Att följa IFRS 16 är en komplex och resurskrävande uppgift för ekonomiavdelningar, med utmaningar som beror både på standardens komplexitet och på de praktiska problemen vid införandet. IFRS 16 kräver en detaljerad hantering av leasingavtal, exakta beräkningar och omfattande finansiell rapportering. Automatisering av IFRS 16-processer ger företag bättre ekonomisk kontroll och insyn.
Automatisering av IFRS 16-processer innebär att man använder specialiserad programvara för att samla in leasingavtal och för att beräkna och bokföra dem som nyttjanderättstillgångar och leasingskulder i balansräkningen.
I den här artikeln går vi igenom hela IFRS 16-processen och visar hur modern programvara som ShareControl IFRS 16 kan automatisera och effektivisera varje steg – från datainsamling till bokslut.
Fördelar med automatisering av IFRS 16-processer
Automatisering av IFRS 16-processer ger betydande fördelar i de ekonomiska processerna och ökar värdet av integrerade data i verksamheten.
IFRS 16 har förändrat hur företag hanterar leasingavtal. Standarden kräver korrekt redovisning, omfattande dokumentation och löpande uppföljning av avtal. För många företag innebär det en tidskrävande och riskfylld process, särskilt när avtalen hanteras manuellt i Excel-kalkylblad eller i svåröverskådliga system.
Automatisering kan ge betydande fördelar och kostnadsbesparingar i administrationen av leasingavtal, och IFRS 16-programvara kan minska kostnaderna för att administrera leasingavtal genom att automatisera beräkningar och verifikationer.
De viktigaste fördelarna med att automatisera IFRS 16
| Vem | Fördelar |
|---|---|
| För medarbetare med ansvar för avtal | Central avtalshantering: Alla avtal, bilagor och dokument samlas på ett ställe i ett centralt styrsystem, så att du enkelt hittar och kommer åt alla leasingdokument. Du slipper lägga tid på att leta efter filer på olika ställen eller hos kollegor. Automatiska påminnelser: Systemet skickar aviseringar om viktiga datum som förlängningar, uppsägningar och omförhandlingar, så att du aldrig missar en tidsfrist. Uppdaterade dokument: Du arbetar alltid med den senaste versionen av avtal och bilagor, så det råder aldrig tvekan om vilken fil som är rätt. Enkel överlämning: Om du byter roll eller lämnar företaget kan en kollega snabbt ta över dina uppgifter utan att behöva leta efter dokument som saknas. |
| För ledningen och redovisningsavdelningen | Full dokumentöversikt: Alla avtalsdokument är tillgängliga och uppdaterade, vilket säkerställer korrekt avstämning och IFRS 16-rapportering. Mindre risk för fel: Automatiska beräkningar och valideringar minskar mänskliga fel i redovisningen och säkerställer att reglerna följs. Effektiv omförhandling: Snabb tillgång till avtalsdata och historik gör det enkelt att förbereda omförhandlingar och bedöma bonusar och viten. Tidsbesparing: Medarbetarna lägger mindre tid på att leta efter dokument och kan i stället fokusera på värdeskapande uppgifter. |
| För verksamheten som helhet | Bättre uppföljning av leverantörer och kunder: Systemet gör det enkelt att följa upp om parterna uppfyller avtalsvillkoren och att identifiera eventuella brister eller bonusmöjligheter. Mindre beroende av enskilda personer: Kunskap och dokument är inte knutna till enskilda medarbetare utan tillgängliga för hela teamet. Bättre beslutsunderlag: Ledningen får snabb tillgång till exakta uppgifter om avtalen, vilket ger stöd för bättre strategiska beslut. Flera valutor: Hanterar leasingavtal i flera valutor och räknar automatiskt om till rapporteringsvalutan, vilket passar internationella företag. Integration med ekonomisystem: En bokföringsjournal i ett format anpassat till befintliga redovisnings- och konsolideringssystem som SAP, Visma och Agresso. Direkt integration kan sättas upp som tillval på begäran. IFRS 16 för koncerner: Subsites kan användas för separata instanser (t.ex. moderbolag och dotterbolag) och säkerställer effektiv avstämning och enhetliga redovisningsprinciper i koncernens bolag. |
Översikt: god praxis för IFRS 16-processer
För att förstå möjligheterna till automatisering behöver vi först se på hela processen enligt IFRS 16. Processen kan delas in i sex huvudområden:
- Lease Portfolio Management – uppsättning och onboarding av leasingavtal
- Lease Operations – löpande drift och underhåll
- Calculation & Valuation – beräkningar och värderingar
- Reporting & Disclosure – periodrapportering och bokslut
- Compliance & Controls – styrning och revision
- Analytics & Optimization – ständiga förbättringar
När redovisningsfunktionerna för leasingavtal samlas i en central IFRS 16-programvara blir processen enklare för ekonomiteamet.
