Öppenhetslagen trädde i kraft den 1. juli 2022. Är ditt företag välförbättrat och har du processerna på plats? Enligt 4 § i lagen ska företag ”förankra ansvaret i företagets riktlinjer”. I den här artikeln kan du läsa mer om detta ämne.
Ankare ansvar i styrelsen
Öppenhetslagen kan sägas bestå av 4 centrala steg, varav det första är att förankra ansvarighet i styrelsen. Vidare ska verksamheten samla alla sina leverantörer och genomföra due diligence-bedömningar, detta är återigen en process som består av flera steg. Efter att en due diligence-bedömning har genomförts ska en rapport publiceras på bolagets hemsida. Du kan läsa mer om due diligence-bedömningar och förklaringar i ”Öppenhetslagen mallar”. Slutligen kan ”vem som helst” kontakta verksamheten för att genom informationskravet få djupare insikt i verksamhetens efterlevnad av mänskliga rättigheter och schyssta arbetsvillkor.
Förankra ansvarighet i företagets riktlinjer
Genom strikta krav på insyn och ansvarsskyldighet är syftet med öppenhetslagen att förhindra negativa konsekvenser för grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor. Det gäller både i företagets egen verksamhet, men även i företagets affärsrelationer och längre ner i leverantörskedjan. Lagen kräver också att underleverantörer beaktas där det är möjligt.
Vad är negativa konsekvenser? Läs mer på Konsumentverkets hemsida här.
Förankringsansvaret i aktsamhetsbedömningarna framgår av 4 § a i lagen. Det handlar om att verksamheten måste sätta upp några övergripande mål för att undvika och förebygga skador. Här är det viktigt att utveckla konkreta handlingar (åtgärder), riktlinjer och ansvar i verksamheten. För att göra det lättare att förstå vad detta innebär har vi skapat en checklista:
Utveckla rutiner och riktlinjer
För företag som är anmälningsskyldiga enligt öppenhetslagen ansvarar styrelsen för att följa upp öppenhetslagen. Det är därför viktigt att styrelsen säkerställer en korrekt organisation av verksamheten, så att bolaget hela tiden följer lagar och regler.
Läs också: Vad är offentlighetslagen och vad är din skyldighet?
Styrelsen ska därför besluta om hur bolaget ska följa öppenhetslagen genom rutiner, rapporter och riktlinjer. Det är upp till varje enskild styrelse hur detaljerade sådana bestämmelser ska vara och vad som ska överlåtas till den verkställande direktören. Det finns alltså inga officiella standarder från OECD, norska konsumenttilsynet eller andra för att definiera ansvarighet i styrelsen. En tumregel är dock att verksamheten ska ha dokument – riktlinjer mm, som beskriver hur verksamheten arbetar med mänskliga rättigheter och arbetsvillkor. Vissa verksamheter väljer här att definiera riktlinjer i avtalet med sina leverantörer, så att företaget enkelt kan säga upp avtalet om eventuella överträdelser kan definieras som bristande ingånget avtal. Vissa företag har nolltolerans mot kränkningar av mänskliga rättigheter och arbetsvillkor, medan andra inte har möjlighet att helt motverka eller påverka de negativa konsekvenserna.
Riktlinjer och dokument ska göras kända för alla som berörs, såsom anställda, leverantörer och affärspartners. Det kan till exempel vara att publicera företagets riktlinjer på sin hemsida. Det är också viktigt att det finns god intern kunskap om vem som ansvarar för att följa upp de olika verksamheterna.
OECD:s riktlinjer för allmänna riktlinjer
OECD:s riktlinjer för multinationella företag innehåller flera uppsättningar rekommendationer som företag bör följa i öppenhetslagen. I steget ”förankra ansvarighet” innehåller riktlinjerna följande punkter:
- Bidra till ekonomiska, sociala och miljömässiga framsteg i syfte att skapa hållbar utveckling.
- Respektera de internationellt erkända mänskliga rättigheterna för dem som berörs av deras verksamhet.
- Uppmuntra lokal kapacitetsuppbyggnad genom nära samarbete med lokalsamhället, inklusive affärsintressen, och utveckla företagets verksamhet på hemma- och utlandsmarknader, i enlighet med behovet av sunda handelsmetoder.
- Uppmuntra utvecklingen av humankapital, särskilt genom att skapa jobb och underlätta utbildningsmöjligheter för arbetstagare.
- Avstå från att söka eller acceptera undantag som inte nämns i lagar eller förordningar avseende bland annat mänskliga rättigheter, miljö, hälsa, säkerhet, arbetsvillkor, beskattning, ekonomiska incitament eller annat.
- Stödja och upprätthålla goda principer för bolagsstyrning samt förbereda och följa goda rutiner för bolagsstyrning, även inom grupper eller koncerner av företag.
- Utveckla och följ effektiva frivilliga metoder och ledningssystem som främjar en relation som bygger på förtroende och ömsesidigt förtroende mellan företagen och de samhällen där de verkar.
- Främja medvetenhet om och efterlevnad av företagets policy bland dess anställda genom att på ett korrekt sätt sprida denna policy, inklusive i utbildningsprogram.
- Avstå från diskriminerande eller disciplinära åtgärder mot anställda som i god tro lämnar information till ledningen eller till behöriga myndigheter om förhållanden som strider mot lag, riktlinjer eller företagets policy.
- Genomför riskbaserade due diligence-bedömningar, till exempel genom att införliva dem i företagets riskhanteringssystem, för att kartlägga, förebygga och begränsa faktiska och potentiella negativa konsekvenser enligt punkterna 11 och 12 samt redogöra för hur dessa konsekvenser är hanteras. Arten och omfattningen av due diligence-bedömningar beror på den specifika situationen.
