Kontraktshantering har visat sig vara en mycket tidskrävande del av verksamheten, vilket underlättar behovet av ett effektivt och automatiserat avtalshanteringssystem.

Varför är kontraktshantering viktigt?

kontrakt hanteras och följs upp på många olika sätt, men typiskt sett ser vi att kontrakt hanteras med flera kalkylblad, på olika avdelningar, utan en indikation på var kontrakten kan hittas. Detta utgör en lista över olika utmaningar för proaktiv avtalshantering och inkomstsäkring, bristande uppföljning av företagets skyldigheter och/eller möjligheter och leder till svag intern kontroll och ineffektivt tidsutnyttjande.

Föreställ dig att du har ändrat produkt- eller tjänsteerbjudandet och priserna. Du spenderar många timmar på att leta igenom excel-filer, arkivmappar och pärmar efter kontrakt som behöver granskas innan förnyelsedatumet. När du manuellt tittar igenom hundratals kontrakt hittar du slutligen kontraktet, men utan underskrifter. Du ringer kunden eller leverantören för att få slutkontraktet, men de berättar att redan förra veckan förlängdes kontraktet med ytterligare tre år under samma förutsättningar. Det betyder att du förlorar flera hundra tusen i omsättning eller ökade kostnader.

God kontraktshantering och förvaltning är en nyckelfaktor. Har överblick och hantering av företagets kontrakt, har samtidigt kontroll över företagets förpliktelser och kan proaktivt påverka företagets leverantörer, kunder och affärsrelationer till företagets och dess ägares bästa.

Typiska kontakter som de flesta företag har

När vi fördjupar oss i de typiska kontrakt som ett företag hanterar avslöjar det en mängd avtal som utgör ryggraden i verksamhetens verksamhet och framgång. Här är en glimt av de olika typerna av kontrakt som ofta finns i alla organisationer:

IT-utrustning och licenser: Från molnbaserade servrar till mjukvarulicenser och datorer, IT-utrustning och licensavtal säkerställer att organisationen har tillgång till nödvändig teknik för att stödja sin verksamhet.

Serviceavtal: Avtal om tjänsteleveranser som är väsentliga för att fullgöra företagets åtaganden gentemot kunder, inklusive vaktmästeritjänster och anläggningsunderhåll, säkerställer ett flexibelt driftstöd.

Uthyrning/uthyrning av utrustning: Från säkerhetssystem till parkeringstjänster, uthyrning av utrustning täcker ett brett spektrum av behov, inklusive kraft- och internettjänster som är viktiga för moderna företag.

Leasingavtal: Oavsett om det gäller tjänstebilar eller produktionsutrustning ger leasingavtal ett flexibelt sätt att skaffa nödvändiga resurser utan stora kapitalinvesteringar.
För leasingavtal erbjuder Share Control även ett system för redovisning av leasingavtal enligt IFR 16.

Leverantörskontrakt: Från försäkring och redovisning till juridisk hjälp och marknadsföringstjänster, leverantörskontrakt säkerställer kontinuitet och kvalitet i stödtjänster som är avgörande för verksamhetens verksamhet.

Anställnings- och konsultavtal: Från anställningsavtal till pensionsplaner och sjukförsäkringar, avtal som rör anställda och konsulter säkerställer att företaget fullgör sina skyldigheter gentemot arbetskraften.

Kontorsutrustning: Från kontorsmöbler till kaffemaskiner, kontorsutrustningskontrakt säkerställer att arbetsplatsen är utrustad för produktivitet och komfort.

Lokalavtal: Hyreskontrakt för kontorslokaler och lager säkerställer att företaget har lämpliga lokaler för att driva verksamheten.

Dessa kontrakt representerar grundläggande överenskommelser som är avgörande för att upprätthålla en effektiv och hållbar verksamhet i alla organisationer. Genom att hantera dem varsamt och strategiskt kan företag säkerställa stabilitet, kontinuitet och framsteg.

