Hur kan organisationer förbättra hanteringen av sina avtal under 2025? Med ett ökande antal leverantörer och anställda ökar komplexiteten och betydelsen av avtal i affärsverksamheten. I den här artikeln kan du lära dig mer om de viktigaste delarna för att komma igång med programvara för avtalshantering i Microsoft 365. Oavsett om du håller på att uppgradera dina nuvarande system och processer eller precis har kommit igång, kommer den här artikeln att ge dig den inspiration och information du behöver för att ta nästa steg.
Vad är kontraktshantering?
Avtalshantering handlar om att ta kontroll över ditt företags avtal i ett system där du kan följa upp och hantera varje avtal genom hela dess livscykel. Ett välfungerande system med bra processer säkerställer en bättre operativ prestanda samtidigt som det minskar de juridiska och finansiella riskerna.
Dagens teknik har gjort avtalshanteringen enklare och mer optimerad än någonsin tidigare. Verktyg och mjukvara effektiviserar hanteringen av avtal och sparar företagen mycket tid i form av säljinsatser, avtalssökningar, analyser och omförhandlingar. Med en säker programvara säkerställer du också att dina avtal lagras på ett säkert sätt.
Typiska avtalstyper
Avtalshantering och uppföljning av ingångna avtal med kunder, leverantörer, partners och medarbetare är hörnstenen i de flesta verksamheter. Vi kan därför skilja på tre typer av väsentliga kontrakt i en traditionell verksamhet, dessa är köpekontrakt, inköpskontrakt och anställningsavtal. Köpekontrakt utgör inkomstkällor för företaget medan köp- och anställningsavtal utgör grunden för företagets dagliga verksamhet.
Fördelarna med programvara för kontraktshantering
Effektiv hantering av kontrakt blir allt viktigare i takt med att affärsavtalens komplexitet ökar. Med globala marknader, komplexa leveranskedjor och flera intressenter blir kontrakten mer omfattande och detaljerade. Detta kräver systematisk administration för att undvika misstag, missförstånd och juridiska konflikter.
Tekniska framsteg skapar nya möjligheter och utmaningar inom kontraktshantering. Verktyg som ShareControl Contract, byggt på Microsoft 365 och SharePoint, möjliggör automatisering och optimering i stora delar av avtalshanteringen. Detta inkluderar bland annat lagring och organisering av kontrakt, automatiserade larm och analyser med Power BI.
Läs mer: Hur du drar nytta av digital avtalshantering
Hur man kommer igång med programvara för kontraktshantering
Beroende på var du befinner dig i din transformation av kontraktshantering kan rätt setup och processer bidra till en effektiv och optimerad kontraktshanteringsmjukvara. I de allra flesta verksamheter räcker det tyvärr inte med att bara ha bra mjukvara, interna processer är lika viktiga.
En engagerad avtalschef
Beroende på storlek och antal kontrakt kommer det i de flesta fall att finnas fördelar med att ha en dedikerad person som ansvarar för interna processer och hanteringen av kontrakten i systemet.
Helst hålls alla organisationens kontrakt i ett enda arkiv som är tillgängligt för alla avdelningar och anställda. Tyvärr är det inte alltid möjligt med anställningsavtal och andra personliga dokument. Det bör därför finnas ett fåtal ansvariga personer som säkerställer korrekt uppsättning av bibliotek och åtkomsthantering, gärna från IT-avdelningen, medan exempelvis HR eller ekonomiavdelningen har tillgång till företagets alla kontrakt och dokument.
Avtalsansvarig för försäljningsdokument
När det kommer till försäljningsdokument är det avgörande att ha en dedikerad avtalschef för att säkerställa att alla försäljningsrelaterade kontrakt hanteras korrekt. Det handlar om att säkerställa att kontrakten är tillgängliga för berörda avdelningar samtidigt som de är korrekt arkiverade och uppdaterade. Säljteamet står ofta i frontlinjen när det kommer till förhandlingar och att sluta nya avtal och en avtalsansvarig kan bidra med juridisk insikt, standardisering av dokument och se till att alla avtal ligger i linje med företagets övergripande mål och strategier.
Genom att se till att du har avtalschefer på säljavdelningen kan du enklare definiera aviseringar till rätt säljare inför viktiga milstolpar i kontraktet som betalningsvillkor, förnyelser och ändringar av avtalsvillkor. På så sätt kan verksamheten eliminera ineffektivitet i försäljningsprocessen och minska risken för förlorade inkomstmöjligheter på grund av underlåtenhet att följa upp avtalsvillkor eller föråldrad information.
