Forankring af ansvarlighed – Gennemsigtighedsloven

Forankring af ansvarlighed – Gennemsigtighedsloven

Gennemsigtighedsloven trådte i kraft den 1. juli 2022. Er din virksomhed velforbedret, og har du processerne på plads? Virksomheder skal ifølge lovens § 4 “forankre ansvaret i virksomhedens retningslinjer”. I denne artikel kan du læse mere om dette emne.

Anker ansvarlighed i bestyrelsen

Gennemsigtighedsloven kan siges at bestå af 4 centrale trin, hvoraf det første er at forankre ansvarligheden i bestyrelsen. Ydermere skal virksomheden samle alle sine leverandører og foretage due diligence vurderinger, dette er igen en proces der består af flere trin. Efter en due diligence-vurdering skal der offentliggøres en rapport på virksomhedens hjemmeside. Du kan læse mere om due diligence-vurderinger og forklaringer i “Gennemsigtighedsloven skabeloner“. Endelig kan “enhver” kontakte virksomheden for at få dybere indsigt i virksomhedens håndhævelse af menneskerettigheder og ordentlige arbejdsforhold gennem informationskravet.

Anker ansvarlighed i virksomhedens retningslinjer

Gennem strenge krav til gennemsigtighed og ansvarlighed er formålet med gennemsigtighedsloven at forhindre negative konsekvenser for grundlæggende menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold. Det gælder både i virksomhedens egen drift, men også i virksomhedens forretningsforbindelser og længere nede i forsyningskæden. Loven kræver også, at underleverandører skal tages i betragtning, hvor det er muligt.

Hvad er negative konsekvenser? Læs mere på Forbrugertilsynets hjemmeside her.

Forankringsansvar i forsvarlighedsvurderingerne er anført i lovgivningens §4, litra a. Det drejer sig om, at virksomheden skal sætte nogle overordnede mål for at undgå og forebygge skader. Her er det vigtigt at uddybe konkrete handlinger (tiltag), retningslinjer og ansvar i virksomheden. For at gøre det nemmere at forstå, hvad dette indebærer, har vi lavet en tjekliste:

Forankre ansvarlighet i styret

Udvikle procedurer og retningslinjer

For virksomheder, der er indberetningspligtige efter gennemsigtighedsloven, har bestyrelsen ansvaret for at følge op på gennemsigtighedsloven. Det er derfor vigtigt, at bestyrelsen sikrer en ordentlig tilrettelæggelse af virksomheden, så virksomheden til enhver tid overholder love og regler.

Læs også: Hvad er gennemsigtighedsloven, og hvad er din pligt?

Bestyrelsen skal derfor tage stilling til, hvordan virksomheden vil overholde gennemsigtighedsloven gennem procedurer, rapporter og retningslinjer. Det er op til hver enkelt bestyrelse, hvor detaljerede sådanne bestemmelser skal være, og hvad der skal overlades til den daglige leder. Der er således ingen officielle standarder fra OECD, det norske forbrugertilsyn eller andre til at definere ansvarlighed i bestyrelsen. En tommelfingerregel er dog, at virksomheden skal have dokumenter – retningslinjer mv., der beskriver, hvordan virksomheden arbejder med menneskerettigheder og arbejdsforhold. Nogle virksomheder vælger her at definere retningslinjer i kontrakten med deres leverandører, så virksomheden nemt kan opsige aftalen, hvis eventuelle overtrædelser kan defineres som manglende indgået kontrakt. Visse virksomheder har nultolerance over for krænkelser af menneskerettigheder og arbejdsforhold, mens andre ikke har mulighed for helt at imødegå eller påvirke de negative konsekvenser.

Retningslinjer og dokumenter skal gøres kendt for alle berørte, såsom medarbejdere, leverandører og samarbejdspartnere. Det kan for eksempel være at offentliggøre virksomhedens retningslinjer på sin hjemmeside. Det er også vigtigt, at der er et godt internt kendskab til, hvem der har ansvaret for at følge op på de forskellige aktiviteter.

