Kontraktshantering i Microsoft 365

Kontraktshantering i Microsoft 365

Visste du att i genomsnitt 9,2 % av årsinkomsten går förlorad på grund av misskötsel i kontrakt?1 God kontroll och ledning är därför avgörande för att säkerställa en effektiv och säker kontraktshantering. Rapporter från Journal of Contract Management visar också att 71 % av företagen inte hittar vart nionde kontrakt till följd av dålig kontraktshantering2. I den här artikeln kan du läsa vilka fördelar avtalshantering i Microsoft 365 har för företag.

Fördelar med Microsoft 365 för kontraktshantering

I dagens dynamiska affärsmiljö är effektiv kontraktshantering avgörande för att säkerställa att avtal uppfylls och risker minimeras. Genom att implementera kontraktshantering på Microsoft 365 kan organisationer dra nytta av ett antal avancerade funktioner och integrationer som förbättrar både säkerheten och effektiviteten för att hantera kontrakt.

Med möjlighet till sömlös integration till ett antal verktyg ger detta inte bara bättre funktionalitet, du får även en intuitiv användarupplevelse i hanteringen av dina kontrakt. Anställda kan arbeta i bekanta miljöer, vilket minskar behovet av utbildning och ökar produktiviteten. Sammantaget tillhandahåller Microsoft 365 en heltäckande och säker kontraktshanteringsplattform som kan hjälpa organisationer att uppnå bättre kontroll, synlighet och effektivitet i sin kontraktshantering.

Datalagring

Datalagring i ShareControl Contract är utformad för att vara både säker och användarvänlig genom att utnyttja kraften i Microsoft 365 och SharePoint. All avtalsdata lagras centralt i SharePoint, vilket ger en strukturerad och lättillgänglig databas för alla dina avtal. Detta centraliserade lagringssystem säkerställer att alla dokument är organiserade på ett logiskt sätt, vilket leder till förbättrad sökbarhet och minskar tiden för att hitta specifika kontrakt.

Företag med 1 000 anställda spenderar cirka 2,5-3,5 miljoner USD för att söka efter eller återskapa förlorade dokument.

Procurement Tactics ”Contract Management Statistics 2024 – 55 Key Figures”

Säkerhet från Microsoft

Genom att använda Microsoft 365 för digital avtalshantering kan organisationer få ett antal fördelar som kan förbättra effektiviteten och säkerheten för alla företag. Plattformen erbjuder avancerade säkerhetsfunktioner som tvåfaktorsautentisering, datakryptering och regelbundna säkerhetsuppdateringar som skyddar känslig kontraktsdata mot obehörig åtkomst och potentiella cyberhot. Microsoft 365 är också utformad för att följa globala sekretess- och säkerhetsstandarder, inklusive GDPR, vilket säkerställer att din organisations datahantering är juridiskt säker.

Säkerhet är en hörnsten i Microsoft 365, och detta gäller särskilt för kontraktshantering. Med ShareControl Contract integrerat i Microsoft 365 kan du vara säker på att dina kontrakt inte försvinner. Plattformen erbjuder omfattande dataskyddsmekanismer som regelbundna säkerhetskopieringar och datakryptering. Dessa funktioner säkerställer att kontrakten alltid är tillgängliga och skyddade, oavsett om det beror på tekniska fel eller cyberhot.

Kontraktshantering i Microsoft 365

Säkerhet från Microsoft

Säkerhet är en kritisk faktor i kontraktshantering eftersom kontrakt ofta innehåller känslig och konfidentiell information som kan få betydande ekonomiska och juridiska konsekvenser om de äventyras. Otillåten tillgång till kontrakt kan leda till dataläckor, ekonomiska förluster och skada på företagets rykte.

Dessutom kan underlåtenhet att följa integritets- och säkerhetsstandarder, såsom GDPR, leda till stränga böter och juridiska sanktioner. Att säkerställa att kontraktsdata skyddas från cyberattacker och obehörig åtkomst är därför viktigt för att upprätthålla integriteten och tillförlitligheten hos affärsavtal.

Ladda ner guide för avtalshantering

Få en inblick i alla funktioner och processer som kan hjälpa dig med hanteringen av entreprenader. Vi har skapat en guide om hur du kan dra nytta av ett dedikerat avtalshanteringssystem.