Metadata och klassificering av kontrakt
Med centraliserad dokumentlagring får företag möjlighet att markera, klassificera och organisera metadata i kontrakten. Detta innebär att varje kontrakt kan tilldelas specifika egenskaper såsom kontraktstyp, utgångsdatum, inblandade parter och nyckelvillkor. Ett sådant strukturerat förhållningssätt till metadata hjälper verksamheten att snabbt hitta, analysera och följa upp kontrakt utifrån relevanta kriterier.
Verksamheten bör därför definiera avtalstyper och nyckeltermer i sina interna processer för att differentiera kontrakten och säkerställa en optimerad sökning. Genom att använda metadata som datum, avtalspartners och status kan du snabbt filtrera och hitta kontrakt. Detta förbättrar sökbarheten och gör det lättare att hålla koll på avtal, följa upp förnyelser och säkerställa att alla avtalsvillkor efterlevs på ett effektivt sätt.
Läs också: 4 skäl att digitalisera avtalshanteringen
Integrationer och interna system
För att maximera effektiviteten i ett avtalshanteringssystem är det viktigt att säkerställa integrationer med de interna system som verksamheten redan använder, såsom ekonomisystem och rapporteringsplattformar som Power BI.
Genom att koppla avtalshanteringen till ekonomisystemet kan du förenkla fakturering, betalningsuppföljning och ekonomisk rapportering samtidigt som du säkerställer att kontrakt är direkt kopplade till relevant ekonomisk data. Integration med exempelvis Power BI kan ge möjlighet att visualisera och analysera kontraktsdata på ett intuitivt sätt, vilket ger ledningen värdefulla insikter om kontraktsportföljens prestanda, risker och möjligheter. Detta bidrar till ett mer datadrivet förhållningssätt till avtalshantering och säkerställer ett bättre beslutsunderlag för verksamheten.
Ladda ner ShareControl Contract guide
Få insikt i alla funktioner som hjälper dig med professionell kontraktshantering.
Få guiden i din inkorg
Undertecknande av kontrakt
Digital signering av kontrakt har blivit en standard inom modern avtalshantering, och det ger både juridiska och praktiska fördelar. Genom att använda digitala signaturer kan verksamheten säkerställa snabbare, säkrare och effektivare signering av avtal, oavsett geografisk plats.
Elektroniska signaturer är juridiskt bindande och erkända i de flesta länder, samtidigt som de ger full spårbarhet och säkerhet. Med integration till kontraktshanteringssystemet kan undertecknade kontrakt sparas automatiskt, och automatiska varningar kan ställas in för att följa upp förnyelser eller andra milstolpar. Detta eliminerar behovet av pappersbaserade processer, sparar tid och minskar risken för förlorade eller försenade dokument. Vid implementering av programvara för avtalshantering bör därför verksamheten definiera en plattform för elektronisk signering.
Analys- och rapporteringspunkter
Innan man implementerar ett dedikerat system för kontraktshantering är det viktigt att definiera vilka analys- och rapporteringspunkter som är kritiska för verksamheten. Detta säkerställer att systemet kan anpassas för att samla in och presentera relevant data.
Genom att identifiera vilka nyckeltal som är viktiga, såsom kontraktsvärde, löptid, förnyelsedatum och överenskomna villkor, kan du strukturera metadata så att rapportering och analys ger en korrekt och aktuell bild av kontraktsportföljen. På så sätt kan du bland annat få reda på de totala kostnaderna och skyldigheterna för dina kontrakt. Detta underlättar ett bättre beslutsunderlag och hjälper verksamheten att övervaka riskfaktorer, uppnå mål och säkerställa efterlevnad av interna och externa krav.
Mallar och interna processer
Även om en kontraktshanteringsprogramvara ger effektiv lagring, sökning av kontrakt och rapportering, lägger många företag onödigt mycket tid på att förbereda kontrakt. För att säkerställa en effektiv förvaltning under hela kontraktscykeln bör verksamheten implementera mallar för sina olika kontrakt. Det kan typiskt vara anställningsavtal, försäljningskontrakt, leverantörskontrakt m.m.