Hur uppnår och underlättar man framgångsrik kontraktshantering?

Hur kan man framgångsrikt förbättra kontraktshanteringen?

Det krävs inga stora affärer innan du har många kontrakt och avtal som du måste följa upp. I takt med att verksamheten växer tillkommer ytterligare komplexitet genom att olika affärsenheter, orter och anställda på olika nivåer har ansvar för uppföljning och kontroll.

Det är därför klokt att redan i ett tidigt skede se till att man har bra system, med vilka företaget också kan växa ytterligare för att kunna sköta uppföljningen av kontrakt på ett effektivt sätt .

Nedan har vi satt upp 7 steg för att underlätta god kontraktshantering.

Fördelar med avtalshantering

God avtalshantering är en nyckelfaktor för en god affärsverksamhet. Detta säkerställer att verksamheten får överblick och hantering av företagets kontrakt. Med kontroll över företagets förpliktelser kan man förutom god kontroll påverka företagets leverantörer, kunder och affärsrelationer till företagets och dess ägares bästa.

7 kontraktshanteringsutmaningar och hur man löser dem

Att navigera i kontraktslandskapet inom vilken organisation som helst kan vara en skrämmande uppgift, ofta fylld av utmaningar som kräver strategiska lösningar. Här går vi in ​​på sju viktiga hinder för kontraktshantering och utforskar effektiva sätt att övervinna dem:

1 Få en överblick över omfattningen

Få en överblick över företagets avtal och antalet kontrakt. Dela in dem i typer/kategorier och bedöm om varje avtalskategori har några gemensamma krav på uppföljning, Ett exempel kan vara hyresavtal, där hyresbeloppet ska uppdateras enligt kpi den 1 oktober varje år. Det kan också vara bra att ange om avtalet är kritiskt för företagets värdeskapande med hög prioritet eller om avtalet har låg påverkan på företagets verksamhet. På så sätt kan du sätta upp metadata relaterad till avtalet som kan generera olika fokus och uppföljning.

2 Förtydliga ansvar och befogenheter

Det vi upplever som misslyckat är bristande ägarskap och ansvar för att följa upp avtalet och avtalsportföljen. Det i tillegg til at ansatte har sluttet og begynt uten at ansvaret for tidligere inngåtte avtaler har blitt avklart. Med ansvar följer också befogenheter och rättigheter såsom beloppsgränser, godkännandeprocesser anpassade till en organisationsstruktur samt förtydligande kring uppföljning och uppdatering av avtal och kontrakt.

3 Få kontrakt och avtal samlade på en gemensam plats

Företagets avtal och kontrakt lagras ofta på olika platser. Det första man därför bör göra är att sätta igång en process för att ”fånga” alla kontrakt och var de arkiveras eller lagras. Det är då lämpligt att samla och lagra alla kontrakt på plats, på ett sådant sätt att man får en bra överblick över typen av avtal och att avtalen lätt kan hittas igen.

4 Skapa rutiner och dokumentera processen för uppföljning

Skapa sedan rutiner och aktiviteter för hur företaget ska följa upp olika typer av avtal. Vissa avtal förnyas automatiskt, andra sägs upp efter avtalstidens utgång. Övriga kontrakt innehåller tillval som ska bedömas och/eller aktiviteter och uppgifter som ska följas upp. Brist på uppföljning kan resultera i stora kostnader och förlust av affärer för ett företag. Det är därför viktigt att ha ett bra system på plats, så att avtalsansvarig får besked i god tid innan kontraktet förnyas, löper ut, priset ska justeras, att en option ska bedömas eller att andra avtalsförpliktelser ska utövas.

Beskedet ska gå till medarbetaren och rollen som avtalschef samt dennes chef om det saknas uppföljning. Man bör också ha system som ger en överblick över alla avtalsförpliktelser och när de förfaller. På så sätt kan du få en effektiv direkt uppföljning, men samtidigt vara oberoende av personal vid sjukdom, tillfällig frånvaro eller förändringar i organisation eller personal.

