Med Excel bygger, ruller frem, avstemmer og kontrollerer dere IFRS 16-tallene selv, hver periode. Med ShareControl IFRS 16 lages beregninger, bokføringsjournal, noter og avstemmingsgrunnlag automatisk fra de samme dataene, med samme logikk for alle avtaler og selskaper. Prosessen blir enklere, det blir langt færre steg der feil kan oppstå, og kontrollen handler om å forklare tallene, ikke om å lete etter feil.
Excel kan fungere for noen få, like leieavtaler i ett selskap og én valuta. ShareControl IFRS 16 kjører i deres eget Microsoft 365, er utviklet av statsautoriserte revisorer og støtter IFRS 16, NRS 14 (Norge), K3 (Sverige) [bekreftes av Ragnar] og årsregnskabsloven, regnskapsklasse C (Danmark) [bekreftes av Ragnar].
Forskjellen: enklere prosess, lavere risiko og mindre kontrollarbeid
- Enklere prosess: ingen formler å bygge, ingen fremrulling av rente og avskrivning, og ingen posteringer å taste inn i ERP-systemet.
- Lavere risiko for feil: alle avtaler beregnes med samme logikk, i alle selskaper og valutaer, hver periode.
- Mindre avstemming og kontroll: avstemmingsgrunnlaget vises automatisk, så dere slipper å kontrollere regnearket celle for celle før tallene kan brukes.
- Ingen modell å bygge først: beregningslogikken er ferdig, så oppstarten går til oppsett, ikke til å bygge og teste et regneark. Ifølge Share Control tar det typisk fra én uke til én måned fra signert avtale til første periodeavslutning.
- Tall dere kan stå inne for: hvert tall kan følges tilbake til leieavtalen, med historikk over hva som er endret, når og av hvem.
Excel kan brukes til IFRS 16, men mange steg gjøres for hånd
IFRS 16 stiller ingen krav til hvilket verktøy beregningene gjøres i, og revisor godtar en Excel-modell når beregningene er riktige og tallene kan etterprøves. Excel kan regne ut nåverdien av en leieavtale, men regnearket dekker ikke hele prosessen. Avtaler må registreres, rente, avdrag og avskrivning rulles frem, endringer bygges inn, posteringer føres og noter settes opp for hånd. Hvert manuelt steg kan gi feil, og derfor må tallene kontrolleres og avstemmes flere ganger i hver periode før de kan brukes. Tabellen under viser hvor Excel og ShareControl skiller seg i funksjoner og daglig bruk.
Det daglige IFRS 16-arbeidet i Excel og i ShareControl IFRS 16
Tabellen viser arbeidet oppgave for oppgave: hva dere må gjøre selv i Excel, hva ShareControl IFRS 16 gjør for dere, og hva dere oppnår ved å slippe det manuelle arbeidet. Kjennskap, automatisering, integrasjon og sikkerhet står i neste seksjon, og flyttingen fra Excel har en egen seksjon.
