Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022. Er din virksomhet godt forbedret og har prosessene på plass? I henhold til lovens paragraf 4 skal virksomheter «forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer». I denne artikkelen kan du lese mer om dette temaet.
Forankre ansvarlighet i styret
Åpenhetsloven kan sies å bestå av 4 sentrale steg, det første er å forankre ansvarlighet i styret. Videre skal virksomheten samle alle sine leverandører og gjennomføre aktsomhetvurderinger, dette er igjen en prosess som består av flere trinn. Etter gjennomført aktsomhetsvurdering skal en redegjørelse publiseres på virksomhetens hjemmeside. Du kan lese mer om aktsomhetsvurderinger og redegjørelse i «åpenhetsloven maler«. Til slutt kan «enhver» kontakte virksomheten for å få dypere innsikt i virksomhetens håndhevelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår gjennom informasjonskravet.
Forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer
Gjennom strenge krav til åpenhet og ansvarlighet er formålet med åpenhetsloven å forebygge negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette gjelder både i egen virksomhet, men også i virksomhetens forretningsforbindelser og nedover i leverandørkjeden. Loven krever også at man vurderer underleverandører der det er mulig.
Hva er negative konsekvenser? Les mer på Forbrukertilsynets sider her.
Forankre ansvarlighet i aktsomhetsvurderingene står oppført i lovverkets §4, bokstav a. Dette omhandler at virksomheten skal sette noen overordnede mål for å unngå og forebygge skade. Her er det viktig å utdype konkrete handlinger (tiltak), retningslinjer og ansvarlighet i virksomheten. For å gjøre det enklere å forstå hva dette innebærer, har vi laget en sjekkliste:
Utvikle prosedyrer og retningslinjer
For selskaper som er pliktig til å rapportere etter åpenhetsloven, er det styret som er ansvarlig for oppfølging av åpenhetsloven. Det er derfor viktig at styret sørger for en forsvarlig organisering av virksomheten, slik at selskapet til enhver tid følger lover og regler.
Les også: Hva er åpenhetsloven og hva er din plikt?
Styret skal derfor bestemme hvordan selskapet skal etterleve åpenhetsloven gjennom prosedyrer, rapporter og retningslinjer. Det er opp til hvert enkelt styre hvor detaljert slike bestemmelser skal være og hva som skal overlates til daglig leder. Det finnes dermed ingen offisielle standarder fra OECD, Forbrukertilsynet eller andre for å definere ansvarlighet i styret. En tommelfinger regel er imidlertid at virksomheten skal ha dokumenter – retningslinjer mv, som beskriver hvordan virksomheten arbeider med menneskerettigheter og arbeidsforhold. Noen virksomheter velger her å definere retningslinjer i kontrakten med leverandørene sine, slik at selskapet enkelt kan si opp avtalen dersom eventuelle brudd kan defineres som en mangel på inngått kontrakt. Enkelte virksomheter har nulltoleranse for brudd på menneskerettigheter og arbeidsforhold, mens andre ikke har mulighet til å gradere seg helt mot eller påvirke de negative konsekvensene.
Retningslinjer og dokumenter skal gjøres kjent for alle som blir berørt, slik som ansatte, leverandører og forretningspartnere. Dette kan eksempelvis være å publisere virksomhetens retningslinjer på hjemmesiden sin. Det er også viktig at det internt er god kjennskap til hvem som er ansvarlig for å følge opp de ulike aktivitetene.
OECDs retningslinjer for overordnede retningslinjer
OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper inneholder flere sett med anbefalinger som virksomheter bør følge i åpenhetsloven. I steget «forankre ansvarlighet», inneholder retningslinjene følgende punkter:
- Bidra til økonomisk, sosial og miljømessig framgang med sikte på å skape en bærekraftig utvikling.
- Respektere de internasjonalt anerkjente menneskerettighetene til dem som berøres av virksomheten deres.
- Oppmuntre til lokal kapasitetsbygging gjennom nært samarbeid med lokalsamfunnet, herunder næringsinteresser, og utvikle selskapets virksomhet på hjemme- og utemarkeder, i samsvar med behovet for sunn handelspraksis.
- Oppmuntre til oppbygging av menneskelig kapital, særlig ved å skape arbeidsplasser og legge til rette for opplæringsmuligheter for arbeidstakere.
- Avstå fra å søke eller godta unntak som ikke er nevnt i lover eller forskrifter om blant annet menneskerettigheter, miljø, helse, sikkerhet, arbeidsforhold, beskatning, økonomiske insentiver eller andre forhold.
- Støtte og opprettholde gode prinsipper for eierstyring og selskapsledelse og utarbeide og følge gode rutiner for selskapsledelse, også innenfor konsern eller selskapsgrupper.
- Utvikle og følge effektive frivillige praksisformer og ledelsessystemer som fremmer et forhold bygd på tiltro og gjensidig tillit mellom selskapene og samfunnene der de driver virksomhet.
- Fremme bevissthet om og overholdelse av selskapets politikk blant sine arbeidstakere ved behørig formidling av denne politikken, blant annet i opplæringsprogrammer.
- Avstå fra diskriminerende eller disiplinære tiltak mot arbeidstakere som i god tro gir opplysninger til ledelsen eller til kompetente offentlige myndigheter om forhold som er i strid med loven, retningslinjene eller selskapets politikk.
- Gjennomføre risikobaserte aktsomhetsvurderinger, for eksempel ved å innarbeide dem i selskapets systemer for risikostyring, for å kartlegge, forebygge og begrense faktiske og potensielle negative konsekvenser som beskrevet i punkt 11 og 12, og å gjøre rede for hvordan disse konsekvensene håndteres. Arten og omfanget av aktsomhetsvurderinger avhenger av den konkrete situasjonen.
