Hvad er gennemsigtighedsloven, og hvad er din pligt? Alt om offentlighedsloven

Hvad er gennemsigtighedsloven, og hvad er din pligt? Alt om offentlighedsloven

Hvad er gennemsigtighedsloven?

Offentlighedsloven er en norsk lov, der trådte i kraft den 1 juli 2022. Loven forpligter mellemstore og større virksomheder til at kortlægge risikoen for menneskerettighedskrænkelser i hele deres forsyningskæde. Loven pålægger også virksomhederne at rapportere om fundene og udbedre eventuelle skader. Formålet med loven er at fremme virksomhedernes respekt for grundlæggende menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold og at sikre offentlighedens adgang til information.

I takt med øget forbrugerbevidsthed og krav har flere norske organisationer, herunder Fremtiden i våre hender, og myndighederne i fællesskab skabt den norske gennemsigtighedslov. Planlægningen af ​​gennemsigtighedsloven startede allerede tilbage i 2016, hvor Stortinget bad regeringen om at undersøge og vurdere en lov om gennemsigtighed om produktionssteder og etiske oplysninger. Loven blev i 2021 vedtaget af Stortinget og trådte i kraft den 1. juli 2022. I denne artikel kan du læse, hvad der kræves i henhold til lov om gennemsigtighed i virksomheder og arbejde med grundlæggende menneskerettigheder og anstændige arbejdsvilkår (Retsdata: gennemsigtighedsloven).

Hvem er omfattet af lovgivningen?

Åbenhedsloven forpligter mellemstore og større virksomheder hjemmehørende i Norge til at overholde kravene i lovgivningen. Udenlandske virksomheder, der tilbyder varer og tjenesteydelser i Norge, og som er skattepligtige i Norge i henhold til norsk intern lovgivning, er også ansvarlige.

Virksomheder, der er omfattet af bogføringslovens § 1-5, eller overskrider grænserne for to af følgende tre forhold, er omfattet af gennemsigtighedsloven:

  • Omsætning: 70 millioner NOK
  • Balancesum: 35 millioner NOK
  • Gennemsnitligt antal ansatte i regnskabsåret: 50 årsværk

Selvom en virksomhed ikke er omfattet af loven, kan nogle af virksomhedens kunder eller leverandører være det. Virksomheden skal herefter være parat til at oplyse om sin egen forsyningskæde, hvis kunden anmoder om det for at kunne opfylde sine egne forpligtelser efter loven.

Virksomheder, der ikke tilbyder varer eller tjenester

Der er flere virksomheder, som er skattepligtige i Norge, men som ikke leverer varer eller tjenesteydelser og derfor ikke er omfattet af loven. Det kan fx være holdingselskaber, der i henhold til ovenstående punkter overstiger salgsindtægter på over 70 millioner NOK og en balancesum på 35 millioner NOK. I lovens § 2 fremgår det, at man skal udbyde varer eller tjenesteydelser for at være omfattet. Holdingselskabet i dette tilfælde vil derfor ikke være omfattet af loven, da de ikke udbyder varer eller tjenesteydelser.

Hvad er din pligt?

Illustration af kravene i offentlighedsloven: due diligence vurdering, information & tilsyn, indberetningspligt

Offentlighedsloven pålægger virksomheder at foretage due diligence-vurderinger af deres leverandører, offentliggøre en årsrapport og give oplysninger til enhver, der fremsætter en skriftlig anmodning herom. Fristen er inden for 30 juni hvert år. Offentligheden kan stadig kontaktes hele året for at få information efter indberetningsfristen.

Hvorfor er gennemsigtighedsloven vigtig?

Samlet set bidrager gennemsigtighedsloven til øget gennemsigtighed, ansvarlighed og bevidsthed om grundlæggende menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold i erhvervslivet. Dette kan føre til mere bæredygtige og etisk ansvarlige virksomheder og bedre beskyttelse af arbejdere og lokalsamfund, der er berørt af deres aktiviteter. Nogle af fordelene er:

illustration af lov om erhvervsgennemsigtighed og arbejde med grundlæggende menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold

Fremme grundlæggende menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold:

Formålet med loven er at øge virksomhedernes respekt for grundlæggende menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold. Dette kan hjælpe med at stoppe, forebygge eller begrænse risikoen for negative konsekvenser for menneskerettigheder og dårlige arbejdsforhold i forsyningskæder og virksomheder.

