Fristen for redegjørelse etter åpenhetsloven nærmer seg med stormskritt. 30. juni 2024 må alle virksomheter som er omfattet av åpenhetsloven offentliggjøre redegjørelsen. Her er reglene du må huske på!
Hva er en redegjørelse etter åpenhetsloven?
Alle virksomheter som er omfattet av åpenhetsloven må offentliggjøre en redegjørelse for sine aktsomhetsvurderinger, hvert år og senest innen 30. juni. Kommunikasjon er en sentral del av aktsomhetsvurderingene, hvor virksomhetene må kommunisere hvordan de håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Redegjørelsen er åpenhetsloven forlengelse av dette, noe som skal sikre allmennheten innsikt i funnene dere har gjort og hvilke tiltak som er iverksatt.
Fristen for redegjørelse etter åpenhetsloven – 30 juni 2024
Les også: Stegene i åpenhetsloven
Det finnes imidlertid flere krav til hva redegjørelsen minimum må inneholde og hvordan dette skal settes opp.
Minimumskrav i redegjørelsen
Nå som fristen for redegjørelse etter åpenhetsloven nærmer seg er det flere punkter som må med i redegjørelsen. Da dette er selskapenes måte å presentere resultatene av aktsomhetsvurderingene, bygger redegjørelsesplikten videre på retningslinjene fra OECD. Dette betyr at det finnes noen minstekrav som må følges. I åpenhetsloven § 5 bokstav a, b og c, fremkommer kravene som kreves.
Finn ut mer om kravene i åpenhetsloven her.
Så lenge minstekravet i redegjørelsene er oppfylt, står selskapene fritt i å utforme redegjørelsene etter skjønn. Det vil imidlertid alltid være fordelaktig å beskrive mer enn det minstekravet dekker.
Hva med utenlandske virksomheter?
Åpenhetsloven pålegger over 9 000 norske selskaper å følge opp menneskerettigheter i egen virksomhet og leverandørkjede. Også utenlandske virksomheter kan være omfattet. Les mer om åpenhetsloven for utenlandske virksomheter her.
1. Generell beskrivelse av virksomheten
Kravet om redegjørelse etter åpenhetsloven er at virksomheten selv skal gi en generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområder, retningslinjer og rutiner for å håndtere negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Generell beskrivelse av virksomheten henger sammen med 1 trinn i aktsomhetsvurderingene, hvor styret skal forankre ansvarlighet i retningslinjene.
2. Negative konsekvenser oppdaget i aktsomhetsvurderinger
I aktsomhetsvurderingene ble det foretatt aktiviteter for å avdekke negative konsekvenser og risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår. Funnene herifra skal nå tas med i redegjørelsen.
Åpenhetsloven krever ikke at virksomheten fremlegger alle leverandørene med minimal risiko og der det ikke er avdekket noen tilfeller. Vi anbefaler likevel å fremlegge antallet som er sjekket, f.eks. 11 leverandører med lav risiko, 4 med middels risiko og 2 med høy risiko. Videre skal virksomheten presentere funnene hos leverandørene med middels- og høy risiko. Merk at alle funn hos leverandører med faktiske negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår her skal presenteres.
I redegjørelsen er det aktuelt å skrive om negativ påvirkning på menneskerettigheter og arbeidsvilkår som dere har funnet både i og utenfor deres egen virksomhet. Det bør også fremgå om de negative konsekvensene er direkte eller indirekte påvirket av virksomhetens aktiviteter.
Det bør tas med mest mulig informasjon om funnene dere har gjort for å gi allmenheten innblikk i risikovurderingene deres og hvilke områder dere har fokusert på. Spørsmålet om hvor mye informasjon
Kravene i redegjørelsen:
- Funn av faktiske negative konsekvenser
- Vesentlig risiko for negative konsekvenser
- Hvordan risikoområdene er prioritert (ikke et krav, men anbefalt1)
- Kriteriene for prioritering (ikke et krav, men anbefalt)
Personopplysninger og forretningshemmeligheter
I henhold til åpenhetsloven paragraf 5, andre ledd, fremkommer det at personlige opplysninger og informasjon som konkurransemessige fremgangsmåter eller informasjon kan holdes utenfor redegjørelsen. Det samme gjelder med informasjon som er gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttet av åndsverkloven.
Leverandørnavn kan derfor holdes utenfor redegjørelsen og informasjonskravet dersom det ikke anses som sentralt.
3. Iverksatte tiltak og resultater
Sammen med de negative konsekvensene skal virksomheten presentere hvilke tiltak som er iverksatt samt resultatene av disse. Her skal det komme frem hvilke tiltak som er iverksatt eller som planlegges. Det bør også fremgå om dette er forebyggende, begrensende eller stansende tiltak.
Når dere skriver om resultater, skal det fremkomme hvordan tiltakene har bidratt til, eller forventes å bidra til å redusere risiko eller å rette opp de faktiske negative konsekvensene som er avdekket.
Merk at tiltak også kan være forebyggende tiltak, før eventuelle funn er oppdaget. Eksempler på dette er god innkjøpspraksis, code of conducts og lignende.
Les mer om iverksetting av tiltak her.
Informasjonskrav
Et annet sentralt tema i åpenhetsloven er informasjonskravet. Den krever at virksomheter skal svare forbrukere på spørsmål rundt faktiske og potensielle negative konsekvenser på menneskerettigheter hos sine leverandører. Alle som ønsker mer informasjon om et selskaps håndtering av lovverket, kan ta skriftlig kontakt med selskaper som er omfattet av lovverket for å be om informasjon. Dette kan gjøres gjennom e-post, fysisk brev eller gjennom skjemaer som virksomheten har på sine nettsider.
Virksomhetene må dermed svare skriftlig på informasjonskravet innen rimelig tid og senest innen 3 uker.
Virksomheter må følge flere krav for å oppfylle informasjonskravet, dette gjelder både generell informasjon og informasjon rundt menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold knyttet til et produkt eller tjeneste. Les mer om informasjonskrav her.
Veien videre
Redegjørelsen skal publiseres på virksomhetens nettsider som et signert dokument. Virksomheter som derfor publiserer redegjørelsen som ren tekst, eller uten et dokument med signatur, følger ikke kravene etter åpenhetsloven.
Dersom virksomheten har plikt til å utarbeide redegjørelse om samfunnsansvar etter regnskapsloven §3-3 c, eller publiserer en årlig generell bærekraftsrapport, kan redegjørelsen etter åpenhetsloven legges inn i denne.
Redegjørelsen skal publiseres på et virksomhetens hjemmesider og være enkel å finne for allmennheten «til enhver tid».
Hva med virksomheter som ikke har en nettside? Redegjørelsen skal da publiseres et annet offentlig tilgjengelig sted, og så langt som mulig gjøres søkbar på internett.
Etter publisering av redegjørelsen er det igjen tid for å fortsette aktsomhetsvurderinger frem mot neste redegjørelsesfrist, eller dersom risikobilde er endret. Vi gjør også oppmerksom på at aktsomhetsvurderingene skal være en videreutvikling av forrige aktsomhetsvurdering, slik at virksomhetene hele tiden kartlegger mer av terrenget hos leverandørene sine og egen virksomhet. Vi anbefaler videre å følge anbefalinger på forbrukertilsynets hjemmesider.
