Hvad er de samlede omkostninger og forpligtelser for dine kontrakter? Kontrakter administreres ofte ved hjælp af mange forskellige regneark, i forskellige afdelinger, uden angivelse af, hvor den seneste version af kontrakten kan findes.
Artikkelens innhold
- Kontrakter koster meget tid og penge at udarbejde
- Tabt omsætning
- Typiske faldgruber i kontraktstyring, du bør undgå
- Få et komplet overblik over fremtidige omkostninger og kontraktlige forpligtelser
- Skab en solid proces for din kontraktstyring
- Enkle muligheder for konsolidering og omkostningsbesparelser
Kontrakter koster meget tid og penge at udarbejde
Udformning af nye kontrakter eller fornyelse af gamle kontrakter starter ofte med at finde eksisterende og lignende kontrakter for at forkorte kontraktudformningen og medvirke til at sikre, at klausuler og forpligtelser ikke overses, og at priserne matches med de bedste kontrakter.
Tid brugt på oprettelse og fornyelse af kontrakt:
| Udfordring | Mål |
|---|---|
| Tid brugt på oprettelse/fornyelse af kontrakt | Muligheder for effektiv kontraktstyring |
| Find hurtigt eksisterende kontrakter | Har alle kontrakter på ét sted |
| Evaluer kontrakter | Nem at søge, filtrere og finde relevante kontrakter |
| Opret nye salgsaftaler eller leverandørkontrakter | Opnå tidsbesparelser ved at genbruge tidligere aftaler, effektiv deling og elektronisk signering |
| Vurder priserne for de tilbudte tjenester, samt juster priserne med CPI hvert år | Vil øge omsætningen |
| Få godkendelse fra forskellige ledere | Giver effektiv sagsbehandling og bedre intern kontrol |
På tværs af vores mange kunder ser vi klare muligheder for at forkorte kontraktudarbejdelsesprocessen og reducere ikke-produktiv tid.
Tabt omsætning
Op til 9 % af en virksomheds samlede årlige omsætning går tabt hvert år ifølge
– World Commerce & Contracting-studien.
Typiske faldgruber i kontraktstyring, du bør undgå
Få et komplet overblik over fremtidige omkostninger og kontraktlige forpligtelser
- Hvor mange kontrakter har virksomheden, og hvad er de samlede omkostninger og forpligtelser?
- Find og få adgang til den seneste version og ændringer af enhver kontrakt i ét system
- Simpel oversigt og rapportering af alle kontraktomkostninger eller kategorier af kontrakter
- Få et fuldt økonomisk overblik over dine kontraktlige forpligtelser på både kunde- og leverandørsiden.
- Fuldstændig og nøjagtig rapportering af alle kontraktomkostninger og forpligtelser
Hvad kan omkostningerne eller mulighederne være ved ikke at forny en kontrakt eller ikke at udnytte en option. Det kan sammenlignes med at spørge “hvor mange træer er der i en skov?”. Det, vi i det mindste ved, er, at det kan føre til en tabt mulighed eller pålægge virksomheden en omkostning. Der går historier om, at en lejer er på langtidslejemål i højhuset på Økern. Alle øvrige lejemål er ophørt, og det omkringliggende område er omlagt til boliger og andre forhold. Påbegyndelse af dette arbejde afventes til den resterende lejer. Hvad synes du, denne aftale er værd?
1 million kroner, 10 millioner eller mere?
Andre eksempler, der kan være relevante, er en virksomhed, der har glemt ikke at forny sin lejekontrakt. Udlejer “sidder på hegnet” og venter, for de har andre planer for ejendommen. Ejendommen skal istandsættes for at kunne anvendes til andre formål. I værste fald i sådanne tilfælde skal lejeren flytte ud med kort varsel.
En tommelfingerregel her er, at en planlagt flytning koster omkring et års husleje. En uplanlagt flytning vil formentlig koste mere, og hvem ønsker egentlig at stå tilbage som den skyldige, der har glemt at forny aftalen i denne situation?
Skab en solid proces for din kontraktstyring
Top 10 fordele ved god kontraktstyring:
- Har klart uddelegeret ansvar for, hvilken funktion og/eller medarbejder der følger op på aftalen
- Har et fælles sted at opbevare virksomhedskontrakter og relaterede dokumenter
- Har gode processer og funktionalitet ved at søge på eksisterende aftaler, inden nye aftaler udarbejdes
- Mulighed for effektiv genbrug af eksisterende aftaler og dokumenter med mulighed for effektiv deling ved udarbejdelse af nye
- Mulighed for elektronisk signatur
- Meddelelse om udløb af aftaleperioder eller fornyelse
- Mulighed for at oprette aktiviteter/opgaver eller kontraktlige forpligtelser, der skal udføres efter en given tid.
- Får et overblik over virksomhedens økonomiske forpligtelser fremadrettet.
- Med gode søgemuligheder kan virksomheden opnå stordriftsfordele ved at reducere antallet af leverandører.
- Reducer omkostningerne ved at tage kontrol over virksomhedens aftaler. Lad ikke leverandøren tage kontrollen
Enkle muligheder for konsolidering og omkostningsbesparelser
Et kontraktsystem skal på en enkel og overskuelig måde vise overblik over, hvornår kontrakter udløber, fornyes, hvornår optioner skal udnyttes, eller hvornår andre kontraktlige forpligtelser skal opfyldes. Derudover skal et kontraktsystem vise virksomhedens samlede fremtidige kontraktlige forpligtelser med mulighed for at vælge yderligere efter kontrakttype og indhold, lokationer, forretningsenheder mv.
Eksempel på sådan en oversigt:
Et eksempel fra en artikel fra netavisen iTromsø om en virksomhed, der tydeligvis ikke har taget et kontraktsystem til sig:
Tromsø kommune har aftaler til en værdi af over 200 millioner som er udløbet – eksperter har aldrig oplevet noget lignende
– Jeg kan ikke komme i tanke om lignende sager med så stort et omfang og så store beløb, siger advokat Marianne Dragsten.
i Tromsø afslørede ved et tilsyn før jul, at Tromsø kommune har ladet 24 rammeaftaler om indkøb udløbe, uden at forny dem. Kommunen har afholdt sig fra at offentliggøre kontrakterne igen. I stedet er de fortsat med at købe varer og tjenester fra virksomheder.
ShareControl Contract
Et komplet system til håndtering af alle virksomhedens kontrakter.
