Kontraktstyring i Microsoft 365
ShareControl Contract giver økonomi, indkøb og ledelse indsigt i kontrakter, leverandører og forpligtelser, så organisationen kan sikre kontraktoverholdelse, forbedre beslutningstagningen og få mere værdi ud af deres aftaler.
Indsigt
Se kontrakter, leverandører og økonomiske forpligtelser på tværs af virksomheden.
Kontrol
Sikre kontraktoverholdelse, reducere omkostningslækage og forbedre leverandørstyring.
Økonomisk værdi
Opnå volumenfordele, forbedr prognoserne, og få mere værdi ud af dine aftaler.
Komplet CLM-system
GDPR & DORA-overholdelse
Data i EU/Danmark
AES-256-kryptering
UDFORDRINGEN
Organisationer mister ubevidst kontraktværdi
Mange organisationer bruger meget tid på at udvælge leverandører, kvalificere produkter, forhandle kontrakter og indgå rammeaftaler. Men en del af den økonomiske værdi forsvinder ofte, når kontrakten er underskrevet.
Årsagen er sjældent selve kontrakten. Problemet er, at organisationen mangler overordnet indsigt, opfølgning og kontrol med, hvordan kontrakterne rent faktisk bliver brugt.
Fragmenterede leverandører
Volumen spredes på flere leverandører i samme kategori, og aftalte prisfordele realiseres ikke.
Kontrakter følges ikke
Indkøbene sker uden for rammeaftalerne, og virksomheden mister effekten af de forhandlede vilkår.
Mangel på økonomisk overblik
Fremtidige omkostninger, forpligtelser og fornyelser er uklare for økonomi og ledelse.
Overskredne deadlines
Aftalerne fornyes automatisk uden evaluering, genforhandling eller aktiv beslutning.
Kontrakter skaber kun værdi, når de rent faktisk følges, analyseres og bruges som ledelsesinformation.
RAMME
Fra kontraktarkiv til finanskontrol
ShareControl Contract er opbygget i tre indbyrdes forbundne niveauer. Først indsamler man kontrakterne som strukturerede data, så bruger man strukturen til kontrol, og til sidst skaber dataene reel økonomisk værdi.
1. Indsigt
Saml kontrakter, leverandører, kategorier, værdier, forfaldsdatoer og forpligtelser i en struktur, der kan analyseres.
2. Kontrol
Brug indsigten til at sikre rammeaftaler, reducere indkøb uden for kontrakt, konsolidere leverandører og følge op på ansvar.
3. Økonomisk værdi
Forbedre prognoser, opnå volumenfordele, reducer omkostningslækage og styrk din beslutningstagning.
KUNDER
Virksomheder, der bruger ShareControl-kontrakt
Et udvalg af kunder, der har valgt ShareControl Contract. Porteføljen har det til fælles, at den dækker både børsnoterede selskaber og store private virksomheder med leasingaftaler i flere valutaer og jurisdiktioner.
PROCESSER
Fuld kontrol gennem hele kontraktens livscyklus
Et moderne kontraktstyringssystem skal først og fremmest understøtte det, som virksomheden forventer af en komplet CLM-proces. ShareControl Contract dækker hele kontraktens livscyklus i Microsoft 365 – fra registrering og godkendelse til opfølgning, rapportering og fornyelse.
1
Oprettelse og registrering
2
Godkendelse og dokumentation
3
Signering og aktivering
4
Opfølgning, fornyelse og overholdelse af kontrakter
5
Rapportering og indsigt
Trin 1
Oprettelse og registrering
Det første skridt i CLM-processen er at registrere kontrakten i et struktureret system med de rigtige metadata. Uanset om du importerer nye kontrakter eller en eksisterende portefølje, skal kontraktens ejer, kategorisering og ansvarlige parter fastlægges fra dag ét.
