De første 100 dagene som ny finansdirektør – veien til suksess

Nye finansdirektører (CFO) vil ofte ikke bruke tiden sin der det trengs mest, ifølge en McKinsey-undersøkelse blant finansdirektører. Finanssjefer uttrykker at de fleste av de første hundre dagene brukte de på budsjettering, ledelsesrapportering og finansiellrapportering. Derimot tror de at de mest avgjørende aktivitetene i løpet av den tiden er å forstå driverne i virksomheten, gi innspill til bedriftsstrategi og bygge økonomiteamet.

Når du begynner som ny CFO, er det viktig å underbygge forventningene til interessentene dine de første 6-12 månedene på jobben. Dine viktigste interessenter er mest sannsynlig administrerende direktør, styret og investorene. Du vil også ha dine egne mål og milepæler du vil oppnå – og det er viktig at du forstår alles fokus og møte dem for at du skal støtte dem. Ved å få en grundig forståelse av målene til hver interessent, vil du være bedre i stand til å identifisere likheter, potensielle konflikter og bidra til å løse en enhetlig strategi.

Din 100-dagers plan bør tilpasse interessentenes forventninger til dine personlige mål og hva du realistisk kan oppnå – og deretter kommunisere dette med interessentene dine. Det kan være bedre å takle de vanskelige diskusjonene på forhånd for å legge til rette for at alle er på linje før arbeidet begynner.

De største utfordringene

Ifølge McKinsey-undersøkelsen bruker de fleste finansdirektører uventet mye tid på finansiell rapportering, revisjon, analyse og budsjettering, noe som ikke ga dem nok tid til å fokusere på detstrategiske initiativet sammen med ledere og styret.

Mens relativt få CFO-er var involvert i strategiske initiativer så tidlig i sin periode (se vedlegg), er det mer sannsynlig at de som var det, sier at de er fornøyd med resultatene i løpet av den tiden. Et stort flertall av CFO-ene sier at de nå ønsker å være engasjert i konsernomfattende strategiske initiativer, i motsetning til mer tradisjonelle CFO-aktiviteter.

Tidsbruk på økonomisk planlegging og analyse

Det finnes nok av eksempler på hvordan bruk av verdifull tid kastes bort og bruk av ineffektiv tid og ressurser, fordi data ikke er lett tilgjengelig.

Finansiell ytelse og ledelsesrapportering

Som et supplement til å raskt å orientere seg om virksomhetens forretningsmodel, strategiplaner og organisasjonskult og kompetanse, blir det viktig å orientere seg i ledelsesrapportering som angir hvor virksomheten står og hvor den skal.

Utover rapporter om regnskap, balanse, budsjetter og strategiplaner, kan det være nyttig å vurdere hvilke forpliktelser og muligheter som er avtalefestet for virksomheten. I tillegg til interne ansettelsesavtaler og samarbeidsavtaler med fagforeninger har virksomheten også avtaler med kunder, leverandører, samarbeidsopartnere, forhandlere, banker og finansinstistusjoner. Et godt avtalesystem vil kunne enkelt gi en god informasjon om hva virksomheten har som muligheter i løpende kundekontrakter og hva som er forpliktet opp av kostnader og ressurser i leverandørkontrakter

Mangelfull informasjon og oversikt over virksomhetens kontrakter og kontraktsforpliktelser kan medføre store konsekvenser. Ledere og ansatte bruker betydelig tid på å avdekke data som skal være lett tilgjengelige, slik at de kan fokusere på verdifull analyse og beslutningsstøtte, og ikke manuell stabling av data. Konsekvensen av at tid og ressurser kastes bort i å evaluere økonomiske resultater og produsere ledelsesrapportering, som fortsatt ikke er helt nøyaktig og transparent fordi det ikke er fullstendig oversikt over kontrakter, forpliktelser og mulige straffer og ytelseskompensasjon.

Viktigst fokus de første 100 dagene

Mest typiske tiltak utført av CFO de første 100 dagene

Mer tid på strategisk planlegging med de rette menneskene

Glem «blanke ark»

«Ledere kommer og går, mens organisasjonen og dens kultur består». Utsagnet stammer fra en tillitsvalgt sommble intervjuet i forbindelse med boken «Lederskifter – om lederutvelgelse, innfasing av nye ledere og lederes første 100 dager i ny jobb».

En ny leder i jobben har ikke tid til å starte med “blanke ark”. Ny leder må handle raskt. Oppstartsfasen handler mye om å ta sin plass i det sosiale landskapet. Det bør fokuseres på å etablere relasjoner og bygge ditt sosiale nettverk.

Virksomhetens DNA er også noe du må få under huden. Jobb med å forstå forretningsmodell, forretningssituasjon og kulturelle betingelser. Se på oppstartsfasen som en gylden fredningstid. Forventingene til deg er høye, men det forventes ikke store forandringer fra dag 1. Du kan gradvis hekte deg på og ta mer kontroll.

I oppstarten er det også viktig å tenke på interessentene rundt, folk som styret, eiere, tillitsvalgte, medarbeidere, kunder og resten av ledergruppen. Ting du kan spørre dem om er deres mål og strategier, hva som er de 3 viktigste prioritetene deres, hva de ser som de største hindringene og hvordan du kan hjelpe.

Komplett oversikt over finansielle planer og analyser

Få en komplett oversikt og resultatanalyse av selskapets kontrakter og fremtidige forpliktelser og mulighter. Nøkkelpersoner i økonomiavdelingen bruker uforholdsmessig mye tid på å få en fullstendig oversikt over selskapetsøkonomiske forpliktelser, kostnader og kontantstrøm, når tid skal brukes på resultatgjennomgang og identifisere den strategiske tilnærmingen for økt ytelse i ledergruppen.

Bedre ledelsesrapportering og resultatstyring

Med gode og lett tilgjengelige ledelsesrapporter, gir ledelsennså vel som mellomledelsen raskt innsikt i strategiprosesser og beslutningstaking.

Mer effektiv og mindre tid brukt på regnskap og ytelse

En betydelig andel av ledere slutter etter under to år i jobben. Ved å intervjue en rekke ledere fant en ut hva en bør legge vekt på i oppstartfasen, som var:

• tilpasse seg sin nye rolle
• legge vekt på å bygge relasjoner
• kommunisere troverdig og tydelig
• forstå kulturen og maktspillet
• utvise lederskap i viktige situasjoner
• jobbe med det som opptar overordnet leder
• fokusere på dem som skal utføre strategien, og gjøre for mye selv

For å kunne benytte tilstrekkelig med tid til å forstå virksomheten, må en ut i organsiasjonen og hente informason og skape relasjoner. Det blir derfor særs viktig at virsomhetens støttesystemer være på plass og gir nødvendig ledelsesinformasjon.