Låt oss titta på varje delprocess och på hur automatisering gör skillnad.
1. Lease Portfolio Management: från kaos till kontroll
Utmaningen
Den första och ofta mest tidskrävande uppgiften är att samla in alla leasingavtal från hela organisationen. Leasingavtalen finns utspridda på olika avdelningar, i olika system, mappar och pappersarkiv. Data måste hämtas manuellt ur PDF-filer och dokument, och kvaliteten varierar kraftigt.
Automatisering med ShareControl IFRS 16
Dataimport: För att följa IFRS 16 behöver företaget en samlad överblick över alla sina leasingavtal. ShareControl IFRS 16 ger:
- Ett centralt arkiv i SharePoint där alla leasingavtal kan laddas upp och lagras
- Strukturerad datainsamling med standardiserade mallar
- Massimport av befintliga leasingdata
- Organisering i dokumentbibliotek med metadata
Identifiering och klassificering: Enligt IFRS 16 måste alla leasingavtal identifieras och klassificeras korrekt. Lösningen erbjuder:
- Strukturerade arbetsflöden som guidar användaren genom bedömningen
- Inbyggda fält för klassificering (inom IFRS 16:s tillämpningsområde, korttidsleasingavtal, tillgång av lågt värde)
- Dokumentation av bedömningsunderlaget direkt i systemet
- Versionshistorik som registrerar alla beslut
Första värdering och redovisning: IFRS 16 kräver att leasingskulden och nyttjanderättstillgången värderas på inledningsdatumet (IFRS 16.23–26). Programvaran ger:
- Standardiserade inmatningsfält för:
- Leasingperiod samt förlängnings- och uppsägningsoptioner
- Leasingbetalningar (fasta samt variabla som beror på ett index eller ett pris)
- Diskonteringsränta (leasingavtalets implicita ränta eller den marginella upplåningsräntan)
- Initiala direkta utgifter
- Beräkning av leasingskulden och nyttjanderättstillgången vid första redovisningstillfället
- Integration med en modell för komplexa scenarier
Effekt: Minskar onboardingtiden med upp till 70 % och säkerställer enhetlig datakvalitet i hela leasingportföljen.
2. Lease Operations: automatisera de löpande uppdateringarna
Utmaningen
När leasingportföljen är på plats börjar den löpande driften. Den omfattar månatliga avskrivningar, räntekostnader, registrering av betalningar och hantering av avtalsändringar. I manuella system innebär det hundratals uppdateringar varje månad.
Automatisering med ShareControl IFRS 16
Periodisk redovisning: Vid månadsrapportering påverkar IFRS 16 resultat- och balansräkningen varje månad. Lösningen ger:
- Korrekt avskrivning av nyttjanderättstillgångar varje månad
- Räntekostnader för leasingskulder
- Automatisk uppdatering av balansräkningen
- Verifikationer till huvudboken
- Automatisering av redovisningstransaktioner, inklusive nuvärdesberäkningar, avskrivningar och räntekostnader
- Automatisk beräkning av nuvärdet av framtida leasingbetalningar
Betalningar:
- Registrering av leasingbetalningar direkt i systemet
- Fördelning mellan amortering och ränta
- Hantering av variabla betalningar
- Avstämning mot betalningsplaner
Ändringar i leasingavtal: Ändringar i ett leasingavtal måste hanteras snabbt. Programvaran ger:
- Ett strukturerat arbetsflöde för registrering av avtalsändringar
- Ny beräkning vid ändringar av leasingavtal och omprövningar
- En versionslogg som dokumenterar alla ändringar (vem, när, vad)
- Möjlighet att återställa tidigare versioner
- Aviseringar om viktiga datum och tidsfrister
Avtalets livscykel:
- Påminnelser om förlängningar, uppsägningstider och andra viktiga datum
- Integration med aviseringsmodulen (Power Automate)
- Dashboard med överblick över alla aktiva leasingavtal och deras status
Effekt: Sparar ekonomiavdelningen flera dagar varje månad och tar bort risken för glömda uppdateringar och fel.