Dette er, hvad ShareControl Contract håndterer
- Registrering af nye kontrakter via en guidet formular med standardiserede metadatafelter
- Importer eksisterende aftaler fra Excel og andre systemer
- Kategorisering efter type, kategori, afdeling, omkostningscenter og projekt
- Definition af kontrakthaver og ansvarlige personer
- Opslag mod Brønnøysundregistrene for automatisk indhentning af modpartens virksomhedsdata (PRO)
- Auto-ID til automatisk genereret unikt aftalenummer (PRO)
SÅDAN HER FUNGERER DET
Konsistens: samme datafelter og kategorisering på tværs af alle kontrakter
Sporbarhed: kontraktens ejer og ansvar dokumenteret fra dag ét
Overblik: én central kontraktdatabase, ikke aftaler spredt i mapper
Effektivitet: eksisterende kontrakter kan importeres i løs vægt ved opstart
Trin 2
Godkendelse og dokumentation
Før en kontrakt aktiveres, skal den igennem en struktureret godkendelse. Hvem der har myndighed til at godkende hvilke kontrakttyper, og hvilken dokumentation der skal medtages, er regler, der skal følges konsekvent for at sikre intern kontrol og revisionsparathed.
DETTE ER, HVAD SHARECONTROL-KONTRAKTEN HÅNDTERER
- Struktureret godkendelsesflow, før kontrakter aktiveres
- Versionshistorik over alle ændringer i kontraktudkast
- Vedhæftede filer og understøttende dokumentation gemt på aftalen
- Tildelt godkender pr. kontrakttype eller beløbsgrænse
- Komplet revisionsspor fra oprettelse til underskrift
SÅDAN HER FUNGERER DET
Kontrol: ingen kontrakt aktiveres uden dokumenteret godkendelse
Overholdelse: godkendelsesregler følges automatisk pr. kontrakttype
Revisionsklar: alle beslutninger og ændringer dokumenteres i SharePoint
Risikoreduktion: færre kontrakter underskrevet uden behørig bemyndigelse
Trin 3
Kontraktunderskrivelse og aktivering
Digitale signaturer er standarden for moderne kontraktstyring, men signaturen alene er ikke nok – kontrakten skal arkiveres, status opdateres og de ansvarlige parter underrettes, alt sammen som et automatiseret flow, efter at signaturen er opnået.
DETTE ER HVAD SHARECONTROL HÅNDTERER Kontrakt
- Integration med DocuSign til digital signering
- Automatisk arkivering af underskrevne kontrakter i kundens Microsoft 365-miljø
- Statusopdatering fra udkast til aktiveret ved underskrift
- Opbevaring af signeret PDF med signaturlog
- Automatisk besked til kontrakthaver og ansvarlige parter ved aktivering
SÅDAN HER FUNGERER DET
Hastighed: digital signering reducerer tiden fra forhandling til aktivering
Sporbarhed: underskriftslog og underskrevet dokument gemmes sammen
Datasuverænitet: Underskrevne kontrakter gemmes i din egen M365-tenant, ikke hos tredjeparter.
Standardisering: samme aktiveringsflow for alle kontrakttyper
Trin 4
Opfølgning, fornyelse og overholdelse af kontrakter
Efter aktivering begynder den fase af kontraktens livscyklus, hvor den største værdi går tabt – milepæle glemmes, forpligtelser følges ikke op, og rammeaftaler omgås. Aktiv opfølgning med notifikationer og sporing er forskellen mellem passiv kontraktopbevaring og aktiv styring.
DETTE ER, HVAD SHARECONTROL HÅNDTERER Kontrakt
- Meddelelser før vigtige milepæle – opsigelsesperioder, fornyelsesdatoer, prisjusteringer
- Opfølgning af kontraktlige forpligtelser og leveringskrav
- Påmindelser til ansvarlige personer via Outlook og Teams
- Sporing af kontraktoverholdelse – bliver aftalen brugt efter hensigten?
