Hva er kontraktstyring & kontraktsstyringssystem?

Kontraktsstyring viser seg å være et svært tidkrevende element i virksomheten, noe som letter behovet for et effektivt og automatisert kontraktsstyringssystem.

Hva er kontraktstyring?

Kontraktadministrasjon eller oppfølging av kontrakter inngått med kunder, leverandører, partnere eller ansatte. Innen kontraktsstyring er prosessen med å administrere kontraktskaping, utførelse og analyse for å maksimere operasjonell og økonomisk ytelse i en organisasjon, alt samtidig som finansiell risiko reduseres.

Hvorfor er kontraktsstyring viktig?

71 % av alle bedrifter klarer ikke å finne 10 % eller mer av kontraktene sine hvert år

– Journal of Contract Management

Kontrakter administreres og følges opp på mange forskjellige måter, men typisk ser vi at kontrakter administreres med flere regneark, i forskjellige avdelinger, uten indikasjon på hvor kontraktene kan finnes. Dette utgjør en liste over ulike utfordringer for proaktiv kontraktsstyring og sikring av inntekter, manglende oppfølging av selskapets forpliktelser og/eller muligheter og medfører en svak internkontroll og ineffektiv tidsbruk.

9 % av en bedrifts totale årlige omsetning går tapt hvert år

– World Commerce & Contracting

Tenk deg at du har endret produkt- eller tjenestetilbudet og prisene. Du bruker mange timer på å lete gjennom excel-filer, arkivmapper og permer etter kontrakter som må gjennomgås før fornyelsesdatoen. Når du manuelt ser gjennom hundrevis av kontrakter, finner du endelig kontrakten, men uten signaturer. Du ringer kunde eller leverandør for å få den endelige kontrakten, men de forteller deg at kontrakten allerede i forrige uke ble forlenget med ytterligere tre år under de samme betingelsene. Det betyr at du taper flere hundre tusen i omsetning eller økte kostnader.

God kontraktstyring og -ledelse er en nøkkelfaktor. Har en oversikt og styring over selskapets kontrakter, har en samtidig kontroll på selskapets forpliktelser og kan i forkant påvirke selskapets leverandører, kunder og forretningsforbindelser til det beste for selskapet og dets eiere.

Last ned ShareControl Contract Guide

Få innblikk i alle funksjonene som hjelper deg med profesjonell kontraktstyring.

Share Control - Et Komplett System For Kontraktstyring NO

Typiske kontakter som de fleste bedrifter har

Type kontrakter Eksempler på kontrakter 
IT utstyr og lisenser Skyservere, programvarelisenser, billeasing, kopi- og datamaskiner, printere, telefoner  
Service  Produkt- og tjenesteleveranser som er avgjørende for å oppfylle selskapets forpliktelser overfor kunder, vaktmestertjenester, vedlikehold av anlegg. 
Leie/utleie av utstyr Sikkerhet, forsikring, parkering, strøm og Internett-tjenester, 
Leasing Firmabiler, produksjonsutstyr og andre gjenstander 
Leverandører Forsikring, regnskap, juridisk bistand, PR, markedsføring og andre driftstjenester 
Ansette og konsulenter Ansattkontrakter, pensjonsordninger, yrkesskade- og helseforsikring, treningsmedlemskap, kantinetjenester 
Kontorutstyr Inventar, kontormøbler, kaffemaskiner, drikkevarer, salgsautomater, 
Lokaler Leie av kontorlokaler og lager 

Hvordan få til og tilrettelegge for en vellykket kontraktstyring?

Hvordan forbedre kontraktstyring på en vellykket måte?

Det skal ikke store virksomheten til før en har mange kontrakter og avtaler en må følge opp. Etter hvert som virksomheten vokser kommer en ytterligere kompleksitet ved at ulike virksomhetsenheter, lokasjoner og ansatte på ulike nivå har ansvar for oppfølging og kontroll.

Det er derfor lurt allerede på et tidlig stadium å sørge for at en har gode systemer, som selskapet også kan vokse med videre for å håndtere oppfølging av kontrakter på en effektiv måte

Nedenfor har vi satt opp 7 steg for å tilrettelegge for en god avtalehåndtering.

