Fördelar med IFRS 16 och centraliserad leasingredovisning

Fördelar med IFRS 16 och centraliserad leasingredovisning

Fördelarna med IFRS 16 går utöver transparens och efterlevnad. I den här artikeln kommer vi att utveckla de fördelar IFRS 16 mjukvarustöd kan ge för organisationer som redan har implementerat IFRS 16, och för organisationer som överväger en övergång till IFRS-standarder i sin finansiella rapportering.

Centralisering av leasingredovisningen enligt IFRS 16 ger ett strukturerat tillvägagångssätt och robust lösning för redovisning av leasingavtal, effektivisering av processer och bättre kontroll över portföljer.

Många företag har redan implementerat centraliserad datainsamlingskontroll över sina hyresavtal. Som påstått av PwC har centraliserad data och rätt verktyg för att hantera leasingavtal gjort det möjligt för organisationer att minska risker och realisera kostnadsminskningar. Detta gäller både innan de ingår hyresavtal och under hela livscykeln för att hantera sina hyresavtal.

Det finns dock fortfarande ett betydande antal företag som är i ett tidigt skede av att få full synlighet och analysera sina hyresavtal och tillhörande data. PwC:s undersökning visar att mer än hälften av de tillfrågade företagen använder kalkylblad i viss utsträckning och nästan 40 % räknar med att ta i bruk en ny IT-lösning inom de närmaste åren.

Så hur hjälper IFRS 16-programvaran organisationer att uppnå större värde, effektivitet och kostnadsminskningar?

Fördelar med IFRS 16 & Centraliserad leasingredovisning

Endast 40 procent av de tillfrågade i PwC-undersökningen organiserar löpande sina hyresprocesser centralt.

PWC Survey

En betydande utmaning för att fånga de fulla fördelarna med ”IFRS 16-förbättringar” ligger i det faktum att många företag fortfarande hanterar sina hyresavtal på ett decentraliserat sätt, trots central ledning av IFRS 16-implementeringsinitiativ. Denna decentralisering förhindrar anpassning av bästa praxis, processautomatisering och realisering av ytterligare fördelar utöver grundläggande efterlevnad, som beskrivs nedan.

PwC-undersökningen pekar särskilt på tre områden där ett företag kan förbättra sina leasingprocesser och få betydande fördelar genom att anta ett centraliserat IFRS 16-system:

  1. Bättre integration av bästa mjukvara i nuvarande affärssystem eller konsolideringssystem, eller implementering av egen programvara om organisationen för närvarande använder kalkylblad för IFRS 16.
  2. Optimering och automatisering av avtalshantering.
  3. Analysera data från hyresavtal för att identifiera områden för kostnadsreduktion och mer kostnadseffektiv användning av tillgångar.

Våra kunder har också uttryckt flera fördelar med vår IFRS 16-lösning:

  • En plats för alla hyresavtal
  • Tillgång för alla relevanta medarbetare
  • Konsekvent användning av policyer över hyresavtal
  • Automatiserade hyresberäkningar och journalanteckningar
  • Snabb och enkel konsolidering och prognoser
  • Bättre analys och insikt
  • Robust integration till ERP och rapporteringsverktyg
  • Minskade hyreskostnader

En plats för alla hyresavtal

68 procent av kontraktsproffs söker efter avslutade kontrakt minst en gång i veckan.

Corporate Legal Operations Consortium (CLOC)

Minskade kostnader för leasingadministration och efterlevnad

Ett centraliserat leasinghanteringssystem skapar ett enda arkiv för alla leasingdokument, vilket gör det lättare för organisationer att komma åt, hantera och granska kontrakt. Denna konsolidering hjälper till att säkerställa efterlevnad, förbättra rapporteringsnoggrannheten och underlätta snabbare beslutsprocesser genom att ha all hyresrelaterad information på ett ställe.

Ett automatiserat leasinghanteringssystem ger en omfattande granskning av alla leasingrelaterade transaktioner och ändringar. Denna transparens förenklar revisionsprocessen, vilket potentiellt minskar revisionskostnader och tid genom att ge enkel tillgång till nödvändig dokumentation och bevis på efterlevnad.

Eliminera bortkastad tid på att leta efter kontrakt

Säker förvaring av alla hyresavtal ger enkel tillgång till alla dokument för alla relevanta interna och externa parter. Med en organiserad struktur av bibliotek och sökfunktioner är ShareControl IFRS 16 utformad för att avsevärt minska den tid och ansträngning som läggs på att hitta kontraktsdokument.

Det är dock viktigt att kontrollera åtkomstbehörigheter för alla som ska ha tillgång till hela eller delar av kontrakten och vilka behörigheter de ska ha. I ShareControl IFRS 16 kan du definiera vem i din organisation som har rättigheterna att se eller redigera specifika bibliotek. Detta säkerställer att känslig information skyddas och att rätt personal har rätt åtkomst vid rätt tidpunkt.

Enkel tillgång till kontrakt kan leda till minskade hyreskostnader

Inom upphandling och avtalshantering kan de enkelt hitta både det kontrakt de behöver för prestationsutvärdering samt andra liknande kontrakt, vilket innebär optimal information för att förhandla fram bättre villkor och kostnader för kontraktsförlängningar och nya kontrakt.