- Identifikation af kontrakter, der ikke følges (indkøb uden for rammeaftaler)
SÅDAN HER FUNGERER DET
Færre overskredne deadlines: ingen kontrakter forlænges automatisk uden evaluering
Bedre overholdelse: rammeaftaler bruges efter hensigten, ikke omgås
Tidlig advarsel: ledere får påmindelser, før der skal træffes beslutninger
Aktiv ledelse: Kontrakter bliver ledelsesinformation, ikke passive dokumenter
Trin 5
Rapportering og indsigt
Kontraktdata giver kun værdi, når de kan analyseres på tværs af porteføljer, leverandører og kategorier. God rapportering omdanner en kontraktdatabase til strategisk indsigt – i omkostningstendenser, leverandørstruktur og fremtidige forpligtelser.
DETTE ER HVAD SHARECONTROL HÅNDTERER Kontrakt
- Strukturerede kontraktdata til rådighed for rapportering
- Segmentering efter leverandør, kategori, region, afdeling, omkostningscenter eller ansvarlig person
- Cash flow- og omkostningsprognoser baseret på eksisterende kontrakter
- Leverandøranalyse – overlappende leverandører, fragmenteret volumen, konsolideringsmuligheder
- Power BI-dashboards til visualisering (PRO)
- Prognosemodul for fremtidige forpligtelser (PRO)
SÅDAN HER FUNGERER DET
Beslutningsstøtte: ledelsen får faktabaseret indsigt i leverandører og omkostninger
Forecasting: fremtidige kontraktlige forpligtelser, der er synlige, før de opstår
Konsolideringsmuligheder: overlapning og fragmentering er identificeret
Tilpasning: Rapportering udvikles i takt med, at virksomheden lærer, hvor udfordringerne ligger.
RAPPORTERING
Rapportering, der forbinder kontraktstyring med økonomi og indkøb
For mange organisationer er rapportering den største svaghed i kontraktstyringen. Kontrakterne findes, men indsigten er for begrænset, for statisk eller for svær at tilpasse.
ShareControl Contract omdanner kontrakter til strukturerede data, som kan bruges af økonomi, indkøb og ledelse.
Prognoser for pengestrømme og omkostninger
Se fremtidige økonomiske forpligtelser på tværs af specifikke eller alle kontrakter. Brug kontraktdata som grundlag for prognoser, budgettering og likviditetsplanlægning.
Leverandør- og kontraktanalyse
Identificer overlappende leverandører, fragmenterede indkøbsmængder, uudnyttede kontrakter og muligheder for konsolidering.
Metadata-baseret rapportering
Segmentrapportering efter leverandør, kategori, region, afdeling, omkostningscenter, kontrakttype, projekt eller ansvarlig person.
Power BI-dashboards
Visualiser kontraktværdier, forpligtelser, fornyelser, leverandørfordeling og omkostningsudvikling i rapporter, der giver ledelsen et bedre grundlag for at træffe beslutninger.
Rapporteringen kan udvikles i overensstemmelse med din organisations behov og modenhed. Efterhånden som du lærer mere om, hvor udfordringerne ligger, kan løsningen tilpasses yderligere.
PRO VÆRKTØJER
Udvidet funktionalitet til komplekse kontraktporteføljer
ShareControl Contract PRO er et tillægsprodukt, der udvider standardløsningen med fire avancerede funktioner. Hver funktion kan vælges individuelt efter behov eller bestilles som en pakke.
PRO
Prognosemodul
Prognosemodul, der beregner fremtidige kontraktomkostninger og finansielle forpligtelser baseret på eksisterende aftaler, hvilket giver økonomiafdelingen et solidt grundlag for budgettering og likviditetsplanlægning.
PRO
Auto-ID til kontrakter
Automatisk generering af et unikt kontrakt-ID for hver kontrakt, som kan spores gennem hele livscyklussen – fra registrering til fornyelse eller opsigelse.
PRO
Brønnøysund udstationering
Et opslag i Brønnøysundregistret henter automatisk organisationsnummer, navn og adresse ved registrering af en ny kontrakt – så metadata holdes konsistente og opdaterede.
PRO
Power BI-integration
Direkte integration med Power BI til visualisering af kontraktdata, leverandørfordeling, omkostningsudvikling og fornyelser i interaktive dashboards.
Alle fire funktioner er inkluderet i ShareControl Contract PRO-tilføjelsen eller kan vælges individuelt efter behov.