Fordeler ved kontraktstyring

God kontraktstyring og -ledelse er en nøkkelfaktor i god forretningsdrift. Dette sikrer at virksomheten får en oversikt og styring over selskapets kontrakter. Med kontroll på selskapets forpliktelser, kan man i tillegg til god kontroll, påvirke selskapets leverandører, kunder og forretningsforbindelser til det beste for selskapet og dets eiere.

7 kontraktshåndteringsutfordringer og hvordan du løser dem

1 Skaff dere oversikt over omfanget

Skaff dere en oversikt over selskapets avtaler og antall kontrakter. Del dem inn i typer/kategorier og vurder om hver kategori av avtaler har noe felles krav til oppfølging, Eksempel kan være husleieavtaler, der leiebeløpet skal oppdateres iht kpi den 1. oktober hvert år. Det kan også være nyttig å angi om avtalen er kritisk iht til selskapets verdiskapning med høy prioritet eller om avtalen har lav innvirkning på selskapets drift. På den måten kan en sette opp metadata relatert til avtalen som kan generere ulike fokus og oppfølging.

2 Avklar ansvar og fullmakter

Det vi opplever som svikter er manglende eierskap og ansvar for oppfølging av avtalen og avtaleporteføljen. Det i tillegg til at ansatte har sluttet og begynt uten at ansvaret for tidligere inngåtte avtaler har blitt avklart. Med ansvar følger også fullmakter og rettigheter, som beløpsgrenser, godkjenningsprosesser tilpasset en organisasjonsstruktur, samt avklaring om oppfølging og oppdatering av avtaler og kontrakter.

3 Ha kontrakter og avtaler samlet på et felles sted

Selskapets avtaler og kontrakter, er ofte lagret på ulike steder. Det første en derfor bør gjøre er å igangsette en prosess for «fangst» av alle kontrakten og hvor de ligger arkivert eller er lagret. Deretter er det formålstjenlig å samle og lagre alle kontraktene på sted, på en slik måte at dere får en god oversikt over type avtaler og at avtalene lett kan finnes igjen.

4 Lag rutiner og dokumenter prosessen for oppfølging

Lag så rutiner og aktiviteter for hvordan selskapet skal følge opp ulike type avtaler. Noen avtaler blir automatisk fornyet, andre avsluttes etter endt kontraktsperiode. Andre kontrakter innehar opsjoner som en må vurdere og/eller aktiviteter og oppgaver som må følges opp. En manglende oppfølging kan medføre store kostnader og tap av forretning for en virksomhet. Det er derfor viktig at en har et godt system, slik at kontraktsansvarlig får et varsel i god tid før kontrakten fornyes, løper ut på dato, skal prisjusteres, at en opsjon skal vurderes eller at andre kontraktsforpliktelser skal utøves.

Varselet bør gå til den ansatte og rollen til den kontraktsansvarlig, samt dens overordnet dersom mangel på oppfølging skulle skje. En bør i tillegg ha systemer som gir oversikt over alle kontraktsforpliktelsene og når de forfaller. På den måten kan en få en effektiv direkte oppfølging, men samtid være personaluavhengig ved sykdom, midlertidig fravær eller ved endringer i organisasjonen eller personell.

5 God input av kontraktsforpliktelser gir god kostnadskontroll

God oversikt over kontraktsforpliktelsene og kontroll over kostnadene, etableres med en god input og datafangst. Det er derfor viktig å legge inn data som kan gi oversikt over de fremtidige forpliktelsene (pr måned, kvartal eller år) og type kostnad, slik at en kan få ut gode prognoser og data til budsjettering og regnskapsføring.

