øker. Med globale markeder, komplekse forsyningskjeder og flere interessenter, blir kontrakter mer omfattende og detaljerte. Dette krever systematisk administrasjon for å unngå feil, misforståelser og juridiske konflikter.
Med teknologiske fremskritt skapes nye muligheter og utfordringer innen kontrakthåndtering. Verktøy som ShareControl Contract, bygget på Microsoft 365 og SharePoint, muliggjør automatisering og optimalisering i store deler av kontrakthåndteringen. Dette inkluderer blant annet oppbevaring og organisering av kontrakter, automatiserte varsler og analyser med Power BI.
Les mer: Hvordan dra nytte av digital avtalehåndtering
Slik kommer du i gang med programvare for kontraktshåndtering
Avhengig av hvor du er i transformasjonen til kontraktsadministrasjon, kan riktig oppsett og prosesser bidra til en effektiv og et optimalisert oppsett av programvare for kontraktshåndtering. Hos de aller fleste virksomheter er det dessverre ikke nok med kun en god programvare, interne prosesser er vel så viktige.
En dedikert kontraktsansvarlig
Avhengig av størrelse og antall kontrakter, vil det i de fleste tilfeller være fordeler ved å ha en dedikert person som er ansvarlig for interne prosesser og håndteringen av kontraktene i systemet.
Ideelt sett holdes alle organisasjonens kontrakter i et enkelt depot som er tilgjengelig for alle avdelinger og ansatte. Dessverre er ikke dette alltid mulig med arbeidskontrakter og andre personlige dokumenter. Det bør derfor være noen ansvarlige personer som sørger for korrekt oppsett av biblioteker og tilgangsstyring, gjerne fra IT avdelingen, mens for eksempel HR eller økonomiavdelingen har tilgang til alle virksomhetens kontrakter og dokumenter.
Kontraktsansvarlig for salgsdokumenter
Når det gjelder salgsdokumenter, er det avgjørende å ha en dedikert kontraktsansvarlig som sikrer at alle salgsrelaterte kontrakter blir håndtert riktig. Dette innebærer å sørge for at kontraktene er tilgjengelige for relevante avdelinger, samtidig som de er korrekt arkivert og oppdatert. Salgsteamet er ofte i frontlinjen når det gjelder forhandlinger og inngåelser av nye avtaler, og en kontraktsansvarlig kan bidra med juridisk innsikt, standardisering av dokumenter og sikre at alle avtaler er i tråd med selskapets overordnede mål og strategier.
Ved å sørge for å ha kontraktsansvarlige i salgsavdelingen kan du enklere definere varslinger til riktig salgsperson før viktige milepæler i kontrakten som betalingsbetingelser, fornyelser og endringer i avtalevilkår. Slik kan virksomheten eliminere ineffektivitet i salgsprosessen og redusere risikoen for tapte inntektsmuligheter på grunn av manglende oppfølging av kontraktsvilkår eller utdatert informasjon.
Metadata og klassifisering av kontrakter
Med sentralisert dokumentlagring får virksomheter muligheten til å merke, klassifisere og organisere metadataene i kontraktene. Dette innebærer at hver kontrakt kan tildeles spesifikke egenskaper som for eksempel kontraktstype, utløpsdato, partene involvert, og nøkkelvilkår. En slik strukturert tilnærming til metadata hjelper virksomheten med å raskt finne, analysere og følge opp kontrakter basert på relevante kriterier.
Virksomheten bør derfor definere kontraktstyper og nøkkelvilkår i sine interne prosesser for å skille kontraktene og sikre optimalisert oppsøking. Ved å bruke metadata som for eksempel datoer, kontraktspartnere og status, kan man raskt filtrere og finne kontrakter. Dette forbedrer søkbarheten og gjør det enklere å holde oversikt over avtaler, følge opp fornyelser og sikre at alle kontraktsvilkår blir overholdt på en effektiv måte.
