Med ett styre bestående av personer som ofte har travle hverdager og fulle kalendre finnes det flere fordeler av en god styreportal. Ikke bare kan du effektivisere og sikre samhandling, du vil også automatisere og optimalisere prosessene. I denne artikkelen kan du lese hvorfor du bør optimalisere styrearbeidet i dag.
Fordeler med styreportal
I en stadig mer kompleks forretningsverden der effektivitet, sikkerhet og struktur er nøkkelkomponenter, blir et pålitelig styreverktøy en uunnværlig ressurs for enhver organisasjon. Her er noen viktige grunner til hvorfor du bør investere i et dedikert styreverktøy:
Sikkerhet i styrearbeidet
De siste årene har det vært flere kritiske hendelser innen cybersikkerheten som illustrerer viktigheten av en sikker dokumenthåndtering. Et av tilfellene skjedde for Østre Toten kommune i januar 2021 som ble rammet av et løsepengevirus som følge av dårlig IT-sikkerhet. Kripos skrev også at omfanget av trusselbildet og kriminaliteten stadig blir større, sett i sammenheng med at antallet phishing anmeldelser økte fra 2021 til 2022.
Dersom styredokumenter deles via e-post, fildelingstjenester eller i post, kan man risikere miste kontrollen over de mest sensitive dokumentene til virksomheten. Det er her et styreverktøy kommer inn. Et styreverktøy fungerer som et sikkert hvelv for de mest konfidensielle dokumentene i bedriften samtidig som du får fullstendig kontroll over distribusjonsprosessen. På denne måten sikrer du effektiv deling på tvers av organisasjonen, samtidig som du opprettholder sikkerheten.
ShareControl Board er bygget på Microsoft 365 teknologi, slik at dokumentene er enkle å finne og dele på tvers av virksomheten. Med toppmoderne sikkerhetssystemer og integrasjon med plattformer som Microsoft tenant og skytjenester, gir det en trygg lagringsplass for styredokumenter og sikrer kontrollert tilgang.
Les også: På vei til børs, nye investorer eller selge virksomheten?
Fleksibilitet i dokumenthåndteringen
Som leverandør av dokument- og avtale håndtering, er vi ofte i dialog med selskaper rundt deres ønsker. Selv om selskaper tilsynelatende ser like ut i struktur og bransje, ønsker selskapene ofte forskjellige strukturer på sine styreportaler. Dette inkluderer forskjellige biblioteker for forskjellige typer dokumenter og med forskjellige tilgangsnivåer som sikrer at alle dokumenter kan ligge på samme portal. Vår styreportal løsning, ShareControl Board, er derfor utviklet for å gi brukerne fleksibiliteten til å selv velge struktur og tilgangsnivåer på dataen.
Tilgjengelighet
Før nettbaserte styreportaler ble tilgjengelige, måtte organisasjoner skrive møtereferater i papirformat. Dokumentene ble så lagt i permer, som støvet bort på hylla. I nyere tid, kunne man skanne dokumentet og laste opp i en mappe struktur, enten på en harddisk eller på en skylagringsplattform.
Noe av det viktigste med styreportalen er tilgangen til relevante dokumenter når og hvor du trenger dem. For å eliminere sikkerhetsbrudd, bruker de fleste styreportaler en sikker skylagringstjeneste for å laste opp dokumenter, istedenfor f.eks. e-post. Dette gjør også at nye styremedlemmer enkelt kan lese seg opp på nødvendig historikk for å kunne fungere effektivt i sine nye roller.
I ShareControl Board vil dataen lagres på kundens egen Microsoft 365-konto, som sikrer tilgjengelighet til enhver tid. Dette sikrer også dataen mot sikkerhetsbrudd.
Samhandling i styreplattformen
Sikker samhandling er et av de største sikkerhetshullene for små- og mellomstore selskaper i dag. Med dokumenter og viktig informasjon delt via e-post, fildelingstjenester eller i post, mistes kontrollen på hvem og hvor informasjonen er. Med en styreportal fås fullstendig kontroll ved at du til enhver tid ser hvem som har tilgang til informasjonen.
Styreportalen er bygget i Microsoft 365 noe som gir svært gode muligheter for samhandling av dokumenter og informasjon. Med en egendefinert struktur kan styret ha egne biblioteker for dokumenter under arbeid, før de sendes til et nytt bibliotek når dokumentene er klare. Tilgangskontrollen sikres dermed ved at styret kan gi tilgang til riktige personer underveis i prosessen.
Varslinger
De fleste kjenner til problemstillingen ved å glemme oppgaver i tide i en hektisk hverdag. Med varslingsfunksjoner i styreportalen, kan varslinger sendes til riktig person i forkant av frister. Slik sikrer styret at alle oppgaver blir ferdig før styremøtet, slik at styret oppnår en optimal styreprosess.
Det finnes flere fordeler med styreportal fra Share Control, blant annet funksjonen med varlsinger. Styreportalen sikrer brukerne en effektiv og optimalisert varslingsfunksjon gjennom Power Automate. Dette er også fordelen av en Microsoft 365 basert applikasjon, da integrasjoner til de fleste Microsoft applikasjoner er mulig.
Maler i styrearbeidet
Styret gjør som de fleste andre, flere repeterende oppgaver. For å effektivisere dette, brukes maler for møtereferat, ferdig utfylte arbeidskontrakter med mer. Dette sikrer en optimal styreprosess, også i styreportalen.
ShareControl Board sikrer brukerne muligheten for å definere maler inne i systemet, slik at det er enkelt å opprette nye filer med ferdig utfylt informasjon. Ha ferdige maler for alle hendelser og alle gjentagende oppgaver, fyll ut referat under møtet med muligheter for innspill fra andre og gjør alt ferdig på en effektiv måte med god samhandling.
Elektronisk signering i styret
Elektronisk signering er en effektiv og rettsgyldig måte å signere elektroniske dokumenter på. I styrearbeidet kan dette brukes til å signere referater og alle andre relevante styredokumenter.
Vår styreportal gir brukerne tilgang til flere alternativer til elektronisk signering. Adobe Sign er en av verdens mest brukte signeringsløsninger og er klarert i de fleste land. DocuSign er en annen løsning som er tilgjengelig, og anses som mest brukt i Norge. Hvilken signeringsløsning du velger, er helt opp til deg, avhengig av kvalifikasjonene du trenger i systemet.
Les mer om lover for elektronisk signering i Norge
Optimaliser styrearbeidet med Share Control
Det finnes mange fordeler med styreportal, både med tanke på sikkerhet, struktur og effektiv samhandling. Med ShareControl Board sikrer du en optimalisert styreprosess fra opprettelse og samhandling til lagring og signering. Med løsningen bygget på Microsoft 365, blir det vesentlig enklere å integrere systemet til andre Microsoft-applikasjoner (Dynamics 365, Power BI, Microsoft Forms med fler).