3. Calculation & Valuation: exakta beräkningar varje gång
Utmaningen
Processerna enligt IFRS 16 är komplexa. Nuvärdesberäkningar, avskrivningar, räntekostnader och prövning av nedskrivningsbehov (IAS 36, jfr IFRS 16.33) – allt måste utföras exakt och konsekvent. Det är en av de största utmaningarna för företag.
Automatisering med ShareControl IFRS 16
Beräkningsmotor: ShareControl IFRS 16 använder en beräkningsmodell som:
- Hämtar alla leasingdata från SharePoint
- Beräknar nuvärdet med rätt diskonteringsränta
- Tar fram fullständiga avskrivningsplaner
- Beräknar räntekostnader för hela leasingperioden
- Tar fram kassaflödesprognoser
Revisorn måste kunna granska beräkningarna, så processen måste vara transparent. Lösningen säkerställer det genom att:
- Alla beräkningar körs centralt med samma modell
- Det inte finns olika versioner av formler
- Det finns ett revisionsspår från indata till resultat
- Alla användare arbetar med samma data
Omprövning och omvärdering: Standarden kräver att leasingskulden omvärderas när leasingbetalningarna ändras, till exempel vid indexuppräkning eller en ny bedömning av optioner (IFRS 16.39–43). Programvaran ger:
- En systematisk process för omprövning
- Hantering av indexuppräkning när kassaflödena ändras (IFRS 16.42 b)
- Ny beräkning vid utlösande händelser
Effekt: Eliminerar fel från manuella processer och säkerställer att allt överensstämmer med kraven i IFRS 16.
4. Reporting & Disclosure: från data till insikt
Utmaningen
Kvartals- och årsbokslut kräver omfattande rapportering enligt IFRS 16. Leasingöversikter, balansrapporter, resultateffekter, löptidsanalyser och noter – allt måste tas fram snabbt och korrekt.
Automatisering med ShareControl IFRS 16
Ledningsrapportering: IFRS 16 ökar informationsbehovet betydligt. Lösningen ger:
- Leasingöversikter (alla aktiva leasingavtal)
- Balansrapporter (nyttjanderättstillgångar och leasingskulder) som uppdateras i realtid
- Resultatrapporter (avskrivningar och räntekostnader)
- Kassaflödesrapporter
- Löptidsanalys av leasingskulderna (IFRS 16.58) för de kommande fem åren och därefter
- Interaktiva dashboards med nyckeltal
Sökning och filtrering: Lösningen ger bättre kontroll över dina leasingavtal:
- Sökning i alla SharePoint-bibliotek
- Avancerade filter (typ, avdelning, belopp, slutdatum osv.)
- Anpassade vyer som kan sparas och delas
- Export för vidare analys
Lagstadgad rapportering: IFRS 16 ställer omfattande krav på upplysningar (IFRS 16.51–60). Programvaran stöder:
- Mallar för noter i årsredovisningen:
- Not om tillämpade redovisningsprinciper
- Nyttjanderättstillgångar och avskrivningar per underliggande tillgångsslag
- Löptidsanalys av leasingskulder
- Upplysningar om väsentliga leasingavtal
- Känslighetsanalyser
- Framtagning av nottabeller
- Dokumentation klar för den externa revisionen
Resultat för olika mottagare:
- Redovisningsavdelningen: en bokföringsjournal för uppladdning i affärssystemet (SAP, Visma, Agresso m.fl.)
- Ledningen: ledningsdashboards med Power BI-integration
- Extern revision: fullständig dokumentation med spårbarhet
- Myndigheter: noter till årsredovisningen i rätt format
Effekt: Minskar tiden för rapportering med 60–80 % och säkerställer enhetlighet i alla rapporter och system.