Les også: 4 grunner til å digitalisere kontraktshåndteringen
Integrasjoner og interne systemer
For å maksimere effektiviteten av et kontraktshåndteringssystem, er det viktig å sikre integrasjoner med de interne systemene virksomheten allerede bruker, som økonomisystemer og rapporteringsplattformer som Power BI.
Ved å koble kontraktshåndteringen til økonomisystemet kan du forenkle fakturering, betalingsoppfølging og økonomisk rapportering, samtidig som du sørger for at kontrakter er direkte knyttet til relevante økonomiske data. Integrasjon med for eksempel Power BI kan gi muligheten til å visualisere og analysere kontraktsdata på en intuitiv måte, noe som gir ledelsen verdifulle innsikter i kontraktsporteføljens prestasjoner, risikoer og muligheter. Dette bidrar til en mer datadrevet tilnærming til kontraktsforvaltning og sikrer bedre beslutningsgrunnlag for virksomheten.
Last ned ShareControl Contract guide
Få innblikk i alle funksjonene som hjelper deg med profesjonell kontraktstyring.
Få veiledningen i innboksen din
Signering av kontrakter
Digital signering av kontrakter har blitt en standard i moderne kontraktshåndtering, og det gir både juridiske og praktiske fordeler. Ved å bruke digitale signaturer kan virksomheten sikre raskere, tryggere og mer effektiv signering av avtaler, uavhengig av geografisk plassering.
Elektroniske signaturer er juridisk bindende og anerkjent i de fleste land, samtidig som de gir full sporbarhet og sikkerhet. Med integrasjon til kontraktshåndteringssystemet kan signerte kontrakter automatisk lagres, og automatiske varsler kan settes opp for å følge opp fornyelser eller andre milepæler. Dette eliminerer behovet for papirbaserte prosesser, sparer tid, og reduserer risikoen for tapte eller forsinkede dokumenter. Ved implementering av programvare for kontraktshåndtering bør virksomheten derfor definere plattform for elektronisk signering.
Analyse og rapporteringspunkter
Før implementering av et dedikert system for kontraktshåndtering, er det viktig å definere hvilke analyse- og rapporteringspunkter som er kritiske for virksomheten. Dette sikrer at systemet kan tilpasses til å samle inn og presentere relevant data.
Ved å identifisere hvilke nøkkelindikatorer som er viktige, som for eksempel kontraktens verdi, varighet, fornyelsesdatoer og avtalte vilkår, kan du strukturere metadataene slik at rapportering og analyser gir et nøyaktig og oppdatert bilde av kontraktsporteføljen. På denne måten kan du blant annet finne ut de totale kostnadene og forpliktelsene til kontraktene dine. Dette legger til rette for bedre beslutningsgrunnlag og hjelper virksomheten med å overvåke risikofaktorer, oppnå målsetninger og sikre overholdelse av interne og eksterne krav.
Maler og interne prosesser
Selv om en programvare for kontraktshåndtering sørger for effektiv lagring, søking av kontrakter og rapportering, bruker mange virksomheter unødvendig lang tid på utarbeidelse av kontrakter. For å sørge for effektiv håndtering gjennom hele kontraktsyklusen, bør virksomheten implementere maler for de ulike kontraktene sine. Dette kan typisk være arbeidskontrakter, salgskontrakter, leverandørkontrakter o.l.
Programvare for kontraktshåndtering
Kontraktene dine er mer enn bare dokumenter – de er nøkkelen til virksomhetens fremtidige suksess. Effektiv kontraktshåndtering kan være forskjellen mellom økonomisk vekst og kostbare tap. Med ShareControl Contract, et komplett kontraktshåndteringssystem bygget på Microsoft 365 og SharePoint, kan du få full kontroll over alle avtaler, fra inngåelse til fornyelse – alt på én sikker plattform.
