Overholdelse af IFRS 16 er en kompleks og ressourcekrævende opgave for økonomiafdelinger, med udfordringer, der både skyldes standardens kompleksitet og de praktiske problemer ved implementeringen. IFRS 16 kræver en detaljeret håndtering af leasingaftaler, nøjagtige beregninger og omfattende finansiel rapportering. Automatisering af IFRS 16-processer giver virksomheder bedre økonomisk kontrol og indsigt.
Automatisering af IFRS 16-processer betyder, at man bruger specialiseret software til at indsamle leasingaftaler og til at beregne og bogføre dem som brugsretsaktiver og leasingforpligtelser i balancen.
I denne artikel gennemgår vi hele IFRS 16-processen og viser, hvordan moderne software som ShareControl IFRS 16 kan automatisere og effektivisere hvert trin – fra dataindsamling til årsafslutning.
Fordele ved automatisering af IFRS 16-processer
Automatisering af IFRS 16-processer giver betydelige fordele i de økonomiske processer og øger værdien af integrerede data i virksomheden.
IFRS 16 har ændret den måde, virksomheder håndterer leasingaftaler på. Standarden kræver præcis regnskabsføring, omfattende dokumentation og løbende opfølgning på kontrakter. For mange virksomheder betyder det en tidskrævende og risikofyldt proces, især når aftalerne håndteres manuelt i Excel-regneark eller i uoverskuelige systemer.
Automatisering kan give betydelige fordele og besparelser i administrationen af leasingaftaler, og IFRS 16-software kan reducere omkostningerne ved at administrere leasingaftaler ved at automatisere beregninger og bogføringsposter.
De vigtigste fordele ved at automatisere IFRS 16De sentrale fordelene ved å automatisere IFRS 16:
| Hvem | Fordele |
|---|---|
| For medarbejdere med ansvar for kontrakter | Central kontraktstyring: Alle kontrakter, bilag og dokumenter samles ét sted i et centralt styringssystem, så du nemt kan finde og få adgang til alle leasingdokumenter. Du slipper for at bruge tid på at lede efter filer forskellige steder eller hos kolleger. Automatiske påmindelser: Systemet sender meddelelser om vigtige datoer som fornyelser, opsigelser og genforhandlinger, så du aldrig overser en frist. Opdaterede dokumenter: Du arbejder altid med den nyeste version af kontrakter og bilag, så der ikke er tvivl om, hvilken fil der er den rigtige. Nem overdragelse: Hvis du skifter rolle eller forlader virksomheden, kan en kollega hurtigt overtage dine opgaver uden at skulle lede efter manglende dokumenter. |
| For ledelsen og regnskabsafdelingen | Fuldt dokumentoverblik: Alle kontraktdokumenter er tilgængelige og opdaterede, hvilket sikrer korrekt afstemning og IFRS 16-rapportering. Mindre risiko for fejl: Automatiske beregninger og valideringer reducerer menneskelige fejl i regnskabet og sikrer overholdelse af reglerne. Effektiv genforhandling: Hurtig adgang til kontraktdata og historik gør det nemt at forberede genforhandlinger og vurdere bonusser og sanktioner. Tidsbesparelse: Medarbejderne bruger mindre tid på at lede efter dokumenter og kan i stedet fokusere på værdiskabende opgaver. |
| For virksomheden som helhed | Bedre opfølgning på leverandører og kunder: Systemet gør det nemt at følge op på, om parterne overholder kontraktvilkårene, og at identificere eventuelle mangler eller bonusmuligheder. Mindre afhængighed af enkeltpersoner: Viden og dokumenter er ikke bundet til enkelte medarbejdere, men tilgængelige for hele teamet. Bedre beslutningsgrundlag: Ledelsen får hurtig adgang til præcise data om kontrakter, hvilket understøtter bedre strategiske beslutninger. Flere valutaer: Håndterer leasingaftaler i flere valutaer og omregner automatisk til præsentationsvalutaen, hvilket passer til internationale virksomheder. Integration med økonomisystemer: En bogføringsjournal i et format, der er tilpasset eksisterende regnskabs- og konsolideringssystemer som SAP, Visma og Agresso. Direkte integration kan sættes op som tilkøb efter aftale. IFRS 16 for koncerner: Subsites kan bruges til separate instanser (fx moderselskab og datterselskaber) og sikrer effektiv afstemning og ensartet regnskabspraksis på tværs af selskaberne i koncernen. |
Overblik: god praksis for IFRS 16-processer
For at forstå mulighederne for automatisering skal vi først se på hele processen efter IFRS 16. Processen kan opdeles i seks hovedområder:
- Lease Portfolio Management – opsætning og onboarding af leasingaftaler
- Lease Operations – løbende drift og vedligeholdelse
- Calculation & Valuation – beregninger og målinger
- Reporting & Disclosure – periodeaflæggelse og årsafslutning
- Compliance & Controls – governance og revision
- Analytics & Optimization – løbende forbedring
Når regnskabsfunktionerne for leasingaftaler samles i én central IFRS 16-software, bliver processen enklere for økonomiteamet.
