Hva er den totale kostnadene og forpliktelsene til kontraktene dine? Kontrakter administreres ofte ved hjelp av mange forskjellige regneark, i forskjellige avdelinger, uten indikasjon på hvor siste versjon av kontrakten kan finnes.
Artikkelens innhold
- Hva er de totale kostnadene og forpliktelsene til kontraktene?
- Kontrakter koster mye tid og penger å utarbeide
- Tapt salgsvolum
- Typiske fallgruver i kontraktshåndtering du bør unngå
- Få en fullstendig oversikt over de fremtidige kostnadene og forpliktelsene til kontraktene
- Få en solid prosess for din kontraktshåndtering
- Muligheter for konsolidering og kostnadsbesparelser
Hva er de totale kostnadene og forpliktelsene til kontraktene?
Kontrakter koster mye tid og penger å utarbeide
De fleste kontrakter starter med å finne eksisterende eller lignende kontrakter for å forkorte på tiden det tar å utforme kontrakter. På denne måten sikrer virksomheten at klausuler og forpliktelser ikke går tapt, og prissettingen matches med de beste kontraktene.
Utforming av kontrakter er en essensiell del av mange forretningsprosesser, men den kan være tidkrevende og kostbart. Når man begynner å utforme nye kontrakter eller fornye gamle, er det flere trinn som må tas for å sikre at kontrakten blir riktig og nøyaktig.
Samlet sett er utformingen av kontrakter en kompleks prosess som krever grundig planlegging, juridisk ekspertise og inngående kunnskap om den relevante bransjen. Ved å ta seg tid til å utarbeide en kontrakt grundig fra starten av, kan man imidlertid bidra til å unngå misforståelser, tvister og andre problemer som kan oppstå senere.
Tidsbruk på kontraktoppretting og fornyelse:
På tvers av våre mange kunder ser vi klare muligheter for å forkorte kontraktsutformingsprosessen og redusere ikke-produktiv tid. I korte trekk vil optimalisering av prosesser og håndtere kontraktene i ett system, eliminere dyrbar tid og sikre en optimal kontraktshåndtering med minimal risiko.
Tapt salgsvolum
Opptil 9 % av et selskaps totale årlige omsetning går tapt hvert år,
– World Commerce & Contracting-studien.
Tall fra World Commerce & Contracting tyder på at hele 9% av en virksomheten totale omsetning går tapt hvert år som følge av dårlig kontraktshåndtering. Dette inkluderer de ansattes tid i å lete etter kontrakter, administrere og utarbeide nye, samt direkte økonomiske tap som følge av manglende kontrakt.
Typiske fallgruver i kontraktshåndtering du bør unngå
Effektiv kontraktshåndtering er avgjørende for å sikre vellykkede forretningsavtaler og minimere risikoer. Likevel er det flere vanlige fallgruver som organisasjoner kan falle i når de håndterer kontrakter, noe som kan føre til unødvendige komplikasjoner og tap av verdifulle ressurser. Her er ti typiske fallgruver i kontraktshåndtering og hvordan du kan unngå dem:
Hvordan unngå fallgruver i kontraktshåndteringen
- Uklart omfang og mål: Manglende klarhet rundt kontraktens omfang og mål kan føre til misforståelser og tvister senere i samarbeidet. Det er avgjørende å tydelig definere alle aspekter av avtalen og sikre at alle parter er enige om forventningene fra starten av.
- Manglende involvering av kontraktsteamet: Å utelate nøkkelpersoner fra kontraktsteamet under utarbeidelse eller gjennomgang av kontrakten kan føre til feilaktige kontraktsformer eller manglende vurdering av viktige juridiske og forretningsmessige aspekter.
- Manglende involvering av interessenter: Når interessenter ikke er involvert i kontraktsprosessen, kan dette føre til at interesser ikke blir tilstrekkelig ivaretatt, og kontrakten blir feiljustert med organisasjonens overordnede mål og behov.
- Langvarige forhandlinger: For lange forhandlinger kan føre til forsinket inntekt og levering, noe som kan skade forholdet til kontraktpartneren og påvirke organisasjonens økonomi og omdømme.
- Overdreven fokus på risiko: Mens risikovurdering er viktig, kan overdreven fokus på risiko føre til at organisasjonen går glipp av potensielle økonomiske fordeler eller muligheter. Det er viktig å opprettholde en balanse mellom risikohåndtering og mulighetsutnyttelse.
- Begrenset fleksibilitet: Kontrakter bør være fleksible nok til å tilpasse seg endrede forhold og behov over tid. Å ha for stive eller begrensede kontraktsbetingelser kan hindre organisasjonen i å tilpasse seg dynamiske forretningsmiljøer.
- Vanskelig å forstå: Komplekse og uklare kontrakter kan være vanskelige å forstå for alle parter, noe som kan føre til misforståelser og tolkningsproblemer. Kontrakter bør utformes på en klar og forståelig måte.
- Dårlig overlevering: Manglende overholdelse av kontraktsforpliktelser kan føre til misnøye hos kontraktpartnere og tap av tillit. Det er viktig å sikre effektiv overlevering og oppfølging gjennom hele kontraktsperioden.