- Unngå å forårsake eller medvirke til negative konsekvenser som følge av egen virksomhet i saker som omfattes av retningslinjene, og håndtere slike konsekvenser når de måtte forekomme.
- Bestrebe seg på å forebygge eller begrense negative konsekvenser selv om de ikke har medvirket til dem, når de aktuelle konsekvensene likevel er direkte knyttet til deres virksomhet, varer eller tjenester gjennom en forretningsforbindelse. Hensikten her er ikke å velte ansvaret fra enheten som er årsaken til de negative konsekvensene, over på selskapet som den har forretningsforbindelse med.
- I tillegg til å håndtere negative konsekvenser i forbindelse med saker som omfattes av retningslinjene, der det er praktisk mulig oppmuntre forretningspartnere, herunder leverandører og underleverandører, til å følge prinsipper for ansvarlig forretningspraksis i samsvar med retningslinjene.
- Samarbeide med interessenter slik at de får reell anledning til å fremme sine synspunkter og bli tatt hensyn til i planleggings- og beslutningsprosesser i tilknytning til prosjekter eller annen virksomhet som kan få betydelige konsekvenser for lokalsamfunnet.
- Avstå fra all upassende innblanding i lokal politisk virksomhet.
Last ned guide for åpenhetsloven
Få innblikk i alle funksjonene og prosessene som kan hjelper deg med håndteringen av åpenhetsloven. Vi har laget en komplett guide som tar deg fra forankring i styret til aktsomhetsvurderinger, risikovurdering og redegjørelse.
Få veiledningen i innboksen din
Definere roller og ansvar
Til tross for at det er daglig leder og styret i virksomheten som er ansvarlig for etterlevelse av åpenhetsloven, bør enhver virksomhet definere roller og ansvar i håndteringen av lovverket. Dette sikrer både overholdelse og effektivisering av prosessene. I dette steget bør virksomheten både avdekke roller og ansvar innen innkjøpspraksis og underveis i arbeidet med risikobilde, arbeid med redegjørelse og håndtering av informasjonskrav.
Det bør også defineres i retningslinjene at de ansatte følger opp hver enkelt leverandør ved inngåelse av nye kontrakter. God innkjøpspraksis defineres som en god forebyggende aktivitet mot negative konsekvenser, samtidig som du sparer ansatte for tidskrevende arbeid i aktsomhetsvurderinger og iverksettelse av tiltak etter at eventuelle skader har skjedd. Et godt utgangspunkt for god innkjøpspraksis er å bruke verktøy som «Høyrisikolisten» fra DFØ og signere «Code of Conducts» ved inngåelse av kontrakt.
I forbindelse med aktsomhetsvurderinger, er det viktig å definere retningslinjer for hvilke virksomheter som skal undersøkes grundigere enn andre. Dette kan være basert på landsrisiko eller totale transaksjoner med leverandør. Det bør videre defineres hvem som følger opp hver enkelt leverandør, f.eks. en person eller avdeling, kontaktperson for hver enkelt leverandør eller daglig leder.
Forankre ansvarlighet i selskapets avtaler
Et forebyggende tiltak virksomheter kan gjøre i steg 1, forankring av ansvarlighet er å implementere retningslinjer i avtaler. Dette innebærer å innarbeide retningslinjer i avtalene med leverandører og forretningspartnere som sikrer etterlevelse av virksomhetens forventninger til ansvarlig næringsliv. Dette kan oppnås gjennom en grundig formidling av retningslinjene gjennom formelle kontrakter eller annen dokumentasjon.
Kommunikasjonen av forventningene til leverandører og forretningspartnere bør være skriftlig og inkludere krav om overholdelse av retningslinjer for ansvarlig næringsliv, forventninger til åpenhet, oppfølging og rapportering, samt informasjon om spredning av ansvarlighet gjennom hele leverandørkjeden. Det bør også klargjøres at manglende overholdelse av retningslinjene kan føre til kontraktsavslutning
Ved vurdering av nye samarbeidspartnere bør kriterier knyttet til ansvarlig næringsliv inkluderes i prosesser, anbudskriterier eller screeningkriterier for å sikre at standarden opprettholdes.
Lover rundt menneskerettigheter i Europa
Innføringen av åpenhetsloven kan ses i sammenheng med det som skjer i resten av Europa. I Storbritannia ble «UK Modern Slavery Act» iverksatt i 2015. I 2017 fikk Frankrike «Plan of vigilance», mens Tyskland iverksatte loven som hittil er mest lik åpenhetsloven med navnet «Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten». De fleste land som har iverksatt lignende lovverk har satt pliktgrensene betraktelig høyere enn Norge, men det er forventet at disse gradvis vil jevnes ut.
Forankre ansvarlighet med et system for åpenhetsloven
ShareControl Transparency tilbyr en løsning skreddersydd for virksomheter som ønsker å oppfylle kravene i åpenhetsloven på en effektiv og sikker måte. Bygget på Microsoft Power Apps, gir ShareControl Transparency en intuitiv brukeropplevelse og muliggjør sømløs integrasjon med en rekke plattformer, inkludert Microsoft 365, Power BI og Dynamics 365.
Les også: Nytt system for åpenhetsloven
Med et system for åpenhetsloven kan virksomheter enkelt lagre data knyttet til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i samsvar med de kravene i den norske åpenhetsloven. Gjennom verktøy som Microsoft Forms og Customer Voice, gir ShareControl Transparency også mulighet for å sende ut spørreskjemaer i forbindelse med aktsomhetsvurderinger, samt generere automatiserte redegjørelser basert på innsamlede data. Med ShareControl Transparency blir etterlevelse av lovgivning og etisk praksis en sømløs del av virksomhetens drift.
