Hvordan kan organisationer forbedre styringen af deres kontrakter i 2025? Med et stigende antal leverandører og medarbejdere vokser kompleksiteten og betydningen af kontrakter i erhvervslivet. I denne artikel kan du lære mere om de vigtigste elementer for at komme i gang med software til kontraktstyring i Microsoft 365. Uanset om du er i gang med at opgradere dine nuværende systemer og processer eller lige er kommet i gang, vil denne artikel give dig den inspiration og information, du har brug for til at tage det næste skridt.
Hvad er kontraktstyring?
Kontraktstyring handler om at få styr på virksomhedens kontrakter i et system, hvor man kan følge op på og styre hver enkelt kontrakt i hele dens livscyklus. Et velfungerende system med gode processer sikrer bedre driftsresultater og reducerer samtidig juridiske og økonomiske risici.
Nutidens teknologi har gjort kontraktstyring nemmere og mere optimeret end nogensinde før. Værktøjer og software gør behandlingen af kontrakter mere effektiv og sparer virksomheder for meget tid på salgsarbejde, kontraktsøgning, analyser og genforhandlinger. Med sikker software sikrer du også, at dine kontrakter opbevares sikkert.
Typiske kontrakttyper
Kontraktstyring og opfølgning på indgåede kontrakter med kunder, leverandører, samarbejdspartnere og medarbejdere er hjørnestenen i de fleste virksomheder. Vi kan derfor skelne mellem tre typer væsentlige kontrakter i en traditionel virksomhed, det er købekontrakter, indkøbskontrakter og ansættelseskontrakter. Købekontrakter giver indtægtskilder for virksomheden, mens købe- og ansættelseskontrakter danner grundlag for virksomhedens daglige drift.
Fordelene ved kontraktstyringssoftware
Effektiv håndtering af kontrakter bliver stadig vigtigere i takt med, at forretningsaftalers kompleksitet øges. Med globale markeder, komplekse forsyningskæder og flere interessenter bliver kontrakter mere omfattende og detaljerede. Dette kræver systematisk administration for at undgå fejl, misforståelser og juridiske konflikter.
Teknologiske fremskridt skaber nye muligheder og udfordringer inden for kontraktstyring. Værktøjer som ShareControl Contract, bygget på Microsoft 365 og SharePoint, muliggør automatisering og optimering i store dele af kontraktstyringen. Dette omfatter blandt andet opbevaring og organisering af kontrakter, automatiserede alarmer og analyser med Power BI.
Læs mere: Sådan får du gavn af digital kontraktstyring
Sådan kommer du i gang med kontraktstyringssoftware
Afhængigt af hvor du er i din kontraktstyringstransformation, kan det rigtige opsætning og processer bidrage til et effektivt og optimeret kontraktstyringssoftwareopsætning. I langt de fleste virksomheder er det desværre ikke nok kun at have god software, interne processer er lige så vigtige.
En dedikeret kontraktansvarlig
Afhængig af størrelsen og antallet af kontrakter vil der i de fleste tilfælde være fordele ved at have en dedikeret person, som er ansvarlig for interne processer og håndteringen af kontrakterne i systemet.
Ideelt set holdes alle organisationens kontrakter i et enkelt lager, der er tilgængeligt for alle afdelinger og medarbejdere. Det er desværre ikke altid muligt med ansættelseskontrakter og andre personlige dokumenter. Der bør derfor være et par ansvarlige personer, som sørger for korrekt opsætning af biblioteker og adgangsstyring, gerne fra IT-afdelingen, mens fx HR eller økonomiafdelingen har adgang til alle virksomhedens kontrakter og dokumenter.
Kontraktansvarlig for salgsdokumenter
Når det kommer til salgsdokumenter, er det afgørende at have en dedikeret kontraktansvarlig for at sikre, at alle salgsrelaterede kontrakter håndteres korrekt. Det handler om at sikre, at kontrakterne er tilgængelige for de relevante afdelinger, samtidig med at de er korrekt arkiveret og opdateret. Salgsteamet er ofte i front, når det kommer til forhandlinger og indgåelse af nye aftaler, og en kontraktansvarlig kan bidrage med juridisk indsigt, standardisering af dokumenter og sikre, at alle aftaler er i overensstemmelse med virksomhedens overordnede mål og strategier.
