Nya CFO:er vill ofta inte spendera sin tid där den behövs som mest, enligt en McKinsey-undersökning bland CFO:er. Ekonomichefer uttrycker att de flesta av de första hundra dagarna ägnade åt budgetering, ledningsrapportering och ekonomisk rapportering. Däremot tror de att de mest avgörande aktiviteterna under den tiden är att förstå drivkrafterna i verksamheten, ge input till företagets strategi och bygga upp ekonomiteamet.

När du börjar som ny CFO är det viktigt att underbygga dina intressenters förväntningar under de första 6-12 månaderna på jobbet. Dina viktigaste intressenter är med största sannolikhet VD, styrelsen och investerarna. Du kommer också att ha dina egna mål och milstolpar att uppnå – och det är viktigt att du förstår allas fokus och möter dem för att kunna stödja dem. Genom att få en grundlig förståelse för varje intressents mål kommer du att bättre kunna identifiera likheter, potentiella konflikter och hjälpa till att lösa en enhetlig strategi.

Din 100-dagarsplan bör anpassa dina intressenters förväntningar med dina personliga mål och vad du realistiskt kan uppnå – och sedan kommunicera detta till dina intressenter. Det kan vara bättre att ta itu med de svåra diskussionerna i förväg för att säkerställa att alla är samordnade innan arbetet påbörjas.

De största utmaningarna

Enligt McKinsey-undersökningen lägger de flesta finanschefer oväntat mycket tid på finansiell rapportering, revision, analys och budgetering, vilket inte gav dem tillräckligt med tid att fokusera på det strategiska initiativet tillsammans med chefer och styrelse .

Medan relativt få finanschefer var inblandade i strategiska initiativ så här tidigt i sin tjänstgöring (se bilaga), är det mer sannolikt att de som var det sa att de var nöjda med resultaten under den tiden. En stor majoritet av CFO:erna säger att de nu vill engagera sig i koncernövergripande strategiska initiativ, i motsats till mer traditionella CFO-aktiviteter.

Tid som ägnas åt ekonomisk planering och analys

Det finns gott om exempel på hur användningen av värdefull tid slösas bort och användningen av ineffektiv tid och resurser, eftersom data inte är lättillgänglig.

Finansiell resultat- och förvaltningsrapportering

Som ett komplement till att snabbt ta reda på företagets affärsmodell, strategiska planer och organisationskultur och kompetens är det viktigt att ta reda på ledningsrapportering som anger var verksamheten finns och vart den är på väg.

Förutom rapporter om räkenskaper, balansräkningar, budgetar och strategiska planer kan det vara användbart att bedöma vilka förpliktelser och möjligheter som är överenskomna för verksamheten. Förutom interna anställningsavtal och samarbetsavtal med fackliga organisationer har företaget även avtal med kunder, leverantörer, affärspartners, återförsäljare, banker och finansinstitut. Ett bra avtalssystem kommer enkelt att kunna ge bra information om vad verksamheten har som möjligheter i löpande kundkontrakt och vad som binds vad gäller kostnader och resurser i leverantörskontrakt.

Otillräcklig information och överblick över företagets kontrakt och avtalsförpliktelser kan få stora konsekvenser. Chefer och anställda lägger ner en betydande tid på att avslöja data som borde vara lättillgängliga, så att de kan fokusera på värdefull analys och beslutsstöd, inte manuell stapling av data. Konsekvensen att tid och resurser slösas bort på att utvärdera ekonomiska resultat och ta fram ledningsrapportering, som fortfarande inte är helt korrekt och transparent eftersom det inte finns någon fullständig översikt över kontrakt, skyldigheter och eventuella straffavgifter och prestationsersättning.

Viktigaste fokus under de första 100 dagarna

De vanligaste åtgärderna som CFO vidtagit under de första 100 dagarna

Mer tid för strategisk planering med rätt personer

Glöm ”blanka ark”

”Ledare kommer och går, medan organisationen och dess kultur finns kvar”. Uttalandet kommer från en förtroendeman som intervjuats i samband med boken ”Lederskifter – om ledersvägelse, infasning av nya chefer och chefers första 100 dagar i nytt jobb”.

En ny chef i jobbet hinner inte börja med ”blanka ark”. Den nya ledaren måste agera snabbt. Uppstartsfasen handlar mycket om att ta sin plats i det sociala landskapet. Fokus bör ligga på att etablera relationer och bygga ditt sociala nätverk.

Företagets DNA är också något man måste få under huden. Arbeta med att förstå affärsmodell, affärssituation och kulturella förutsättningar. Se uppstartsfasen som en gyllene fredstid. Förväntningarna på dig är höga, men inga stora förändringar förväntas från dag 1. Du kan gradvis fastna och ta mer kontroll.

I uppstarten är det också viktigt att tänka på intressenterna runt omkring, personer som styrelse, ägare, fackliga företrädare, anställda, kunder och resten av ledningsgruppen. Saker du kan fråga dem är deras mål och strategier, vilka är deras tre främsta prioriteringar, vad de ser som de största hindren och hur du kan hjälpa till.

Fullständig översikt över ekonomiska planer och analyser

Få en fullständig överblick och resultatanalys av företagets kontrakt och framtida förpliktelser och möjligheter. Nyckelpersoner på ekonomiavdelningen lägger oproportionerligt mycket tid på att få en fullständig överblick över företagets ekonomiska förpliktelser, kostnader och kassaflöde, när tid bör läggas på prestationsöversyn och att identifiera det strategiska tillvägagångssättet för ökad prestation i ledningsgruppen.

Bättre ledningsrapportering och resultatstyrning

Med bra och lättillgängliga ledningsrapporter ger såväl ledning som mellanledning snabbt insikt i strategiprocesser och beslutsfattande.

Effektivare och mindre tid ägnas åt redovisning och prestation

En betydande andel av cheferna slutar efter mindre än två år i jobbet. Genom att intervjua ett antal chefer fick man reda på vad som borde betonas i uppstartsfasen, vilket var:

• anpassa sig till sin nya roll
• betona att bygga relationer
• kommunicera trovärdigt och tydligt
• förstå kulturen och maktspelet
• visa ledarskap i viktiga situationer
• arbeta med det som upptar den högre chefen
• fokusera på dem som kommer att genomföra strategin och gör för mycket själv

För att kunna använda tillräckligt med tid för att förstå verksamheten måste man gå ut i organisationen och samla information och skapa relationer. Det är därför särskilt viktigt att företagets stödsystem finns på plats och ger nödvändig ledningsinformation.