ShareControl Contract
ShareControl Contract gir full oversikt og kontroll over alle dine kontrakter, samlet på ett sted. Du slipper tidkrevende søk etter viktige avtaler, og har alltid oppdatert informasjon om fornyelser og nøkkeldetaljer lett tilgjengelig i ditt SharePoint-baserte kontraktsbibliotek. Med systemets integrasjon med Adobe Sign og DocuSign, er det enkelt å automatisere signeringsprosessen, samtidig som du kan ta i bruk rapportering via Power Bi og Excel VBA.
Bibliotekstruktur i Microsoft 365
ShareControl Contract er bygget på teknologien til Microsoft 365, noe som sikrer en fleksibel og oversiktlig måte å organisere kontraktene dine på. Systemet oppretter et sentralisert kontraktsbibliotek hvor alle kontrakter blir lagret i en struktur som er enkel å navigere for alle avdelinger i virksomheten.
Med muligheten til å tilpasse mappestrukturen etter behov, kan du også velge å organisere kontraktene dine etter egne parametere. Mange av våre kunder har derfor egne biblioteker for hvert område, for eksempel HR, lisensavtaler, kjøpskontrakter, med mer. På denne måten kan du skille kontraktene basert på kontraktstyper, kunder, leverandører eller andre relevante kriterier.
I tillegg gir systemet støtte for metadata og klassifisering, slik at hver kontrakt kan merkes med nøkkelopplysninger som utløpsdatoer, involverte parter og kontraktsstatus. Dette sikrer rask tilgang til riktig informasjon, noe som effektiviserer søk og oppfølging av kontrakter.
Automatiserte varsler ved milepæler i kontrakten
ShareControl Contract inneholder integrasjon med Power Automate som muliggjør varslingsfunksjoner før kontraktsfrister via mail og varslinger i systemet. Slik sørger du for å alltid ha oppdaterte kontrakter og riktige vilkår.
Systemet lar deg definere en primær ansvarlig, som er hovedpersonen som mottar varsler relatert til kontrakten. Dersom den primæransvarlige ikke tar nødvendige handlinger, kan du også legge til en sekundær ansvarlig som får varsler som en backup.
Det er mulig å konfigurere opptil tre varsler for hver kontrakt. Disse varslene kan settes opp til å bli sendt på bestemte tidspunkter eller basert på spesifikke hendelser, for eksempel når en kontrakt nærmer seg fornyelse eller utløp. Dette gir et ekstra lag av sikkerhet for å sikre at kontrakter håndteres i tide, og at ingen kritiske frister blir oversett.
Sikkerheten i ShareControl Contract
Ved å ta i bruk Microsoft 365 for digital kontraktshåndtering, kan organisasjoner få en rekke fordeler som kan forbedre effektiviteten og sikkerheten i enhver virksomhet. Plattformen tilbyr avanserte sikkerhetsfunksjoner som tofaktorautentisering, datakryptering og regelmessige sikkerhetsoppdateringer som beskytter sensitive kontraktsdata mot uautorisert tilgang og potensielle cybertrusler. Microsoft 365 er i tillegg designet for å være i samsvar med globale personvern- og sikkerhetsstandarder, inkludert GDPR, som sikrer at din organisasjons datahåndtering er juridisk trygg.
Les mer om sikkerheten i Microsot 365 her
Sikkerhet er en grunnstein i Microsoft 365, og dette gjelder spesielt for kontrakthåndtering. Med ShareControl Contract integrert i Microsoft 365, kan du være trygg på at dine kontrakter ikke vil forsvinne. Plattformen tilbyr omfattende databeskyttelsesmekanismer som regelmessig sikkerhetskopiering og datakryptering. Disse funksjonene sikrer at kontraktene alltid er tilgjengelige og beskyttet, enten det skyldes tekniske feil eller cybertrusler.
Microsoft 365 sørger også for at brukere av ShareControl Contract kan ta i bruk tilgangsstyring i kontraktshåndteringssystemet. På denne måten kan du sørge for at dokumenter eller biblioteker forblir usynlige for uvedkomne, enten dette er arbeidskontrakter som holdes synlig kun for HR og den ansatte, eller styredokumenter som kun holdes synlig for styret.