Ved at sikre, at du har kontraktansvarlige i salgsafdelingen, kan du nemmere definere meddelelser til den rette sælger før vigtige milepæle i kontrakten såsom betalingsbetingelser, fornyelser og ændringer af kontraktvilkår. På den måde kan virksomheden eliminere ineffektivitet i salgsprocessen og mindske risikoen for tabte indtægtsmuligheder som følge af manglende opfølgning på kontraktvilkår eller forældede oplysninger.
Metadata og klassificering af kontrakter
Med centraliseret dokumentlagring får virksomhederne mulighed for at markere, klassificere og organisere metadataene i kontrakterne. Det betyder, at hver kontrakt kan tildeles specifikke karakteristika såsom kontrakttype, udløbsdato, involverede parter og nøglevilkår. En sådan struktureret tilgang til metadata hjælper virksomheden med hurtigt at finde, analysere og følge op på kontrakter baseret på relevante kriterier.
Virksomheden bør derfor definere kontrakttyper og nøglebegreber i sine interne processer for at differentiere kontrakterne og sikre en optimeret søgning. Ved at bruge metadata såsom datoer, kontraktpartnere og status kan du hurtigt filtrere og finde kontrakter. Dette forbedrer søgbarheden og gør det nemmere at holde styr på aftaler, følge op på fornyelser og sikre, at alle kontraktvilkår overholdes på en effektiv måde.
Læs også: 4 grunde til at digitalisere kontraktstyring
Integrationer og interne systemer
For at maksimere effektiviteten af et kontraktstyringssystem er det vigtigt at sikre integrationer med de interne systemer, virksomheden allerede bruger, såsom økonomisystemer og rapporteringsplatforme såsom Power BI.
Ved at koble kontraktstyring til økonomisystemet kan du forenkle fakturering, betalingsopfølgning og regnskabsaflæggelse, samtidig med at du sikrer, at kontrakter er direkte knyttet til relevante økonomiske data. Integration med eksempelvis Power BI kan give mulighed for at visualisere og analysere kontraktdata på en intuitiv måde, hvilket giver ledelsen værdifuld indsigt i kontraktporteføljens performance, risici og muligheder. Dette bidrager til en mere datadrevet tilgang til kontraktstyring og sikrer et bedre beslutningsgrundlag for forretningen.
Download ShareControl Contract guide
Få indsigt i alle de funktioner, der hjælper dig med professionel kontraktstyring.
Få guiden i din indbakke
Underskrivelse af kontrakter
Digital signering af kontrakter er blevet en standard i moderne kontraktstyring, og det giver både juridiske og praktiske fordele. Ved at bruge digitale signaturer kan virksomheden sikre hurtigere, sikrere og mere effektiv underskrivelse af aftaler uanset geografisk placering.
Elektroniske signaturer er juridisk bindende og anerkendt i de fleste lande, samtidig med at de giver fuld sporbarhed og sikkerhed. Med integration til kontraktstyringssystemet kan underskrevne kontrakter automatisk gemmes, og der kan opsættes automatiske alarmer for at følge op på fornyelser eller andre milepæle. Dette eliminerer behovet for papirbaserede processer, sparer tid og reducerer risikoen for mistede eller forsinkede dokumenter. Ved implementering af software til kontraktstyring bør virksomheden derfor definere en platform for elektronisk signering.
Analyse- og rapporteringspunkter
Inden man implementerer et dedikeret system til kontraktstyring, er det vigtigt at definere, hvilke analyse- og rapporteringspunkter, der er kritiske for virksomheden. Dette sikrer, at systemet kan tilpasses til at indsamle og præsentere relevante data.
Ved at identificere hvilke nøgleindikatorer der er vigtige, såsom kontraktværdi, varighed, fornyelsesdatoer og aftalte vilkår, kan du strukturere metadataene, så rapportering og analyse giver et præcist og opdateret billede af kontraktporteføljen. På den måde kan du blandt andet finde ud af de samlede omkostninger og forpligtelser ved dine kontrakter. Dette letter et bedre beslutningsgrundlag og hjælper virksomheden med at overvåge risikofaktorer, nå mål og sikre overholdelse af interne og eksterne krav.
Skabeloner og interne processer
Selvom en kontraktstyringssoftware giver effektiv lagring, søgning efter kontrakter og rapportering, bruger mange virksomheder unødvendig meget tid på at udarbejde kontrakter. For at sikre effektiv styring gennem hele kontraktcyklussen bør virksomheden implementere skabeloner for sine forskellige kontrakter. Det kan typisk være ansættelseskontrakter, salgskontrakter, leverandørkontrakter mv.
