Redovisning av leasingavtal enligt IFRS 16 kan vara en komplex uppgift för företag som hanterar många leasingavtal med ständiga förändringar. I den här artikeln kan du läsa mer om hur IFRS 16 skiljer sig från tidigare redovisningsstandarder och vilka utmaningar och förändringar det innebär för verksamheter. Vidare vill vi visa hur en IFRS 16-programvara kan hjälpa dig med hanteringen.
Hur man väljer IFRS 16-programvara
Redovisning av leasingavtal enligt IFRS 16 kan vara en komplicerad uppgift, speciellt om du hanterar detta i Excel. I den här artikeln vill vi visa varför alla företag med mer än leasingavtal bör köpa en IFRS 16-programvara motsvarande ShareControl IFRS 16.
Vad är IFRS 16?
IFRS 16 är den nya standarden för redovisning av leasingavtal som publicerades i januari 2016. Syftet med denna standard är att göra leasingredovisningen mer transparent och jämförbar mellan organisationer och företag. Den nya standarden ersätter IAS 17, som publicerades 1993.
Enligt IFRS 16 kommer leasetagare att vara skyldiga att redovisa de flesta leasingavtal i balansräkningen. Detta kan vara en komplex process, något en IFRS 16-programvara kan hjälpa till med. Detta är system som är speciellt utvecklade för att hjälpa företag med IFRS 16-bestämmelserna, genom hela processen från identifiering till balansräkning.
Läs mer om IFRS 16: Vad är IFRS 16?
Vad har förändrats enligt IFRS 16?
Den största skillnaden mellan IFRS 16 och IAS 17 är att leasetagare nu kommer att behöva balansera de flesta leasingavtal. Det innebär att företag måste lämna mer information om sina leasingavtal än enligt den gamla standarden för redovisning av leasingavtal.
Företag måste nu ge mer information om sina leasingavtal, inklusive det totala beloppet av leasingbetalningar, leasingperioden och räntan.
God kontroll av leasingavtalen är därför väsentlig för att hantera bolagets redovisning enligt IFRS 16. Med programvaran ShareControl IFRS 16 kan du säkert och effektivt hantera alla aspekter av dina leasingavtal, och säkerställa att ditt företag uppfyller standardens krav på ett flexibelt och tillförlitligt sätt.
Vad anses vara leasing enligt IFRS 16?
IFRS 16 definierar ett leasingavtal som ett avtal som ger en leasetagare rätt att använda en identifierbar tillgång (såsom en byggnad, maskin, fordon eller annan typ av tillgång) under en överenskommen tidsperiod mot betalning till leasegivaren. Detta avtal kan vara skriftligt, muntligt eller underförstått, så länge det ger hyrestagaren rätt att använda tillgången. Ett leasingavtal kan därför definieras som ett avtal mellan två parter, leasegivare och leasetagare, där leasegivaren går med på att ge leasetagaren rätt att använda en tillgång under en bestämd tidsperiod.
För att ett avtal ska kvalificera sig som ett leasingavtal enligt IFRS 16 måste det uppfylla följande kriterier:
- Identifierbar tillgång: Avtalet ska identifiera en specifik tillgång som leasetagaren har rätt att använda. Detta kan vara en fysisk tillgång, såsom en bil eller kontorsyta, eller en immateriell tillgång, såsom en licens att använda programvara.
- Rätt att använda: Hyrestagaren måste ha rätt att använda den identifierade tillgången under den angivna tidsperioden. Det innebär att hyresgästen har kontroll över hur och när tillgången används, även om hyresvärden fortfarande äger den.
- Exklusiv nyttjanderätt: Hyrestagaren måste ha ensamrätt att använda tillgången under den angivna tidsperioden. Detta innebär att uthyraren inte kan ge andra parter nyttjanderätt till samma tillgång under samma period.
- Leasingperiod på minst 12 månader: Leasingavtalet måste ha en överenskommen leasingperiod på minst 12 månader eller mer, såvida inte tillgången är av lågt värde (under 5 000 USD) eller leasingavtalet innehåller optioner att förlänga leasingperioden.
