Vilka är de totala kostnaderna och skyldigheterna för dina kontrakt?

Vilka är de totala kostnaderna och skyldigheterna för dina kontrakt?

Vad är den totala kostnaden för alla dina kontrakt? Kontrakt hanteras ofta med hjälp av många olika kalkylblad, på olika avdelningar, utan att ange var den senaste versionen av kontraktet kan hittas.

Kontrakt kostar mycket tid och pengar att upprätta

Att utforma nya kontrakt, eller förnya gamla kontrakt, börjar ofta med att hitta befintliga och liknande kontrakt för att förkorta kontraktsdesigntiden och hjälpa till att säkerställa att klausuler och skyldigheter inte missas och att prissättningen matchas med de bästa kontrakten.

Tid som spenderas på att skapa och förnya kontrakt:

UtmaningMål
Tid som ägnas åt att skapa/förnya kontrakt Möjligheter till effektiv kontraktshantering
Hitta snabbt befintliga kontrakt Har alla kontrakt på ett ställe
Utvärdera kontrakt Lätt att söka, filtrera och hitta relevanta kontrakt
Skapa nya försäljningsavtal eller leverantörskontrakt Uppnå tidsbesparingar genom att återanvända tidigare avtal, effektiv delning och elektronisk signering
Utvärdera priserna för de tjänster som erbjuds, samt justera priserna med KPI varje år Kommer att öka omsättningen
Få godkännande från olika chefer Ger effektiv ärendehantering och bättre intern kontroll

Över våra många kunder ser vi tydliga möjligheter att förkorta kontraktsarbetet och minska den icke-produktiva tiden.

Förlorad försäljningsvolym

Upp till 9 % av ett företags totala årsomsättning går förlorad varje år, enligt

– World Commerce & Contracting-studien.

Typiska fallgropar i kontraktshantering du bör undvika

Typiska fallgropar i kontraktshantering

Få en fullständig överblick över framtida kostnader och avtalsförpliktelser

  • Hur många kontrakt har företaget och vilka är de totala kostnaderna och skulderna?
  • Hitta och få tillgång till den senaste versionen och ändringarna av alla kontrakt i ett system
  • Enkel översikt och rapportering av alla kontraktskostnader eller kategorier av kontrakt
  • Få en fullständig ekonomisk överblick över dina avtalsförpliktelser på både kund- och leverantörssidan.
  • Fullständig och korrekt rapportering av alla kontraktskostnader och skyldigheter

Vilka kan kostnaderna eller möjligheterna vara för att inte förnya ett kontrakt eller att inte utnyttja en option. Det kan jämföras med att fråga ”hur många träd finns det i en skog?” Åtminstone vad vi vet är att det kan leda till en förlorad möjlighet eller lägga en kostnad på verksamheten. Det finns historier om att en hyresgäst har ett långtidsarrende i höghuset på Økern. Alla andra hyresavtal har upphört och omgivningen har omplanerats för bostäder och andra förhållanden. Start av detta arbete avvaktas tills den kvarvarande hyresgästen. Vad tycker du att den här affären är värd?

1 miljon kronor, 10 miljoner eller mer?

Andra exempel som kan vara aktuella är en verksamhet som har glömt att inte förnya sitt hyresavtal. Hyresvärden ”sitter på staketet” och väntar, eftersom de har andra planer för fastigheten. Fastigheten ska saneras för att kunna användas för andra ändamål. I värsta fall i sådana fall måste hyresgästen flytta ut med kort varsel.

En tumregel här är att en planerad flytt kostar ungefär ett års hyra. En oplanerad flytt kommer förmodligen att kosta mer och vem vill egentligen stå kvar som boven som glömt att förnya avtalet i det här läget?

Få en solid process för din kontraktshantering

Top 10 fördelar med bra kontraktshantering:

  • Ha tydligt delegerat ansvar för vilken funktion och/eller medarbetare som följer upp avtalet
  • Ha en gemensam plats för att lagra företagskontrakt och relaterade dokument
  • Ha bra processer och funktionalitet genom att söka efter befintliga avtal, innan nya avtal upprättas
  • Möjlighet till effektiv återanvändning av befintliga avtal och dokument med möjlighet till effektiv delning vid förberedelse av nya
  • Möjlighet för elektronisk signatur
  • Meddelande om utgången av avtalsperioder eller förnyelse
  • Möjlighet att sätta upp aktiviteter/uppgifter eller avtalsförpliktelser som ska utföras efter en given tid.
  • Får en överblick över företagets ekonomiska förpliktelser framöver.
  • Med goda sökmöjligheter kan företaget uppnå skalfördelar genom att minska antalet leverantörer.
  • Minska kostnaderna genom att ta kontroll över företagets avtal. Låt inte leverantören ta kontroll

Enkla möjligheter till konsolidering och kostnadsbesparingar

Ett avtalssystem ska på ett enkelt och överskådligt sätt visa överblick över när kontrakt löper ut, förnyas, när optioner ska utnyttjas eller när andra avtalsförpliktelser ska fullgöras. Dessutom ska ett avtalssystem visa företagets totala framtida avtalsförpliktelser, med möjlighet att välja ytterligare efter typ av kontrakt och innehåll, platser, affärsenheter etc.

Exempel på en sådan översikt:

rapportering - kontraktskassaflöde

Ett exempel från en artikel från nättidningen iTromsø om ett företag som uppenbarligen inte har antagit ett avtalssystem:

Tromsø kommun har avtal värda över 200 miljoner som löpt ut – experter har aldrig upplevt något liknande

– Jag kan inte komma på liknande fall med så stor omfattning och så stora belopp, säger advokat Marianne Dragsten.

i Tromsø avslöjade vid en inspektion före jul att Tromsö kommun har låtit 24 ramavtal om upphandling löpa ut, utan att förnya dem. Kommunen har avstått från att annonsera kontrakten igen. Istället har de fortsatt att köpa varor och tjänster från företag.

Läs artikeln om E24.no här

ShareControl Contract

Ett komplett system för avtalshantering och avtalshantering av företagets alla kontrakt.

About The Author