Automatiserade beräkningar och journalanteckningar

Standarden IFRS 16 kräver att nästan alla leasingavtal inkluderas och tas upp i balansräkningen. Det handlar om komplexa beräkningar av hyresförpliktelser och nyttjanderätter (ROU) samt nödvändiga justeringar enligt faktiska hyresbetalningar. På grund av dess omfattning och komplexitet kan denna process vara en utmaning för ekonomiavdelningar, vilket är anledningen till att företag vanligtvis föredrar att utvärdera leasingavtal och villkor på kvartals- eller årsbasis. Dessutom finns det en risk förknippad med individberoende, eftersom anställdas avgång innebär en förlust av deras kompetens.

ShareControl IFRS 16 förenklar dessa beräkningar, säkerställer efterlevnad av företagets riktlinjer för leasingavtal och generering av motsvarande journalanteckningar, vilket minskar risken för fel och sparar avsevärd tid.

ShareControl IFRS 16 instrumentpanel

Slå upp individuella kontrakt

När du har identifierat kontraktet du behöver, väntar en skattkammare av viktig data på dig. Från hyresbetalningar, hyresperiod och ränta till avbetalningar och värdeminskningssiffror, allt du behöver veta visas enkelt på ett ställe. Inget mer att gräva igenom flera dokument eller kalkylblad.

Förbättrad transparens och ansvarsskyldighet

Transparens är nyckeln till att bygga förtroende och säkerställa ansvarsskyldighet i din organisation. Genom att centralisera alla kontraktsändringar på ett ställe främjar ShareControl IFRS 16 transparens genom att eliminera oklarheter och tillhandahålla en tydlig revisionsspår för alla ändringar.

Centraliserad hantering och automatisering ger värdefull insikt om prestanda och kostnadseffektivitet för leasade tillgångar. Detta gör det möjligt för företag att fatta välgrundade beslut om hyresförlängningar, uppsägningar och förvärv, och optimera sin hyreskontraktsportfölj för kostnadsbesparingar och operativ effektivitet.

Effektiviserad avstämning

Effektiv avstämning är avgörande för att upprätthålla korrekta finansiella register och säkerställa efterlevnad av redovisningsstandarder. ShareControl IFRS 16 erbjuder en omfattande avstämning, utformad för att effektivisera avstämningsprocessen och ge användarna en tydlig och koncis översikt över redovisningsaktiviteter för leasingavtal.

Upplysningsnoter för finansiell rapportering

Med ShareControl IFRS 16 har organisationer omedelbar tillgång till anteckningsinformation relaterad till hyreskontona. Oavsett om det gäller information om leasingvillkor, leasingbetalningar eller leasingrelaterade förpliktelser kan användarna snabbt hitta relevanta notupplysningar i systemet. Automatisering effektiviserar rapporteringsprocessen och säkerställer noggrannhet och konsekvens i redovisningen. Snabb tillgång till notupplysningarna säkerställer att intressenter har den information de behöver för att förstå de ekonomiska konsekvenserna av leasingavtal och fatta välgrundade beslut.

Integration för automatiserad konsolidering

IFRS 16-leasingavtal registreras ofta på flera platser och applikationer, såsom ett excel-ark på en lokal datorenhet eller filserver, i affärssystemet eller till och med ett avtalshanteringssystem i molnet och utanför brandväggen.

Att integrera leasingredovisningsfunktioner i en centraliserad IFRS 16 leasinghanteringsprogramvara gör en enorm skillnad. Alla relevanta personer över organisationen och affärsenheterna, tillsammans med revisorn, kan alla komma åt och arbeta med den digitala masterversionen av ALLA hyresavtal. Denna konsolidering förenklar processen för ekonomiteamet att korrekt hämta information om leasingavtal för inkludering i ERP- eller Financial Consolidation-programvara samt finansiella rapporter och rapporter.

Automatiserade journalanteckningar

Manuell datainmatning är tidskrävande och felbenägen. Med ShareControl IFRS 16s integration med din affärssystem eller konsolideringsprogramvara kan organisationer automatisera överföringen av bokföringsdata för leasingavtal. Detta eliminerar behovet av manuella ingrepp och minskar risken för felaktigheter. Den automatiska nedladdningen av journalposter säkerställer att finansiella transaktioner registreras snabbt och korrekt, vilket sparar tid och resurser samtidigt som effektiviteten förbättras.

Ökad effektivitet av IFRS 16

Att välja rätt IFRS 16-programvara kan ha en betydande inverkan på dina hyreskostnader. PwC råder företag att anta en heltäckande strategi för leasingverksamhet och efterlevnad. En automatiserad lösning för olika aspekter av hyresadministration och rapportering kan ge betydande fördelar och kostnadsbesparingar.

Läs mer om ShareControl IFRS 16

Är du intresserad av hur enkelt du kan säkerställa efterlevnad av IFRS 16 och få ett smakprov på vilka andra möjligheter du kan uppnå? Avtala oss för att lära dig mer om vår IFRS 16-redovisningsprogramvara och valfri integration i ditt affärssystem eller konsolideringssystem.

Få en demonstrasjon av IFRS 16

Referenser: IFRS 16 – Beyond the Implementation, PwC, 2019.

Vanliga frågor om IFRS 16-systemet

About The Author