Typiska leasingavtal enligt IFRS 16:
- Uthyrning av byggnader och lokaler: Detta kan innefatta uthyrning av kontorslokaler, butikslokaler, fabriker, lager och annan kommersiell egendom. Sådana hyresavtal kan vara av varierande längd och kan innehålla olika tillägg såsom gemensamma utrymmen, parkeringsplatser och säkerhetstjänster.
- Uthyrning av utrustning och maskiner: Här ingår hyresavtal för utrustning och maskiner som är nödvändiga för företagets verksamhet, till exempel produktionsutrustning, IT-utrustning, fordon och annan specialutrustning. Hyresavtal för utrustning kan vara mer flexibla än hyresavtal för fastigheter och kan variera i varaktighet och omfattning.
- Uthyrning av transportmedel: Här ingår hyresavtal för transportmedel som bilar, lastbilar, bussar, flyg och fartyg. Sådana hyresavtal kan vara avgörande för företag som sysslar med transport och logistik och kan ha olika villkor beroende på hyresgästens behov.
- Uthyrning av IT-tjänster och mjukvara: Här ingår hyresavtal för IT-tjänster, mjukvarulicenser och annan teknisk infrastruktur som behövs för verksamhetens drift, såsom molnbaserade tjänster, mjukvaruabonnemang och datacenter.
- Operationell leasing av finansiella tillgångar: Enligt IFRS 16 kan vissa leasingavtal som tidigare klassificerats som operationella leasingavtal nu klassificeras som finansiella tillgångar och skulder på grund av standardens nya regler. Detta inkluderar leasingavtal där leasetagaren får kontroll över tillgången under väsentligen hela leasingperioden eller där leasingavtalet innehåller en köpoption till ett pris som förväntas ge leasegivaren en betydande del av tillgångens verkliga värde.
Vilka utmaningar finns det?
IFRS 16 kan vara en komplex standard att följa, särskilt för företag. Detta eftersom de flesta hyresavtal nu ska tas upp i balansräkningen. Några av utmaningarna förknippade med IFRS 16 inkluderar:
- Komplexiteten i beräkning och administration: Beräkning av leasingförpliktelser enligt IFRS 16 kan vara komplicerad, särskilt för företag med många och komplexa leasingavtal. Administrationen av dessa avtal kräver noggrann uppföljning och noggrannhet.
- Behovet av korrekt information och datahantering: IFRS 16 kräver korrekt information om leasingavtal, inklusive leasingbetalningar, leasingperioder och värdering av tillgångar och skulder. Detta kräver en noggrann datahantering och kvalitetssäkring för att säkerställa att den information som rapporteras är korrekt.
- Förändringar i affärspraxis och kontroller: Implementeringen av IFRS 16 kan kräva förändringar i företagets affärspraxis och kontrollprocesser för att säkerställa att alla leasingavtal är korrekt identifierade, utvärderade och rapporterade i enlighet med standarden.
- Påverkan på nyckeltal och analyser: De förändringar som IFRS 16 inför kan påverka nyckeltal och finansiella analyser, vilket kan få konsekvenser för företagets prestation och beslutsprocesser. Det är viktigt att förstå dessa effekter och anpassa analysmetoder och verktyg därefter.
Hur påverkar IFRS 16 den finansiella rapporteringen?
IFRS 16 kommer att ha en betydande inverkan på den finansiella rapporteringen. Detta inkluderar:
Förändring i redovisning av leasing: Tidigare har leasing behandlats som operationell leasing och leasingbetalningar redovisades endast som driftskostnader i resultaträkningen. I och med införandet av IFRS 16 ska de flesta leasingavtal nu redovisas som tillgångar och skulder i balansräkningen. Detta kommer att ha en betydande inverkan på bolagets balansräkning och finansiella ställning.
Påverkan på nyckeltal och finansiella analyser: Förändringen av hur hyresavtal behandlas i redovisningen kommer också att påverka viktiga finansiella nyckeltal och analyser. Exempelvis kommer skuldsättningsgraden och soliditeten att förändras till följd av att leasingskulder tas upp i balansräkningen. Det är viktigt att förstå dessa förändringar för att korrekt kunna tolka och analysera företagets ekonomiska situation.
Ökad komplexitet i redovisningen: Implementeringen av IFRS 16 kan leda till ökad komplexitet i redovisningen, särskilt för företag med många och komplexa leasingavtal. Det kräver noggrann bedömning av leasingavtal, beräkning av leasingskulder och noggrann dokumentation för att säkerställa korrekt rapportering i enlighet med standarden.
Behov av utbildning och kompetens: De ändringar som införs av IFRS 16 kan också kräva utbildning och kompetenshöjning bland revisorer och ekonomipersonal för att säkerställa korrekt implementering och efterlevnad av standarden. Detta inkluderar en förståelse för de nya redovisningsprinciperna, beräkningsmetoderna och rapporteringskraven enligt IFRS 16.
Vad är fördelarna?
Trots utmaningarna med IFRS 16 finns det flera viktiga fördelar. En av de främsta fördelarna är att standarden IFRS 16 bidrar till att öka transparensen i företagens redovisningsredovisning genom att kräva att alla väsentliga leasingavtal ska tas upp i balansräkningen. Detta ger investerare och andra intressenter bättre insikt i företagets ekonomiska situation och hyresförpliktelser.
Genom att inkludera leasingavtal i balansräkningen återspeglas företagets finansiella ställning mer korrekt. Detta kan hjälpa företagen att fatta bättre beslut relaterade till investeringar eller krediter från investerare, styrelse och andra intressenter.
Genom klassificeringen av hyresavtal får företagen större flexibilitet och kontroll över hur de hanterar sina hyresförpliktelser. Detta kan bidra till bättre strategisk planering och förvaltning av företagets hyresportfölj.
Vidare kommer IFRS 16 att bidra till att minska komplexiteten i den finansiella rapporteringen genom att fastställa tydliga riktlinjer för hur leasingavtal ska behandlas. Detta främjar också konsekvens i redovisningspraxis mellan olika organisationer och branscher, vilket gör det lättare att jämföra hyreskonton mellan företag.
ShareControl IFRS16
ShareControl IFRS 16 har utvecklats med alla nödvändiga funktioner för att säkerställa full överensstämmelse med IFRS 16-standarden. Med ett heltäckande paket som omfattar allt från registrering av hyreskontrakt till automatisk beräkning av hyresbetalningar och rapporteringsverktyg för att upprätta konton i enlighet med IFRS 16, är ShareControl en heltäckande lösning för att hantera hyresavtal effektivt.
ShareControl IFRS 16 bygger på Microsoft 365, vilket säkerställer ett användarvänligt, säkert och effektivt system för IFRS 16-hantering.
En av de unika fördelarna med ShareControl IFRS 16 är att den levereras som ett Microsoft 365-tillägg för SharePoint. Detta innebär att den integreras sömlöst med befintliga SharePoint-miljöer, vilket ger användarna en användarvänlig och bekant plattform att arbeta med. Dessutom erbjuder Microsoft 365 en hög säkerhetsnivå, med avancerade funktioner som datasäkerhet, efterlevnad av integritetslagar och skydd mot cyberhot. Detta ger användarna sinnesfrid och förtroende för att deras känsliga hyresdata är skyddade mot obehörig åtkomst och förlust.
ShareControl IFRS 16-mjukvaran kan hjälpa dig med alla aspekter av att följa IFRS 16-standarden. Systemet levereras som ett Microsoft 365-tillägg som säkerställer snabb installation och en användarvänlig process.
Några av fördelarna med ShareControl IFRS 16 är:
- Registrerar alla hyresavtal på ett ställe
- Förmåga att spåra förändringar i leasingavtal
- Automatisk beräkning av hyresbetalningar
- Rapporteringsverktyg som hjälper dig att upprätta konton i enlighet med IFRS 16
Om du letar efter programvara som hjälper dig att följa IFRS 16 är ShareControl ett utmärkt alternativ. Det är lätt att använda och innehåller allt du behöver för att hantera dina hyresavtal effektivt.
Läs också: Implementering av IFRS 16 före notering
