I et stadig mere dynamisk og konkurrencepræget virksomhedsmiljø er effektiv kontraktstyring afgørende for virksomhedernes succes og bæredygtighed. Kontrakter udgør rygraden i forretningsforbindelser, regulerer rettigheder og forpligtelser og sikrer overholdelse af lov- og reguleringskrav. I 2024 vil betydningen af kontraktstyring fortsat stige, drevet af flere nøglefaktorer.
Organisationer kan spare 2 % af de årlige omkostninger på grund af kontraktstyring.
Hvorfor er effektiv kontraktstyring vigtig i 2024?
Effektiv kontraktstyring bliver stadig vigtigere, efterhånden som kompleksiteten af forretningsaftaler øges. Med globale markeder, komplekse forsyningskæder og flere interessenter bliver kontrakter mere omfattende og detaljerede. Dette kræver systematisk administration for at undgå fejl, misforståelser og juridiske konflikter. Effektiv kontraktstyring sikrer, at alle parter er klare over deres rettigheder og forpligtelser, hvilket minimerer risikoen for tvister.
For det andet giver teknologiske fremskridt nye muligheder og udfordringer i kontraktstyring. Værktøjer som ShareControl Contract, bygget på Microsoft 365 og SharePoint, muliggør automatisering og forbedring af mange aspekter af kontraktstyring. Dette omfatter alt fra lagring og organisering af kontrakter til automatiserede advarsler og analyser med Power BI. Sådanne teknologier forbedrer ikke kun effektiviteten, men sikrer også, at virksomheder overholder gældende regler og bedste praksis.
Hvad er kontraktstyring?
Kontraktadministration eller opfølgning af kontrakter indgået med kunder, leverandører, samarbejdspartnere eller medarbejdere. I kontraktstyring, processen med at styre kontraktoprettelse, -udførelse og -analyse for at maksimere den operationelle og økonomiske ydeevne i en organisation, alt imens den økonomiske risiko reduceres.
Udfordringer med kontraktstyring
Kontraktstyring er en kompleks proces, der kan give flere udfordringer, og disse udfordringer kan påvirke virksomhedernes effektivitet og succes.
Manglende overblik over kontrakter
En af de største udfordringer med kontraktstyring er manglen på overblik og organisering af kontrakter. Når kontrakter opbevares forskellige steder og i forskellige formater, bliver det svært at finde den nødvendige information hurtigt. Det kan føre til tabte aftaler og misforståelser. Med ShareControl Contract kan du systematisk gemme og administrere alle kontrakter ét sted, og sikre nem adgang og overblik for alle relevante parter i Microsoft 365.
Vigtige kontraktfrister
At holde styr på alle kontrakter, vigtige deadlines og forpligtelser kan være udfordrende, især når en virksomhed håndterer mange kontrakter på samme tid. Forpassede frister kan resultere i økonomiske tab og juridiske problemer. For at forhindre, at kontrakter bliver glemt, har Share Controls kontraktløsning integreret notifikationer og påmindelser med Power Automate. Opsæt notifikationer via e-mail eller andre beskedsystemer, så du altid er opdateret på kommende deadlines og forpligtelser.
Læs også: Hvad er de samlede omkostninger og forpligtelser for dine kontrakter?
I ShareControl Contract sendes den første meddelelse til den kontraktansvarlige. Bliver varslet ikke fulgt op, sendes en ny besked til næste person på listen. På den måde sikrer du, at du aldrig mister kontraktfornyelser, heller ikke med medarbejdere, der er gået.
Manglende overholdelse af regler
Overholdelse af lov- og myndighedskrav er afgørende i håndteringen af kontrakter. Manglende overholdelse kan føre til juridiske sanktioner og skade virksomhedens omdømme. I Norge og EU har vi de seneste år set flere lovkrav, der stiller højere krav til kontrol med datalagring fra leverandører, såsom den norske gennemsigtighedsloven og GDPR. Et kontraktstyringssystem kan derfor være med til at forebygge brud ved konstant at have styr på indgåede kontrakter og gældende retningslinjer.