| Oppgave | Det dere gjør i Excel | Det ShareControl IFRS 16 gjør | Det dere oppnår |
|---|---|---|---|
| Opprette og importere nye leieavtaler | Taster inn hver avtale, ofte i et nytt ark kopiert fra en mal, eller limer inn rader og utvider formlene for hånd | Avtaler registreres enkeltvis eller importeres samlet fra Excel, andre systemer og leasingselskaper, med standardiserte datafelt. Motpartsdata hentes fra Brønnøysundregistrene | Hele porteføljen registreres likt, uten kopierte ark og formler som må kontrolleres |
| Beregne leieforpliktelse og bruksrettseiendel | Bygger og vedlikeholder formlene for nåverdi, rente og avskrivning | Beregnes automatisk per avtale, med amortiseringsplan | Ingen formler å bygge, vedlikeholde eller kontrollere |
| Diskonteringsrente | Fastsetter renten selv, ofte i én celle, og dokumenterer valget utenfor modellen | Beregnes automatisk per land, valuta og løpetid [bekreftes av Ragnar]. Valget dokumenteres per avtale | Samme rentelogikk i alle selskaper, og rentevalget er dokumentert for revisor |
| Månedlig periodisering | Ruller frem rente, avdrag og avskrivning for hver avtale | Periodiseres automatisk fra amortiseringsplanen | Ingen manuell fremrulling ved hver periodeavslutning |
| Indeksregulering | Henter indeksen og oppdaterer hver berørte avtale | Registreres per avtale med dato for neste regulering, varsler og massejustering | Ingen avtaler som blir glemt når indeksen endres |
| Revurdering og modifisering | Bygger om beregningen for hånd, og må selv skille revurdering fra modifisering | Ny beregning og endringsposteringer lages fra samme kilde, og historikken bevares | Riktig behandling av endringen, og historikken før endringen er tatt vare på |
| Utleie og fremleie | Bygger en egen modell for leiefordringer, og klassifiserer avtalene som finansielle eller operasjonelle for hånd | Fremleie knyttet til en hovedleie, og utleie av eiendeler selskapet eier. Finansiell eller operasjonell etter IFRS 16.61, med leiefordring og note for hver | Leietaker og utleier i samme system, med samme dokumentasjon |
| Flere selskaper og valutaer | Egne ark per selskap. Henter valutakurser og regner om manuelt | Per selskap. Én valuta per avtale. Kurser hentes fra sentralbanker, eller konsernets egne kurser brukes. Automatisk omregning til konsernvaluta, per post | Ingen manuell valutaomregning, og samme beregningslogikk i alle selskaper |
| Konserninterne leieavtaler | Avstemmer leietaker og utleier for hånd, og lager elimineringene selv | Elimineringsposter i bokføringsjournalen. Selve konsolideringen skjer i kundens konsolideringssystem | Elimineringene lages fra de samme dataene, uten egne avstemminger |
| Lokal GAAP i datterselskaper | Egne beregninger for selskapene som fører leieavtalene etter nasjonale regler, ved siden av IFRS 16-modellen | Lokal GAAP settes opp per selskap: NRS 14 (Norge), K3 (Sverige) [bekreftes av Ragnar] og årsregnskabsloven, regnskapsklasse C (Danmark) [bekreftes av Ragnar] | Ett register for IFRS 16 i konsernet og de lokale reglene i datterselskapene |
| Bokføring | Beregner posteringene og fører dem inn i ERP-systemet | Genereres automatisk per selskap og periode, med månedlig periodisering, satt opp etter kundens kontoplan og dimensjoner, og lastes opp i ERP-systemet | Ingen manuelle posteringer å taste inn og kontrollere |
| Noteopplysninger | Bygger noteoppstillinger og forfallsanalyse for hånd hvert år | Noteoppstillinger og forfallsanalyse lages fra samme data | Noter som stemmer med tallene i balansen, uten å bygges opp på nytt hvert år |
| Analyse og rapportering | Bygger egne oppstillinger og pivottabeller for hver rapport, og oppdaterer dem for hånd når avtalene endres | Filtrerbare rapporter per selskap, kategori eller kostnadssted. Eksport til Excel, og notetall og porteføljedata i Power BI (tillegg). Bokføringsjournalen kan også lastes opp i konsolideringssystemet, for eksempel Oracle HFM eller IBM Cognos | Oppdaterte rapporter fra samme data, uten egne oppstillinger å bygge og avstemme |
| Prognose for leiekostnader og forpliktelser | Bygger en egen prognosemodell, eller ruller amortiseringsplanene frem og summerer dem per år for hånd | PRO-tillegg: estimerer fremtidige leiekostnader, leieforpliktelser og avskrivninger basert på leieporteføljen og forventede endringer | Grunnlag for budsjett og likviditetsplanlegging, uten en egen modell ved siden av regnskapet |
| Intern kvalitetskontroll og avstemming | Avstemmer modellen mot hovedboken, kontrollerer formler og lenker, og lar en kollega gå gjennom og godkjenne før tallene brukes | Avstemmingsgrunnlag per periode og selskap vises automatisk. Bokføringsjournalen viser hvilke avtaler og beregninger posteringene bygger på | Mindre tid på kontroll og godkjenning, og færre feil som må rettes i ettertid |
| Revisjonsspor | Avhenger av disiplin. Ingen endringslogg | Endringshistorikk. Journalen viser hvilke avtaler og beregninger posteringene bygger på | Revisor kan følge tallene tilbake til avtalen, uten ekstra dokumentasjonsarbeid |
| Personavhengighet | Høy: modellen ligger ofte hos én person | Lavere: logikken ligger i systemet | Arbeidet stopper ikke når nøkkelpersonen er borte |
Den største forskjellen ligger i kontrollen. Fordi feil i et regneark er vanskelige å se, må tallene i en Excel-modell avstemmes, kontrolleres og godkjennes før de kan brukes, hver periode. I ShareControl lages bokføringsjournal, noter og avstemmingsgrunnlag fra de samme dataene, slik at kontrollen handler om å forklare avvik, ikke om å lete etter dem. For den som har ansvaret for tallene, betyr det mindre usikkerhet rundt hver periodeavslutning: avtalene er beregnet på samme måte som forrige periode, og avvik vises i stedet for å ligge skjult i en celle. Se bilag og regnskapsføring og registrering og import av leieavtaler.