Lad os se på hver delproces, og på hvordan automatisering gør en forskel.
1. Lease Portfolio Management: fra kaos til kontrol
Udfordringen
Den første og ofte mest tidskrævende opgave er at indsamle alle leasingaftaler fra hele organisationen. Leasingaftalerne ligger spredt i forskellige afdelinger, systemer, mapper og papirarkiver. Data skal trækkes manuelt ud af PDF-filer og dokumenter, og kvaliteten varierer meget.
Automatisering med ShareControl IFRS 16
Dataimport: For at overholde IFRS 16 har virksomheden brug for et samlet overblik over alle sine leasingaftaler. ShareControl IFRS 16 giver:
- Et centralt arkiv i SharePoint, hvor alle leasingaftaler kan uploades og gemmes
- Struktureret dataindsamling via standardiserede skabeloner
- Masseimport af eksisterende leasingdata
- Organisering i dokumentbiblioteker med metadata
Identifikation og klassificering: Efter IFRS 16 skal alle leasingaftaler identificeres og klassificeres korrekt. Løsningen tilbyder:
- Strukturerede arbejdsgange, der guider brugeren gennem vurderingen
- Indbyggede felter til klassificering (omfattet af IFRS 16, kort leasingaftale, aktiv med lav værdi)
- Dokumentation af vurderingsgrundlaget direkte i systemet
- Versionshistorik, der registrerer alle beslutninger
Første måling og indregning: IFRS 16 kræver, at leasingforpligtelsen og brugsretsaktivet måles på påbegyndelsesdatoen (IFRS 16.23–26). Softwaren giver:
- Standardiserede inputfelter til:
- Leasingperiode samt optioner på forlængelse og opsigelse
- Leasingydelser (faste samt variable, som afhænger af et indeks eller en sats)
- Diskonteringsrente (den interne rente i leasingaftalen eller den marginale lånerente)
- Direkte startomkostninger
- Beregning af den første leasingforpligtelse og brugsretsaktivet
- Integration med en model til komplekse scenarier
Effekt: Reducerer onboardingtiden betydeligt og sikrer ensartet datakvalitet i hele leasingporteføljen.
2. Lease Operations: automatisér de løbende opdateringer
Udfordringen
Når leasingporteføljen er etableret, begynder den løbende drift. Den omfatter månedlige afskrivninger, renteomkostninger, registrering af betalinger og håndtering af kontraktændringer. I manuelle systemer betyder det hundredvis af opdateringer hver måned.
Automatisering med ShareControl IFRS 16
Periodisk regnskabsføring: Med månedlig rapportering påvirker IFRS 16 resultat og balance hver måned. Løsningen giver:
- Korrekte afskrivninger på brugsretsaktiver hver måned
- Renteomkostninger på leasingforpligtelser
- Automatisk opdatering af balancen
- Bogføringsposter til hovedbogen
- Automatisering af regnskabsmæssige transaktioner, herunder nutidsværdiberegninger, afskrivninger og renteomkostninger
- Automatisk beregning af nutidsværdien af fremtidige leasingydelser
Betalinger:
- Registrering af leasingydelser direkte i systemet
- Fordeling mellem afdrag og rente
- Håndtering af variable betalinger
- Afstemning med betalingsplaner
Ændringer i leasingaftaler: Ændringer i en leasingaftale skal håndteres hurtigt. Softwaren giver:
- En struktureret arbejdsgang til registrering af kontraktændringer
- Ny beregning ved ændringer af leasingaftaler og revurderinger
- En versionslog, der dokumenterer alle ændringer (hvem, hvornår, hvad)
- Mulighed for at rulle tilbage til tidligere versioner
- Meddelelser om vigtige datoer og frister
Kontraktens livscyklus:
- Påmindelser om fornyelser, opsigelsesfrister og andre vigtige datoer
- Integration med notifikationsmodulet (Power Automate)
- Dashboard med overblik over alle aktive leasingaftaler og deres status
Effekt: Sparer økonomiafdelingen flere dage hver måned og fjerner risikoen for glemte opdateringer og fejl.