- Begrenset bruk av teknologi: Utilstrekkelig bruk av kontraktsstyringsverktøy og teknologi kan føre til ineffektivitet og feil i kontraktsprosessen. Organisasjoner bør investere i passende teknologiske løsninger for å forbedre kontraktsadministrasjonen.
- Lite resultatgjennomgang og ledelse: Mangel på jevnlig gjennomgang og ledelse av kontraktsresultater kan føre til at organisasjonen går glipp av muligheter for forbedring og risikohåndtering. Det er viktig å etablere klare prosesser for resultatevaluering og ledelse av kontrakter.
Ved å være oppmerksom på disse fallgruvene og implementere best practices for kontraktshåndtering, kan organisasjoner redusere risiko, forbedre effektiviteten og sikre vellykkede forretningsavtaler.
Last ned ShareControl Contract guide
Få innblikk i alle funksjonene som hjelper deg med profesjonell kontraktstyring.
Få veiledningen i innboksen din
Få en fullstendig oversikt over de fremtidige kostnadene og forpliktelsene til kontraktene
- Hvor mange kontrakter har selskapet og hva er de totale kostnadene og forpliktelsene?
- Finn og få tilgang til den nyeste versjonen og endringene av enhver kontrakt i ett system
- Enkel oversikt og rapportering av alle kontraktskostnader eller kategorier av kontrakter
- Få full økonomisk oversikt over dine kontraktsforpliktelser både på kunde- og leverandørsiden.
- Fullstendig og nøyaktig rapportering av alle kontraktskostnader og forpliktelser
Hva kan så kostnadene eller mulighetene ved å ikke fornye en kontrakt eller unytte en opsjon være? Det kan sammenlignes med å spørre om “hvor mye trær er det i en skog?”. Det vi i hvert fall vet er at det kan medføre en tapt mulighet eller påføre virksomheten en kostnad. Det går historier om at en leietager sitter på en langsiktig husleieavtale i høyhuset på Økern. Alle andre leieforhold er avsluttet og området rundt er omregulert til boliger og andre forhold. Igangsetting av dette arbeidet avventes til at den gjenværende leietaker. Hva tror du denne avtalen er verdt?
1 million kroner, 10 millioner, eller mer?
Andre eksempler som kan være relevante er en virksomhet som har glemt å ikke fornye sin husleieavtale. Utleier “sitter på gjerdet” og avventer, for de har andre planer med eiendommen. Eiendommen skal saneres å brukes til andre formål. Verste fall i slike tilfeller må leietager flytte ut på kort varsel.
En tommelfingerregel her er at planlagt flytting koster ca et års husleie. En ikke planlagt flytting vil antagelig koste mer og hvem ønsker egentlig å stå igjen som den skyldige som har glemt å fornye avtalen i denne situasjonen?
Få en solid prosess for din kontraktshåndtering
Topp 10 fordeler som oppnås ved god kontraktshåndtering:
- Ha tydelig delegert ansvar for hvilken funksjon og/eller ansatt som følger opp avtalen
- Ha et felles sted å lagre selskapets kontrakter og tilhørende dokumenter
- Ha gode prosesser og funksjonalitet ved å søke etter eksisterende avtaler, før nye avtaler utarbeides
- Mulighet for effektiv gjenbruk av eksisterende avtaler og dokumenter med mulighet for effektiv deling ved utarbeidelse av nye
- Mulighet for elektronisk signering
- Varsling ved utløp av avtalefrister eller fornyelse
- Mulighet for å sette opp aktiviteter/oppgaver eller avtaleforpliktelser som skal utføres etter gitte tidspunkt.
- Oppnår oversikt over selskapets økonomiske forpliktelser frem i tid.
- Med gode søkemuligheter, kan selskapet oppnå stordriftsfordeler ved å redusere antall leverandører.
- Reduser kostnadene ved å ta kontroll med selskapets avtaler. Ikke la leverandøren ta styringen
Muligheter for konsolidering og kostnadsbesparelser
Et kontraktsystem må på en enkel og oversiktlig måte vise en oversikt over når kontrakter utgår, fornyes, når opsjoner må utløses eller når andre kontraktsforpliktelser skal skje. I tillegg må et kontraktsystem vise virksomhetens totale fremtidige kontraktsforpliktelser, med mulighet får å selektere videre på type kontrakter og innhold, lokasjoner, forretningsenheter m.m.
Eksempel på en slik oversikt:
Tromsø kommune har avtaler verdt over 200 mill. som har gått ut på dato – eksperter aldri opplevd lignende
– Jeg kommer ikke på lignende saker med så stort omfang og så store beløp, sier advokat Marianne Dragsten.
iTromsø avdekket i et innsyn før jul at Tromsø kommune har latt 24 rammeavtaler om innkjøp gå ut på dato, uten å fornye disse. Kommunen har latt være å utlyse kontraktene på nytt. I stedet har de fortsatt å kjøpe varer og tjenester fra selskaper.
Har du kontroll over de totale kostnadene og forpliktelsene til kontraktene?
ShareControl Contract
Et komplett system for avtalehåndtering og kontraktstyring av alle selskapets kontrakter.
