I en verden drevet af teknologisk innovation står virksomheder over for stadigt stigende krav til effektivitet, produktivitet og omkostningsbesparelser. En nøgle til at opfylde disse krav ligger i kontraktstyring. Med teknologiens fremskridt er overgangen fra traditionelle papirbaserede aftaler til digitale aftaler blevet en afgørende strategi for at forbedre arbejdsgangen, reducere risikoen og øge konkurrenceevnen.

Uanset om du arbejder i en etableret virksomhed, der ønsker at modernisere sine kontraktprocesser eller en nystartet virksomhed, der søger at etablere effektive rutiner fra starten, vil denne artikel give dig værdifuld indsigt i, hvordan du kan udnytte digital kontraktstyring til at fremme succes og vækst i den digitale tidsalder.

Hvem kan drage fordel af digital kontraktstyring?

Et digitalt aftalesystem kan være meget nyttigt for en række jobtyper og roller i forskellige organisationer. Advokater, virksomhedsledere og administrationen arbejder med store mængder kontrakter både med kunder, men også med interne dokumenter. Det kan være kontrakter inden for områderne: forretningsforbindelser, ansættelseskontrakter, lejekontrakter, købs- og salgskontrakter, licensaftaler mv.

Flere og flere virksomheder kræver samtidig god dokumentsikkerhed, og i overensstemmelse hermed implementerer de digitale aftalesystemer, der overholder sikkerhedsstandarder som GDPR, sikkerhedsloven og lignende regler. Du kan også læse om de fordele et digitalt kontraktstyringssystem giver for forskellige roller i virksomheden.

Læs også: 4 grunde til at digitalisere kontraktstyring

Aftalestyring for følsomme oplysninger

Advokater, virksomhedsledere og administrationen arbejder med store mængder kontrakter både med kunder, men også med interne dokumenter. Det kan være kontrakter inden for områderne: forretningsforbindelser, ansættelseskontrakter, lejekontrakter, købs- og salgskontrakter, licensaftaler mv.

Da aftalerne ofte indeholder følsomme oplysninger, der kræver en høj grad af sikkerhed og overholdelse af lovmæssige retningslinjer og regler, vil et digitalt aftalesystem indeholde flere brugbare sikkerhedsfunktioner. Disse er ofte sikkerhedsfunktioner såsom kryptering, adgangskontrol og autentificering for at sikre, at fortrolighed og compliance opretholdes.

Sikkerhedsfunktioner i ShareControl Contract

ShareControl Contract er bygget på Microsoft 365, som sikrer sikker dokumenthåndtering for brugerne. Dette inkluderer kraftfulde værktøjer til kryptering, adgangskontrol og autentificering, der giver en robust platform til sikker aftalestyring. På den måde eliminerer du risikoen for, at uvedkommende får adgang til virksomhedens kontrakter og følsomme oplysninger.

Læs også: Kontraktstyring i Microsoft 365

Effektiv kontraktstyring med digital kontraktstyring

Traditionel kontraktstyring kræver ofte manuel behandling af dokumenter, herunder oprettelse, underskrift, distribution og arkivering. Denne proces kan være både tidskrævende og ineffektiv og har i mange tilfælde ført til, at virksomheder har mistet overblikket over deres kontrakter. Dette kan igen føre til unødvendige forsinkelser og frustration, når det kommer til at finde vigtige detaljer relateret til kontrakterne. I værste fald kan det føre til, at vigtige aftaler bliver overset eller ignoreret.

Et kontraktstyringssystem løser effektivt udfordringerne forbundet med traditionel kontraktstyring ved at tilbyde en problemfri og effektiv platform til oprettelse, distribution, underskrivelse og arkivering af kontrakter. Ved at bruge et digitalt aftalesystem kan virksomheder nemt gemme og organisere alle deres kontrakter og aftaler på en centraliseret, cloud-baseret platform. Dette gør det også muligt hurtigt at finde og få adgang til nødvendige dokumenter, når det er nødvendigt.

Find ud af mere: Effektiv kontraktstyring i 2024

Derudover tilbyder digitale aftalesystemer funktioner som automatisering af underskriftsprocesser, deadline-påmindelser og bedre søgbarhed, hvilket reducerer behovet for manuelle opgaver og mindsker risikoen for fejl. Denne effektive håndtering af aftaler giver virksomhederne bedre kontrol og overblik over deres juridiske dokumenter, samtidig med at der frigøres tid og ressourcer, der kan bruges til mere værdiskabende aktiviteter og strategisk planlægning.