OECD retningslinjer for generelle retningslinjer

OECD’s retningslinjer for multinationale virksomheder indeholder flere sæt anbefalinger, som virksomheder bør følge i gennemsigtighedsloven. I trinnet “forankring af ansvarlighed” indeholder retningslinjerne følgende punkter:

  1. Bidrage til økonomiske, sociale og miljømæssige fremskridt med det formål at skabe bæredygtig udvikling.
  2. Respekter de internationalt anerkendte menneskerettigheder for dem, der er berørt af deres operationer.
  3. Opmuntre til lokal kapacitetsopbygning gennem tæt samarbejde med lokalsamfundet, herunder erhvervsinteresser, og udvikle virksomhedens aktiviteter på hjemme- og udenlandske markeder i overensstemmelse med behovet for sund handelspraksis.
  4. Fremme udviklingen af ​​menneskelig kapital, især ved at skabe job og lette uddannelsesmuligheder for arbejdstagere.
  5. Afstå fra at søge eller acceptere dispensationer, der ikke er nævnt i love eller regler vedrørende blandt andet menneskerettigheder, miljø, sundhed, sikkerhed, arbejdsforhold, skat, økonomiske incitamenter eller andre forhold.
  6. Understøtte og vedligeholde gode principper for virksomhedsledelse samt udarbejde og følge gode rutiner for virksomhedsledelse, også inden for grupper eller koncerner af virksomheder.
  7. Udvikle og følge effektive frivillige praksisser og ledelsessystemer, der fremmer et forhold bygget på tillid og gensidig tillid mellem virksomhederne og de samfund, hvor de opererer.
  8. Fremme bevidstheden om og overholdelse af virksomhedens politik blandt dens medarbejdere ved korrekt formidling af denne politik, herunder i uddannelsesprogrammer.
  9. Afstå fra diskriminerende eller disciplinære foranstaltninger over for medarbejdere, der i god tro giver information til ledelsen eller til kompetente offentlige myndigheder om forhold, der er i strid med loven, retningslinjer eller virksomhedens politik.
  10. Udføre risikobaserede due diligence-vurderinger, fx ved at indarbejde dem i virksomhedens risikostyringssystemer, for at kortlægge, forebygge og begrænse faktiske og potentielle negative konsekvenser som beskrevet i punkt 11 og 12 samt redegøre for, hvordan disse konsekvenser er. håndteres. Arten og omfanget af due diligence-vurderinger afhænger af den konkrete situation.
  11. Undgå at forårsage eller bidrage til negative konsekvenser som følge af dine egne aktiviteter i forhold, der er omfattet af retningslinjerne, og håndtere sådanne konsekvenser, når de opstår.
  12. Tilstræbe at forebygge eller begrænse negative konsekvenser, selvom de ikke har bidraget til dem, når de relevante konsekvenser alligevel er direkte knyttet til deres virksomhed, varer eller tjenesteydelser gennem et forretningsforhold. Formålet her er ikke at flytte ansvaret fra den enhed, der er årsag til de negative konsekvenser, over på den virksomhed, som den har en forretningsforbindelse med.
  13. Udover at håndtere negative konsekvenser i forbindelse med forhold omfattet af retningslinjerne, hvor det er praktisk muligt at opfordre samarbejdspartnere, herunder leverandører og underleverandører, til at følge principper for ansvarlig forretningspraksis i overensstemmelse med retningslinjerne.
  14. Samarbejde med interessenter, så de har en reel mulighed for at fremme deres synspunkter og blive taget til efterretning i planlægnings- og beslutningsprocesser i forbindelse med projekter eller andre aktiviteter, der kan have væsentlige konsekvenser for lokalsamfundet.
  15. Afstå fra enhver upassende indblanding i lokale politiske aktiviteter.

Download vejledning til gennemsigtighedsloven

Få et indblik i alle de funktioner og processer, der kan hjælpe dig med at håndtere gennemsigtighedsloven. Vi har lavet en komplet guide, der tager dig fra forankring i bestyrelsen til due diligence-vurderinger, risikovurdering og rapportering.

Få guiden i din indbakke

Vejledning til håndtering af gennemsigtighedsloven

Definer roller og ansvar

På trods af, at det er den daglige leder og virksomhedens bestyrelse, der er ansvarlige for overholdelse af gennemsigtighedsloven, bør enhver virksomhed definere roller og ansvar i håndteringen af ​​lovgivningen. Dette sikrer både compliance og effektivisering af processerne. I dette trin skal virksomheden både afdække roller og ansvar inden for indkøbspraksis og under arbejdet med risikovurdering, arbejde med forklaringer og håndtering af informationskrav.

