Som ny finansdirektører (CFO) vil du som oftest ikke bruke tiden din der det trengs som mest, ifølge en McKinsey-undersøkelse blant finansdirektører. Finanssjefer uttrykker at de fleste av de første hundre dagene brukte de på budsjettering, ledelsesrapportering og finansiellrapportering. Derimot tror de at de mest avgjørende aktivitetene i løpet av den tiden er å forstå driverne i virksomheten, gi innspill til bedriftsstrategi og bygge økonomiteamet.
Når du begynner som ny finansdirektør, er det viktig å underbygge forventningene til interessentene dine de første 6-12 månedene på jobben. Dine viktigste interessenter er mest sannsynlig administrerende direktør, styret og investorene. Du vil også ha dine egne mål og milepæler du vil oppnå – og det er viktig at du forstår alles fokus og møte dem for at du skal støtte dem. Ved å få en grundig forståelse av målene til hver interessent, vil du være bedre i stand til å identifisere likheter, potensielle konflikter og bidra til å løse en enhetlig strategi.
Å bygge gode relasjoner er viktigere enn å levere verdi de første 90 dagene.
– Boston Consulting Group
Din 100-dagers plan bør tilpasse interessentenes forventninger til dine personlige mål og hva du realistisk kan oppnå – og deretter kommunisere dette med interessentene dine. Det kan være bedre å takle de vanskelige diskusjonene på forhånd for å legge til rette for at alle er på linje før arbeidet begynner.
De største utfordringene
Ifølge McKinsey-undersøkelsen bruker de fleste finansdirektører uventet mye tid på finansiell rapportering, revisjon, analyse og budsjettering, noe som ikke ga dem nok tid til å fokusere på detstrategiske initiativet sammen med ledere og styret.
Les også: 6 fordeler med en styreportal
Mens relativt få CFO-er var involvert i strategiske initiativer så tidlig i sin periode (se vedlegg), er det mer sannsynlig at de som var det, sier at de er fornøyd med resultatene i løpet av den tiden. Et stort flertall av CFO-ene sier at de nå ønsker å være engasjert i konsernomfattende strategiske initiativer, i motsetning til mer tradisjonelle CFO-aktiviteter.
Tidsbruk på økonomisk planlegging og analyse
Det finnes nok av eksempler på hvordan bruk av verdifull tid kastes bort og bruk av ineffektiv tid og ressurser, fordi data ikke er lett tilgjengelig.
Finansiell ytelse og ledelsesrapportering
Som et supplement til å raskt å orientere seg om virksomhetens forretningsmodel, strategiplaner og organisasjonskult og kompetanse, blir det viktig å orientere seg i ledelsesrapportering som angir hvor virksomheten står og hvor den skal.
Utover rapporter om regnskap, balanse, budsjetter og strategiplaner, kan det være nyttig å vurdere hvilke forpliktelser og muligheter som er avtalefestet for virksomheten. I tillegg til interne ansettelsesavtaler og samarbeidsavtaler med fagforeninger har virksomheten også avtaler med kunder, leverandører, samarbeidsopartnere, forhandlere, banker og finansinstistusjoner. Et godt contract management system vil kunne enkelt gi en god informasjon om hva virksomheten har som muligheter i løpende kundekontrakter og hva som er forpliktet opp av kostnader og ressurser i leverandørkontrakter
Mangelfull informasjon og oversikt over virksomhetens kontrakter og kontraktsforpliktelser kan medføre store konsekvenser. Ledere og ansatte bruker betydelig tid på å avdekke data som skal være lett tilgjengelige, slik at de kan fokusere på verdifull analyse og beslutningsstøtte, og ikke manuell stabling av data. Konsekvensen av at tid og ressurser kastes bort i å evaluere økonomiske resultater og produsere ledelsesrapportering, som fortsatt ikke er helt nøyaktig og transparent fordi det ikke er fullstendig oversikt over kontrakter, forpliktelser og mulige straffer og ytelseskompensasjon.
Teknologisk innvirkning og implementering
I dagens stadig mer digitaliserte forretningsverden spiller teknologi en avgjørende rolle i finansiell ledelse. Den teknologiske utviklingen har revolusjonert måten selskaper håndterer og analyserer økonomiske data på, og CFO-er står overfor et vell av innovative verktøy og systemer som kan forbedre effektiviteten og nøyaktigheten av deres arbeid.
Det et avgjørende å vektlegge den teknologiske innvirkningen på flere områder av finansiell styring, inkludert ledelsesrapportering, resultatstyring og strategisk analyse. Ved å implementere avanserte analyseverktøy og datadrevne modeller kan CFO-er få raskere og mer inngående innsikt i virksomhetens økonomiske ytelse og identifisere nøkkeltrender og muligheter for vekst.