Leder du efter løsninger til gennemsigtighedsloven? Share Control har udviklet ShareControl Transparency, som hjælper dig med at samle alle data relateret til gennemsigtighedsloven fra dine leverandører ét sted.
Bedste praksis for kontraktstyring i 2024
Effektiv og sikker håndtering af kontrakter er afgørende for enhver virksomhed. Her er nogle bedste praksisser og tips til at sikre, at din kontraktstyring er optimeret til succes i 2024.
Rapportering i kontraktstyring
Nøjagtig og rettidig rapportering er afgørende for at holde styr på kontrakterne og sikre, at alle forpligtelser overholdes. Her er nogle tips til at forbedre din rapportering:
Centraliseret håndtering
Brug et centralt system som ShareControl Contract til at gemme og administrere alle kontrakter ét sted. Dette giver et klart overblik over alle aktive og udløbne kontrakter, hvilket forenkler rapporteringen.
Skræddersyede rapporter
Brug værktøjer såsom Microsoft Power BI til at oprette tilpassede rapporter, der giver indsigt i kontraktdata. Dette kan omfatte økonomiske resultater, vigtige deadlines og kontraktfornyelser.
Automatiserede rapporter
Opsæt automatiske rapporteringsfunktioner, der genererer og distribuerer rapporter regelmæssigt til relevante interessenter. Dette sikrer, at alle har adgang til opdateret information uden manuel indsats.
Finansiel rapportering
Finansiel rapportering er en kritisk komponent i kontraktstyring og giver virksomheder indsigt i deres økonomiske status og fremtidige forpligtelser. For at forbedre denne proces med ShareControl Contract kan Excel VBA integreres, hvilket giver mere nøjagtige og detaljerede økonomiske prognoser. Ved at kombinere Excel VBA med ShareControl Contract kan virksomheder drage fordel af begge systemers styrker.
Sådan fungerer det:
- Automatisering af dataimport: Ved hjælp af Excel VBA kan data fra ShareControl Kontrakten automatisk importeres til Excel. Dette eliminerer behovet for manuel dataindtastning og minimerer risikoen for fejl.
- Tilpassede rapporter: Opret tilpassede rapporter og dashboards, der viser nøgleoplysninger om kontrakterne. Dette inkluderer økonomiske resultater, omkostningsprognoser, indtægtsstrømme og risikovurderinger.
- Avanceret økonomisk prognose: Med VBA kan brugere oprette avancerede prognosemodeller, der analyserer historiske data og estimerer fremtidige finansielle forpligtelser og indtægter. Dette giver en bedre forståelse af økonomiske tendenser og hjælper ledelsen med at træffe informerede beslutninger.
- Risikostyring: Integrationen gør det muligt at identificere og overvåge risikofaktorer knyttet til kontrakterne. Excel VBA kan bruges til at opsætte advarsler og markere kontrakter, der er højrisiko, baseret på definerede parametre såsom forsinkede betalinger eller forestående udløbsdatoer.
Automatisering af processer
Automatisering er nøglen til virksomheder, der ønsker at optimere deres kontraktstyring i 2024. Det kan reducere arbejdsbyrden, minimere fejl og sikre, at ingen kritiske opgaver bliver overset. Her er nogle måder at automatisere processer i kontraktstyring på:
- Automatiske advarsler og påmindelser: Brug funktioner som Power Automate til at konfigurere advarsler for vigtige deadlines og fornyelser. Dette sikrer, at alle forpligtelser bliver fulgt op til tiden.
- Elektronisk signatur: Implementer elektroniske signaturer for hurtig og sikker underskrivelse af kontrakter. Dette reducerer den tid, det tager at indgå aftaler, og sikrer dokumenternes integritet. I ShareControl-kontrakten kan du vælge mellem integration med Adobe Sign eller DocuSign.
- Workflow-automatisering: Ved at bruge ShareControl Contract til at automatisere kontraktstyring er det første trin at automatisere godkendelsesprocesser og dokumentflow. Dette sikrer, at kontrakter gennemgår alle de nødvendige trin uden unødige forsinkelser.