Øget information og indsigt:

Offentlighedsloven sikrer offentligheden adgang til information om, hvordan virksomheder håndterer faktiske og potentielle negative konsekvenser i forbindelse med deres virksomhed. Dette kan bidrage til øget bevidsthed og engagement fra både kunder, investorer og andre interessenter.

Samtidig stiller loven krav om, at virksomhederne offentliggør oplysninger om due diligence-vurderinger og foranstaltninger, der er truffet for at mindske de faktiske eller potentielle negative konsekvenser. På den måde bidrager gennemsigtighedsloven til øget ansvarlighed og tillid i forhold til deres forretningspraksis.

Download vejledning til gennemsigtighedsloven

Få et indblik i alle de funktioner og processer, der kan hjælpe dig med at håndtere gennemsigtighedsloven. Vi har lavet en komplet guide, der tager dig fra forankring i bestyrelsen til due diligence-vurderinger, risikovurdering og rapportering.

Få guiden i din indbakke

Vejledning til håndtering af gennemsigtighedsloven

Beslutningsgrundlag

Når information om virksomheders ansvarlige praksis er tilgængelig, kan både kunder og investorer træffe mere informerede beslutninger om, hvilke virksomheder de ønsker at støtte eller investere i.

Trinene i gennemsigtighedsloven

Offentlighedsloven giver virksomheder 3 hovedforpligtelser, som vi nævnte tidligere i artiklen. Arbejdsopgaverne er igen opdelt i flere opgaver, der kræver meget tid af virksomhederne. Vi anbefaler derfor at bruge god tid på at håndtere due diligence-vurderinger og forberede sig på eventuelle informationskrav. Loven kan opdeles i følgende trin:

Stegene i åpenhetsloven

Anker ansvarlighed

Det første trin i gennemsigtighedsloven (oprindeligt i due diligence-vurderingerne) starter med, at virksomheden definerer interne retningslinjer. I gennemsigtighedsloven betyder det, at der opstilles overordnede mål for, hvordan negative konsekvenser skal undgås, og hvordan eventuelle skader skal forebygges. Konkrete handlinger, som virksomheden påtager sig at foretage i tilfælde af forskellige fund, bør også fremgå af dokumentet.

Læs mere om, hvordan du forankrer ansvarlighed her.

Virksomhedens retningslinjer skal være i overensstemmelse med gennemsigtighedsloven og OECDs retningslinjer. Det betyder, at du kan opdatere eksisterende retningslinjer, eller udvikle nye med hensyn til gennemsigtighedsloven. Retningslinjerne skal dække hele virksomheden, forsyningskæden og samarbejdspartnere.

Retningslinjerne skal mindst indeholde:

  • Hvordan virksomheden skal agere ansvarligt
  • Forventninger til ansvarlighed fra leverandører og samarbejdspartnere, og
    deres due diligence-planer

Forankring af ansvarlighed er skrevet i gennemsigtighedslovens §4, litra a.

Due diligence vurdering

Due diligence-vurderinger er en metode, der hjælper med at kortlægge, forebygge og følge op på virksomheders potentielle og faktiske negative påvirkning af menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold. Disse vurderinger, som skal foretages både internt og eksternt, fokuserer på at identificere brud på både vores egen og vores leverandørers praksis samt eksterne faktorer, der påvirker menneskerettigheder og arbejdsforhold.

Virksomheden er selv ansvarlig for de fund og redegørelser for due diligence-vurderinger, der offentliggøres på virksomhedens hjemmeside.

OECDs retningslinjer for multinationale virksomheder danner grundlag for disse vurderinger, som har til formål at sikre ansvarlig virksomhed og håndtere negative konsekvenser for grundlæggende menneskerettigheder. Den praktiske implementering af due diligence-vurderinger involverer seks trin:

  • Forankring af ansvarlighed: Definition af ansvarlighed i virksomhedens retningslinjer i overensstemmelse med lovgivning og OECD retningslinjer.
  • Kortlægning af negative konsekvenser: Analyse af virksomhedens og leverandørers praksis for at identificere risici og standse, forebygge eller begrænse negative konsekvenser for grundlæggende menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold.
  • Træf foranstaltninger: Implementer foranstaltninger til at stoppe, forebygge og håndtere identificerede risici, med fokus på forebyggelse frem for reaktion.
  • Følge op på tiltagene: Evaluer effektiviteten af ​​gennemførte tiltag og foretag eventuelle justeringer.
  • Kommunikere med berørte interessenter: Informer berørte parter om tiltag og resultater af due diligence-vurderingerne.
  • Genopret: Hvis virksomheden er direkte involveret i negative konsekvenser, implementer genoprettende foranstaltninger såsom kompensation, kompensation eller sanktioner.