SAMMENLIGNING
Hvorfor traditionel kontraktstyring ofte ikke er nok
En kontraktdatabase med søgning, dokumentopbevaring og advarsler er vigtig. Men for organisationer med mange kontrakter, flere leverandører og en moden økonomi- og indkøbsfunktion er det ikke nok.
Den virkelige værdi kommer, når kontraktdata bruges til at forstå omkostninger, leverandørstruktur, fremtidige forpligtelser og compliance.
ShareControl Contract hjælper din virksomhed med at gå fra passiv kontraktopbevaring til aktiv finansiel og kommerciel styring. Tabellen nedenfor viser, hvordan dette skaber indsigt, kontrol og økonomisk værdi i praksis.
Sammenligning mellem ShareControl Contract og traditionel kontraktstyring
| Ekspertiseområde | Traditionel kontraktstyring | ShareControl-kontrakt |
|---|---|---|
| Indsigt | ||
| Overblik over din kontraktportefølje | Kontrakter spredt over flere systemer, mapper og personer | Én struktureret portefølje med metadata på tværs af virksomheder |
| Ledelsens indsigt i forpligtelser | Ad-hoc Excel-sammenstilling tager dage, når spørgsmålet kommer | Power BI-dashboard, der viser forpligtelser, leverandørfordeling og omkostningsudvikling |
| Indsigt i leverandørstrukturen | Overlapninger og fragmentering opdages tilfældigt | Systematisk identificeret – konsolideringsmuligheder er synlige |
| Kontrol | ||
| Overholdelse og ansvar | Nogen bør følge op – det sker ofte ikke | Ansvarlig part pr. kontrakt er defineret, notifikationer kommer automatisk |
| Tidsfrister og fornyelser | Aftaler forlænges automatisk eller udløber uden evaluering | Tidlig meddelelse i god tid før udløb med beslutningsgrundlag |
| Indkøb uden for rammeaftaler | Opstår, fordi rammeaftalen ikke er synlig, der hvor købet foretages | Identificeret – forhandlede vilkår bruges efter hensigten |
| Økonomisk værdi | ||
| Prognoser og likviditetsplanlægning | Fremtidige forpligtelser er uklare – gætværk i budgetlægningen | Pengestrøms- og omkostningsprognoser baseret på faktiske kontraktdata |
| Forhandlingsposition ved genforhandling | Baseret på udløbsdato og intuition | Baseret på faktisk brug i forhold til aftalt mængde – stærkere forhandlingsgrundlag |
| Strategisk værdi for økonomi og indkøb | Et arkiv – passive omkostninger | En datakilde til leverandørstrategi og omkostningsplanlægning |
Sikkerhed
Data forbliver i din egen Microsoft 365
ShareControl Contract er ikke en ekstern SaaS-tjeneste. Løsningen installeres på kundens egen Microsoft 365-platform og arver det sikkerheds- og adgangssystem, som virksomheden allerede har på plads.
Hvor opbevares vores kontrakter?
I deres egen Microsoft 365 lejer. Ikke med ShareControl, ikke med en tredjepart.
Hvem er ansvarlig, hvis der sker noget?
Virksomheden selv gennem den eksisterende Microsoft-aftale. Der er ikke behov for en ny databehandlingsaftale.
Hvad med GDPR og Schrems II?
Al databehandling finder sted inden for EU/EØS inden for de rammer, som virksomheden allerede har for Microsoft 365.
Integrationer
Integrationer med de værktøjer, du allerede bruger
ShareControl Contract bor i Microsoft 365 og integreres med de tjenester, der indgår i kontraktarbejdet – fra digital underskrift til opslag i offentlige registre.
Integreret med Microsoft 365 og andre Microsoft-produkter
Integrationer til CRM, ERP og andre eksterne systemer
Tilpasning og udvikling af integrationer efter behov
HVORFOR AKTIEKONTROLKONTRAKT
Hvorfor organisationer vælger ShareControl Contract
1. Den dækker den CLM-proces, som virksomheden forventer
Registrering, godkendelse, underskrift, opfølgning, rapportering og fornyelse håndteres i én struktureret løsning.