Excel vs ShareControl IFRS 16: kjennskap, oppstart, automatisering og sikkerhet
Funksjonene er ikke hele bildet. På kjennskap har Excel fordelen. På oppstart, automatisering, integrasjon og sikkerhet tar et system over arbeid som ellers gjøres for hånd.
Kjennskap
ExcelAlle i økonomiavdelingen kan Excel.
ShareControlEt nytt verktøy å lære, men det kjører i Microsoft 365, som dere allerede bruker.
Oppstart
ExcelModellen må bygges før første periode: formler for nåverdi, rente, avskrivning, indeksregulering, valuta, bokføring og noter, med over 40 datapunkter per leieavtale ifølge PwC. Deretter må den testes, gjennomgås av en kollega og av revisor, og den må bygges om når avtalene eller reglene endres.
ShareControlBeregningslogikken er ferdig. Tiden går til å installere appen, sette opp selskaper, valutaer, rentesatser, lokal GAAP og bokføringsjournal etter selskapets regler, og gi brukerne tilgang. Ifølge Share Control tar det typisk fra én uke til én måned fra signert avtale til første periodeavslutning.
Det dere oppnårFørste periodeavslutning uten et eget modellprosjekt først, og ingen modell å vedlikeholde etterpå.
Automatisering
ExcelRente, avdrag, avskrivning og posteringer rulles frem for hånd hver periode.
ShareControlBeregninger, noteoppstillinger og bokføringsjournal lages fra samme data for hver periode.
Det dere oppnårPeriodeavslutningen går raskere, og tiden brukes på å forklare tallene i stedet for å lage dem.
Integrasjon
ExcelTallene kopieres eller importeres manuelt i ERP-systemet.
ShareControlBokføringsjournalen genereres i formatet til selskapets eget system og lastes opp der, for eksempel SAP, Visma, Unit4, Cantor, Oracle HFM eller IBM Cognos. Direkte integrasjon (API-tilkobling) er et tillegg. Se IFRS 16-integrasjoner.
Det dere oppnårIngen posteringer å taste inn, og ingen tastefeil mellom regneark og hovedbok.
Sikkerhet og tilgang
ExcelTilgang styres fil for fil, både for Excel-modellen og for kontraktene, som ofte ligger spredt i mapper, e-post og andre systemer. Filer kan kopieres og sendes videre, uten roller eller logg over hvem som har sett eller endret hva.
ShareControlÉn tilgangsstyring for leieavtaler, kontraktsdokumenter og beregninger: brukere, roller og rettigheter per selskap gjennom Entra ID, med endringshistorikk, i deres eget Microsoft 365. Se sikkerhet i ShareControl.
Det dere oppnårÉn tilgangsmodell å administrere, og full oversikt over hvem som har tilgang til hvilke avtaler og tall.
Hva et IFRS 16-system koster, står i en egen artikkel. [LENKE: /ifrs-16/ifrs-16-system-pris/ når den er publisert] Hvordan avtalene flyttes fra Excel, steg for steg, står i guiden Slik flytter dere IFRS 16 fra Excel.