Videre kan implementeringen av kontraktshåndteringssystem i Microsoft 365 bidra til å effektivisere rutinemessige oppgaver som rapportering, budsjettering og regnskapsføring, noe som frigjør tid og ressurser til mer strategiske initiativer. Gjennom bruk av avanserte analyseverktøy kan CFO-er også forbedre risikostyringen ved å identifisere potensielle trusler og muligheter, og dermed styrke virksomhetens beslutningsprosesser.
For å lykkes som en ny finansdirektør i løpet av de første 100 dagene, er det avgjørende for CFO-er å omfavne den teknologiske utviklingen og utforske hvordan de kan integrere innovative løsninger i sin daglige praksis. Dette kan omfatte å samarbeide med IT-avdelingen for å implementere relevante systemer og plattformer, samt å investere i kompetanseutvikling for å sikre at teamet er rustet til å utnytte teknologiens fulle potensiale.
Ved å ta en proaktiv tilnærming til teknologisk integrasjon, kan CFO-er ikke bare forbedre effektiviteten og nøyaktigheten av sine finansielle prosesser, men også bidra til å drive forretningsvekst og konkurransefordeler i det stadig skiftende markedet.
Viktigst fokus de første 100 dagene
Mest vanlige tiltak utført av CFO de første 100 dagene
«Ledere kommer og går, mens organisasjonen og dens kultur består». Utsagnet stammer fra en tillitsvalgt som ble intervjuet i forbindelse med boken «Lederskifter – om lederutvelgelse, innfasing av nye ledere og lederes første 100 dager i ny jobb».
En ny finansdirektør har ikke tid til å starte med “blanke ark”. Ny leder må handle raskt. Oppstartsfasen handler mye om å ta sin plass i det sosiale landskapet. Det bør fokuseres på å etablere relasjoner og bygge ditt sosiale nettverk.
Virksomhetens DNA er også noe du må få under huden som ny finansdirektør. Jobb med å forstå forretningsmodell, forretningssituasjon og kulturelle betingelser. Se på oppstartsfasen som en gylden fredningstid. Forventingene til deg er høye, men det forventes ikke store forandringer fra dag 1. Du kan gradvis hekte deg på og ta mer kontroll.
I oppstarten som ny finansdirektør er det også viktig å tenke på interessentene rundt, folk som styret, eiere, tillitsvalgte, medarbeidere, kunder og resten av ledergruppen. Ting du kan spørre dem om er deres mål og strategier, hva som er de 3 viktigste prioritetene deres, hva de ser som de største hindringene og hvordan du kan hjelpe.
Komplett oversikt over finansielle planer og analyser
Få en komplett oversikt og resultatanalyse av selskapets kontrakter og fremtidige forpliktelser og muligheter. Nøkkelpersoner i økonomiavdelingen bruker uforholdsmessig mye tid på å få en fullstendig oversikt over selskapets økonomiske forpliktelser, kostnader og kontantstrøm, når tid skal brukes på resultatgjennomgang og identifisere den strategiske tilnærmingen for økt ytelse i ledergruppen.
Bedre ledelsesrapportering og resultatstyring
En av de kritiske ansvarsområdene for en ny finansdirektør er å sikre at ledelsen og interessentene har tilgang til nøyaktig og relevant informasjon for å ta informerte beslutninger. Bedre ledelsesrapportering og resultatstyring innebærer å implementere systemer og prosesser som gir ledelsen en klar og omfattende oversikt over virksomhetens økonomiske ytelse og operasjonelle resultater.
Med gode og lett tilgjengelige ledelsesrapporter, får ledelsen så vel som mellomledelsen raskt innsikt i strategiprosesser og beslutningstaking.
Utforsk mulighetene med ShareControl Contract her!
Mer effektiv og mindre tid brukt på regnskap og ytelse
En betydelig andel av ledere slutter etter under to år i jobben. Ved å intervjue en rekke ledere fant en ut hva en bør legge vekt på i oppstartfasen, som var:
- tilpasse seg sin nye rolle
- legge vekt på å bygge relasjoner
- kommunisere troverdig og tydelig
- forstå kulturen og maktspillet
- utvise lederskap i viktige situasjoner
- jobbe med det som opptar overordnet leder
- fokusere på dem som skal utføre strategien, og gjøre for mye selv
For å kunne benytte tilstrekkelig med tid til å forstå virksomheten, må en ny finansdirektør ut i organsiasjonen og hente informasjon og skape relasjoner. Det blir derfor særs viktig at virsomhetens støttesystemer være på plass og gir nødvendig ledelsesinformasjon.
Utforsk mulighetene med ShareControl IFRS 16!
Se flere artikler om kontraktshåndtering:
Kraftig Suite For CFO’s
Kontrakt
Kontrakthåndtering og avtalehåndtering for oversikt og kontroll
IFRS 16 løsning
Effektiv beregning og rapportering av deres leieavtaler
Styreportal
Effektivt styrearbeid på en sikker og trygg måte.
Dokument
Samlingsplassen for alle bedriftens dokumenter.
Transparency
Et sted å håndtere alle data og prosesser rundt åpenhetsloven
