Hva er de totale kostnadene og forpliktelsene til kontraktene dine?

Hva er den totale kostnaden for alle kontraktene dine? Kontrakter administreres ofte ved hjelp av mange forskjellige regneark, i forskjellige avdelinger, uten indikasjon på hvor siste versjon av kontrakten kan finnes.

Kontrakter koster mye tid og penger å utarbeide

Utforming av nye kontrakter, eller fornyelse av gamle kontrakter, starter ofte med å finne eksisterende og lignende kontrakter for å forkorte kontraktsutformingstiden og bidra til å sikre at klausuler og forpliktelser ikke går glipp av og prissetting matches med de beste kontraktene.

Tidsbruk på kontraktoppretting og fornyelse:

Utfordring	Mål
Tidsbruk på kontraktoppretting/fornyelse	Muligheter for effektiv kontraktstyring
Raskt finne eksisterende kontrakter	Ha alle kontraktene på en plass
Evaluere kontrakter	Lett å søke, filtrere og finne relevante kontrakter
Lage nye salgsavtaler eller leverandørkontrakter	Oppnå tidsbesparelse ved gjenbruk av tidligere avtaler, effektiv deling og elektronisk signering
Vurdere prisene for tjenestene som tilbys, samt justere prisene med KPI hvert år	Vil gi økt omsetning
Få godkjenning fra ulike ledere	Gir effektiv sakshåndtering og bedre internkontroll

På tvers av våre mange kunder ser vi klare muligheter for å forkorte kontraktsutformingsprosessen og redusere ikke-produktiv tid.

Tapt salgsvolum

Typiske fallgruver i kontraktshåndtering du bør unngå

Få en fullstendig oversikt over fremtidige kostnader og kontraktsforpliktelser

• Hvor mange kontrakter har selskapet og hva er de totale kostnadene og forpliktelsene?
• Finn og få tilgang til den nyeste versjonen og endringene av enhver kontrakt i ett system
• Enkel oversikt og rapportering av alle kontraktskostnader eller kategorier av kontrakter
• Få full økonomisk oversikt over dine kontraktsforpliktelser både på kunde- og leverandørsiden.
• Fullstendig og nøyaktig rapportering av alle kontraktskostnader og forpliktelser

Hva kan så kostnadene eller mulighetene ved å ikke fornye en kontrakt eller unytte en opsjon. Det kan sammenlignes med å spørre om “hvor mye trær er det i en skog?”. Det vi i hvert fall vet er at det kan medføre en tapt mulighet eller påføre virksomheten en kostnad. Det går historier om at en leietager sitter på en langsiktig husleieavtale i høyhuset på Økern. Alle andre leieforhold er avsluttet og området rundt er omregulert til boliger og andre forhold. Igangsetting av dette arbeidet avventes til at den gjenværende leietaker. Hva tror du denne avtalen er verdt?

1 million kroner, 10 millioner, eller mer?

Andre eksempler som kan være relevante er en virksomhet som har glemt å ikke fornye sin husleieavtale. Utleier “sitter på gjerdet” og avventer, for de har andre planer med eiendommen. Eiendommen skal saneres å brukes til andre formål. Verste fall i slike tilfeller må leietager flytte ut på kort varsel.

En tommelfingerregel her er at planlagt flytting koster ca et års husleie. En ikke planlagt flytting vil antagelig koste mer og hvem ønsker egentlig å stå igjen som den skyldige som har glemt å fornye avtalen i denne situasjonen?

Få en solid prosess for din kontraktshåndtering

Topp 10 fordeler som oppnås ved god kontraktshåndtering:

• Ha tydelig delegert ansvar for hvilken funksjon og/eller ansatt som følger opp avtalen
• Ha et felles sted å lagre selskapets kontrakter og tilhørende dokumenter
• Ha gode prosesser og funksjonalitet ved å søke etter eksisterende avtaler, før nye avtaler utarbeides
• Mulighet for effektiv gjenbruk av eksisterende avtaler og dokumenter med mulighet for effektiv deling ved utarbeidelse av nye
• Mulighet for elektronisk signering
• Varsling ved utløp av avtalefrister eller fornyelse
• Mulighet for å sette opp aktiviteter/oppgaver eller avtaleforpliktelser som skal utføres etter gitte tidspunkt.
• Oppnår oversikt over selskapets økonomiske forpliktelser frem i tid.
• Med gode søkemuligheter, kan selskapet oppnå stordriftsfordeler ved å redusere antall leverandører.
• Reduser kostnadene ved å ta kontroll med selskapets avtaler. Ikke la leverandøren ta styringen

Enkelt muligheter for konsolidering og kostnadsbesparelser

Et kontraktsystem må på en enkel og oversiktlig måte vise en oversikt over når kontrakter utgår, fornyes, når opsjoner må utløses eller når andre kontraktsforpliktelser skal skje. I tillegg må et kontraktsystem vise virksomhetens totale fremtidige kontraktsforpliktelser, med mulighet får å selektere videre på type kontrakter og innhold, lokasjoner, forretningsenheter m.m.

Eksempel på en slik oversikt:

Et eksempel fra en artikkel fra nettavisen iTromsø om en virksomhet som tydeligvis ikke har tatt i bruk et kontraktsystem: