Nye CFO’er ønsker ofte ikke at bruge deres tid, hvor der er mest brug for det, ifølge en McKinsey-undersøgelse blandt CFO’er. Økonomichefer giver udtryk for, at det meste af de første hundrede dage blev brugt på budgettering, ledelsesrapportering og finansiel rapportering. Derimod mener de, at de mest afgørende aktiviteter i den tid er at forstå driverne i virksomheden, give input til virksomhedens strategi og opbygge økonomiteamet.

Når du starter som ny CFO, er det vigtigt at underbygge dine interessenters forventninger i løbet af de første 6-12 måneder på jobbet. Dine vigtigste interessenter er højst sandsynligt den administrerende direktør, bestyrelsen og investorerne. Du vil også have dine egne mål og milepæle at nå – og det er vigtigt, at du forstår alles fokus og opfylder dem for at understøtte dem. Ved at opnå en grundig forståelse af målene for hver enkelt interessent bliver du bedre i stand til at identificere ligheder, potentielle konflikter og hjælpe med at løse en samlet strategi.

Din 100-dages plan bør afstemme dine interessenters forventninger med dine personlige mål og hvad du realistisk kan opnå – og derefter kommunikere dette til dine interessenter. Det kan være bedre at håndtere de svære diskussioner på forhånd for at sikre, at alle er på linje, inden arbejdet begynder.

De største udfordringer

Ifølge McKinsey-undersøgelsen bruger de fleste CFO’er uventet meget tid på finansiel rapportering, revision, analyse og budgettering, hvilket ikke gav dem tid nok til at fokusere på det strategiske initiativ sammen med ledere og bestyrelse.

Mens relativt få CFO’er var involveret i strategiske initiativer så tidligt i deres embedsperiode (se appendiks), er de, der var, mere tilbøjelige til at sige, at de var tilfredse med resultaterne i den periode. Et stort flertal af CFO’er siger, at de nu ønsker at blive engageret i koncerndækkende strategiske initiativer i modsætning til mere traditionelle CFO-aktiviteter.

Tid brugt på finansiel planlægning og analyse

Der er masser af eksempler på, hvordan brugen af værdifuld tid er spildt og brugen af ineffektiv tid og ressourcer, fordi data ikke er let tilgængelige.

Finansielle resultater og ledelsesrapportering

Som et supplement til hurtigt at orientere sig om virksomhedens forretningsmodel, strategiske planer og organisationskultur og kompetence, er det vigtigt at orientere sig om ledelsesrapportering, der indikerer, hvor forretningen er, og hvor den er på vej hen.

Udover rapportering om regnskaber, balancer, budgetter og strategiske planer kan det være nyttigt at vurdere, hvilke forpligtelser og muligheder der er aftalt for virksomheden. Udover interne ansættelsesaftaler og samarbejdsaftaler med fagforeninger har virksomheden også aftaler med kunder, leverandører, samarbejdspartnere, forhandlere, banker og pengeinstitutter. Et godt aftalesystem vil nemt kunne give god information om, hvad forretningen har af muligheder i nuværende kundekontrakter, og hvad der er forpligtet af omkostninger og ressourcer i leverandørkontrakter.

Utilstrækkelig information og overblik over virksomhedens kontrakter og kontraktlige forpligtelser kan have store konsekvenser. Ledere og medarbejdere bruger en betydelig mængde tid på at afdække data, der burde være let tilgængelige, så de kan fokusere på værdifuld analyse og beslutningsstøtte, ikke manuelt stable data. Konsekvensen, at der spildes tid og ressourcer på at evaluere økonomiske resultater og producere ledelsesrapportering, som stadig ikke er helt præcis og gennemskuelig, fordi der ikke er et fuldstændigt overblik over kontrakter, forpligtelser og eventuelle sanktioner og resultatkompensation.

Vigtigste fokus i de første 100 dage

De fleste typiske handlinger foretaget af CFO inden for de første 100 dage

Mere tid til strategisk planlægning med de rigtige mennesker

Glem «blanke ark»

«Ledere kommer og går, mens organisationen og dens kultur består». Udtalelsen kommer fra en tillidsrepræsentant interviewet i forbindelse med bogen “Lederskifter – om ledersvägelse, indfasning af nye ledere og lederes første 100 dage i nyt job”.

En ny leder i jobbet har ikke tid til at starte med “blanke ark”. Den nye leder skal handle hurtigt. Opstartsfasen handler i høj grad om at tage sin plads i det sociale landskab. Fokus bør være på at etablere relationer og opbygge dit sociale netværk.

Virksomhedens DNA er også noget, man skal have ind under huden. Arbejd med at forstå forretningsmodel, forretningssituation og kulturelle forhold. Betragt opstartsfasen som en gylden fredstid. Forventningerne til dig er høje, men der forventes ikke store ændringer fra dag 1. Du kan gradvist blive hooked og tage mere kontrol.

I opstarten er det også vigtigt at tænke på interessenterne rundt omkring, personer som bestyrelse, ejere, tillidsrepræsentanter, medarbejdere, kunder og resten af ledergruppen. Ting, du kan spørge dem om, er deres mål og strategier, hvad er deres top 3 prioriteter, hvad de ser som de største forhindringer, og hvordan du kan hjælpe.

Fuldstændig oversigt over økonomiske planer og analyser

Få et komplet overblik og resultatanalyse af virksomhedens kontrakter og fremtidige forpligtelser og muligheder. Nøglepersoner i økonomiafdelingen bruger uforholdsmæssigt meget tid på at få et fuldstændigt overblik over virksomhedens økonomiske forpligtelser, omkostninger og pengestrømme, hvornår der skal bruges tid på resultatgennemgang og identifikation af den strategiske tilgang til øget præstation i ledelsesteamet.

Bedre ledelsesrapportering og resultatstyring

Med gode og let tilgængelige ledelsesrapporter giver såvel ledelse som mellemledelse hurtigt indblik i strategiprocesser og beslutningstagning.

Mere effektiv og mindre tid brugt på regnskab og ydeevne

En betydelig del af lederne stopper efter mindre end to år i jobbet. Ved at interviewe en række ledere blev det fundet frem til, hvad der skulle lægges vægt på i opstartsfasen, som var:

• tilpasse sig sin nye rolle
• lægge vægt på at opbygge relationer
• kommunikerer troværdigt og tydeligt
• forstå kulturen og magtspillet
• vis lederskab i vigtige situationer
• arbejde med det, der optager seniorlederen
• fokus på dem, der vil udføre strategien, og gør for meget selv

For at kunne bruge tilstrækkelig tid på at forstå forretningen, skal man ud i organisationen og samle information og skabe relationer. Det er derfor særligt vigtigt, at virksomhedens støttesystemer er på plads og giver den nødvendige ledelsesinformation.