Hvad er de samlede omkostninger og forpligtelser for dine kontrakter? Kontrakter administreres ofte ved hjælp af mange forskellige regneark, i forskellige afdelinger, uden angivelse af, hvor den seneste version af kontrakten kan findes.
Artikkelens innhold
Hvad er de samlede omkostninger og forpligtelser ved kontrakterne?
Kontrakter koster meget tid og penge at udarbejde
De fleste kontrakter starter med at finde eksisterende eller lignende kontrakter for at forkorte den tid, det tager at udarbejde kontrakter. På den måde sikrer forretningen, at klausuler og forpligtelser ikke går tabt, og prissætningen matches med de bedste kontrakter.
Udarbejdelse af kontrakter er en væsentlig del af mange forretningsprocesser, men det kan være tidskrævende og dyrt. Når man begynder at udarbejde nye kontrakter eller forny gamle, er der flere skridt, der skal tages for at sikre, at kontrakten er korrekt og præcis.
Samlet set er udarbejdelse af kontrakter en kompleks proces, der kræver grundig planlægning, juridisk ekspertise og indgående kendskab til den relevante branche. Men ved at tage dig tid til at udarbejde en kontrakt grundigt fra starten, kan du være med til at undgå misforståelser, tvister og andre problemer, der kan opstå senere.
Tid brugt på oprettelse og fornyelse af kontrakt:
På tværs af vores mange kunder ser vi klare muligheder for at forkorte kontraktudarbejdelsesprocessen og reducere ikke-produktiv tid. Kort sagt vil optimering af processer og styring af kontrakterne i ét system eliminere kostbar tid og sikre optimal kontraktstyring med minimal risiko.
Tabt omsætning
Op til 9 % af en virksomheds samlede årlige omsætning går tabt hvert år
– World Commerce & Contracting-studien.
Tal fra World Commerce & Contracting indikerer, at hele 9 % af en virksomheds samlede omsætning går tabt hvert år som følge af dårlig kontraktstyring. Dette omfatter medarbejdernes tid til at søge kontrakter, administrere og udarbejde nye samt direkte økonomiske tab som følge af manglende kontrakt.
Typiske faldgruber i kontraktstyring, du bør undgå
Effektiv kontraktstyring er afgørende for at sikre succesfulde forretningsaftaler og minimere risici. Ikke desto mindre er der flere almindelige faldgruber, som organisationer kan falde i, når de håndterer kontrakter, hvilket kan føre til unødvendige komplikationer og tab af værdifulde ressourcer. Her er ti typiske faldgruber i kontraktstyring, og hvordan du kan undgå dem:
Sådan undgår du faldgruber i kontraktstyring
- Uklare omfang og formål: Uklarhed omkring kontraktens omfang og formål kan føre til misforståelser og tvister senere i samarbejdet. Det er afgørende at definere alle aspekter af aftalen klart og sikre, at alle parter er enige om forventningerne fra starten.
- Manglende inddragelse af kontraktteamet: Udeladelse af nøglepersoner fra kontraktteamet under udarbejdelsen eller gennemgangen af kontrakten kan føre til forkerte kontraktformer eller manglende overvejelse af vigtige juridiske og forretningsmæssige aspekter.
- Manglende interessentinddragelse: Når interessenter ikke er involveret i kontraktprocessen, kan det føre til, at interesser ikke varetages tilstrækkeligt, og at kontrakten bliver forkert tilpasset organisationens overordnede mål og behov.
- Langvarige forhandlinger: For lange forhandlinger kan føre til forsinket omsætning og levering, hvilket kan skade forholdet til kontraktpartneren og påvirke organisationens økonomi og omdømme.
- Overdreven fokus på risiko: Selvom risikovurdering er vigtig, kan overdreven fokus på risiko få organisationen til at gå glip af potentielle økonomiske fordele eller muligheder. Det er vigtigt at opretholde en balance mellem risikostyring og udnyttelse af muligheder.
- Begrænset fleksibilitet: Kontrakter bør være fleksible nok til at tilpasse sig ændrede forhold og behov over tid. At have for stive eller restriktive kontraktvilkår kan forhindre organisationen i at tilpasse sig dynamiske forretningsmiljøer.
- Svære at forstå: Komplekse og uklare kontrakter kan være svære for alle parter at forstå, hvilket kan føre til misforståelser og fortolkningsproblemer. Kontrakter bør udarbejdes på en klar og forståelig måde.
- Dårlig levering: Manglende overholdelse af kontraktlige forpligtelser kan føre til utilfredshed blandt kontraktpartnere og tab af tillid. Det er vigtigt at sikre en effektiv overdragelse og opfølgning i hele kontraktperioden.
- Begrænset brug af teknologi: Utilstrækkelig brug af kontraktstyringsværktøjer og teknologi kan føre til ineffektivitet og fejl i kontraktprocessen. Organisationer bør investere i passende teknologiløsninger for at forbedre kontraktstyringen.