Programvara för kontraktshantering
Dina avtal är mer än bara dokument – de är nyckeln till din organisations framtida framgång. En effektiv avtalshantering kan vara skillnaden mellan ekonomisk tillväxt och kostsamma förluster. Med ShareControl Contract, ett komplett system för avtalshantering som bygger på Microsoft 365 och SharePoint, kan du ta full kontroll över alla dina avtal, från skapande till förnyelse – allt på en säker plattform.
ShareControl Contract
ShareControl Contract ger dig full överblick och kontroll över alla dina avtal på ett och samma ställe. Du slipper tidskrävande sökningar efter viktiga avtal och har alltid aktuell information om förnyelser och viktiga detaljer lättillgängligt i ditt SharePoint-baserade avtalsbibliotek. Med systemets integration med Adobe Sign och DocuSign är det enkelt att automatisera signeringsprocessen och utnyttja rapportering via Power Bi och Excel VBA.
Biblioteksstruktur i Microsoft 365
ShareControl Contract är byggt på Microsoft 365-teknik, vilket säkerställer ett flexibelt och transparent sätt att organisera dina avtal. Systemet skapar ett centraliserat avtalsbibliotek där alla avtal lagras i en struktur som är lätt att navigera i för alla avdelningar i företaget.
Med möjligheten att anpassa mappstrukturen efter behov kan du även välja att organisera dina kontrakt efter dina egna parametrar. Många av våra kunder har därför egna bibliotek för varje område, till exempel HR, licensavtal, köpekontrakt m.m. På så sätt kan du separera kontrakten utifrån avtalstyper, kunder, leverantörer eller andra relevanta kriterier.
Dessutom ger systemet stöd för metadata och klassificering, så att varje kontrakt kan märkas med nyckelinformation som utgångsdatum, inblandade parter och kontraktsstatus. Detta säkerställer snabb tillgång till rätt information, vilket effektiviserar sökningen och uppföljningen av kontrakt.
Automatiserade meddelanden vid milstolpar i kontraktet
ShareControl Contract inkluderar integration med Power Automate, vilket möjliggör funktioner för aviseringar före avtal via e-post och aviseringar i systemet. Detta säkerställer att du alltid har uppdaterade avtal och korrekta villkor.
Systemet låter dig definiera en primär ansvarig person, som är huvudpersonen som tar emot meddelanden relaterade till kontraktet. Om den primära ansvarig inte vidtar nödvändiga åtgärder kan du även lägga till en sekundär ansvarig som tar emot aviseringar som backup.
Det är möjligt att konfigurera upp till tre varningar för varje kontrakt. Dessa meddelanden kan ställas in för att skickas vid specifika tidpunkter eller baserat på specifika händelser, till exempel när ett kontrakt närmar sig förnyelse eller utgång. Detta ger ett extra lager av säkerhet för att säkerställa att kontrakt hanteras i tid och att inga kritiska deadlines missas.
Säkerheten för ShareControl Contract
Genom att använda Microsoft 365 för digital avtalshantering kan organisationer få ett antal fördelar som kan förbättra effektiviteten och säkerheten för alla företag. Plattformen erbjuder avancerade säkerhetsfunktioner som tvåfaktorsautentisering, datakryptering och regelbundna säkerhetsuppdateringar som skyddar känslig kontraktsdata mot obehörig åtkomst och potentiella cyberhot. Microsoft 365 är också utformad för att följa globala sekretess- och säkerhetsstandarder, inklusive GDPR, vilket säkerställer att din organisations datahantering är juridiskt säker.
Läs mer om säkerhet i Microsoft 365 här
Säkerhet är en hörnsten i Microsoft 365, och detta gäller särskilt för kontraktshantering. Med ShareControl Contract integrerat i Microsoft 365 kan du vara säker på att dina kontrakt inte försvinner. Plattformen erbjuder omfattande dataskyddsmekanismer som regelbundna säkerhetskopieringar och datakryptering. Dessa funktioner säkerställer att kontrakten alltid är tillgängliga och skyddade, oavsett om det beror på tekniska fel eller cyberhot.
Microsoft 365 säkerställer också att användare av ShareControl-kontraktet kan använda åtkomsthantering i kontraktshanteringssystemet. På så sätt kan du säkerställa att dokument eller bibliotek förblir osynliga för utomstående, oavsett om det är anställningsavtal som hålls synliga endast för HR och medarbetaren, eller styrelsehandlingar som hålls synliga endast för styrelsen.