3. Calculation & Valuation: præcise beregninger hver gang
Udfordringen
Processerne efter IFRS 16 er komplekse. Nutidsværdiberegninger, afskrivninger, renteomkostninger og vurdering af værdiforringelse (IAS 36, jf. IFRS 16.33) – alt skal udføres præcist og konsistent. Det er en af de største udfordringer for virksomheder.
Automatisering med ShareControl IFRS 16
Beregningsmotor: ShareControl IFRS 16 bruger en beregningsmodel, der:
- Henter alle leasingdata fra SharePoint
- Beregner nutidsværdien med den korrekte diskonteringsrente
- Udarbejder komplette afskrivningsplaner
- Beregner renteomkostninger over hele leasingperioden
- Udarbejder likviditetsprognoser
Revisor skal kunne efterprøve beregningerne, så processen skal være gennemsigtig. Løsningen sikrer det gennem:
- Alle beregninger køres centralt med samme model
- Ingen forskellige versioner af formler
- Revisionsspor fra input til resultat
- Alle brugere arbejder med de samme data
Revurdering og omvurdering: Standarden kræver, at leasingforpligtelsen omvurderes, når leasingydelserne ændres, fx ved indeksregulering eller en ny vurdering af optioner (IFRS 16.39–43). Softwaren giver:
- En systematisk revurderingsproces
- Håndtering af indeksregulering, når pengestrømmene ændres (IFRS 16.42 b)
- Ny beregning ved udløsende hændelser
Effekt: Fjerner fejl fra manuelle processer og sikrer, at alt er i overensstemmelse med kravene i IFRS 16.
4. Reporting & Disclosure: fra data til indsigt
Udfordringen
Kvartals- og årsafslutninger kræver omfattende rapportering efter IFRS 16. Leasingoversigter, balancerapporter, resultateffekter, forfaldsanalyser og noter – alt skal udarbejdes hurtigt og præcist.
Automatisering med ShareControl IFRS 16
Ledelsesrapportering: IFRS 16 øger informationsbehovet betydeligt. Løsningen giver:
- Leasingoversigter (alle aktive leasingaftaler)
- Balancerapporter (brugsretsaktiver og leasingforpligtelser), der opdateres i realtid
- Resultatrapporter (afskrivninger og renteomkostninger)
- Pengestrømsrapporter
- Forfaldsanalyse af leasingforpligtelserne (IFRS 16.58) for de næste fem år og derefter
- Interaktive dashboards med nøgletal
Søgning og filtrering: Løsningen giver bedre kontrol over dine leasingaftaler:
- Søgning på tværs af alle SharePoint-biblioteker
- Avancerede filtre (type, afdeling, beløb, udløbsdato osv.)
- Tilpassede visninger, der kan gemmes og deles
- Eksport til videre analyse
Lovpligtig rapportering: IFRS 16 stiller omfattende krav til noteoplysninger (IFRS 16.51–60). Softwaren understøtter:
- Skabeloner til noter i årsregnskabet:
- Note om anvendt regnskabspraksis
- Brugsretsaktiver og afskrivninger fordelt på kategorier af underliggende aktiver
- Forfaldsanalyse af leasingforpligtelser
- Oplysninger om væsentlige leasingaftaler
- Følsomhedsanalyser
- Udarbejdelse af notetabeller
- Dokumentation klar til den eksterne revision
Resultat til forskellige modtagere:
- Regnskabsafdelingen: en bogføringsjournal til upload i ERP-systemet (SAP, Visma, Agresso m.fl.)
- Ledelsen: ledelsesdashboards med Power BI-integration
- Ekstern revision: fuld dokumentation med sporbarhed
- Myndigheder: noter til årsregnskabet i det korrekte format
Effekt: Reducerer tiden til rapportering væsentligt og sikrer ensartethed på tværs af alle rapporter og systemer.
5. Compliance & Controls: sikkerhed og sporbarhed
Udfordringen
Overholdelse af IFRS 16 kræver god dokumentation, og revisor forventer adgangskontrol og revisionsspor. I manuelle systemer er det svært at fastslå, hvem der har ændret hvad og hvornår, og intern kontrol er en udfordring. Dedikeret IFRS 16-software kan reducere manuelle fejl og give et bedre revisionsspor for leasingaftaler.