Ved at følge disse trin opfylder virksomheder kravene i gennemsigtighedsloven og bidrager til et ansvarligt og bæredygtigt erhvervsliv.

Igangsætte handling

At handle er en del af due diligence-vurderingerne (trin 4) og et af formålene med gennemsigtighedsloven. At handle, når virksomheder krænker menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold er afgørende for at sikre, at enkeltpersoner og lokalsamfund er beskyttet mod overlast. Dette er med til at skabe en kultur og fremme virksomhedernes respekt for menneskerettigheder og fremme virksomhedernes åbenhed og arbejde og forankre ansvar i virksomhedens ledelse.

Tiltak etter åpenhetsloven

Den norske forbrugertilsyn giver grundlaget for tre niveauer af foranstaltninger i henhold til gennemsigtighedsloven:

  • Præventive målinger
  • Restriktive foranstaltninger
  • Stop foranstaltninger

Rapport

Offentlighedsloven pålægger virksomheder en årsrapport, eller indberetningspligt, som loven definerer det som. En indberetning efter gennemsigtighedsloven er et dokument, som virksomheder skal offentliggøre senest den 30 juni hvert år på deres hjemmesider.

En redegørelse for due diligence-vurderingerne skal give indsigt i de due diligence-vurderinger, som virksomheden har foretaget, og præsentere de potentielle negative konsekvenser, der er konstateret, og de foranstaltninger, der er iværksat.

Minstekravet i redegjørelse etter åpenhetsloven

Due diligence-vurderinger skal indeholde tre hovedelementer:

  1. Generel beskrivelse af virksomheden, herunder organisation, driftsområde, produkter/ydelser, markeder, samt hvordan arbejdet med menneskerettigheder og arbejdsforhold er forankret i interne retningslinjer og rutiner.
  2. Oplysninger om faktiske negative konsekvenser og væsentlig risiko for sådanne konsekvenser fundet i due diligence-vurderingerne. Dette omfatter beskrivelser af konkrete negative konsekvenser og risikoområder samt vurderinger af sværhedsgrad og sandsynlighed.
  3. Beskrivelse af tiltag, der er gennemført eller planlagt for at stoppe faktiske negative konsekvenser og begrænse risiko. Dette indebærer rapportering om gennemførte tiltag og deres resultater.

Erklæringen skal underskrives i overensstemmelse med bogføringslovens § 3-5 (Lovdata) om underskrift af årsregnskab og årsrapport.

Forbrukertilsynet, Redegjørelse

Rapporten skal være underskrevet af relevante personer og være let tilgængelig på virksomhedens hjemmeside. Den skal opdateres årligt og ved væsentlige ændringer i risikovurderingerne. Moderselskaber skal endvidere medtage vurderinger af datterselskabernes aktiviteter. Virksomheder i koncernen kan vælge at udarbejde en fælles redegørelse, men kravene til indhold og formkrav skal stadig være opfyldt for hver enkelt virksomhed i koncernen.

Informationskrav

Offentlighedsloven er en unik lov, der giver offentligheden ret til at anmode virksomheder om oplysninger om virksomhedens håndtering af menneskerettigheder og arbejdsforhold i forsyningskæden. Oplysningskravet giver enhver ret til at anmode om sådanne oplysninger gennem skriftlig kontakt til virksomheden, enten via e-mail, brev eller online formularer. Virksomheder er ved lov forpligtet til at svare på disse henvendelser inden for tre uger med omfattende og forståelige svar.

Virksomheder skal besvare anmodninger om oplysninger hurtigst muligt og senest 3 uger efter modtagelsen af ​​anmodningen.

Minimumskravene til oplysningskravet omfatter redegørelse for bestyrelsens ansvar og retningslinjer samt konkrete tiltag i tilfælde af negative konsekvenser for grundlæggende menneskerettigheder og arbejdsforhold. Oplysningerne skal også omfatte resultaterne af due diligence-vurderinger uden at afsløre leverandørernes identitet. Virksomhederne kan afvise påstande, der er uforståelige eller urimelige, men bør så vidt muligt henvise til offentligt tilgængelige oplysninger.