5. Compliance & Controls: säkerhet och spårbarhet
Utmaningen
Att följa IFRS 16 kräver god dokumentation, och revisorn förväntar sig behörighetskontroll och revisionsspår. I manuella system är det svårt att fastställa vem som har ändrat vad och när, och den interna kontrollen är en utmaning. Dedikerad IFRS 16-programvara kan minska manuella fel och ge ett bättre revisionsspår för leasingavtal.
Automatisering med ShareControl IFRS 16
Datakvalitet och validering: IFRS 16 kräver korrekta uppgifter om alla leasingavtal. Lösningen säkerställer det genom:
- Inbyggda valideringsregler som säkerställer datakvaliteten vid inmatning
- Kontroll av beräkningar
- Avstämningar mellan delprocesser
- Varningar vid avvikelser eller saknade data
Intern kontroll: Revisorn förväntar sig god kontroll över processen. Programvaran ger:
- Rollbaserad behörighetskontroll via SharePoint-behörigheter
- Användarna ser bara de leasingavtal de har behörighet till
- Läs- eller redigeringsrättigheter utifrån roll
- Versionshistorik på allt:
- Alla ändringar loggas
- Du kan se vem som har ändrat vad och när
- Du kan återställa tidigare versioner
- Åtskillnad mellan arbetsuppgifter (segregation of duties) stöds genom behörigheter
Uppföljning av IFRS 16-efterlevnad:
- Checklistor för kraven
- Bevakning av att alla leasingavtal har redovisats korrekt
- Kontroll av upplysningskrav
- Dokumentation av redovisningsprinciper
Revision och dokumentation: När IFRS 16-siffrorna granskas är spårbarhet avgörande. Lösningen ger:
- Bokföringsjournalen dokumenterar vilka leasingavtal, beräkningar och antaganden konteringarna bygger på
- Alla dokument och data lagras centralt i SharePoint
- Versionshistoriken bevaras
- Enkel åtkomst för externa revisorer
Effekt: Ger ekonomichefer, koncernredovisningschefer och controllers full kontroll och trygghet i att processen är säker, spårbar och redo för revision.
6. Analytics & Optimization: ständiga förbättringar
Utmaningen
När den dagliga driften fungerar är det viktigt att kunna analysera leasingportföljen och hitta förbättringar, till exempel:
- Vilka typer av leasingavtal har vi?
- Vad kostar de?
- Kan vi förhandla fram bättre villkor?
Automatisering med ShareControl IFRS 16
Portföljanalys: IFRS 16 ger bättre insyn i leasingskulderna. Lösningen erbjuder:
- Interaktiva dashboards med visualiseringar
- Analys av leasingportföljen per typ, avdelning, värde och löptid
- Trendanalyser över tid
- Jämförelse med budget
- Kostnads-nyttoanalyser av nya leasingavtal
Sökning i alla bibliotek: Lösningen har sökning i alla bibliotek:
- Sök och filtrera i alla bibliotek som användaren har behörighet till
- Hitta snabbt specifika avtal eller grupper av avtal
- Identifiera leasingavtal som snart löper ut
- Bättre överblick över de leasade tillgångarna
Anpassade vyer:
- Användarna kan skapa och spara egna vyer
- Välj vilka kolumner som ska visas
- Dela vyer med kollegor
- Växla enkelt mellan olika perspektiv
Effekt: Ger ledningen bättre insyn i leasingportföljen och underlag för välgrundade beslut om framtida leasingavtal.
IFRS 16-system och säkerhet inbyggt i Microsoft 365
ShareControl IFRS 16 är byggt som en SPFx-webbdel (SharePoint Framework) för SharePoint Online, vilket innebär:
Integrerat i organisationens befintliga Microsoft 365-miljö
- Installeras direkt i organisationens egen Microsoft 365-miljö
- Inga externa system eller hosting hos leverantören
- Använder Microsoft Entra ID (tidigare Azure AD) för inloggning (SSO) och behörigheter
- Inga separata lösenord eller användarkonton
- Subsites kan användas för separata instanser (t.ex. olika bolag)
Data och säkerhet
Data lagras säkert i organisationens egen miljö:
- All information lagras i SharePoint-bibliotek och -listor
- Användarna arbetar med sina vanliga SharePoint-behörigheter
- Inga utökade behörigheter – användarna ser bara det de har behörighet till
- Lösningen följer kundens IT-policyer och styrning
Integrerat med andra Microsoft-produkter
- SharePoint – central lagring av avtal och viktig dokumentation, med enkel inmatning och uppdatering av metadata om avtalen.