Excel holder for få, like leieavtaler i ett selskap og én valuta
Dette må en Excel-modell håndtere gjennom hele leieperioden:
- Førstegangsmåling av leieforpliktelse og bruksrettseiendel, med direkte utgifter, insentiver og fjerningsforpliktelser
- Løpende rente, avdrag og avskrivning i hver periode
- Revurdering av leieperiode og opsjoner, og modifisering av avtalen, som behandles ulikt
- Indeksregulering, der leieforpliktelsen måles på nytt med uendret diskonteringsrente
- Leieavtaler i utenlandsk valuta og omregning til konsernvaluta
- Noteopplysninger, med forfallsanalyse og bevegelser i bruksrettseiendel
- Bokføringsjournal i formatet ERP- eller konsolideringssystemet tar imot
- Datterselskaper som fører leieavtaler etter lokal GAAP, for eksempel NRS 14 (Norge), K3 (Sverige) eller årsregnskabsloven (Danmark), mens konsernet rapporterer etter IFRS 16
- Fremleie og utleie, som klassifiseres som finansiell eller operasjonell etter IFRS 16.61
- Historikk som viser hva som er endret, når og av hvem
Hver av oppgavene kan løses i Excel. Utfordringen er å løse alle samtidig, i hver periode. Se hvordan ShareControl håndterer modifiseringer og revurderinger, flere valutaer og selskaper og bokføringsjournal til ERP.
IFRS 16 har ingen grense for antall leieavtaler, men revisjonsselskapene peker på et nivå der regnearket blir vanskelig å styre.
Når en virksomhet har mer enn 25 leieavtaler, blir det komplekst å håndtere dataene, beregningene og oppfølgingen av modifiseringer etter overgangen.
PwC, i beskrivelsen av PwCs IFRS 16 Lease Accounting Tool (2019). Vår oversettelse.
Fagartikkelen Praktisk implementering av IFRS 16 i Revisjon og Regnskap nr. 8/2018 sier det samme: et selskap skal ikke ha mange leieavtaler før en ferdig utviklet beregningsmodell lønner seg. Antallet sier likevel lite alene. Det som avgjør, er hvor mye som endres, hvor mange selskaper og valutaer som inngår, og hvor mange som må forstå modellen. Excel holder trolig hvis alle fem punktene under stemmer:
- Porteføljen er liten, og avtalene ligner hverandre, for eksempel noen få kontorleier med fast leie.
- Det skjer få endringer i året, og hver endring dokumenteres med dato og begrunnelse.
- Alle avtalene ligger i ett selskap og i én valuta.
- Minst to personer forstår modellen og kan oppdatere den.
- Revisor har ikke hatt merknader til beregningene eller dokumentasjonen.
Er mer enn ett selskap med i IFRS 16-rapporteringen, bør dere vurdere et system uansett. Stemmer ikke to eller flere av punktene, er det også tid for å vurdere et system. Stemmer alle, kan dere bli i Excel og heller styrke kontrollene rundt modellen.
Feil i Excel-modeller oppstår i håndteringen rundt beregningen
En Excel-modell for IFRS 16 er bare så riktig som siste manuelle oppdatering. Feilene oppstår sjelden i selve nåverdiberegningen, men i håndteringen rundt den.
To vanlige oppbygginger av en Excel-modell for IFRS 16
Det finnes to vanlige oppbygginger. Den enkleste er én beregning per leieavtale, i eget ark eller egen fil, som summeres i et samleark for bokføring og noter. Den andre er et register over alle avtalene med felles beregningsark, slik ferdige maler fra revisjonsselskapene er bygget. Uansett trenger hver avtale mer enn 40 datapunkter, ifølge PwCs beskrivelse av IFRS 16-arbeidet, og avtalene er sjelden like: betalingsprofil, indeksregulering, opsjoner, valuta og selskap varierer fra avtale til avtale.