2. Det giver bedre finansiel og kommerciel indsigt
Løsningen hjælper økonomi og indkøb med at se kontrakter i sammenhæng med omkostninger, leverandører og fremtidige forpligtelser.
3. Det er indbygget i Microsoft 365
Virksomheden kan bygge videre på sit eksisterende IT-miljø, sikkerhedsmodel og Microsoft-ekspertise.
4. Den kan tilpasses, efterhånden som du bliver klogere
Rapportering og struktur kan udvikles i takt med, at man identificerer nye problemområder og muligheder for forbedringer.
5. Det reducerer behovet for et tungt eksternt system
For mange mellemstore organisationer er ShareControl en mere praktisk vej til kontraktstyring end store, komplekse SaaS-platforme.
MÅLGRUPPE
Hvem er ShareControl Contract egnet til?
ShareControl Contract er især velegnet til mellemstore organisationer og datterselskaber med mange kontrakter, flere leverandører og et behov for bedre økonomisk kontrol, prognoser og overholdelse af kontrakter.
Løsningen er bedst egnet til organisationer, der har et vist niveau af modenhed inden for økonomi, regnskab, indkøb og IT – og som allerede bruger Microsoft 365 som en central del af deres digitale arbejdsområde.
Økonomi og regnskab
Få et bedre overblik over fremtidige forpligtelser, omkostningsudvikling og kontraktbaserede prognoser.
Indkøb og udbud
Følg op på leverandøraftaler, rammeaftaler, overholdelse af kontrakter og muligheder for konsolidering.
Ledelse
Træf bedre beslutninger om leverandører, omkostninger, risici og muligheder for forbedringer.
IT
Byg kontraktstyring på Microsoft 365 med velkendt sikkerhed, adgangsstyring og lavere platformskompleksitet.
OPSTART
Sådan kommer du i gang
Fordi ShareControl Contract installeres på eksisterende Microsoft 365, kræves der ingen ny infrastruktur, nye servere eller en separat brugerdatabase. En typisk opsætning er gennemført inden for få uger og består af fire trin, hvor ShareControl-teamet arbejder sammen med virksomhedens økonomi-, indkøbs- og IT-funktion. Uddannelse og dokumentation er inkluderet i leverancen, og kunderne får løbende support fra det tekniske team efter implementeringen.
Definer
Konfigurer kontrakttyper, metadata, godkendelsesregler og rapporteringskrav til din organisations behov.
Dataoverførsel
Eksisterende kontrakter importeres til ShareControl med metadata og kategorisering. Vi hjælper med overførsel og kvalitetssikring.
Integration
Valgfri integration med DocuSign til digital signering, Brønnøysundregistrene til modpartsopslag og Power BI til rapportering.
Uddannelse og støtte
Uddannelse er inkluderet i opsætningen. Kunderne får adgang til en vidensbase og løbende support fra vores ekspertteam.
Kontakt os og få mere værdi ud af dine kontrakter
Kontrakter skal ikke bare opbevares. De skal bidrage til bedre beslutninger, stærkere kontrol og højere økonomisk værdi.
Book en demo og se, hvordan ShareControl Contract kan give din organisation bedre indsigt i kontrakter, leverandører og fremtidige forpligtelser.
Kontakt vores specialist
Få svar på, hvordan Share Control Contract løser dine kontraktstyringsbehov.
Bestil en demo
Bestill en demo og se hvordan Share Control Contract kan løse dine kontraktstyringsbehov.
OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
Ofte stillede spørgsmål om kontraktstyring
Download ShareControl Contract Guide
Få indsigt i alle de funktioner, der hjælper dig med professionel kontraktstyring.
Download din guide
Vores produkter
IFRS 16
Beregning og rapportering på alle leasing- og lejeaftaler.
Kontraktstyring
Kontrakt- og aftalestyring for overblik og kontrol.
Transparency
Et sted at håndtere alle data og processer omkring gennemsigtighedsloven.
Bestyrelsesportal
Effektivt bestyrelsesarbejde på en tryg og sikker måde.