6 God planlegging og bruk av data

Det viktig at et avtalesystem er enkelt å oppdatere, ved at ansatte slutter, begynner, har permisjon eller har andre midlertidige fraværsperioder. Systemet bør være slik at en tilfredsstiller kontinuerlige endringer i en organisasjon uten at oppstår situasjoner der enkelte kontrakter faller mellom «to stoler»

Et annet element er at systemet bør gi gode muligheter for å få en oversikt hvor mye en kjøper av ulike kategorier og fra hvilke leverandører. På den måten kan systemet fremskaffe data som kan gi nyttig informasjon i en fremtidig forhandlingssituasjon f.eks. ved å utnytte en stordriftsfordel ved samtidig å redusere antall leverandører.

7 Digitaliser og automatiser kontraktshåndtering og -oppfølging

En digitalisering av kontraktshåndtering og oppfølging, vil gi selskapet en besparelse i tidsbruk, så vel som kostnadskontroll og bedre forvaltning av selskapetets interesser. Stikkord her er effektiv utarbeidelse av nye avtaler, lett tilgang til tilhørende informasjon, mulighet for enkel deling av innhold som en del av sluttføring av en kontrakt, mulighet for elektronisk signering, god varsling om kritiske kontraktstidspunkter og ikke minst mulighet for raskt å søke etter og finne kontrakter og avtaler.

Få en uforpliktende demonstrasjon av ShareControl Kontrakt

Grunnleggende om kontraktsstyring og hvordan det fungerer

livssyklus for kontraktstyring
ShareControl Kontaktstyring

Oppretting av kontrakt

Contract Life Cycle Management starter med kontraktsdokumentet. Dette er vanligvis det første trinnet i Contract Life Cycle Managementsforespørselsprosessen der en part ber om eller starter kontraktsprosessen og deretter bruker denne informasjonen til å utarbeide eller skrive kontrakten. Dette er vanligvis det første trinnet i Contract Life Cycle Management.

InndataUtdata
Informasjon om hva kontrakten skal inneholde og kritiske datoer som kontraktens startdato, sluttdato og eventuelle milepælerInformasjon om kontraktsforespørsel lagres i CLM-programvaresystemet og er synlig i dashbordet for kontraktsadministrasjon for ytterligere CLM-stadier.

Revidering og revisjonsspor

Kontraktsforhandlinger og gjennomgang

I kontraktsforfatter- eller utformingsstadiet opprettes eller genereres en kontrakt eller et avtaledokument ved å bruke skape en ny eller gjenbruke en tidligere kontakt Share Control Contract Management som inkluderer metadata, vilkår og betingelser. Det er vanligvis i dette stadiet Kontraktsgodkjennere og signerende parter bestemmes, og godkjenner- og signeringsdetaljer fanges opp i kontraktsdokumentet.

Innregistreringsdata tilpasset behovet:

Eksempel på informasjon om kontraktspartner.

informasjon om kontraktspartner

Tilhørende avtale og dokumenter:

Eksempler på dokumenter kan være kontrakt eller avtaledokument, plantegninger, mailutveksling med utleier, andre dokumenter og beregninger vanligvis i Microsoft Word eller Adobe PDF-format lagret i dokumenthåndteringsløsningen.

Tilhørende kontraktavtale og dokumenter

Kontraktsgodkjenning og signering

Avtaledokument utarbeidet i forrige trinn sendes til interne eller eksterne godkjennere, og så snart de godkjenner dokumentet for å fortsette videre, flyttes kontraktsdokumentet til neste trinn i CLM-livssyklusen.

Kontraktsdokument sendes så til kontraktsgodkjenninger og til utpekte interessenter for gjennomlesing og kommentar.

Kontraktsdokument som er godkjent sendes til respektive parter for underskrift.

Eksempel på kontraktsdokument som skal sendes til signering ved bruk av Adobe Sign eller DocuSign:

kontraktsdokument signering

Innhenting av kontrakt

Når kontraktsdokumentet er signert, lagres det permanent i kontraktsystemet der det er enkelt å hente frem igjen. Både kontraktsmessige metadata og dokumenter indekseres og lagres for fremtidig referanse. Dette stadiet muliggjør full kontroll over alle kritiske forretningsdokumenter gjennom pålitelig lagring av poster med sikkerhetskopier og håndhevingspolicyer for oppbevaring som gir tillit til at dine kritiske poster er sikre og i samsvar med GDPR og databehandlingsavtaler med leverandøren av kontraktstyringssystem.