Fem risikoer ved en egenutviklet modell
Fagartikkelen Praktisk implementering av IFRS 16 i Revisjon og Regnskap nr. 8/2018 peker på disse risikoene ved en egenutviklet modell:
- Rene regnefeil i egne formler
- Å beregne én leieavtale er overkommelig, men å sette sammen mange avtaler med ulike betalingsstrukturer og valutaer i én beregning er komplisert
- Referanser mellom regneark, manuelle justeringer og ulike modeller for ulike leieavtaler, som gjør revisjonen mer tidkrevende og dyrere
- Fremtidige endringer, som konsumprisregulering og modifiseringer, må kunne håndteres på en oversiktlig måte
- En modell utviklet av én person er sårbar
PwC beskriver det samme: enkle regnearkmodeller laget for hver enkelt leieavtale gir større risiko for inntastingsfeil. Det gjelder regneark generelt. I feltrevisjoner av regneark fra 1997 og senere fant forskeren Raymond Panko feil i minst 86 prosent av regnearkene som ble gjennomgått.
Ett prosentpoeng i renten endrer leieforpliktelsen med 14 930 kroner
IFRS 16-tall er følsomme for forutsetningene. Eksemplet under er hentet fra fagartikkelen Praktisk implementering av IFRS 16 i Revisjon og Regnskap nr. 8/2018, med tall fra ShareControls beregningsmodell. Det viser samme leieavtale med tre ulike forutsetninger.
| Forutsetning | Leieforpliktelse (NOK) | Endring |
|---|---|---|
| 3 % diskonteringsrente | 1 152 581 | +14 930 |
| 4 % diskonteringsrente | 1 137 651 | utgangspunkt |
| 4 % og forlengelsesopsjon på tre år som rimelig sikkert utøves | 2 149 019 | +1 011 368 |
Ett prosentpoeng i renten flytter leieforpliktelsen med 14 930 kroner, om lag 1,3 prosent. En opsjon som vurderes som rimelig sikker, nesten dobler den. I et regneark er begge forutsetningene én celle, uten spor av hvem som satte dem. Se også diskonteringsrente i IFRS 16.
Vesentlige feil fra tidligere perioder rettes med tilbakevirkende kraft
En feil som oppdages i samme periode, rettes i perioden. En vesentlig feil fra en tidligere periode skal etter IAS 8 rettes med tilbakevirkende kraft, ved at sammenligningstallene omarbeides. Begge deler betyr ekstra arbeid i avslutningen, flere spørsmål fra revisor, og i verste fall at et avlagt regnskap må forklares på nytt.
Indeksregulering og lav verdi i norsk praksis
Fagartikkelen IFRS 16: erfaringer og veien videre i Revisjon og Regnskap nr. 8/2019 peker på to forhold fra innføringen av IFRS 16 som også gjelder Excel-modeller:
- Indeksregulering: norske husleieavtaler reguleres ofte 1. januar, og det er ulike syn på om forpliktelsen skal oppdateres per 31.12 eller 1.1.
- Lav verdi: unntaket vurderes per type eiendel, ikke bare mot en fast beløpsgrense.
Med flere selskaper og valutaer blir Excel vanskelig å kontrollere
Med ett selskap holder det med én modell. Med flere selskaper får hvert selskap som regel sin egen modell eller egne ark, i egen valuta, og tallene må summeres og omregnes til konsernvaluta før konsolidering. Ferdige Excel-maler er bygget slik: KPMGs IFRS 16-modell i Excel settes opp per rapporteringsenhet og deles per valuta, med egen journal for hver.
Fagartiklene i Revisjon og Regnskap peker på det som i tillegg må håndteres når flere selskaper er med:
- Avtalene ligger i ulike avdelinger, selskaper og land, og selskaper med flere rapporteringsenheter har i mange tilfeller ikke hatt et sentralt register over kontraktene
- Valuta og endringer i leieforpliktelsen skaper behov for systemer
- Konserninterne leieavtaler kan bli behandlet ulikt hos utleier og leietaker
- Rapportering fra datterselskaper krever opplæring, og forståelsen av hva som skal rapporteres har vært tidkrevende
- Endringer i kontrakter, valuta og integrasjon med regnskaps- og konsolideringssystemer er spesielt utfordrende
Alle selskapene som ble intervjuet i IFRS 16: erfaringer og veien videre (Revisjon og Regnskap nr. 8/2019) hadde flere rapporterende enheter med ulik valuta. Alle hadde valgt eksternt utviklet programvare, og noen brukte Excel bare i en tidlig fase av prosjektet.