5 God ingång av avtalsförpliktelser ger god kostnadskontroll

En bra översikt över de avtalsenliga skyldigheterna och kontroll över kostnaderna upprättas med god input och datafångst. Det är därför viktigt att lägga in data som kan ge en överblick över de framtida förpliktelserna (per månad, kvartal eller år) och typ av kostnad, så att bra prognoser och underlag för budgetering och redovisning kan erhållas.

6 Bra planering och användning av data

Det är viktigt att ett avtalssystem är lätt att uppdatera, när anställda slutar, börjar, har ledighet eller har andra tillfälliga frånvaroperioder. Systemet bör vara sådant att man tillgodoser kontinuerliga förändringar i en organisation utan att det uppstår situationer där vissa kontrakt faller mellan ”två stolar”

Ett annat moment är att systemet ska ge goda möjligheter att få en överblick över hur mycket man köper från olika kategorier och från vilka leverantörer. På så sätt kan systemet ge data som kan ge användbar information i en framtida förhandlingssituation, t.ex. genom att utnyttja en stordriftsfördel genom att samtidigt minska antalet leverantörer.

7 Digitalisera och automatisera avtalshantering och uppföljning

En digitalisering av avtalshantering och uppföljning kommer att ge företaget en besparing i tid, samt kostnadskontroll och bättre förvaltning av företagets intressen. Nyckelord här är effektiv förberedelse av nya avtal, enkel tillgång till tillhörande information, möjlighet att enkelt dela innehåll som ett led i att slutföra ett avtal, möjlighet till elektronisk signering, bra avisering av kritiska avtalsdatum och inte minst möjligheten att snabbt söka efter och hitta kontrakt och avtal.

Grunderna i kontraktshantering och hur det fungerar

Skapande av kontrakt

Contract Life Cycle Management börjar med kontraktsdokumentet. Detta är vanligtvis det första steget i förfrågningsprocessen för Contract Life Cycle Management där en part begär eller initierar kontraktsprocessen och sedan använder denna information för att förbereda eller skriva kontraktet. Detta är vanligtvis det första steget i Contract Life Cycle Management.

Ingång	Utdata
Information om vad kontraktet ska innehålla och kritiska datum som kontraktets startdatum, slutdatum och eventuella milstolpar	Information om kontraktsbegäran lagras i CLM-programvarusystemet och är synlig i instrumentpanelen för kontraktshantering för ytterligare CLM-steg. Revision och revisionsspår

Avtalsförhandlingar och granskning

I kontraktsskrivnings- eller designstadiet skapas eller genereras ett kontrakt eller avtalsdokument genom att skapa en ny eller återanvända en tidigare kontakt Share Control Contract Management som inkluderar metadata, villkor och villkor. Det är vanligtvis i detta skede som kontraktsgodkännare och undertecknare bestäms, och godkännare och undertecknande detaljer fångas i kontraktsdokumentet.

Registreringsdata anpassade efter behov:

Exempel på information om avtalspartner.

Relaterat avtal och dokument:

Exempel på dokument kan vara kontrakt eller avtalshandlingar, planritningar, e-postutbyten med hyresvärden, andra dokument och beräkningar vanligtvis i Microsoft Word eller Adobe PDF-format lagrade i dokumenthanteringslösningen.

Avtalsgodkännande och undertecknande

Avtalsdokument som utarbetats i föregående steg skickas till interna eller externa godkännare, och så snart de godkänner dokumentet för att gå vidare flyttas kontraktsdokumentet till nästa steg i CLM:s livscykel.

Kontraktdokumentet skickas sedan till kontraktsgodkännanden och till utsedda intressenter för granskning och kommentar.

Avtalshandling som har godkänts skickas till respektive part för underskrift.

