Vilka är de totala kostnaderna och skyldigheterna för dina kontrakt?

Vilka är de totala kostnaderna och skyldigheterna för dina kontrakt?

Vilka är de totala kostnaderna och skulderna för dina kontrakt? Kontrakt hanteras ofta med hjälp av många olika kalkylblad, på olika avdelningar, utan att ange var den senaste versionen av kontraktet kan hittas.

Vilka är de totala kostnaderna och skyldigheterna för kontrakten?

Kontrakt kostar mycket tid och pengar att upprätta

De flesta kontrakt börjar med att hitta befintliga eller liknande kontrakt för att förkorta tiden det tar att skriva kontrakt. På så sätt säkerställer verksamheten att klausuler och skyldigheter inte går förlorade, och prissättningen matchas med de bästa kontrakten.

Att skriva kontrakt är en viktig del av många affärsprocesser, men det kan vara tidskrävande och dyrt. När man börjar skriva nya kontrakt eller förnya gamla finns det flera steg som måste tas för att säkerställa att kontraktet är korrekt och korrekt.

Sammantaget är upprättandet av kontrakt en komplex process som kräver noggrann planering, juridisk expertis och djupgående kunskap om den relevanta branschen. Men genom att ta dig tid att skriva ett kontrakt grundligt från början kan du hjälpa till att undvika missförstånd, tvister och andra problem som kan uppstå senare.

Tid som spenderas på att skapa och förnya kontrakt:

Utfordringer i manuell kontraktshåndtering

Hos våra många kunder ser vi tydliga möjligheter att förkorta kontraktsskrivningsprocessen och minska den icke-produktiva tiden. Kort sagt, optimering av processer och hantering av kontrakten i ett system kommer att eliminera dyrbar tid och säkerställa optimal kontraktshantering med minimal risk.

Förlorad försäljningsvolym

Upp till 9 % av ett företags totala årsomsättning går förlorad varje år,

– World Commerce & Contracting-studien.

Siffror från World Commerce & Contracting indikerar att så mycket som 9 % av ett företags totala omsättning går förlorat varje år till följd av dålig kontraktshantering. Detta inkluderar medarbetarnas tid för att leta efter kontrakt, hantera och förbereda nya samt direkta ekonomiska förluster till följd av att kontrakt saknas.

Typiska fallgropar i kontraktshantering du bör undvika

Effektiv kontraktshantering är avgörande för att säkerställa framgångsrika affärsaffärer och minimera risker. Ändå finns det flera vanliga fallgropar som organisationer kan hamna i när de hanterar kontrakt, vilket kan leda till onödiga komplikationer och förlust av värdefulla resurser. Här är tio typiska fallgropar i kontraktshantering och hur du kan undvika dem:

Typiska fallgropar i kontraktshantering

Hur man undviker fallgropar i kontraktshanteringen

  1. Otydlig omfattning och mål: Otydlighet kring avtalets omfattning och syfte kan leda till missförstånd och tvister senare i samarbetet. Det är avgörande att tydligt definiera alla aspekter av avtalet och se till att alla parter är överens om förväntningarna från början.
  2. Underlåtenhet att involvera kontraktsteamet: Att utelämna nyckelpersoner från kontraktsteamet under förberedelse eller granskning av kontraktet kan leda till felaktiga kontraktsformer eller att man inte tar hänsyn till viktiga juridiska och affärsmässiga aspekter.
  3. Brist på engagemang från intressenter: När intressenter inte är involverade i kontraktsprocessen kan detta leda till att intressen inte tillgodoses på ett tillfredsställande sätt, och att kontraktet misslyckas med organisationens övergripande mål och behov.
  4. Långa förhandlingar: För långa förhandlingar kan leda till försenade intäkter och leveranser, vilket kan skada relationen med avtalspartnern och påverka organisationens ekonomi och rykte.
  5. Överdrivet fokus på risk: Även om riskbedömning är viktigt, kan överdrivet fokus på risk göra att organisationen missar potentiella ekonomiska fördelar eller möjligheter. Det är viktigt att upprätthålla en balans mellan riskhantering och möjlighetsutnyttjande.
  6. Begränsad flexibilitet: Kontrakt bör vara tillräckligt flexibla för att anpassa sig till förändrade förhållanden och behov över tiden. Att ha för stela eller restriktiva avtalsvillkor kan hindra organisationen från att anpassa sig till dynamiska affärsmiljöer.
  7. Svårt att förstå: Komplexa och oklara kontrakt kan vara svåra för alla parter att förstå, vilket kan leda till missförstånd och tolkningsproblem. Kontrakt bör upprättas på ett tydligt och begripligt sätt.
  8. Dålig leverans: Bristande efterlevnad av avtalsförpliktelser kan leda till missnöje bland avtalspartner och förlorat förtroende. Det är viktigt att säkerställa en effektiv överlämning och uppföljning under hela avtalsperioden.
  9. Begränsad användning av teknik: Otillräcklig användning av kontraktshanteringsverktyg och teknik kan leda till ineffektivitet och fel i entreprenadprocessen. Organisationer bör investera i lämpliga tekniska lösningar för att förbättra kontraktshanteringen.
  10. Lite prestationsgranskning och hantering: Brist på regelbunden granskning och hantering av kontraktsresultat kan göra att organisationen missar möjligheter till förbättringar och riskhantering. Det är viktigt att etablera tydliga processer för prestationsutvärdering och hantering av kontrakt.