- Undvik att orsaka eller bidra till negativa konsekvenser till följd av din egen verksamhet i frågor som omfattas av riktlinjerna, och hantera sådana konsekvenser när de inträffar.
- Sträva efter att förebygga eller begränsa negativa konsekvenser även om de inte har bidragit till dem, när de relevanta konsekvenserna ändå är direkt kopplade till deras verksamhet, varor eller tjänster genom en affärsrelation. Syftet här är inte att flytta ansvaret från den enhet som är orsaken till de negativa konsekvenserna till det företag som den har en affärsrelation med.
- Förutom att hantera negativa konsekvenser i samband med ärenden som omfattas av riktlinjerna, där det är praktiskt möjligt att uppmuntra affärspartners, inklusive leverantörer och underleverantörer, att följa principer för ansvarsfullt företagande i enlighet med riktlinjerna.
- Samverka med intressenter så att de får en reell möjlighet att föra fram sina åsikter och bli beaktade i planerings- och beslutsprocesser i samband med projekt eller andra aktiviteter som kan få betydande konsekvenser för lokalsamhället.
- Avstå från all olämplig inblandning i lokala politiska aktiviteter.
Ladda ner guide för öppenhetsloven
Få inblick i alla funktioner och processer som kan hjälpa dig med hanteringen av öppenhetsloven. Vi har skapat en komplett guide som tar dig från förankring i styrelsen till due diligence-bedömningar, riskbedömning och rapportering.
Få guiden i din inkorg
Guiden finns endast på norska.
Definiera roller och ansvar
Trots att det är den verkställande direktören och styrelsen för verksamheten som ansvarar för efterlevnaden av öppenhetslagen bör varje verksamhet definiera roller och ansvar i hanteringen av lagstiftningen. Detta säkerställer både efterlevnad och effektivisering av processerna. Verksamheten ska i detta steg både avslöja roller och ansvar inom inköpspraxis och under arbetet med riskbedömning, arbete med förklaringar och hantering av informationskrav.
Det bör också definieras i riktlinjerna att medarbetarna följer upp varje enskild leverantör vid nya kontrakt. God inköpssed definieras som en god förebyggande verksamhet mot negativa konsekvenser, samtidigt som man besparar anställda från tidskrävande arbete i due diligence-bedömningar och genomförande av åtgärder efter att eventuell skada inträffat. En bra utgångspunkt för god inköpssed är att använda verktyg som ”Högrisklistan” från DFØ och underteckna ”Code of Conducts” vid avtalsslut.
I samband med due diligence-bedömningar är det viktigt att definiera riktlinjer för vilka verksamheter som ska granskas mer ingående än andra. Detta kan baseras på landsrisk (norsk) eller totala transaktioner med leverantörer. Det bör också definieras vem som följer upp varje enskild leverantör, t.ex. en person eller avdelning, kontaktperson för varje enskild leverantör eller general manager.
Förankra ansvarighet i företagets avtal
En förebyggande åtgärd företag kan vidta i steg 1, förankring av ansvar, är att implementera riktlinjer i avtal. Det handlar om att införliva riktlinjer i avtalen med leverantörer och affärspartners som säkerställer efterlevnad av företagets förväntningar på ansvarsfullt företagande. Detta kan uppnås genom en noggrann spridning av riktlinjerna genom formella kontrakt eller annan dokumentation.
Kommunikationen av förväntningar till leverantörer och affärspartners bör vara skriftlig och innehålla krav på efterlevnad av riktlinjer för ansvarsfullt företagande, förväntningar på transparens, uppföljning och rapportering samt information om ansvarsspridning i hela leverantörskedjan. Det bör också klargöras att bristande efterlevnad av riktlinjerna kan leda till uppsägning av avtalet
Vid bedömning av nya samarbetspartners bör kriterier som rör ansvarsfullt företagande ingå i processer, anbudskriterier eller screeningkriterier för att säkerställa att standarden upprätthålls.
Lagar kring mänskliga rättigheter i Europa
Införandet av öppenhetslagen kan ses i samband med vad som händer i övriga Europa. I Storbritannien implementerades ”UK Modern Slavery Act” 2015. 2017 fick Frankrike ”Plan of Vigilance”, medan Tyskland genomförde den lag som hittills mest liknar öppenhetslagen med namnet ”Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten”. De flesta länder som implementerat liknande lagstiftning har satt tullgränserna betydligt högre än i Norge, men det förväntas att dessa gradvis kommer att plana ut.
Förankra ansvarighet med ett system för öppenhetslagen
ShareControl Transparency erbjuder en lösning skräddarsydd för företag som vill uppfylla kraven i öppenhetslagen på ett effektivt och säkert sätt. ShareControl Transparency bygger på Microsoft Power Apps och ger en intuitiv användarupplevelse och möjliggör sömlös integration med en mängd olika plattformar, inklusive Microsoft 365, Power BI och Dynamics 365.
Läs också: Nytt system för insynslagen
Med ett system för öppenhetslagen kan företag enkelt lagra uppgifter som rör grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor i enlighet med kraven i den norska öppenhetslagen. Genom verktyg som Microsoft Forms och Customer Voice ger ShareControl Transparency även möjlighet att skicka ut frågeformulär i samband med due diligence-bedömningar, samt generera automatiserade rapporter baserat på insamlad data. Med ShareControl Transparency blir efterlevnaden av lagstiftning och etisk praxis en sömlös del av företagets verksamhet.