Exempel på kontraktsdokument som ska skickas för underskrift med Adobe Sign eller DocuSign:

Få kontrakt

När avtalshandlingen är underskriven lagras den permanent i avtalssystemet där den är lätt att hämta. Både avtalsmetadata och dokument indexeras och lagras för framtida referens. Det här steget möjliggör full kontroll över alla kritiska affärsdokument genom tillförlitlig registerlagring med säkerhetskopior och upprätthållande policyer som ger förtroende för att dina kritiska register är säkra och kompatibla med GDPR och avtalshanteringssystem för leverantörers databehandlingsavtal.

Kontraktsökning och hitta

Det här steget gör det möjligt för företagsanvändare att snabbt söka, tillämpa filter och hämta relevanta dokument från ett avtalssystem.

Process för kontraktshantering och rapportering

Varje steg fångar användaraktivitetsloggar och kontraktets metadata och dokument är korrekt indexerade för enkel hämtning. Detta steg säkerställer att företagsanvändare snabbt och effektivt kan hämta och bryta kontraktsdata och producera djupgående rapporter.

Rapporter

Anpassade rapporter bör användas löpande och kan vara en god hjälp för att hålla kontroll över företagets avtalsförpliktelser. Ad hoc-rapporter är också användbara, där du kan göra specifika sökningar efter kontrakt eller typer av kontrakt och kunna borra ner till det specifika kontraktet med tillhörande dokumentation.

Kontraktgranskning och revision

När avtalet når sitt slutdatum måste det förnyas för att förbli i aktiv status. Om avtalet inte förnyas i tid kan det innebära ekonomisk risk för de parter som är inblandade i avtalet.

Meddelande om förnyelser eller andra aktiviteter

Avtalsansvarig ska kunna meddelas om eventuella förnyelser eller aktiviteter som kontraktet har beskrivit. Aviseringen kan antingen skickas som ett mejl och/eller en uppgift som kontrakts- och aktivitetsansvarig ska svara på och godkänna när aktiviteten är genomförd.

Förnyelse av ett kontrakt eller uppsägning

Kontrakten är i grunden individuella. Vissa förnyar automatiskt, andra kräver en förnyelse och ytterligare andra har inbyggda alternativ som måste meddelas om de ska användas eller inte. Det är därför viktigt att avtalsansvarig sätter uppsägningstider, så att man har möjlighet att eventuellt omförhandla avtalet eller avsätta tillräckligt med tid för att överväga en uppsägning eller förnyelse av kontraktet.

Exempel på registreringsdata:

Aktiviteter som säkerställer god avtalshantering

Ett avtal eller kontrakt mellan två eller flera parter är ofta för att säkerställa ett förvärv eller en tjänst. God avtalsuppföljning är nödvändig för att säkerställa att avtalet efterlevs enligt vad som ska levereras och att verksamheten når de mål som är uppsatta. God avtalsuppföljning bidrar också till ett gott samarbete med avtalsparterna och avvärjer eventuella konflikter till följd av missförstånd.

Aktiviteter som säkerställer god avtalshantering kan delas in i 3 delar:

1 Implementera avtalet i verksamheten

Anställda som berörs av avtalet bör få tillräcklig information om det avtal som ingåtts.Ansvaret för uppföljningen bör vara tydligt för de som berörs i verksamheten, inklusive användare av avtalet.

Rekommenderade aktiviteter för att säkerställa ett bra internt genomförande:

• Startmöte med leverantör
• Gör avtalet känt
• Ge användarna tillgång till information

2 Använda avtalet

Särskilt vid ramavtal eller större upphandlingsavtal är det viktigt med bra rutiner för användning och uppföljning av avtalet. Det kan vara viktigt att ordna med bra beställningsrutiner och återkoppling om eventuella avvikelser skulle uppstå.

3 Hantera avtalet

Administration av avtalet innebär god uppföljning och interaktion med huvudleverantör anpassad efter avtalets innehåll och omfattning. En regelbunden genomgång och bedömning av leveransen mot behovet rekommenderas. Med ett bra avtalssystem kan du förenkla arbetet med att följa upp avtalen och trygga företagets affärsintressen.

About The Author