Hvordan kan organisationer forbedre styringen af deres kontrakter i 2025? Med et stigende antal leverandører og medarbejdere vokser kompleksiteten og betydningen af kontrakter i erhvervslivet. I denne artikel kan du lære mere om de vigtigste elementer for at komme i gang med software til kontraktstyring i Microsoft 365. Uanset om du er i gang med at opgradere dine nuværende systemer og processer eller lige er kommet i gang, vil denne artikel give dig den inspiration og information, du har brug for til at tage det næste skridt.
Hvad er kontraktstyring?
Kontraktstyring handler om at få styr på virksomhedens kontrakter i et system, hvor man kan følge op på og styre hver enkelt kontrakt i hele dens livscyklus. Et velfungerende system med gode processer sikrer bedre driftsresultater og reducerer samtidig juridiske og økonomiske risici.
Nutidens teknologi har gjort kontraktstyring nemmere og mere optimeret end nogensinde før. Værktøjer og software gør behandlingen af kontrakter mere effektiv og sparer virksomheder for meget tid på salgsarbejde, kontraktsøgning, analyser og genforhandlinger. Med sikker software sikrer du også, at dine kontrakter opbevares sikkert.
Typiske kontrakttyper
Kontraktstyring og opfølgning på kontrakter indgået med kunder, leverandører, partnere og medarbejdere er hjørnestenen i de fleste organisationer. Vi kan derfor skelne mellem tre typer af væsentlige kontrakter i en traditionel virksomhed: købskontrakter, indkøbskontrakter og arbejdskontrakter. Indkøbskontrakter giver virksomheden indtægtskilder, mens indkøbs- og arbejdskontrakter danner grundlag for virksomhedens daglige drift.
Fordelene ved kontraktstyringssoftware
Effektiv håndtering af kontrakter bliver stadig vigtigere i takt med, at forretningsaftalers kompleksitet øges. Med globale markeder, komplekse forsyningskæder og flere interessenter bliver kontrakter mere omfattende og detaljerede. Dette kræver systematisk administration for at undgå fejl, misforståelser og juridiske konflikter.
Teknologiske fremskridt skaber nye muligheder og udfordringer inden for kontraktstyring. Værktøjer somShareControl Contract, der bygger på Microsoft 365 og SharePoint, gør det muligt at automatisere og optimere store dele af kontraktstyringen. Det omfatter opbevaring og organisering af kontrakter, automatiserede notifikationer og analyser med Power BI.
Læs mere: Sådan får du gavn af digital kontraktstyring
Sådan kommer du i gang med kontraktstyringssoftware
Afhængigt af hvor du er i din transformation til kontraktstyring, kan den rigtige opsætning og de rigtige processer bidrage til en effektiv og optimeret opsætning af kontraktstyringssoftware. Desværre er god software i sig selv ikke nok for de fleste organisationer; interne processer er lige så vigtige.
En dedikeret kontraktansvarlig
Afhængig af størrelsen og antallet af kontrakter vil der i de fleste tilfælde være fordele ved at have en dedikeret person, som er ansvarlig for interne processer og håndteringen af kontrakterne i systemet.
Ideelt set opbevares alle organisationens kontrakter i et enkelt arkiv, der er tilgængeligt for alle afdelinger og medarbejdere. Desværre er det ikke altid muligt med arbejdskontrakter og andre personlige dokumenter. Der bør derfor være en ansvarlig for at sikre den korrekte opsætning af biblioteker og adgangsstyring, helst fra IT-afdelingen, mens f.eks. HR- eller økonomiafdelingen har adgang til alle organisationens kontrakter og dokumenter.
Kontraktansvarlig for salgsdokumenter
Når det gælder salgsdokumenter, er det afgørende at have en dedikeret kontraktansvarlig, som sikrer, at alle salgsrelaterede kontrakter håndteres korrekt. Det betyder, at man skal sørge for, at kontrakterne er tilgængelige for de relevante afdelinger, og at de arkiveres og opdateres korrekt. Salgsteamet er ofte i frontlinjen, når det handler om at forhandle og underskrive nye aftaler, og en contract manager kan give juridisk indsigt, standardisere dokumenter og sikre, at alle aftaler er i overensstemmelse med virksomhedens overordnede mål og strategier.