Genom att vara medveten om dessa fallgropar och implementera bästa praxis för digital avtalshantering kan organisationer minska risker, förbättra effektiviteten och säkerställa framgångsrika affärsaffärer.

Ladda ner ShareControl Contract guide

Få insikt i alla funktioner som hjälper dig med professionell kontraktshantering.

Få guiden i din inkorg

Share Control - Det kompletta systemet för kontraktshantering

Få en fullständig överblick över kontraktens framtida kostnader och skyldigheter

  • Hur många kontrakt har företaget och vilka är de totala kostnaderna och skulderna?
  • Hitta och få tillgång till den senaste versionen och ändringarna av alla kontrakt i ett system
  • Enkel översikt och rapportering av alla kontraktskostnader eller kategorier av kontrakt
  • Få en fullständig ekonomisk överblick över dina avtalsförpliktelser på både kund- och leverantörssidan.
  • Fullständig och korrekt rapportering av alla kontraktskostnader och skyldigheter

Så vad kan kostnaderna eller möjligheterna vara för att inte förnya ett kontrakt eller att inte utnyttja en option? Det kan jämföras med att fråga ”hur många träd finns det i en skog?”. Åtminstone vad vi vet är att det kan leda till en förlorad möjlighet eller lägga en kostnad på verksamheten. Det finns historier om att en hyresgäst har ett långtidsarrende i höghuset på Økern. Alla andra hyresavtal har upphört och omgivningen har omplanerats för bostäder och andra förhållanden. Start av detta arbete avvaktas tills den kvarvarande hyresgästen. Vad tror du att den här affären är värd?

1 miljon kronor, 10 miljoner eller mer?

Andra exempel som kan vara aktuella är en verksamhet som har glömt att inte förnya sitt hyresavtal. Hyresvärden ”sitter på staketet” och väntar, eftersom de har andra planer för fastigheten. Fastigheten ska saneras för att kunna användas för andra ändamål. I värsta fall i sådana fall måste hyresgästen flytta ut med kort varsel.

En tumregel här är att en planerad flytt kostar cirka ett års hyra. En oplanerad flytt kommer nog kosta mer och vem vill egentligen stå kvar som boven som glömt att förnya avtalet i det här läget?

Få en solid process för din kontraktshantering

Top 10 fördelar med bra kontraktshantering:

  • Ha tydligt delegerat ansvar för vilken funktion och/eller medarbetare som följer upp avtalet
  • Ha en gemensam plats för att lagra företagskontrakt och relaterade dokument
  • Ha bra processer och funktionalitet genom att söka efter befintliga avtal, innan nya avtal upprättas
  • Möjlighet till effektiv återanvändning av befintliga avtal och dokument med möjlighet till effektiv delning vid förberedelse av nya
  • Möjlighet för elektronisk signatur
  • Meddelande om utgången av avtalsperioder eller förnyelse
  • Möjlighet att sätta upp aktiviteter/uppgifter eller avtalsförpliktelser som ska utföras efter en given tid.
  • Får en överblick över företagets ekonomiska förpliktelser framöver.
  • Med goda sökmöjligheter kan företaget uppnå skalfördelar genom att minska antalet leverantörer.
  • Minska kostnaderna genom att ta kontroll över företagets avtal. Låt inte leverantören ta kontroll

Möjligheter till konsolidering och kostnadsbesparingar

Ett avtalssystem ska på ett enkelt och överskådligt sätt visa överblick över när kontrakt löper ut, förnyas, när optioner ska utnyttjas eller när andra avtalsförpliktelser ska fullgöras. Dessutom ska ett avtalssystem visa företagets totala framtida avtalsförpliktelser, med möjlighet att välja ytterligare efter typ av kontrakt och innehåll, platser, affärsenheter etc.

Exempel på en sådan översikt:

rapportering - kontraktskassaflöde och en översikt över kontraktens kostnader och skyldigheter
Kontraktens skyldigheter

Tromsö kommun har avtal värda över 200 miljoner som har löpt ut – experter har aldrig upplevt något liknande

– Jag kan inte komma på liknande fall med så stor omfattning och så stora belopp, säger advokat Marianne Dragsten.

iTromsø avslöjade vid en inspektion före jul att Tromsö kommun har låtit 24 ramavtal om upphandling löpa ut, utan att förnya dem. Kommunen har avstått från att annonsera kontrakten igen. Istället har de fortsatt att köpa varor och tjänster från företag.

Läs artikeln om E24.no här

Har du kontroll över kontraktens totala kostnader och skyldigheter?

ShareControl Contract

Ett komplett system för avtalshantering och avtalshantering av företagets alla kontrakt.

Contract Management System - Share Control

Se fler artiklar om kontraktshantering:

About The Author