Som ny ekonomichef (CFO) kommer du oftast inte att spendera din tid där den behövs som mest, enligt en McKinsey-undersökning bland finanschefer. Ekonomichefer uttrycker att de flesta av de första hundra dagarna ägnade åt budgetering, ledningsrapportering och ekonomisk rapportering. Däremot tror de att de mest avgörande aktiviteterna under den tiden är att förstå verksamhetens drivkrafter, ge input till företagets strategi och bygga upp finansteamet.
När du börjar som ny CFO är det viktigt att underbygga dina intressenters förväntningar under de första 6-12 månaderna på jobbet. Dina viktigaste intressenter är med största sannolikhet VD, styrelsen och investerarna. Du kommer också att ha dina egna mål och milstolpar att uppnå – och det är viktigt att du förstår allas fokus och möter dem för att kunna stödja dem. Genom att få en grundlig förståelse för varje intressents mål kommer du att bättre kunna identifiera likheter, potentiella konflikter och hjälpa till att lösa en enhetlig strategi.
Att bygga goda relationer är viktigare än att leverera värde under de första 90 dagarna.
– Boston Consulting Group
Din 100-dagarsplan bör anpassa dina intressenters förväntningar med dina personliga mål och vad du realistiskt kan uppnå – och sedan kommunicera detta till dina intressenter. Det kan vara bättre att ta itu med de svåra diskussionerna i förväg för att säkerställa att alla är samordnade innan arbetet påbörjas.
De största utmaningarna
Enligt McKinsey-undersökningen lägger de flesta finanschefer oväntat mycket tid på finansiell rapportering, revision, analys och budgetering, vilket inte gav dem tillräckligt med tid att fokusera på det strategiska initiativet tillsammans med chefer och styrelse .
Läs också: 6 fördelar med en styrelseportal
Även om relativt få CFO:er var involverade i strategiska initiativ så här tidigt i sin tjänstgöring (se bilaga), är det mer sannolikt att de som var det säger sig vara nöjda med resultaten under den tiden. En stor majoritet av CFO:erna säger att de nu vill engagera sig i koncernövergripande strategiska initiativ, i motsats till mer traditionella CFO-aktiviteter.
Tid som ägnas åt ekonomisk planering och analys
Det finns gott om exempel på hur användningen av värdefull tid slösas bort och användningen av ineffektiv tid och resurser, eftersom data inte är lättillgänglig.
Finansiell resultat- och förvaltningsrapportering
Som ett komplement till att snabbt ta reda på företagets affärsmodell, strategiska planer och organisationskultur och kompetens är det viktigt att ta reda på ledningsrapportering som anger var verksamheten finns och vart den är på väg.
Utöver rapporter om räkenskaper, balansräkningar, budgetar och strategiska planer kan det vara användbart att bedöma vilka skyldigheter och möjligheter som är överenskomna för verksamheten. Förutom interna anställningsavtal och samarbetsavtal med fackliga organisationer har företaget även avtal med kunder, leverantörer, affärspartners, återförsäljare, banker och finansinstitut. Ett bra avtalshanteringssystem kommer enkelt att kunna ge bra information om vad verksamheten har som möjligheter i löpande kundkontrakt och vad som åläggs vad gäller kostnader och resurser i leverantörskontrakt
Otillräcklig information och överblick över företagets kontrakt och avtalsförpliktelser kan få stora konsekvenser. Chefer och anställda lägger ner en betydande tid på att avslöja data som borde vara lättillgängliga, så att de kan fokusera på värdefull analys och beslutsstöd, och inte manuell stapling av data. Konsekvensen är att tid och resurser slösas bort på att utvärdera ekonomiska resultat och ta fram ledningsrapportering, som fortfarande inte är helt korrekt och transparent eftersom det inte finns någon fullständig överblick över kontrakt, skyldigheter och eventuella straffavgifter och prestationsersättning.
Teknisk påverkan och implementering
I dagens allt mer digitaliserade affärsvärld spelar tekniken en avgörande roll för ekonomistyrningen. Den tekniska utvecklingen har revolutionerat hur företag hanterar och analyserar finansiell data, och finanschefer ställs inför en mängd innovativa verktyg och system som kan förbättra effektiviteten och noggrannheten i deras arbete.
Det är avgörande att betona den tekniska inverkan på flera områden av finansiell förvaltning, inklusive ledningsrapportering, resultatstyrning och strategisk analys. Genom att implementera avancerade analysverktyg och datadrivna modeller kan finanschefer få snabbare och mer djupgående insikter i verksamhetens finansiella resultat och identifiera nyckeltrender och tillväxtmöjligheter.