Vår vurdering: Er mer enn ett selskap med i IFRS 16-rapporteringen, blir kontroll og nøyaktighet vanskelig å holde i Excel. Da bør beregningene ligge i et system. Se hvordan ShareControl håndterer flere valutaer og selskaper.
ShareControl IFRS 16 omregner automatisk hver post til konsernvaluta, lager elimineringsposter for konserninterne leieavtaler i bokføringsjournalen, og setter opp lokal GAAP per selskap: NRS 14 (Norge), K3 (Sverige) [bekreftes av Ragnar] og årsregnskabsloven, regnskapsklasse C (Danmark) [bekreftes av Ragnar].
Revisor krever at tallene i Excel-modellen kan etterprøves
Revisor krever ikke et system. For en Excel-modell betyr etterprøvbarhet som regel svar på fire spørsmål:
- Hvem endret hvilke forutsetninger, når og hvorfor?
- Hvilke kontroller er gjort, og av hvem?
- Behandles like avtaler likt i alle selskaper, med samme rentelogikk?
- Kan tallene i hovedbok og noter føres tilbake til leieavtalene?
I et tematilsyn av IFRS 16 gjennomgikk Finanstilsynet regnskapene til ti noterte foretak i 2020. Tilsynet fant store variasjoner i hvordan den marginale lånerenten ble fastsatt, inkonsistens i diskonteringsrenten hos enkelte foretak, og få foretaksspesifikke noteopplysninger. Det er nettopp der en Excel-modell er mest sårbar: rentevalg som ligger i én celle, og noter som bygges på nytt hvert år.
I ShareControl IFRS 16 beregnes diskonteringsrenten automatisk per land, valuta og løpetid [bekreftes av Ragnar], og valget dokumenteres per avtale. Endringsfanen viser periodens endringer med beregningseffekt. Selskapet bestemmer selv hvilke rettigheter revisor får, og setter det opp i Entra ID.
Les mer om revisjonsspor og dokumentasjon i ShareControl og noteopplysninger.
Leiedataene blir i deres eget Microsoft 365
Med Excel ligger leiedataene hos dere selv, og det er en vanlig grunn til å bli i regnearket. De fleste IFRS 16-systemer er skytjenester der leieavtaler, dokumenter og beregninger flyttes til leverandørens plattform. I ShareControl blir dataene der de er i dag.
- Systemet installeres i deres egen SharePoint-tenant
- Leieavtaler, dokumenter og beregninger blir liggende i deres Microsoft 365
- Tilgang styres med Entra ID, per selskap og rolle
- Dataene er dekket av databehandleravtalen dere allerede har med Microsoft
- Data kan eksporteres til Excel, og rapporter kan lages i Power BI
Slik at IT og revisor ikke får en ny lagringsleverandør å vurdere, og økonomiavdelingen beholder kontrollen over egne data.
Kundeeksempel: fra Excel til ShareControl IFRS 16
Fra Excel til ShareControl IFRS 16 i åtte steg
Dere velger en byttedato, importerer avtalene med åpningsbalanse og avstemmer leieforpliktelse og bruksrettseiendel mot Excel-modellen, avtale for avtale. Deretter kjøres én periode parallelt før Excel-modellen arkiveres som dokumentasjon. Guiden Slik flytter dere IFRS 16 fra Excel går gjennom alle åtte steg, og viser hva som påvirker hvor lang tid oppstarten tar.
Kilder: revisjonsselskaper, fagtidsskrift, tilsyn og forskning
Vurderingene i artikkelen bygger på det revisjonsselskaper, fagtidsskrift, tilsyn og forskning har skrevet om IFRS 16 og regneark:
- PwC: IFRS 16 Lease Accounting Tool (2019). Over 40 datapunkter per leieavtale, større risiko for inntastingsfeil i enkle regnearkmodeller, og komplekst ved mer enn 25 leieavtaler.