Ved at sikre, at du har kontraktansvarlige i din salgsorganisation, kan du lettere definere meddelelser til den rigtige sælger før vigtige kontraktmilepæle som f.eks. betalingsbetingelser, fornyelser og ændringer af kontraktbetingelser. Det giver din organisation mulighed for at eliminere ineffektivitet i salgsprocessen og mindske risikoen for tabte indtjeningsmuligheder på grund af manglende overholdelse af kontraktvilkår eller forældede oplysninger.
Metadata og klassificering af kontrakter
Centraliseret dokumentlagring gør det muligt for virksomheder at tagge, klassificere og organisere metadataene i deres kontrakter. Det betyder, at hver kontrakt kan tildeles specifikke egenskaber som f.eks. kontrakttype, udløbsdato, involverede parter og nøglevilkår. En sådan struktureret tilgang til metadata hjælper virksomheden med hurtigt at finde, analysere og følge op på kontrakter baseret på relevante kriterier.
Virksomheden bør derfor definere kontrakttyper og nøglebegreber i sine interne processer for at adskille kontrakterne og sikre en optimeret søgning. Ved hjælp af metadata som datoer, kontraktpartnere og status kan man hurtigt filtrere og finde kontrakter. Det forbedrer søgbarheden og gør det nemmere at holde styr på kontrakterne, følge op på fornyelser og sikre, at alle kontraktvilkår bliver overholdt på en effektiv måde.
Læs også: 4 grunde til at digitalisere kontraktstyring
Integrationer og interne systemer
For at maksimere effektiviteten af et kontraktstyringssystem er det vigtigt at sikre integrationer med de interne systemer, virksomheden allerede bruger, såsom økonomisystemer og rapporteringsplatforme såsom Power BI.
Ved at knytte kontraktstyring til dit økonomisystem kan du forenkle fakturering, betalingsopfølgning og finansiel rapportering, samtidig med at du sikrer, at kontrakterne er direkte knyttet til relevante finansielle data. Integration med Power BI kan f.eks. give mulighed for at visualisere og analysere kontraktdata på en intuitiv måde, hvilket giver ledelsen værdifuld indsigt i kontraktporteføljens resultater, risici og muligheder. Dette bidrager til en mere datadrevet tilgang til kontraktstyring og sikrer bedre beslutningstagning for virksomheden.
Download ShareControl Contract guide
Få indsigt i alle de funktioner, der hjælper dig med professionel kontraktstyring.
Få guiden i din indbakke
Underskrivelse af kontrakter
Digital signering af kontrakter er blevet en standard inden for moderne kontraktstyring og giver både juridiske og praktiske fordele. Ved at bruge digitale signaturer kan din organisation sikre hurtigere, sikrere og mere effektiv underskrivelse af kontrakter, uanset geografisk placering.
Elektroniske signaturer er juridisk bindende og anerkendt i de fleste lande, samtidig med at de giver fuld sporbarhed og sikkerhed. Med integration til kontraktstyringssystemet kan underskrevne kontrakter automatisk gemmes, og der kan oprettes automatiske advarsler for at følge op på fornyelser eller andre milepæle. Det eliminerer behovet for papirbaserede processer, sparer tid og reducerer risikoen for tabte eller forsinkede dokumenter. Når organisationen implementerer software til kontraktstyring, bør den derfor definere platformen for elektronisk signering.
Analyse- og rapporteringspunkter
Før man implementerer et dedikeret kontraktstyringssystem, er det vigtigt at definere, hvilke analyse- og rapporteringspunkter der er kritiske for virksomheden. Det sikrer, at systemet kan tilpasses til at indsamle og præsentere relevante data.
Ved at identificere centrale resultatindikatorer som kontraktværdi, varighed, fornyelsesdatoer og aftalte vilkår kan du strukturere dine metadata, så rapportering og analyser giver et præcist og opdateret billede af din kontraktportefølje. Du kan f.eks. finde ud af de samlede omkostninger og forpligtelser for dine kontrakter. Det gør det lettere at træffe bedre beslutninger og hjælper din organisation med at overvåge risikofaktorer, nå mål og sikre overholdelse af interne og eksterne krav.
Skabeloner og interne processer
Selv om software til kontraktstyring giver effektiv opbevaring, genfinding af kontrakter og rapportering, bruger mange organisationer unødvendig tid på at forberede kontrakter. For at sikre effektiv styring gennem hele kontraktens livscyklus bør organisationer implementere skabeloner til deres forskellige kontrakter. Det kan typisk være arbejdskontrakter, salgskontrakter, leverandørkontrakter osv.