Læs mere om oplysningskrav i henhold til gennemsigtighedsloven her.

Hvem kan anmode om oplysninger?

Virksomheder skal være parate til at reagere på informationsanmodninger fra offentligheden, kunder, investorer eller andre interessenter, der ønsker at vide mere om, hvordan virksomheden håndterer faktiske og potentielle negative konsekvenser, der er identificeret gennem due diligence-processen.

Overtrædelse af gennemsigtighedsloven

Det er den norske forbrugertilsyn, der har fået til opgave at føre tilsyn efter gennemsigtighedsloven. I gennemsigtighedslovens første år vejledte og hjalp tilsynsmyndigheden med lovgivningen, men meldte i efteråret 2023 ud, at de ville starte tilsyn.

Efter at Forbrugertilsynet i slutningen af ​​2023 gennemførte en undersøgelse af norske virksomheders håndtering af lovgivningen, kom det frem, at hver femte virksomhed manglede en offentlig redegørelse på deres hjemmeside. Vi anbefaler derfor, at alle sætter sig grundigt ind i kravene i lovgivningen.

Selvom det norske forbrugertilsyn hovedsageligt har lagt vægt på vejledning i det første år efter lovens ikrafttræden, er det alligevel vigtigt at understrege, at vi vil slå ned på omfattende og åbenlyse brud på lovens bestemmelser. Virksomheder, der ikke har bevist deres ansvar, og ikke overholder loven, risikerer sanktioner.

Trond Rønningen, direktør i Forbrukertilsynet

Udviklingen i Europa

Indførelsen af ​​gennemsigtighedsloven kan ses i sammenhæng med, hvad der sker i resten af ​​Europa. I Storbritannien blev “UK Modern Slavery Act” implementeret i 2015. I 2017 modtog Frankrig “Plan for årvågenhed“, mens Tyskland gennemførte den lov, der indtil videre minder mest om gennemsigtighedsloven med navnet “Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten“. De fleste lande, der har implementeret tilsvarende lovgivning, har sat toldgrænserne betydeligt højere end Norge, men det forventes, at disse gradvist vil udjævnes.

Hvad du skal gøre i din virksomhed nu!

Forbrugertilsynets hjemmeside kan du læse mere om, hvordan du kommer i gang med due diligence-vurderinger efter gennemsigtighedsloven, og hvilke tiltag du nu skal tage.

Forbrugertilsynet anbefaler virksomheder at starte med disse punkter:

  1. Ankeransvar i bestyrelsen: Det er afgørende at forankre ansvarlighed i bestyrelsen, som skal vedtage en plan for due diligence-vurderinger og offentliggørelse af rapporter i overensstemmelse med lovgivningen.
  2. Retningslinjer og virksomhedskultur: Etablere retningslinjer, der overholder gennemsigtighedsloven, og kommunikere disse internt for at integrere dem i virksomhedskulturen.
  3. System til håndtering af informationspligt: ​​Etablere et effektivt system til håndtering af skriftlige anmodninger om information og sikre, at virksomheden kan svare inden for tre uger.
  4. Kortlægning: Start kortlægningen af ​​både interne forhold og forsyningskæder uden at vente, da dette kan være en tidskrævende proces.
  5. Risikoanalyse: Udfør en grundig risikoanalyse for at identificere potentielle krænkelser af menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold både internt og hos leverandører.

ShareControl Transparency – System til gennemsigtighedsloven

ShareControl Transparency tilbyder en løsning skræddersyet til virksomheder, der ønsker at opfylde kravene i gennemsigtighedsloven på en effektiv og sikker måde. ShareControl Transparency er bygget på Microsoft Power Apps og giver en intuitiv brugeroplevelse og muliggør problemfri integration med en række forskellige platforme, herunder Microsoft 365, Power BI og Dynamics 365

Med systemet kan virksomheder nemt opbevare data relateret til grundlæggende menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold i overensstemmelse med kravene i den norske offentlighedslov. Gennem værktøjer som Forms og Customer Voice giver ShareControl Transparency også mulighed for at udsende spørgeskemaer i forbindelse med due diligence-vurderinger, samt generere automatiserede rapporter baseret på indsamlede data. Med ShareControl Transparency bliver overholdelse af lovgivning og etisk praksis en problemfri del af virksomhedens drift.

ShareControl Transparency

Software for «Åpenhetsloven»

System til håndtering af gennemsigtighedsloven - Share Control Transparency

About The Author