- KPMG Danmark: IFRS 16 Lease tool (2019). Excel-modell som settes opp per rapporteringsenhet og deles per valuta.
- Revisjon og Regnskap nr. 8/2018: Praktisk implementering av IFRS 16. Risikoene ved en egenutviklet modell, og hvor følsom leieforpliktelsen er for rente og opsjoner.
- Revisjon og Regnskap nr. 8/2019: IFRS 16: erfaringer og veien videre. Erfaringer fra konsern med flere rapporterende enheter og valutaer.
- Finanstilsynet: Tematilsyn IFRS 16 Leieavtaler (2021). Funn i regnskapene til ti noterte foretak.
- IFRS Foundation: IAS 8. Retting av feil fra tidligere perioder.
- Raymond R. Panko: Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do (EuSpRIG, 2000). Feil i regneark funnet i feltrevisjoner.
Spørsmål om IFRS 16 i Excel og i ShareControl
Kan man bruke Excel til IFRS 16?
Ja. IFRS 16 krever ikke et bestemt verktøy, og revisor godtar Excel når beregningene er riktige og dokumentasjonen holder. Excel fungerer best for få, like leieavtaler i ett selskap og én valuta, med få endringer i året.
Hvor mange leieavtaler før det lønner seg med et IFRS 16-system?
Standarden har ingen grense. PwC peker på mer enn 25 leieavtaler som punktet der data og beregninger blir komplekse. Antallet betyr likevel mindre enn hvor ofte avtalene endres, hvor mange selskaper og valutaer som inngår, og hvor mange som må forstå modellen. Med flere selskaper eller jevnlige modifiseringer er et system som regel verdt å vurdere.
Godtar revisor en Excel-modell for IFRS 16?
Ja, når tallene kan etterprøves. Revisor vil se hvem som har endret forutsetninger og hvorfor, hvordan diskonteringsrenten er fastsatt, og at tallene i hovedbok og noter kan føres tilbake til leieavtalene.
Hva koster ShareControl sammenlignet med Excel?
Excel har ingen egen lisenskostnad. ShareControl IFRS 16 gir pris på forespørsel, prises etter antall brukere og krever Microsoft 365-lisens. Standard oppsett er uten kostnad, mens direkte integrasjon (API-tilkobling) kommer i tillegg. Sammenligningen bør også ta med tiden det tar å bygge og teste en Excel-modell, timene ved hver periodeavslutning, tiden revisor bruker, og risikoen ved at modellen er avhengig av én person.
Kan vi fortsatt bruke Excel ved siden av ShareControl?
Ja. Data kan eksporteres til Excel for analyse, og rapporter kan lages i Power BI. Beregningene og endringshistorikken ligger i ShareControl, i deres eget Microsoft 365.
Hvor ligger dataene i ShareControl IFRS 16?
I deres eget Microsoft 365. ShareControl installeres i SharePoint-tenanten deres, og leieavtaler, dokumenter og beregninger blir liggende der, under deres egne tilganger og databehandleravtalen med Microsoft.
Hvordan flytter vi leieavtalene fra Excel til ShareControl?
Dere velger en byttedato, importerer avtalene med åpningsbalanse og avstemmer leieforpliktelse og bruksrettseiendel mot Excel-modellen før første periode kjøres i systemet. Ifølge Share Control tar det typisk fra én uke til én måned fra signert avtale til første periodeavslutning. Guiden om å flytte IFRS 16 fra Excel viser alle åtte steg.
Hva med datterselskaper som følger lokal GAAP, for eksempel NRS 14?
ShareControl IFRS 16 setter opp lokal GAAP per selskap. Det støtter NRS 14 (Norge), K3 (Sverige) [bekreftes av Ragnar] og årsregnskabsloven, regnskapsklasse C (Danmark) [bekreftes av Ragnar], både for selskaper som følger reglene og for datterselskaper i et konsern som rapporterer etter IFRS 16.
Se IFRS 16 i ShareControl med deres egne leieavtaler
Vi går gjennom porteføljen deres og viser hvordan beregninger, bokføringsjournal, noter og avstemming lages automatisk i ShareControl, og hva som skal til for å flytte fra Excel.