Automatisering med ShareControl IFRS 16
Datakvalitet og validering: IFRS 16 kræver præcise oplysninger om alle leasingaftaler. Løsningen sikrer det gennem:
- Indbyggede valideringsregler, der sikrer datakvaliteten ved indtastning
- Kontrol af beregninger
- Afstemninger mellem delprocesser
- Advarsler ved afvigelser eller manglende data
Intern kontrol: Revisor forventer god kontrol over processen. Softwaren giver:
- Rollebaseret adgangskontrol via SharePoint-tilladelser
- Brugerne ser kun de leasingaftaler, de har adgang til
- Læse- eller redigeringsrettigheder efter rolle
- Versionshistorik på alt:
- Alle ændringer logges
- Du kan se, hvem der har ændret hvad og hvornår
- Du kan rulle tilbage til tidligere versioner
- Funktionsadskillelse understøttes via tilladelser
Opfølgning på overholdelse af IFRS 16:
- Tjeklister til krav
- Overvågning af, at alle leasingaftaler er indregnet korrekt
- Kontrol af krav til noteoplysninger
- Dokumentation af regnskabspraksis
Revision og dokumentation: Når IFRS 16-tallene revideres, er sporbarhed afgørende. Løsningen giver:
- Bogføringsjournalen dokumenterer, hvilke leasingaftaler, beregninger og forudsætninger posteringerne bygger på
- Alle dokumenter og data gemmes centralt i SharePoint
- Versionshistorikken bevares
- Nem adgang for eksterne revisorer
Effekt: Giver økonomidirektører, koncernregnskabschefer og controllere fuld kontrol og tryghed for, at processen er sikker, sporbar og klar til revision.
6. Analytics & Optimization: løbende forbedring
Udfordringen
Når den daglige drift kører, er det vigtigt at kunne analysere leasingporteføljen og finde forbedringer, fx:
- Hvilke typer leasingaftaler har vi?
- Hvad koster de?
- Kan vi forhandle bedre vilkår?
Automatisering med ShareControl IFRS 16
Porteføljeanalyse: IFRS 16 giver bedre indsigt i leasingforpligtelserne. Løsningen tilbyder:
- Interaktive dashboards med visualiseringer
- Analyse af leasingporteføljen efter type, afdeling, værdi og løbetid
- Trendanalyser over tid
- Sammenligning med budget
- Cost-benefit-analyser af nye leasingaftaler
Søgning på tværs: Løsningen giver søgning på tværs af bibliotekerne:
- Søg og filtrér på tværs af alle biblioteker, brugeren har adgang til
- Find hurtigt bestemte kontrakter eller grupper af kontrakter
- Identificér leasingaftaler, der snart udløber
- Bedre overblik over de leasede aktiver
Tilpassede visninger:
- Brugerne kan oprette og gemme deres egne visninger
- Vælg, hvilke kolonner der skal vises
- Del visninger med kolleger
- Skift nemt mellem forskellige perspektiver
Effekt: Giver ledelsen bedre indsigt i leasingporteføljen og et grundlag for velinformerede beslutninger om fremtidige leasingaftaler.
IFRS 16-system og sikkerhed bygget ind i Microsoft 365
ShareControl IFRS 16 er bygget som en SPFx-webdel (SharePoint Framework) til SharePoint Online, hvilket betyder:
Integreret i virksomhedens eksisterende Microsoft 365-miljø
- Installeres direkte i virksomhedens eget Microsoft 365-miljø
- Ingen eksterne systemer eller hosting hos leverandøren
- Bruger Microsoft Entra ID (tidligere Azure AD) til login (SSO) og rettigheder
- Ingen separate adgangskoder eller brugerkonti
- Subsites kan bruges til separate instanser (fx forskellige selskaber)
Data og sikkerhed
Data opbevares sikkert i virksomhedens eget miljø:
- Alle oplysninger gemmes i SharePoint-biblioteker og -lister
- Brugerne arbejder med deres normale SharePoint-rettigheder
- Ingen udvidede rettigheder – brugerne kan kun se det, de har adgang til
- Løsningen respekterer kundens it-politikker og governance
Integreret med andre Microsoft-produkter
- SharePoint – central opbevaring af kontrakter og vigtig dokumentation, med nem indtastning og opdatering af metadata om kontrakterne.