- Lille resultatgennemgang og styring: Mangel på regelmæssig gennemgang og styring af kontraktresultater kan få organisationen til at gå glip af muligheder for forbedring og risikostyring. Det er vigtigt at etablere klare processer for præstationsevaluering og styring af kontrakter.
Ved å være oppmerksom på disse fallgruvene og implementere best practices for kontraktshåndtering, kan organisasjoner redusere risiko, forbedre effektiviteten og sikre vellykkede forretningsavtaler.
Download ShareControl Contract guide
Få indsigt i alle de funktioner, der hjælper dig med professionel kontraktstyring.
Få guiden i din indbakke
Få et komplet overblik over kontrakternes fremtidige omkostninger og forpligtelser
- Hvor mange kontrakter har virksomheden, og hvad er de samlede omkostninger og forpligtelser?
- Find og få adgang til den seneste version og ændringer af enhver kontrakt i ét system
- Simpel oversigt og rapportering af alle kontraktomkostninger eller kategorier af kontrakter
- Få et fuldt økonomisk overblik over dine kontraktlige forpligtelser på både kunde- og leverandørsiden.
- Fuldstændig og nøjagtig rapportering af alle kontraktomkostninger og forpligtelser
Så hvad kan omkostningerne eller mulighederne være ved ikke at forny en kontrakt eller ikke udnytte en option? Det kan sammenlignes med at spørge “hvor mange træer er der i en skov?”. Det, vi i det mindste ved, er, at det kan føre til en tabt mulighed eller pålægge virksomheden en omkostning. Der går historier om, at en lejer er på langtidslejemål i højhuset på Økern. Alle øvrige lejemål er ophørt, og det omkringliggende område er omlagt til boliger og andre forhold. Påbegyndelse af dette arbejde afventes til den resterende lejer. Hvad synes du, denne aftale er værd?
1 million kroner, 10 millioner eller mere?
Andre eksempler, der kan være relevante, er en virksomhed, der har glemt ikke at forny sin lejekontrakt. Udlejer “sidder på hegnet” og venter, for de har andre planer for ejendommen. Ejendommen skal istandsættes for at kunne anvendes til andre formål. I værste fald skal lejeren i sådanne tilfælde flytte ud med kort varsel.
En tommelfingerregel er her, at en planlagt flytning koster omkring et års husleje. En uplanlagt flytning vil formentlig koste mere og hvem vil egentlig stå tilbage som den skyldige, der har glemt at forny aftalen i denne situation?
Skab en solid proces for din kontraktstyring
Top 10 fordele ved god kontraktstyring:
- Har klart uddelegeret ansvar for, hvilken funktion og/eller medarbejder der følger op på aftalen
- Har et fælles sted at opbevare virksomhedskontrakter og relaterede dokumenter
- Har gode processer og funktionalitet ved at søge på eksisterende aftaler, inden nye aftaler udarbejdes
- Mulighed for effektiv genbrug af eksisterende aftaler og dokumenter med mulighed for effektiv deling ved udarbejdelse af nye
- Mulighed for elektronisk signatur
- Meddelelse om udløb af aftaleperioder eller fornyelse
- Mulighed for at oprette aktiviteter/opgaver eller kontraktlige forpligtelser, der skal udføres efter en given tid.
- Får et overblik over virksomhedens økonomiske forpligtelser fremadrettet.
- Med gode søgemuligheder kan virksomheden opnå stordriftsfordele ved at reducere antallet af leverandører.
- Reducer omkostningerne ved at tage kontrol over virksomhedens aftaler. Lad ikke leverandøren tage kontrollen
Muligheder for konsolidering og omkostningsbesparelser
Et kontraktsystem skal på en enkel og overskuelig måde vise overblik over, hvornår kontrakter udløber, fornyes, hvornår optioner skal udnyttes, eller hvornår andre kontraktlige forpligtelser skal finde sted. Herudover skal et kontraktsystem vise virksomhedens samlede fremtidige kontraktlige forpligtelser med mulighed for at vælge yderligere efter kontrakttype og indhold, lokationer, forretningsenheder mv.
Eksempel på sådan en oversigt:
Tromsø kommune har aftaler til en værdi af over 200 millioner, der er udløbet – eksperter har aldrig oplevet noget lignende
– Jeg kan ikke komme i tanke om lignende sager med så stort et omfang og så store beløb, siger advokat Marianne Dragsten.
iTromsø afslørede ved et tilsyn før jul, at Tromsø kommune har ladet 24 rammeaftaler om indkøb udløbe, uden at have fornyet dem. Kommunen har afholdt sig fra at offentliggøre kontrakterne igen. I stedet er de fortsat med at købe varer og tjenester fra virksomheder.
Har du styr på de samlede omkostninger og forpligtelser ved kontrakterne?
ShareControl Contract
Et komplet system til håndtering af alle virksomhedens kontrakter.