Få guiden i din inkorg

Contract Life Cycle Management (CLM) Guide

Integrationsmöjligheter i Microsoft 365

Integrationen med andra Microsoft-verktyg är en annan betydande fördel med Microsoft 365-miljön. Plattformen innehåller applikationer som SharePoint, Power Automate, Power BI och Excel, som alla kan integreras sömlöst med kontraktshanteringssystemet. Detta gör det möjligt att automatisera arbetsflöden, sätta upp varningar och skapa detaljerade rapporter utan behov av manuella ingrepp. Du kan till exempel enkelt skapa automatiska varningar för viktiga avtalsdeadlines med Power Automate, eller generera skräddarsydda rapporter och visualiseringar i Power BI för att få bättre insikt i din kontraktsportfölj.

Den sömlösa integrationen med dessa verktyg ger inte bara bättre funktionalitet, utan också en mer intuitiv användarupplevelse. Anställda kan arbeta i bekanta miljöer, vilket minskar behovet av utbildning och ökar produktiviteten. Sammantaget tillhandahåller Microsoft 365 en heltäckande och säker kontraktshanteringsplattform som kan hjälpa organisationer att uppnå bättre kontroll, synlighet och effektivitet i sin kontraktshantering.

Läs också: Hur dra nytta av digital avtalshantering?

Effektiv organisation och tillgång till kontrakt

En effektiv organisation och enkel tillgång till kontrakt är avgörande för att verksamheten ska kunna hantera sina avtal på ett strukturerat och proaktivt sätt. Genom att använda ShareControl Contract för kontraktshantering i Microsoft 365 kan organisationer dra nytta av ett antal funktioner som förbättrar både organisationen och tillgängligheten för kontraktsdata.

Digitalisera avtalshanteringen

Skapa automatiska aviseringar

Med automatiserade aviseringar kan du alltid vara beredd på viktiga deadlines och milstolpar i dina kontrakt. Med Power Automate kan du ställa in varningar som skickar e-post eller meddelanden när kontrakt närmar sig förnyelsedatum, betalningsdeadlines eller andra kritiska tider. Detta minskar risken för att missa viktiga deadlines och säkerställer att nödvändiga åtgärder vidtas i tid.

Anpassade rapporter

En annan nyckelfunktion i ShareControl Contract är möjligheten att skapa anpassade rapporter med Power BI. Denna integration ger användarna tillgång till inte bara standardrapporter, utan också möjligheten att anpassa och visualisera kontraktsdata efter specifika behov.

Med skräddarsydda rapporter kan du enkelt analysera data över olika dimensioner, identifiera trender och mönster och få djupare insikt i din kontraktsportfölj. Ett exempel på rapportering och insikt är ”vilka är de totala kostnaderna och skulderna för dina kontrakt?”. Detta gör det möjligt att fatta välgrundade beslut baserat på korrekta och aktuella data, vilket stärker den strategiska styrningen av verksamheten.

ShareControl Contract för Microsoft 365

ShareControl Contract är en mjukvarulösning för administration av kontrakt, designad för att ge företag full kontroll och överblick över sina avtal. Applikationen är byggd på Microsoft 365 och integrerad med SharePoint. Detta ger användare av ShareControl Contract en användarvänlig plattform för effektiv lagring, administration och signering av kontraktsdata. Med sitt robusta säkerhetsramverk baserat på Microsoft 365 skyddar lösningen känslig information från obehörig åtkomst och säkerställer att all data hanteras i enlighet med GDPR och andra integritetslagar.

ShareControl Contract

Att använda Microsoft 365 för kontraktshantering ger företag möjlighet att skapa och hantera ett centralt kontraktsbibliotek. Det gör det enkelt att organisera kontrakten på ett strukturerat sätt, vilket förbättrar sökbarheten och tillgängligheten. Integrationen med Microsoft Power Automate gör det också möjligt att sätta upp automatiska aviseringar för viktiga deadlines, såsom förnyelser och betalningsdatum, så att inga kritiska deadlines förbises.

Lösningen tillåter användare att skapa skräddarsydda rapporter och visualiseringar med Power BI, som ger djupare insikt i kontraktsportföljen och hjälper till med strategiska beslut. Så säkrar och förbättrar du den finansiella rapporteringen genom att säkerställa en korrekt överblick över kassaflöden, kostnadsprognoser, risk och efterlevnad.

Med sitt robusta säkerhetsramverk baserat på Microsoft 365 skyddar ShareControl Contract känslig information från obehörig åtkomst och säkerställer att all data hanteras i enlighet med GDPR och andra integritetslagar.

  1. World Commerce & Contracting. «Poor Contract Management Continues To Costs Companies 9% Of Their Bottom Line»↩︎
  2. Entrepreneur, 2008. «Do You Know Where Your Contracts Are?». ↩︎

About The Author