Rapportering med system til aftaler

Digitale aftalesystemer kan generere analytiske rapporter og indsigt baseret på de data, der indsamles under aftalehåndteringsprocessen. Kender du for eksempel de samlede omkostninger og forpligtelser ved dine kontrakter? Rapporter og indsigt kan give juridiske fagfolk og virksomhedsejere værdifulde data om kontraktudførelse, risikostyring og kontraktstyring, som kan bruges til at informere fremtidige beslutninger og strategier i fremtiden.

Når digitale aftalesystemer indsamler data gennem hele aftalestyringsprocessen, genererer de et rigt datasæt, der kan udnyttes til at skabe indsigt og information af værdi for juridiske fagfolk og virksomhedsejere. Her er nogle aspekter af, hvordan denne dataindsamling kan give værdifulde analytiske rapporter og indsigt:

1. Deal Performance: Ved at analysere aftalens ydeevne kan jurister og virksomhedsejere få indsigt i, hvordan deres handler rent faktisk klarer sig i praksis. Dette kan omfatte oplysninger om gennemførelsestider, opfyldelsesprocenter, eventuelle afvigelser eller brud på kontraktvilkår samt feedback fra parter, der er involveret i aftalen. Denne indsigt kan hjælpe med at evaluere succesen af ​​eksisterende aftaler og informere fremtidige forhandlinger og aftalestrategier.
2. Risikostyring: Digitale aftalesystemer kan også hjælpe med at identificere og vurdere risici knyttet til forskellige aftaler og kontrakter. Ved at analysere data om risikofaktorer såsom kontraktvilkår, modparter, juridiske krav og markedsforhold kan juridiske fagfolk og virksomhedsejere identificere potentielle risici og implementere foranstaltninger til at minimere dem. Dette kan omfatte revision af kontraktvilkår, forsikringsforanstaltninger eller strategier til konfliktløsning.
3. Kontraktstyring: Ved at analysere de data, der indsamles under kontraktstyringsprocessen, kan jurister og virksomhedsejere få indsigt i kontraktens livscyklus og effektiviteten af ​​ledelsesprocesser. Dette kan omfatte oplysninger om fornyelsesfrekvenser, ændringsstyring, afvigelsesstyring og ressourceallokering relateret til kontraktstyring. Denne indsigt kan hjælpe med at optimere kontraktstyringsprocessen og sikre, at kontraktforpligtelser opfyldes effektivt og i overensstemmelse med organisationens mål.

Digital kontraktstyring med ShareControl Contract

ShareControl Contract er bygget på SharePoint i Microsoft 365, hvilket sikrer en række fordele i funktion og sikkerhed. Løsningen giver brugerne mulighed for at gemme et ubegrænset antal kontrakter i løsningen. Du får også mulighed for at definere menuer, sorterings- og filtreringsfunktioner som du ønsker.

Med et digitalt aftalestyringssystem på Microsoft 365 får du SharePoints funktioner til samarbejde og deling på tværs af brugere og organisationer. Dette inkluderer muligheden for at samarbejde og dele dokumenter og data på en effektiv måde gennem SharePoint med Word, Excel og Power Point. Microsoft 365 sikrer også fleksibilitet og tilpasning ved at administrere data og vise kontraktens oplysninger nemt og effektivt med Microsofts søgefunktion.

ShareControl Kontrakten bygger også på SharePoints avancerede kryptering for at sikre, at al information, der lagres og transmitteres, er beskyttet mod uautoriseret adgang og inspektion. SharePoint indeholder også omfattende adgangskontrolfunktioner, der giver administratorer mulighed for at definere og håndhæve, hvem der har adgang til hvilke dokumenter og data. Alle data gemmes desuden på kundens egen bruger, så GDPR og privatliv aldrig bliver et problem.

Læs også: Software til kontraktstyring – sådan kommer du i gang

For virksomheder, der ønsker en ekstra sikkerhedsfunktion, understøtter SharePoint flere godkendelsesmetoder, herunder brugen af ​​brugernavne og adgangskoder, multifaktorautentificering og integration med andre godkendelsesplatforme.

About The Author