Software til kontraktstyring
Dine kontrakter er mere end bare dokumenter – de er nøglen til din organisations fremtidige succes. Effektiv kontraktstyring kan være forskellen mellem økonomisk vækst og dyre tab. Med ShareControl Contract, et komplet kontraktstyringssystem bygget på Microsoft 365 og SharePoint, kan du få fuld kontrol over alle dine kontrakter, fra oprettelse til fornyelse – alt sammen på én sikker platform.
ShareControl Contract
ShareControl Contract giver dig fuldt overblik og kontrol over alle dine kontrakter på ét sted. Du kan undgå tidskrævende søgninger efter vigtige aftaler og altid have opdaterede oplysninger om fornyelser og vigtige detaljer lige ved hånden i dit SharePoint-baserede kontraktbibliotek. Med systemets integration med Adobe Sign og DocuSign er det nemt at automatisere underskriftsprocessen og bruge rapportering via Power Bi og Excel VBA.
Biblioteksstruktur i Microsoft 365
ShareControl Contract er bygget på Microsoft 365-teknologi, hvilket sikrer en fleksibel og gennemsigtig måde at organisere dine kontrakter på. Systemet skaber et centraliseret kontraktbibliotek, hvor alle kontrakter gemmes i en struktur, der er nem at navigere i for alle afdelinger i virksomheden.
Med mulighed for at tilpasse mappestrukturen efter behov, kan du også vælge at organisere dine kontrakter efter dine egne parametre. Mange af vores kunder har derfor deres egne biblioteker for hvert område, for eksempel HR, licensaftaler, købskontrakter mv. På den måde kan du adskille kontrakterne ud fra kontrakttyper, kunder, leverandører eller andre relevante kriterier.
Derudover understøtter systemet metadata og klassificering, så hver kontrakt kan mærkes med nøgleoplysninger såsom udløbsdatoer, involverede parter og kontraktstatus. Dette sikrer hurtig adgang til den rigtige information, hvilket effektiviserer søgning og opfølgning på kontrakter.
Automatiserede meddelelser ved milepæle i kontrakten
ShareControl Contract inkluderer integration med Power Automate, som muliggør notifikationsfunktioner før kontraktindgåelse via e-mail og notifikationer i systemet. Det sikrer, at du altid har opdaterede kontrakter og korrekte vilkår.
Systemet giver dig mulighed for at definere en primær ansvarlig person, som er den hovedperson, der modtager meddelelser relateret til kontrakten. Hvis den primære ansvarlige ikke foretager de nødvendige handlinger, kan du også tilføje en sekundær ansvarlig person, som modtager notifikationer som backup.
Det er muligt at konfigurere op til tre advarsler for hver kontrakt. Disse meddelelser kan sættes op til at blive sendt på bestemte tidspunkter eller baseret på specifikke begivenheder, såsom når en kontrakt nærmer sig fornyelse eller udløb. Dette giver et ekstra lag af sikkerhed for at sikre, at kontrakter håndteres til tiden, og at ingen kritiske deadlines overskrides.
Sikkerheden i ShareControl Contract
Ved at anvende Microsoft 365 til digital kontraktstyring kan organisationer opnå en række fordele, der kan forbedre effektiviteten og sikkerheden for enhver virksomhed. Platformen tilbyder avancerede sikkerhedsfunktioner såsom to-faktor autentificering, datakryptering og regelmæssige sikkerhedsopdateringer, der beskytter følsomme kontraktdata mod uautoriseret adgang og potentielle cybertrusler. Microsoft 365 er også designet til at overholde globale privatlivs- og sikkerhedsstandarder, herunder GDPR, hvilket sikrer, at din organisations datahåndtering er juridisk sikker.
Læs mere om sikkerhed i Microsoft 365 her
Sikkerhed er en grundstenen i Microsoft 365, og det gælder især for kontraktstyring. Med ShareControl Contract integreret i Microsoft 365 kan du være sikker på, at dine kontrakter ikke forsvinder. Platformen tilbyder omfattende databeskyttelsesmekanismer såsom regelmæssig backup og datakryptering. Disse funktioner sikrer, at kontrakterne altid er tilgængelige og beskyttede, uanset om det skyldes tekniske fejl eller cybertrusler.
Microsoft 365 sikrer også, at brugere af ShareControl-kontrakten kan bruge adgangsstyring i kontraktstyringssystemet. På den måde kan du sikre, at dokumenter eller biblioteker forbliver usynlige for udefrakommende, hvad enten det er ansættelseskontrakter, der kun holdes synlige for HR og medarbejderen, eller bestyrelsesdokumenter, der kun holdes synlige for bestyrelsen.