Software til kontraktstyring
Dine kontrakter er mere end bare dokumenter – de er nøglen til din organisations fremtidige succes. Effektiv kontraktstyring kan være forskellen mellem økonomisk vækst og dyre tab. Med ShareControl Contract, et komplet kontraktstyringssystem bygget på Microsoft 365 og SharePoint, kan du få fuld kontrol over alle dine kontrakter, fra oprettelse til fornyelse – alt sammen på én sikker platform.
ShareControl Contract
ShareControl Contract giver dig fuldt overblik og kontrol over alle dine kontrakter på ét sted. Du kan undgå tidskrævende søgninger efter vigtige aftaler og altid have opdaterede oplysninger om fornyelser og vigtige detaljer lige ved hånden i dit SharePoint-baserede kontraktbibliotek. Med systemets integration med Adobe Sign og DocuSign er det nemt at automatisere underskriftsprocessen og bruge rapportering via Power Bi og Excel VBA.
Biblioteksstruktur i Microsoft 365
ShareControl Contract er bygget på Microsoft 365-teknologi, hvilket sikrer en fleksibel og gennemsigtig måde at organisere dine kontrakter på. Systemet skaber et centraliseret kontraktbibliotek, hvor alle kontrakter gemmes i en struktur, der er nem at navigere i for alle afdelinger i virksomheden.
Med mulighed for at tilpasse mappestrukturen efter behov kan du også vælge at organisere dine kontrakter efter dine egne parametre. Mange af vores kunder har derfor separate biblioteker for hvert område, f.eks. HR, licensaftaler, købekontrakter osv. På den måde kan man adskille kontrakter ud fra kontrakttyper, kunder, leverandører eller andre relevante kriterier.
Desuden understøtter systemet metadata og klassifikation, så hver kontrakt kan mærkes med nøgleoplysninger som udløbsdatoer, involverede parter og kontraktstatus. Det sikrer hurtig adgang til de rigtige oplysninger og strømliner søgning og opfølgning på kontrakter.
Automatiserede meddelelser ved milepæle i kontrakten
ShareControl Contract inkluderer integration med Power Automate, som muliggør notifikationsfunktioner før kontraktindgåelse via e-mail og notifikationer i systemet. Det sikrer, at du altid har opdaterede kontrakter og korrekte vilkår.
Systemet giver dig mulighed for at definere en primær leder, som er den primære person, der modtager notifikationer i forbindelse med kontrakten. Hvis den primære leder ikke foretager de nødvendige handlinger, kan du også tilføje en sekundær leder, der modtager notifikationer som backup.
Det er muligt at konfigurere op til tre notifikationer for hver kontrakt. Disse advarsler kan sættes op til at blive sendt på bestemte tidspunkter eller baseret på bestemte begivenheder, f.eks. når en kontrakt nærmer sig fornyelse eller udløb. Det giver et ekstra lag af sikkerhed for at sikre, at kontrakterne håndteres rettidigt, og at ingen kritiske deadlines overskrides.
Sikkerheden i ShareControl Contract
Ved at anvende Microsoft 365 til digital kontraktstyring kan organisationer opnå en række fordele, der kan forbedre effektiviteten og sikkerheden for enhver virksomhed. Platformen tilbyder avancerede sikkerhedsfunktioner såsom to-faktor autentificering, datakryptering og regelmæssige sikkerhedsopdateringer, der beskytter følsomme kontraktdata mod uautoriseret adgang og potentielle cybertrusler. Microsoft 365 er også designet til at overholde globale privatlivs- og sikkerhedsstandarder, herunder GDPR, hvilket sikrer, at din organisations datahåndtering er juridisk sikker.
Læs mere om sikkerhed i Microsoft 365 her
Sikkerhed er en grundstenen i Microsoft 365, og det gælder især for kontraktstyring. Med ShareControl Contract integreret i Microsoft 365 kan du være sikker på, at dine kontrakter ikke forsvinder. Platformen tilbyder omfattende databeskyttelsesmekanismer såsom regelmæssig backup og datakryptering. Disse funktioner sikrer, at kontrakterne altid er tilgængelige og beskyttede, uanset om det skyldes tekniske fejl eller cybertrusler.
Microsoft 365 gør det også muligt for ShareControl Contract-brugere at bruge adgangskontrol i kontraktstyringssystemet. På den måde kan du sikre, at dokumenter eller biblioteker forbliver usynlige for uautoriserede parter, uanset om der er tale om ansættelseskontrakter, som kun er synlige for HR og medarbejderen, eller bestyrelsesdokumenter, som kun er synlige for bestyrelsen.