Det bør endvidere defineres i retningslinjerne, at medarbejderne følger op på hver enkelt leverandør ved indgåelse af nye kontrakter. God indkøbsskik defineres som en god forebyggende aktivitet mod negative konsekvenser, samtidig med at man sparer medarbejderne for tidskrævende arbejde i due diligence-vurderinger og iværksættelse af tiltag efter en eventuel skade er sket. Et godt udgangspunkt for god indkøbsskik er at bruge værktøjer som “Højrisikolisten” fra DFØ og underskrive “Code of Conduct” ved kontraktindgåelse.

I forbindelse med due diligence-vurderinger er det vigtigt at definere retningslinjer for, hvilke virksomheder der skal undersøges mere grundigt end andre. Dette kan være baseret på landerisiko (norsk) eller samlede transaktioner med leverandører. Det bør også defineres, hvem der følger op på hver enkelt leverandør, f.eks. en person eller afdeling, kontaktperson for hver enkelt leverandør eller daglig leder.

Stegene i åpenhetsloven

Anker ansvarlighed i virksomhedens aftaler

En forebyggende foranstaltning virksomheder kan tage i trin 1, forankring af ansvarlighed, er at implementere retningslinjer i aftaler. Det handler om at indarbejde retningslinjer i aftalerne med leverandører og samarbejdspartnere, der sikrer overholdelse af virksomhedens forventninger til ansvarlig forretning. Dette kan opnås gennem grundig formidling af retningslinjerne gennem formelle kontrakter eller anden dokumentation.

Forventningsformidlingen til leverandører og samarbejdspartnere bør være skriftlig og indeholde krav om overholdelse af retningslinjer for ansvarlig forretning, forventninger til gennemsigtighed, opfølgning og rapportering samt information om spredning af ansvar i hele forsyningskæden. Det bør også gøres klart, at manglende overholdelse af retningslinjerne kan føre til kontraktopsigelse

Ved vurdering af nye samarbejdspartnere bør kriterier vedrørende ansvarlig virksomhed indgå i processer, udbudskriterier eller screeningskriterier for at sikre, at standarden fastholdes.

Love omkring menneskerettigheder i Europa

Indførelsen af ​​gennemsigtighedsloven kan ses i sammenhæng med, hvad der sker i resten af ​​Europa. I Storbritannien blev “UK Modern Slavery Act” implementeret i 2015. I 2017 modtog Frankrig “Plan for årvågenhed“, mens Tyskland gennemførte den lov, der indtil videre minder mest om gennemsigtighedsloven med navnet “Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten“. De fleste lande, der har implementeret tilsvarende lovgivning, har sat toldgrænserne betydeligt højere end Norge, men det forventes, at disse gradvist vil udjævnes.

ShareControl Transparency iPad

Anker ansvarlighed med et system til gennemsigtighedsloven

ShareControl Transparency tilbyder en løsning skræddersyet til virksomheder, der ønsker at opfylde kravene i gennemsigtighedsloven på en effektiv og sikker måde. ShareControl Transparency er bygget på Microsoft Power Apps og giver en intuitiv brugeroplevelse og muliggør problemfri integration med en række forskellige platforme, herunder Microsoft 365, Power BI og Dynamics 365.

Læs også: Nyt system til gennemsigtighedsloven

Med et system til gennemsigtighedsloven kan virksomheder nemt opbevare data vedrørende grundlæggende menneskerettigheder og anstændige arbejdsforhold i overensstemmelse med kravene i den norske åbenhedslov. Gennem værktøjer som Microsoft Forms og Customer Voice giver ShareControl Transparency også mulighed for at udsende spørgeskemaer i forbindelse med due diligence-vurderinger, samt generere automatiserede rapporter baseret på indsamlede data. Med ShareControl Transparency bliver overholdelse af lovgivning og etisk praksis en problemfri del af virksomhedens drift.

Se flere artikler om gennemsigtighedsloven:

About The Author