Kontraktsøk og finn

Dette stadiet gjør det mulig for forretningsbrukere å raskt søke, bruke filtre og hente relevante dokumenter fra et kontraktsystem.

Kontraktshåndteringsprosess og rapportering

Hvert stadium fanger opp brukeraktivitetslogger og kontraktens metadata og dokumenter er riktig indeksert for enkel gjenfinning. Dette stadiet sikrer at forretningsbrukere raskt og effektivt kan hente og utvinne kontraktsdata og produsere dybderapporter.

Rapporter

Egendefinerte rapporter bør benyttes løpende og kan være en god hjelp til å ha kontroll på selskapets kontraktsforpliktelser. Ad hoc rapporterer er også nyttige, der en kan gjøre konkrete søk etter kontrakter eller typer av kontrakter og kunne gjøre en drill down til den konkrete kontrakt med tilhørende dokumentasjon.

Kontraktgjennomgang og revisjon

Når kontrakten når sluttdatoen, må den fornyes for å forbli i aktiv status. Dersom kontrakten ikke fornyes i tide, kan det medføre økonomisk risiko for partene som er involvert i kontrakten.

Varsling ved fornyelser eller andre aktiviteter

Den kontraktsansvarlige må kunne varsles om eventuelle fornyelser eller aktiviteter som kontrakten har beskrevet. Varslingen kan enten bli sendt som en mail og/eller oppgave som den kontrakts- og aktivitetsansvarlig må respondere på og godkjenne når aktiviteten er utført.

Varsling ved kontraktfornyelser

Fornyelse av en kontrakt eller oppsigelse

Kontrakter et i utgangspunktet individuelle. Noen fornyes automatisk, andre krever en fornyelse og andre igjen har innebygde opsjoner som må varsles om en skal benytte eller ikke. Det er derfor viktig at kontraktsansvarlig setter varselfrister, slik at en har mulighet til en eventuell reforhandling av avtalen eller sette av tilstrekkelig tid til å vurdere en oppsigelse eller fornyelse av kontrakten.

Eksempel på innregistreringsdata:

Kontrakt innregistreringsdata

ShareControl Kontrakt

System For Avtalehåndtering & Kontraktstyring

Contract Management System - Share Control

Aktiviteter som sikrer god kontraktsstyring

En avtale eller kontrakt mellom to eller flere parter er ofte å sikre en anskaffelse eller tjeneste. God kontraktsoppfølging er nødvendig for å sikre at avtalen etterleves iht hva som skal bli levert og at virksomheten oppnår de mål som er satt. God kontraktoppfølging bidrar også til et godt samarbeid med partene i avtalen og avverger mulige konflikter som følge av misforståelser.

Aktiviteter som sikrer god kontraktstyring kan deles inn i 3 deler:

1 Implementere avtalen i virksomheten

Ansatte som er berørt av avtalen bør få tilstrekkelig informasjon om avtalen som er inngått, Ansvaret for oppfølging bør være tydelig for de berørte i virksomheten, også får brukere av avtalen.

Anbefalte aktiviteter for å sikre en god intern implementering:

  • Oppstartsmøte med leverandør 
  • Gjøre avtalen kjent 
  • Gi brukere tilgang til informasjon  

2 Bruke avtalen

Spesielt ved rammeavtaler eller større anskaffelsesavtaler er det viktig å ha gode rutiner for bruk og oppfølging av avtalen. Det kan være viktig å tilrettelegge for gode bestillingsrutiner og tilbakemelding om eventuelle avvik skulle oppstå.

3 Forvalte avtalen

Forvaltning av avtalen innebærer en god oppfølging og samhandling med hovedleverandør tilpasset avtalens innhold og omfang. Det anbefales regelmessig gjennomgang og vurdering av leveransen opp mot behovet. Med et godt kontraktsystem kan en forenkle arbeidet med oppfølging av kontraktene og sikre virksomhetens forretningsmessige interesser.

About The Author