- Integreret med Microsoft Teams
- Power BI – visualisering og analyse af kontraktdata i Power BI. Få overblik over nøgleoplysninger og pengestrømme, og søg i kontrakter for hver enkelt leverandør.
- Power Automate – automatiske påmindelser via e-mail eller Microsoft Teams om vigtige frister og datoer, så du altid er opdateret.
- Microsoft 365 – Word til redigering af kontrakter og samarbejde, Teams og Outlook til meddelelser (via Power Automate) og Excel til analyse og rapportering af kontraktdata.
Integration med økonomisystemer
En af de største fordele ved ShareControl IFRS 16 er, at IFRS 16-posteringerne går direkte ind i de økonomisystemer, du allerede bruger.
Som standard leverer løsningen en bogføringsjournal i et format, der passer til dit regnskabs- eller konsolideringssystem. Direkte integration kan sættes op som tilkøb efter aftale. Understøttede systemer omfatter:
ERP- og konsolideringssystemer:
- SAP
- Oracle/HFM (Hyperion Financial Management)
- Cognos (IBM Cognos Controller)
- Visma
- Unit4 Agresso
- Cantor
- OCRA
- Og andre systemer
Business case: hvad er gevinsterne?
Lad os se på et konkret eksempel på, hvordan software kan forbedre IFRS 16-processen:
Situation: En mellemstor virksomhed med 150 leasingaftaler (biler, lokaler, it-udstyr osv.)
| Proces | Før automatisering | Efter automatisering |
|---|---|---|
| Manuelle opdateringer pr. måned | 2–3 dage | 0,5 dag |
| Kvartalsafslutning | 5–7 dage | 1–2 dage |
| Årsafslutning | 10–15 dage | 3–5 dage |
| Risiko for fejl i regnskabet | Høj | Minimal |
| Revisionsspor | Vanskeligt | Komplet |
| I alt pr. år | 60–80 dage | 15–25 dage |
Gevinster:
- 45–55 dage frigøres om året til mere værdiskabende aktiviteter
- Lavere revisionshonorar (bedre dokumentation og mindre tidsforbrug)
- Bedre overholdelse og mindre risiko for fejl
- Bedre indsigt i leasingporteføljen
- Ingen manuel dobbeltregistrering: posteringerne uploades til ERP-systemet fra bogføringsjournalen
- Hurtigere periodeafslutning med automatiseret dataflow
- Ensartet rapportering på tværs af systemer
ROI: Typisk en tilbagebetalingstid på 6–18 måneder, afhængigt af virksomhedens størrelse og kompleksitet. For større koncerner med mange leasingaftaler og behov for flere valutaer og ERP-integration er gevinsterne ofte endnu større.
Konklusjon: Fra byrde til konkurransefortrinn
Konklusion: fra byrde til konkurrencefordel
Overholdelse af IFRS 16 behøver ikke at være en tung, manuel proces. Med ShareControl IFRS 16 kan din virksomhed automatisere hele processen – fra dataindsamling til rapportering.
ShareControl IFRS 16 giver økonomiafdelinger en moderne, sikker og effektiv løsning til at håndtere hele IFRS 16-processen – bygget på jeres eksisterende Microsoft 365-infrastruktur og med en bogføringsjournal til jeres ERP-system.
Er I klar til at automatisere jeres IFRS 16-processer?
Kontakt Share Control for en demo, og se, hvordan løsningen kan tilpasses jeres konkrete behov.Kontakt Share Control for en demo og se hvordan løsningen kan tilpasses deres spesifikke behov.
Har du spørgsmål om ShareControl IFRS 16?
Få svar på dine spørgsmål eller en hurtig gennemgang af, hvordan ShareControl IFRS 16 fungerer og integreres i dit Microsoft 365-miljø.
Om Share Control AS
Share Control AS har siden 2015 leveret systemløsninger til dokument- og kontraktstyring i Microsoft 365. ShareControl IFRS 16 er en specialiseret løsning til overholdelse af IFRS 16, som bygger på vores erfaring med at gøre komplekse processer enkle og effektive for økonomiafdelinger.
Løsningen bruges af virksomheder i hele Norden, der har brug for en sikker, effektiv og skalerbar løsning til at håndtere kravene i IFRS 16.
Denne artikel bygger på ShareControls produktdokumentation og god praksis i branchen for automatisering af IFRS 16-processer.