Sikkerhed og privatliv
I en tid, hvor dataangreb og sikkerhedsbrud bliver mere og mere sofistikerede, er det bydende nødvendigt, at virksomheder tager sikkerhed og privatliv alvorligt, når det kommer til kontraktstyring. Sikring af følsomme data er ikke kun en juridisk forpligtelse, men også en forretningskritisk opgave, der kan beskytte virksomhedens omdømme og økonomiske stabilitet. Læs mere om, hvordan du kan sikre følsomme data ved at digitalisere kontraktstyring her.
Stærke sikkerhedsprotokoller bør implementeres for at beskytte kontraktdata. Dette involverer brug af kryptering for at sikre, at data forbliver utilgængelige for uautoriserede parter, både under transmission og opbevaring. I ShareControl Kontrakten er dette sikret med teknologi fra Microsoft. Adgangskontrol er også afgørende; kun autoriserede brugere skal have adgang til følsomme kontraktoplysninger. Regelmæssige sikkerhedsopdateringer og revisioner bør udføres for at sikre, at systemerne altid er beskyttet mod de seneste trusler.
Desuden bør alle medarbejdere modtage undervisning i bedste praksis for datasikkerhed. Bevidsthed om phishing-angreb, sikker brug af adgangskoder og korrekt håndtering af følsomme oplysninger er afgørende for at opretholde et højt sikkerhedsniveau.
ShareControl Contract
ShareControl Contract er en avanceret kontraktstyringsløsning designet til at strømline og sikre administrationen af kontrakter. ShareControl Contract er bygget på Microsoft 365 og SharePoint og udnytter de kraftfulde funktioner i disse platforme til at tilbyde en integreret løsning, der gør det nemt at gemme, administrere og spore kontrakter.
Læs også: Hvordan får du gavn af digital kontraktstyring?
Implementering af ShareControl Contract giver dig adgang til en række funktioner og fordele, der forbedrer og sikrer effektiv kontraktstyring:
Centraliseret bibliotek
Alle kontrakter er gemt på samme platform, hvilket giver nem adgang og bedre overblik. Dette gør det nemmere at finde og administrere kontrakter uden at skulle søge gennem forskellige lagersteder.
Brugervenlig grænseflade
Systemet er brugervenligt og intuitivt, hvilket gør det nemt for medarbejderne at lære og bruge det. Dette reducerer uddannelsesomkostninger og øger produktiviteten.
Sikkerhed og compliance
ShareControl-kontrakten er bygget på Microsofts sikre platform og tilbyder robuste sikkerhedsfunktioner såsom kryptering, adgangskontrol og overholdelse af GDPR og andre relevante regler. Dette beskytter følsomme data og sikrer, at virksomheden overholder lovkrav.
Integration med Microsoft-værktøjer
ShareControl Contract integreres problemfrit med andre Microsoft 365-værktøjer såsom Power BI og Excel. Dette gør det muligt at lave skræddersyede rapporter, analysere kontraktdata og få dybere indsigt i økonomiske forpligtelser og tendenser.
Automatiske alarmer og påmindelser
ShareControl-kontrakten kan sættes op med automatiske meddelelser og påmindelser om vigtige datoer såsom fornyelser og udløbsdatoer. Dette sikrer, at du aldrig går glip af en kritisk deadline, hvilket kan spare dig for betydelige omkostninger og juridiske problemer.
Øget samarbejde
Integrationen med Microsoft Teams og andre samarbejdsværktøjer gør det nemt for teammedlemmer at arbejde sammen om kontrakter i realtid. Dette forbedrer kommunikationen og sikrer, at alle relevante parter er informeret og involveret i kontraktprocessen.
Download vores guide til kontraktstyring
Få indsigt i alle de funktioner, der hjælper dig med professionel kontraktstyring.
Få guiden i din indbakke
Sikker og effektiv kontraktstyring i Microsoft 365
Brugen af Microsoft 365 og SharePoint giver en robust platform til sikker og effektiv kontraktstyring. Disse løsninger tilbyder indbyggede sikkerhedsfunktioner, der overholder strenge compliance- og privatlivskrav, herunder GDPR. Det betyder, at virksomheder kan være sikre på, at deres data håndteres i overensstemmelse med de nyeste sikkerhedsstandarder og lovbestemmelser.
Få mere at vide om kontraktstyring i Microsoft 365
