Använder du fortfarande Microsoft Excel eller liknande kalkylblad för att hantera dina leasingavtal i enlighet med IFRS 16? Det är dags att överväga att byta till dedikerad programvara, och här är varför.

IFRS 16-lösning kontra Excel

Med en specialiserad IFRS 16-lösning som ShareControl IFRS 16 går du inte bara från att hantera data till att optimera hela processen. Genom att anta ShareControl IFRS 16 säkerställer du korrekta data, minskar den administrativa bördan och förenklar hela processen för att uppfylla IFRS 16-kraven. Men fördelarna slutar inte där. Låt oss undersöka varför detta skifte är viktigt och hur det avsevärt kan förbättra ditt företags leasinghantering och redovisning.

Läs också: Vad är IFRS 16?

IFRS 16 hantering i Excel vs IFRS 16 mjukvara

Många företag använder fortfarande egna modeller i Excel som företagen själva har tagit fram för att beräkna och rapportera IFRS 16. I Excel kan processerna kopplade till IFRS 16 vara tidskrävande och ineffektiva. Att hantera leasingavtal manuellt i Excel kräver omfattande manuellt arbete, inklusive datainsamling, formelinställning och regelbundna uppdateringar. Denna process är inte bara resurskrävande, utan också sårbar för fel och felaktigheter, vilket kan leda till förseningar och potentiella fel i rapporteringen.

Läs också: Hyrestidens längd

Genom att hantera flera avtal i manuella system riskerar du att lägga ner mycket tid jämfört med en dedikerad IFRS 16-lösning. Genom att implementera ett IFRS 16-system kan du frigöra värdefulla resurser och tid som annars skulle läggas på manuellt arbete. Detta ger inte bara ökad effektivitet och noggrannhet, utan också möjlighet att fokusera på strategiska initiativ som kan driva verksamheten framåt.

Överensstämmelse med myndighetskrav

Även om Excel är ett mångsidigt verktyg kan det vara utmanande att följa regulatoriska krav som IFRS 16. Excelmetoden kräver manuell uppdatering och underhåll av data, vilket ökar risken för fel och felaktigheter. Dessutom saknar Excel ofta dedikerade funktioner för att hantera komplexa IFRS 16-scenarier, såsom beräkning av leasingförpliktelser och identifiering av variabler som påverkar balans- och resultaträkningen.

Bristen på central IFRS 16-funktionalitet kan leda till bristande efterlevnad av redovisningsstandarder och ökade chanser för revisionsproblem. Med ett dedikerat IFRS 16-system som ShareControl IFRS16 är dessa funktioner inbäddade och optimerade för att säkerställa korrekt rapportering och full överensstämmelse med regulatoriska krav. Detta ger ett säkrare och mer tillförlitligt förhållningssätt till hyresadministration och redovisning, samtidigt som risken för potentiella fel och konsekvenser minskar.

Spårbarhet och revisionsspår

Spårbarhet och revisionsspår spelar en avgörande roll för efterlevnad av IFRS 16 och redovisning av leasingavtal. IFRS-standarderna kräver att företag upprätthåller noggrann dokumentation av alla leasingavtal och tillhörande redovisningsbehandlingar. Detta inkluderar detaljerad information om leasingvillkor, beräkningar av leasingåtaganden och bedömningar av kassaflöden. Vidare ger spårbarhet och revisionsspår möjlighet att i ett tidigt skede identifiera och åtgärda eventuella fel eller oegentligheter i rapporteringen. Detta hjälper till att förebygga potentiella revisionsproblem och felaktigheter i redovisningsrapporterna, vilket kan få betydande ekonomiska och anseende konsekvenser för företaget.

Med spårbarhet och ett revisionsspår i ett dedikerat IFRS 16-system som ShareControl IFRS 16, kan företag effektivt spåra och dokumentera alla förändringar och beslut som fattas under leasingperioden. Detta säkerställer att revisorer och tillsynsmyndigheter kan få tillgång till en korrekt historik över alla transaktioner och beslut relaterade till leasingavtalet.

Varför implementera en IFRS 16-lösning snarare än Excel?