- Integrerat med Microsoft Teams
- Power BI – visualisering och analys av avtalsdata i Power BI. Få överblick över nyckelinformation och kassaflöden och sök bland avtalen per leverantör.
- Power Automate – automatiska påminnelser via e-post eller Microsoft Teams om viktiga tidsfrister och datum, så att du alltid är uppdaterad.
- Microsoft 365 – Word för redigering av avtal och samarbete, Teams och Outlook för aviseringar (via Power Automate) och Excel för analys och rapportering av avtalsdata.
Integration med ekonomisystem
En av de största fördelarna med ShareControl IFRS 16 är att IFRS 16-konteringarna går direkt in i de ekonomisystem du redan använder.
Som standard levererar lösningen en bokföringsjournal i ett format som passar ditt redovisnings- eller konsolideringssystem. Direkt integration kan sättas upp som tillval på begäran. Systemen som stöds omfattar:
Affärs- och konsolideringssystem:
- SAP
- Oracle/HFM (Hyperion Financial Management)
- Cognos (IBM Cognos Controller)
- Visma
- Unit4 Agresso
- Cantor
- OCRA
- Och andra system
Business case: vilka är vinsterna?
Låt oss titta på ett konkret exempel på hur programvara kan förbättra IFRS 16-processen:
Situation: Ett medelstort företag med 150 leasingavtal (bilar, lokaler, IT-utrustning osv.)
| Process | Före automatisering | Efter automatisering |
|---|---|---|
| Manuella uppdateringar per månad | 2–3 dagar | 0,5 dag |
| Kvartalsbokslut | 5–7 dagar | 1–2 dagar |
| Årsbokslut | 10–15 dagar | 3–5 dagar |
| Risk för fel i redovisningen | Hög | Minimal |
| Revisionsspår | Svårt | Fullständigt |
| Totalt per år | 60–80 dagar | 15–25 dagar |
Vinster:
- 45–55 dagar frigörs per år för mer värdeskapande aktiviteter
- Lägre revisionsarvode (bättre dokumentation och mindre tidsåtgång)
- Bättre regelefterlevnad och mindre risk för fel
- Bättre insyn i leasingportföljen
- Ingen manuell dubbelregistrering: konteringarna laddas upp i affärssystemet från bokföringsjournalen
- Snabbare periodbokslut med automatiserat dataflöde
- Enhetlig rapportering i alla system
ROI: Typiskt en återbetalningstid på 6–18 månader, beroende på företagets storlek och komplexitet. För större koncerner med många leasingavtal och behov av flera valutor och affärssystemsintegration blir vinsterna ofta ännu större.stene ofte enda større.
Slutsats: från börda till konkurrensfördel
Att följa IFRS 16 behöver inte vara en tung, manuell process. Med ShareControl IFRS 16 kan ditt företag automatisera hela processen – från datainsamling till rapportering.
ShareControl IFRS 16 ger ekonomiavdelningar en modern, säker och effektiv lösning för att hantera hela IFRS 16-processen – byggd på er befintliga Microsoft 365-infrastruktur och med en bokföringsjournal till ert affärssystem.
Är ni redo att automatisera era IFRS 16-processer?
Kontakta Share Control för en demo och se hur lösningen kan anpassas efter era specifika behov.ses deres spesifikke behov.
Har du frågor om ShareControl IFRS 16?
Få svar på dina frågor eller en snabb genomgång av hur ShareControl IFRS 16 fungerar och integreras i din Microsoft 365-miljö.
Om Share Control AS
Share Control AS har sedan 2015 levererat systemlösningar för dokument- och avtalshantering i Microsoft 365. ShareControl IFRS 16 är en specialiserad lösning för att följa IFRS 16, som bygger på vår erfarenhet av att göra komplexa processer enkla och effektiva för ekonomiavdelningar.
Lösningen används av företag i hela Norden som behöver en säker, effektiv och skalbar lösning för att hantera kraven i IFRS 16.
Den här artikeln bygger på ShareControls produktdokumentation och god praxis i branschen för automatisering av IFRS 16-processer.