Dessutom kan implementeringen av ett kontraktshanteringssystem i Microsoft 365 hjälpa till att effektivisera rutinuppgifter som rapportering, budgetering och redovisning, vilket frigör tid och resurser för mer strategiska initiativ. Genom att använda avancerade analysverktyg kan CFO:er också förbättra riskhanteringen genom att identifiera potentiella hot och möjligheter och därigenom stärka verksamhetens beslutsprocesser.
För att lyckas som ny CFO under de första 100 dagarna är det avgörande för CFOs att ta till sig den tekniska utvecklingen och utforska hur man integrerar innovativa lösningar i sin dagliga praxis. Detta kan innefatta att arbeta med IT-avdelningen för att implementera relevanta system och plattformar, samt att investera i kompetensutveckling för att säkerställa att teamet är rustat att utnyttja teknikens fulla potential.
Genom att ta ett proaktivt förhållningssätt till teknikintegration kan finanschefer inte bara förbättra effektiviteten och noggrannheten i sina finansiella processer, utan också hjälpa till att driva affärstillväxt och konkurrensfördelar på den ständigt föränderliga marknaden.
Viktigaste fokus under de första 100 dagarna
De vanligaste åtgärderna som CFO vidtagit under de första 100 dagarna
”Ledare kommer och går, medan organisationen och dess kultur finns kvar”. Uttalandet kommer från en förtroendeman som intervjuades i samband med boken ”Lederskifter – om ledersvægelse, infasning av nya chefer och chefers första 100 dagar i nytt jobb”.
En ny CFO hinner inte börja med ”blanka blad”. Den nya ledaren måste agera snabbt. Uppstartsfasen handlar mycket om att ta sin plats i det sociala landskapet. Fokus bör ligga på att etablera relationer och bygga upp ditt sociala nätverk.
Företagets DNA är också något man måste få under huden som ny CFO. Arbeta med att förstå affärsmodell, affärssituation och kulturella förutsättningar. Se uppstartsfasen som en gyllene bevarandeperiod. Förväntningarna på dig är höga, men inga stora förändringar förväntas från dag 1. Du kan gradvis fastna och ta mer kontroll.
När man börjar som ny CFO är det också viktigt att tänka på intressenterna runt omkring, personer som styrelse, ägare, fackliga företrädare, anställda, kunder och resten av ledningsgruppen. Saker du kan fråga dem är deras mål och strategier, vilka är deras topp 3 prioriteringar, vad de ser som de största hindren och hur du kan hjälpa till.
Fullständig översikt över ekonomiska planer och analyser
Få en fullständig överblick och resultatanalys av företagets kontrakt och framtida förpliktelser och möjligheter. Nyckelpersoner på ekonomiavdelningen lägger oproportionerligt mycket tid på att få en fullständig överblick över företagets ekonomiska förpliktelser, kostnader och kassaflöde, när tid bör läggas på prestationsöversyn och att identifiera det strategiska tillvägagångssättet för ökad prestation i ledningsgruppen.
Bättre ledningsrapportering och resultatstyrning
En av de kritiska uppgifterna för en ny CFO är att säkerställa att ledning och intressenter har tillgång till korrekt och relevant information för att fatta välgrundade beslut. Bättre ledningsrapportering och resultatstyrning innebär att implementera system och processer som ger ledningen en tydlig och heltäckande överblick över verksamhetens ekonomiska resultat och operativa resultat.
Med bra och lättillgängliga ledningsrapporter får såväl ledning som mellanledning snabbt insikt i strategiprocesser och beslutsfattande.
Utforska möjligheterna med ShareControl Contract här!
Effektivare och mindre tid ägnas åt redovisning och prestation
En betydande andel av cheferna slutar efter mindre än två år i jobbet. Genom att intervjua ett antal chefer kom man fram till vad som skulle betonas i uppstartsfasen, vilket var:
- anpassa sig till sin nya roll
- betona att bygga relationer
- kommunicera trovärdigt och tydligt
- förstå kulturen och maktspelet
- visa ledarskap i viktiga situationer
- arbeta med det som upptar den högre chefen
- fokusera på dem som kommer att genomföra strategin och gör för mycket själv
För att kunna använda tillräckligt med tid för att förstå verksamheten måste en ny CFO gå ut i organisationen och samla information och skapa relationer. Det är därför särskilt viktigt att företagets stödsystem finns på plats och ger nödvändig ledningsinformation.
Utforska möjligheterna med ShareControl IFRS 16!
Se fler artiklar om kontraktshantering:
Kraftfull svit för finanschefer
Contract
Alla kontrakt på ett ställe, enkel överblick och kontroll genom kontraktets livscykel.
IFRS 16
Effektiv beräkning och rapportering av dina hyresavtal
Styrelseportal
Effektivt styrelsearbete på ett tryggt och säkert sätt.
Dokument
Insamlingsstället för alla företagets handlingar.
Transparency
En plats för att hantera all data och processer kring öppenhetslagen