Många använder fortfarande Excel-modeller för att beräkna och rapportera IFRS 16. Denna metod har sina begränsningar vad gäller komplexiteten och omfattningen av hyresavtal, vilket kan leda till fel och felaktigheter i rapporteringen. Excel-metoden kräver manuell insamling och organisering av data, vilket kan vara tidskrävande och risk för fel. Med den ständigt ökande komplexiteten i IFRS 16-standarderna kan Excel-metoden vara otillräcklig för att uppfylla kraven på korrekt och tillförlitlig rapportering.

Genom att hantera flera avtal i manuella system riskerar du att lägga ner mycket tid jämfört med en dedikerad IFRS 16-lösning. Genom att implementera en IFRS 16-lösning som ShareControl IFRS 16 frigörs värdefulla resurser och tid som annars skulle läggas på manuellt arbete. Detta ger inte bara ökad effektivitet och noggrannhet, utan också möjlighet att fokusera på strategiska initiativ som kan driva verksamheten framåt.

Med spårbarhet och en revisionsspår i ShareControl IFRS16 kan företag effektivt dokumentera och spåra alla förändringar och beslut relaterade till leasingavtal. Detta säkerställer inte bara efterlevnad av regulatoriska krav, utan också förtroende och transparens i rapporteringsprocessen. Genom att välja en dedikerad IFRS 16-lösning framför Excel kan företag uppnå full överensstämmelse med redovisningsstandarder och minska risken för potentiella fel och konsekvenser.

IFRS 16-lösning på Microsoft 365

ShareControl IFRS 16, kan hjelpe virksomheter med implementering av IFRS 16 og alle aspekter ved overholdelse av IFRS 16-standarden. Lösningen säkerställer efterlevnad av redovisningsstandard och gör det enkelt att upptäcka eventuella fel med systemets kvalitetskontroll i beräkningarna.

Säkerhet i Microsoft 365

Share Control installeras som ett tillägg, enkelt uttryckt som en app, ovanpå Microsoft 365 som förfinar och strukturerar den funktionalitet som redan finns i Microsoft 365. Allt lagras därför på SharePoint, Microsoft 365 lagringsutrymme. Av den anledningen är det enkelt att flytta data utan att riskera dataförlust.

Kostnadseffektivitet med ShareControl IFRS16

ShareControl IFRS16 är en kostnadseffektiv lösning för användaren då den kräver mindre administration och eftersom beräkningarna görs i en separat beräkningsmodell är det lätt att navigera och eventuella fel kan uppdateras snabbt. Dessutom är beräkningarna snabbare och kan hantera tusentals kontrakt samtidigt i ”gruppräknare”.

Vår erfarenhet är att kunderna anpassar sig väldigt snabbt till lösningen och när systemet väl är installerat går allt automatiskt. För den som behöver det finns vi till hands men vi har även en lättanvänd guide.

– Ragnar Bryne, VD för Share Control AS

Konsekvensen av Corona-pandemin har inneburit att många avtal kommer att omförhandlas och ändringar måste registreras i enlighet med IFRS 16. Ett bra system kommer att kunna hantera detta på ett effektivt och korrekt sätt.

– Det blir en utmaning för många företag att genomföra förändringarna. Med ShareControl IFRS 16 är det enkelt att göra korrigeringar utan att behöva byta många olika platser. En annan fördel med en tredjepartsleverantör som Share Control är att du slipper att en enda person har hela beräkningsfilen lagrad lokalt hos sig. Det finns också fördelar med att Share Control redan har många kunder som använder systemet.

Läs mer om ShareControl IFRS 16

– Vi har över 500 användare, varav många är stora företag, inklusive Aker Solutions. Det gör att vi hela tiden får feedback och gör förbättringar. Användare betalar för att kontinuerligt skapa nya versioner, uppdateringar och se till att allt fungerar som det ska. IFRS 16 är komplicerat och vårt jobb är helt enkelt att följa vad som händer, säger Ragnar Bryne, general manager för Share Control.

Läs mer om hanteringen av IFRS 16 under Covid-19

About The Author